Beschlussvorlage (Container Schulzentrum Brauweiler)

Vorlage Nr.: 186/2015 Erstellt am: 07.05.2015 Aktenzeichen: II / 40 20 60 Vorlage zur Beratung/Beschlussfassung Gremium TOP ö. Sitzung Rat X nö. Sitzung Termin 19.05.2015 Betreff Container Schulzentrum Brauweiler Veranlasser/in / Antragsteller/in Verwaltung Haushalts-/Personalwirtschaftliche Auswirkungen Die Vorlage hat haushaltswirtschaftliche Auswirkungen: ― bei Einzahlungen bzw. Erträgen ― bei Auszahlungen bzw. Aufwendungen Die Vorlage hat personalwirtschaftliche Auswirkungen: ja x nein ― bei Einzahlungen bzw. Erträgen x ja nein ― bei Auszahlungen bzw. Aufwendungen ja x nein Finanzierungsbedarf gesamt: (ggf. inkl. zusätzlicher Personalkosten) wird nachgereicht € — im Haushalt des laufenden Jahres € — in den Haushalten der folgenden Jahre € € € Die Mittel stehen haushaltswirtschaftlich zur Verfügung: x ja nein Finanzierungsvorschlag (und ggf. weitere Erläuterungen): Umschichtung von Mitteln für Sanierungsmaßnahmen am Schulzentrum Pulheim Vorlage Nr.: 186/2015 . Seite 2 / 4 Beschlussvorschlag Der Rat verzichtet auf Vorberatung im BKSF/HFA und beauftragt die Verwaltung, möglichst bis zum Schuljahresbeginn 2015/2016 für das Schulzentrum Brauweiler 4 Klassenräume sowie einen Raum von ca. 20 m² provisorisch (Container) zu errichten. Erläuterungen Mit beiliegendem Raumkonzept Stand 18.03.2015 (Anlage 1) und in daraufhin erfolgten weiteren Projektgruppensitzungen haben die Schulleitungen dargelegt, zur Unterbringung aller Klassen und Kurse aller drei Schulen zum Schuljahr 2015/2016 zunächst 4 Klassenräume zu benötigen. Diese sollen vom Gymnasium genutzt werden. Durch die im Verwaltungstrakt vorgesehene Unterbringung der Abteilungsleitung 1 der Gesamtschule zum nächsten Schuljahr (s. Vorlage 107/2015 und 1.Ergänzung) ist für das Gymnasium dort zudem ein Raum entfallen, der bisher für Besprechungen und zur Koordination der Auszubildenden (ABB-Raum) genutzt wurde. Im Container sollte deshalb auch ein solcher Besprechungsraum möglichst untergebracht werden. Dieser stünde allen drei Schulen nach Absprache zur Verfügung. Die Verwaltung schlägt vor, für das Schuljahr 2015/16 einen zweigeschossigen Container aufzustellen, in dem die erforderlichen vier Klassenräume (2 x 2) sowie ein zwischen diesen gelegener Besprechungsraum Platz finden. Die Verwaltung schlägt in Abstimmung mit den Schulleitungen den in Anlage 2 mit Ziffer 5 gekennzeichneten Standort - auf den Parkplatzflächen im rückwärtigen Bereich der Mensa und vor der neuen Sporthalle gelegen - vor. Dieser Vorschlag erfolgte zum einen unter Berücksichtigung der erforderlichen Stellfläche. Zum anderen wird berücksichtigt, dass keine Beeinträchtigungen für künftig ggf. benötigte Flächen für erforderliche Erweiterungsbauten abzusehen sind. Die Schulleitungen gehen davon aus, dass die Räume für eine Dauer von 5 Jahren und zum darauf folgenden Schuljahr 4 weitere Räume benötigt werden. Bei einer Anmietung über 5 Jahre ist mit großer Wahrscheinlichkeit davon auszugehen, dass die Wertgrenze von 207.000 € überschritten wird und ein EU-weites Ausschreibungsverfahren durchgeführt werden müsste. Die damit verbundenen Fristen führen