Beschlussvorlage (Einführung eines elektronischen Vergabesystems für Kindergartenplätze)

Vorlage Nr.: 528/2014 Erstellt am: 24.11.2014 Aktenzeichen: II 510 Vorlage zur Beratung/Beschlussfassung Gremium TOP Haupt- und Finanzausschuss 41 ö. Sitzung Rat nö. Sitzung Termin X 02.12.2014 X 16.12.2014 Betreff Einführung eines elektronischen Vergabesystems für Kindergartenplätze Veranlasser/in / Antragsteller/in Fraktion Bürgerverein, Verwaltung Haushalts-/Personalwirtschaftliche Auswirkungen Die Vorlage hat haushaltswirtschaftliche Auswirkungen: ― bei Einzahlungen bzw. Erträgen (noch unklar) ja nein ― bei Einzahlungen bzw. Erträgen ― bei Auszahlungen bzw. Aufwendungen X ja nein ― bei Auszahlungen bzw. Aufwendungen Die Vorlage hat personalwirtschaftliche Auswirkungen: X ja nein Finanzierungsbedarf gesamt: (ggf. inkl. zusätzlicher Personalkosten) 12.000 € — im Haushalt des laufenden Jahres € — in den Haushalten der folgenden Jahre (2015) 12.000 € € Die Mittel stehen haushaltswirtschaftlich zur Verfügung: X ja nein Finanzierungsvorschlag (und ggf. weitere Erläuterungen): Die Finanzmittel für Ankauf und Pflege des Online-Programms wurden im Entwurf des Doppelhaushalts 2015/2016 aufgenommen(jeweils 2.000 € im Finanzplan ab 2015 und Folgejahre und 3.300 € im Ergebnisplan ab 2015 und Folgejahre). Anteilige Personalkosten in Höhe von rd. 12.000 € können aus einer bestehenden bzw. noch zu erwartenden Vakanz bei der Besetzung der Amtsleitungen der Ämter 40 und 51 finanziert werden. Vorlage Nr.: 528/2014 . Seite 2 / 4 Beschlussvorschlag Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt, der Rat beschließt 1. die erforderlichen Finanzmittel für eine Onlineplattform im Haushalt 2015 und Folgejahre in Höhe der genannten Haushaltsansätze (2.000 € im Finanzplan ab 2015 und Folgejahre und 3.300 € im Ergebnisplan 2015 und Folgejahre) vorzusehen, 2. den Personalaufwand im Rahmen des vorgeschlagenen Umfanges für die Einführung des Programms bereit zu stellen. Erläuterungen Die Fraktion Bürgerverein beantragt mit Schreiben vom 18.11.2014 zum Haushalt 2015/2016 die Einführung eines elektronischen Vergabesystems für Kindergartenplätze (siehe Anlage I). Die Verwaltung nimmt hierzu wie folgt Stellung: 1. Derzeitiges Anmeldeverfahren für das Kindergartenjahr 2015/2016: Das Anmeldeverfahren für die Aufnahme von Kindern in Tageseinrichtungen in Pulheim wird seit einigen Jahren mit allen Kindergartenträgern abgestimmt. Danach müssen die Kinder in einer Anmeldewoche (für Kindergartenjahr 2015/2016 in der Zeit vom 10. - 14.11.2014) in den Wunscheinrichtungen vor Ort angemeldet werden. Die Eltern melden ihre Kinder in verschiedenen Kindertagesstätten an. Eine Mehrfachanmeldung wird auch seitens des Jugendamts empfohlen, da die Kindertagesstätten nicht miteinander vernetzt sind und zu diesem Zeitpunkt nicht klar ist, ob die Anzahl der frei werdenden Plätze mit der Anzahl der Anmeldungen (Wunscheinrichtung) übereinstimmt. Nach Ablauf der Anmeldefrist im November finden die sogenannten Stadtteilkonferenzen statt. Hier gleichen die Kindergartenleitungen die Neuanmeldungen ab und vergeben die freien Plätze u. a. nach den von den Eltern genannten Priorisierungen (1. Wunschkita etc.). Ab dem 12.12.2014 werden dann die Betreuungsverträge von den Kindergartenleitungen für das nächste Kindergartenjahr verschickt. Danach schließt sich ein Nachrückverfahren an, so dass erst nach dem 31.01.2015 fest steht, welche Kinder noch keinen Kindergartenplatz erhalten haben. Diese Eltern werden nach diesem Termin gebeten, mit dem Jugendamt Kontakt aufzunehmen. Das Anmeldeverfahren für das Kindergartenjahr 2015/2016 ist