Mitteilungsvorlage (Implementierung des Softwareprogramms Gedok 4.2/komPlus)

Vorlage Nr.: 161/2015 Erstellt am: 20.04.2015 Aktenzeichen: II / 51 Mitteilungsvorlage Gremium TOP Jugendhilfeausschuss ö. Sitzung X nö. Sitzung Termin 28.05.2015 Betreff Implementierung des Softwareprogramms Gedok 4.2/komPlus Veranlasser/in / Antragsteller/in Verwaltung Mitteilung Die Verwaltung informiert den Jugendhilfeausschuss über den aktuellen Sachstand zur Implementierung des Fallbearbeitungsprogramms Gedok 4.2 ASD/JGH Professional/ Gedok 4.2 WJH und des Auswertungsmoduls komPlus. Hierbei handelt es sich im Wesentlichen um ein Update des veralteten – den Bedingungen und Anforderungen nicht mehr gerecht werdenden – vor rd. 10 Jahren für den Allgemeinen Sozialen Dienst eingeführten Softwareprogramms GeDok 3.0, erweitert um die Module WJH für die Wirtschaftliche Jugendhilfe und komPlus für die Jugendhilfeplanung. Bereits seit mehreren Jahren strebt das Jugendamt die Anschaffung einer neuen Software an; in diesem Kontext wird auf die Vorlagen im Rahmen der Haushaltsberatungen 2013 und 2014, Nrn. 382/2012 und 421/2013 verwiesen. In 2013/ 14 wurde die Einführung einer neuen Software durch den Austausch der PCs der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Allgemeinen Sozialen Dienst und der damit verbundenen Abschaltung des Softwareprogramm GeDok 3.0 verschärft. Das Softwareprogramm GeDok 4.2 i. V. m. mit komPlus, bereitgestellt durch die Firma Gebit, erfüllt alle erforderlichen fachlichen und wirtschaftlichen Anforderungen. Aufgrund der verschiedenen zur Auswahl stehenden Fachmodule ist der Erwerb zielgerichteter Module möglich; das Modul Gedok 4.2 ASD Professional beispielsweise ist ein prozessorientiertes Anwendungsprogramm, welches den Anwenderinnen und Anwendern eine schrittweise Falleingabe, orientiert am Hilfeplanverfahren, ermöglicht. Bei dem Modul komPlus handelt es sich um ein Auswertungs- und Steuerungsprogramm, mit dessen Hilfe Daten verständlich aufbereitet und berichtet werden, die dann als Grundlage für kommunale Planungsund Steuerungsprozesse herangezogen werden können. Im Ergebnis beinhaltet das Softwareprogramm neben einer Vereinfachung der Arbeitsabläufe eine Schnittstelle zum Finanzwesen und bietet somit die Möglichkeit, statistische Auswertungen der erzieherischen Hilfen zu `fahren´, was für die Implementierung eines Fach- und Finanzcontrollings unabdingbar ist. Da es sich, wie bereits ausgeführt, im Wesentlichen um ein Update der vorhandenen Software (GeDok 3.0) handelt, welches um die Module WJH für die Wirtschaftliche Jugendhilfe und komPlus für die Jugendhilfeplanung erweitert wird, ist das Programm auch aus wirtschaftlicher Sicht zu befürworten. Für den Erwerb von Gedok 4.2. (ASD und WJH) fallen Vorlage Nr.: 161/2015 . Seite 2 / 2 lediglich für die neuen, zusätzlichen Lizenzen Gebühren an; daneben sind Kosten für die Pflege und Wartung sowie für einmalige Dienstleistungen und Schulungen zu tragen. Die Gesamtkosten für die Anschaffung und den Betrieb belaufen sich auf rd. 30.000 €; die Mittel sind mit 25.200 € unter M-Auftrag 51130001 (Ankauf Software für das Jugendamt, investive Veranschlagung) und mit 4.800 € im Produkt 06 01 01 (Förderung von Kindern in Tagesbetreuung), Sachkonto 5236000 (Beschaffung und Unterhaltung von beweglichem Anlagevermögen mit einem Wert unter 60 €, konsumtive Veranschlagung, Finanzierung der jährlichen Wartungskosten) bereitgestellt. Der Einsatz der Software ist zunächst in den Handlungsfeldern Allgemeiner Sozialer Dienst, Wirtschaftliche Jugendhilfe und Jugendhilfeplanung geplant; nach erfolgreicher Implementierung ist eine Ausweitung auch auf den Bereich `Beistandschaften´ vorstellbar. Zu Beginn des Jahres 2014 wurden zur Einführung des Programms administrative Aufgaben erledigt; im März 2015 fanden vier `Administratorenschulungen´ statt. Teilgenommen haben Vertreterinnen und Vertreter aus den jeweiligen drei Handlungsfeldern. Die Schulung versetzt die Schulungsteilnehmerinnen und Teilnehmer in die Lage, alle notwendigen Vorbereitungen für die Inbetriebnahme des Programms zu treffen und die Anwenderinnen und Anwender während des Echtbetriebs zu unterstützen. Aktuell werden seitens der Schulungsteilnehmerinnen und Teilnehmer umfangreiche Vorbereitungen getroffen; so beispielsweise die Eingabe erforderlicher Daten, die Erstellung von Berichtsvorlagen, die Erarbeitung von Dokumentationsstandards oder die Vorbereitung der Schulungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Vorbereitungszeit wird rund vier Monate in Anspruch nehmen; die Schulungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind für September 2015 geplant. Im Anschluss daran sind zwei weitere Monate für die Falleingaben der laufenden Hilfen zur Erziehung eingeplant, so dass mit dem Echtbetrieb, sofern sich nicht unvorhergesehene zeitliche Verzögerungen ergeben sollten, zum Ende des Jahres begonnen werden kann.