definitiv dazu, dass eine Vergabe in der Ratssitzung am 23.06.2015 nicht erfolgen kann und selbst mit einer Sondersitzung eine Errichtung zum Schuljahresbeginn unwahrscheinlich erscheint. Die Verwaltung empfiehlt zunächst eine Mietzeit von 2 – 3 Jahren auszuschreiben. Hierbei ist auch zu berücksichtigen, dass der gemeldete Raumbedarf bislang nicht geprüft wurde und sich möglicherweise aus der anstehenden Machbarkeitsstudie weitergehende Hinweise ergeben werden. Auch die weitere Entwicklung der Schullandschaft (z.B. Förderschule) eröffnet möglicherweise Perspektiven um Raumbedarfe zu decken. Unter dieser Voraussetzung wurde mit allen Beteiligten ein Fristenplan für eine nationale öffentliche Ausschreibung nach VOL entwickelt, die eine Vergabe im Rat am 23.06.2015 möglich erscheinen lässt (s. Anlage 3). Die Verwaltung gibt noch folgende Verfahrenshinweise:  In der Ratssitzung am 19.05.2015 muss der Beschluss über die Finanzierung herbeigeführt werden.  Die Vergabevorlage kann erst kurz vor Beginn der Sitzung am 23.06.2015 als Tischvorlage zur Verfügung gestellt werden.  Die eigentlich als notwendig bzw. sinnvoll angesehenen Fristen wurden hierzu extrem auf das unabdingbar Notwendige verkürzt. Zum Teil erfolgen Bearbeitungen nicht wie üblich hintereinander sondern parallel. Der Fristenplan enthält somit keinerlei Puffer. So kann bereits das Nachfordern unvollständig eingereichter Bieterunterlagen zu Problemen führen.  Die kurze Frist zwischen Bekanntmachung und Submission kann dazu führen, dass kein Angebot oder nur sehr teure Angebote abgegeben werden. Vorlage Nr.: 186/2015 . Seite 3 / 4  Selbst die Vergabe im Rat am 23.06.2015 bietet noch keine Gewähr, dass die Lieferung und Aufstellung der Container tatsächlich vor dem Schuljahresbeginn erfolgt. Hinsichtlich der aktuellen Marktlage gibt es Hinweise auf mehrmonatige Lieferzeiträume. Die Verwaltung hat telefonisch und per Email am 04.05.2015 bei einem Containeranbieter, der aktuell Werbung mit kurzfristig verfügbaren Raumlösungen macht, um Abgabe eines Richtpreisangebotes für den konkret ermittelten Bedarf gebeten. Auf Nachfrage beim Vertrieb wurde am 11.05.2015 die Auskunft erteilt, dass man dort auf die Rückmeldung des Werkes warte, um Preise und Lieferzeiten kalkulieren zu können. Das Angebot wurde für den 15.05.2015 in Aussicht gestellt und könnte dann noch vor der Sitzung nachgereicht werden.  Es konnten noch nicht alle erforderlichen technischen und rechtlichen Fragestellungen geklärt und bearbeitet werden, die in der Besprechung am 08.05.2015 verwaltungsintern erörtert wurden. Dies sind: o o o o In einem Ortstermin ist zu klären, ob die unmittelbar angrenzenden Bäume bzw. Baumkronen durch die Maßnahme beeinträchtigt werden. In einem Ortstermin mit der Feuerwehr ist eine Abstimmung zu der angrenzenden Aufstellfläche herbeizuführen. Es ist ein Vermesser mit dem Einmessen des Standortes und der Erstellung eines Lageplans zu beauftragen. Das Leistungsverzeichnis sollte im Vorfeld verwaltungsintern abgestimmt werden, um zu gewährleisten, dass der ebenfalls kurzfristig einzureichende Bauantrag genehmigungsfähig ist. Auch ein solches Container-Gebäude ist entsprechend § 68 Abs. 