als Anlage II beigefügt. Das vorgenannte Verfahren ist aus verschiedenen Gründen nicht befriedigend und zeitgemäß: - Eltern müssen zur Zeit ihr Kind in mehreren Kindertagesstätten vor Ort anmelden - es besteht keine Vernetzung zwischen den Kindertagesstätten - es kommt trotz Stadtteilkonferenzen zu Doppelvergaben von Kindergartenplätzen - für die Eltern besteht kein transparentes Verfahren über die Vergabe eines Kindergartenplatzes - im Jugendamt ist nicht bekannt, wie viele Kinder keinen Kindergartenplatz erhalten haben. Die Planung der zukünftigen Betreuung dieser Kind kann daher erst starten, nachdem die Eltern selber Kontakt mit dem Jugendamt aufgenommen haben. 2. Programm-Auswahl Da im Verbandsgebiet des Rhein-Erft-Kreises noch keine Software-Lösung zur Vergabe von Kindergartenplätzen im Einsatz ist, hat die KDVZ Frechen alle Rhein-Erft-Kreis-Kommunen im Februar 2014 zu einem Präsentationstermin eingeladen. Es wurden 2 Software-Lösungen vorgestellt: - Kita-Navigator (Anbieter: ITK Rheinland) - Little Bird (Anbieter: Regio-IT Aachen) Vorlage Nr.: 528/2014 . Seite 3 / 4 Grundsätzlich bieten beide Programme ein Online-Verfahren für die Vergabe von Kindergartenplätzen an. Die Anmeldung erfolgt durch die Eltern online von zu Hause aus. Möglich ist die Nennung mehrerer Wunscheinrichtungen. Die Kindergärten haben nun die Möglichkeit, die Plätze zu vergeben. Eine Platzvergabe ist nur möglich, wenn das hierfür vorgesehene Verfahren durch die Träger durchlaufen wird (z. B. Einladung nach Anmeldung zum Gespräch in der Kita). Falls die Eltern keine Online-Erfassung zu Hause durchführen können, erfolgt die Anmeldung im Software-Programm ersatzweise in der Kita bzw. im Jugendamt. Nach erfolgter Anmeldung im System erhalten die Eltern automatisch eine Benachrichtigung über die Anmeldung. Diese Bestätigung ist gem. § 3 b KiBiz (Bedarfsanzeige und Anmeldung) ab dem 01.08.2014 verpflichtend zu verschicken. Bis zur endgültigen Platzzusage haben die Eltern die Möglichkeit, online den jeweiligen Status im Anmeldeverfahren (z. B. Einladung zum Gespräch von Kita......) zu verfolgen. Nach Vergabe des Kindergartenplatzes wird das Kind von der Warteliste entfernt, so dass keine erneute Platzvergabe von einer anderen Kindertagesstätte mehr erfolgen kann. Wesentliche Unterschiede zwischen den beiden Programmen: - Beim „Kita-Navigator“ handelt es sich um ein Vormerksystem für die Vergabe von Kindergartenplätzen. Zu jeder Zeit können Statusmeldungen (z. B. unversorgte Kinder/Kinder, die zu einem Gespräch eingeladen wurden etc.) durch den Administrator (im Jugendamt) angefordert werden. Preis: 5.256 € einschl. Schulungskosten/Jahr, Mindestlaufzeit 6 Jahre = 31.536 € - Beim Programm „Little Bird“ steht die Suche nach aktuell freien Plätzen im Vordergrund. Voraussetzung für die Anwendung dieses Programms ist, dass die „Kindergartenkarriere“ eines Kindes für die gesamte Kindergartenzeit im Programm abgebildet werden muss, damit in den jeweiligen Jahren frei werdende Kindergartenplätze angezeigt werden können. Dies erfordert von den Kindergartenleitungen ein hohes Maß an erforderlichen Eingabearbeiten und Programmpflege. Preis: 967 € (pro Kindertagesstätte/Monat) x 12 Monaten = 11.604 €, Mindestlaufzeit 6 Jahre = 69.624 €, Schulungstage werden mit 790 € pro Tag gesondert berechnet Das Jugendamt hat sich für das Programm „Kita-Navigator“ entschieden, da in erster Linie ein software-unterstütztes Anmeldeverfahren erforderlich ist. Mit diesem Programm haben die Eltern die Möglichkeit, ihr Kind online anzumelden. Darüber hinaus ist für die Eltern und das Jugendamt der jeweilige Status im Anmeldeprozess