1 Nr. 12 BauO NRW als Sonderbau gem. § 54 BauO NRW einzustufen und bedarf einer Baugenehmigung. Dem Bauantrag sind gem. BauPrüfVO (Bauprüfverordnung) folgende Unterlagen beizulegen:         Bauantragsformular Flurkartenauszug Lageplan gem. § 3 BauPrüfVO Bauzeichnungen (Grundriss, Schnitt, Ansichten im Maßstab 1:100) Baubeschreibung Betriebsbeschreibung Berechnung u. Angaben zur Kostenermittlung Brandschutzkonzept Bis spätestens zum Baubeginn muss die geprüfte Statik des Containers (evtl. Typenprüfung) und des Fundaments vorliegen. (Bescheinigung gem. § 12 Abs. 1 SV-VO mit Prüfberichten und geprüfte Statik) Ebenfalls muss der durch einen staatlich anerkannten Sachverständigen für Schall- u. Wärmeschutz aufgestellte oder geprüfte Wärmeschutznachweis gem. EnEV bis zum Baubeginn eingereicht werden. Die EnEV findet keine Anwendung für die unter § 1 Abs. 3 EnEV aufgeführten Vorhaben. Der Antrag ist in 3-facher Ausfertigung einzureichen. Zu beteiligende Fachbehörden, hier Brandschutzdienststelle, haben innerhalb von zwei Monaten nach Eingang des Antrages bei dieser Behörde zu entscheiden. Um das Verfahren zu beschleunigen, bedarf es einer weiterhin engen Vorabstimmung aller beteiligten Ämter. Bei der Planung sind neben der BauO NRW auch die Vorschriften der Schulbaurichtlinie (Brandschutzanforderungen) und der Arbeitsstättenrichtlinie zu beachten. Wenn sichergestellt werden kann, dass der Container nicht durch Menschen mit Behinderungen genutzt wird, kann im Rahmen der Baugenehmigung eine Abweichung von der entsprechenden Vorschrift (§ 55 BauO NRW) erteilt werden. Vorlage Nr.: 186/2015 . Seite 4 / 4 Die Schulleitungen haben dies zugesagt. Der Abweichungsantrag mit der Begründung (kurze Beschreibung, dass organisatorisch sichergestellt wird, dass keine Menschen mit Behinderungen auf die Nutzung dieser Räumlichkeiten angewiesen ist) ist den Antragsunterlagen beizulegen. Aufgrund der sehr kurzfristig erfolgten Planungen (letzte Sitzung im Schulzentrum am 28.04.2015, letzte verwaltungsinterne Sitzung am 08.05.2015) und der zur Einhaltung von Vergabefristen erforderlichen Grundsatzentscheidung des Rates am 19.05.2015 war eine Beteiligung der Fachausschüsse nicht möglich. Um eine rechtzeitige Aufstellung zum Schuljahresbeginn realistisch erscheinen zu lassen, muss die Vergabeentscheidung spätestens in der Ratssitzung am 23.06.2015 erfolgen. Wie oben dargestellt, kann der Finanzierungsaufwand in seiner Höhe zum Zeitpunkt der Drucklegung der Vorlage noch nicht beziffert werden. In Abhängigkeit der eingehenden Angebotshöhe erfolgt eine Finanzierung dieser Maßnahme durch Zurückstellung von Sanierungsmaßnahmen am Schulzentrum Pulheim. In der Anlage 1 zur Vorlage 79/2015 hat die Verwaltung bereits dargestellt, dass zahlreiche dieser Sanierungsmaßnahmen zurückgestellt werden, bis Klarheit über die Machbarkeitsstudie besteht. Die Verwaltung weist ausdrücklich darauf hin, dass mit der Zurückstellung in diesem Jahr und einer Verschiebung der Mittel zur Realisierung der Containerlösung die Realisierungsnotwendigkeit der einzelnen Sanierungsmaßnahmen erhalten bleibt. Eine entsprechende Mittelbereitstellung ist in den nächsten Jahren erforderlich.