ersichtlich. Das Jugendamt kann die erfolgten Anmeldungen frühzeitig auswerten und entsprechende Betreuungsmöglichkeiten klären. Die Kindergartenbedarfsplanung wird gesondert vorgenommen, so dass bei Umsetzung der Erkenntnisse aus der fortgeschriebenen Planung ausreichende Kindergartenplätze vorhanden sein sollten. Das Programm „Kita-Navigator“ ist bereits seit 2 Jahren in der Stadt Grevenbroich im Einsatz (siehe Info-Flyer, Anlage III) und wurde im Jugendamt der Stadt Grevenbroich im Echteinsatz vorgeführt. Die Stadt Grevenbroich hat sich positiv zu diesem Programm geäußert. Die Kosten für Ankauf und Nutzung des „Kita-Navigators“ wurden für den Doppelhaushalt 2015/2016 angemeldet. Die Einführungskosten (840 € und Lizenzgebühren 1.159 €, gerundet 2.000 €) wurden im Entwurf des Finanzplans ab dem Jahr 2015 veranschlagt, die weiteren Kosten (technischer Betrieb 587 €, Support, Pflege und Wartung 2.670 €, gerundet 3.300 €) wurden in den Entwurf des Ergebnisplans ab dem Jahr 2015 aufgenommen. 3. Einführung des „Kita-Navigators“ Voraussetzung für die Einführung des “Kita-Navigators“ ist, dass alle Träger das ausgewählte Programm einsetzen. Der zentrale Ansatz des “Kita-Navigators“ kann nur bei 100%iger Nutzung aller Träger greifen. Der Einsatz eines Programms Vorlage Nr.: 528/2014 . Seite 4 / 4 zur Kindergartenplatzvergabe kann von der Stadt Pulheim nicht vorgeschrieben werden, da dies im jeweiligen Ermessen des Trägers liegt. Da jedoch seit Jahren mit den verschiedenen Trägern ein abgestimmtes Anmeldeverfahren erfolgt, ist das Jugendamt zuversichtlich, dass alle Träger die Umstellung auf ein Online-Anmeldeverfahren unterstützen werden. Bei Verzicht auf die Teilnahme im Online-Anmeldeverfahren könnte der jeweilige Träger im Endergebnis beim Wettbewerb um die Besetzung von Kindergartenplätzen leer ausgehen, da eine nicht teilnehmende Kita in der Darstellung des Kindertagesstättenangebotes nicht mehr aufgeführt wird. Unter Berücksichtigung der Kosten für den Ankauf und den Betrieb des Programms von rd. 31.800 € (Laufzeit 6 Jahre) würde bei aktuell 29 Kindertagesstätten ein Betrag von rd. 1.100 € pro Kita anfallen. Inwieweit die Träger bereit sind, sich finanziell an den Kosten zu beteiligen, muss noch im Einzelnen verhandelt werden. Nach dem Einführungsleitfaden (Anlage IV) werden längstens 10 Monate von der Vorbereitung des Einsatzes bis zum Programmeinsatz veranschlagt. Beim Start der erforderlichen Arbeiten im Januar 2015 wäre ein Einsatz des Programms für die Vergabe von Kindergartenplätzen ab dem Kindergartenjahr 2016/2017 noch möglich. Voraussetzung für die Einführung und Pflege des Programms ist darüber hinaus die Zurverfügungstellung zusätzlicher Personalressourcen in der Verwaltungsabteilung des Jugendamtes zunächst für das Jahr 2015. Wie im Einführungsleitfaden ersichtlich ist, sind sowohl vorbereitende Arbeiten für alle 29 Einrichtungen und die Stadt als Träger als auch fortlaufende Administrator-Tätigkeiten zu erfüllen. Bei der Stadt Grevenbroich wurde darüber hinaus eine Hotline installiert, die an 3 Tagen/Woche für mehrere Stunden besetzt ist. Der Arbeitsumfang im Jugendamt Pulheim (Einführung und Pflege-Aufwand) wird auf durchschnittlich rd. 2 Std. täglich geschätzt. Hierbei wird unterstellt, dass der Aufwand zu Beginn des Einführungsprojektes deutlich höher ist und sich bei erfolgter Einrichtung des Programms und Umstellung des Anmeldeverfahrens eine Reduzierung des Aufwandes ergibt. Bei einer zusätzlichen Bereitstellung von durchschnittlich 2 Std. pro Tag ergibt sich ein zusätzlicher Personalaufwand von rd. 1.000 €/Monat (12.000 €/Jahr, Entgeltgruppe 6). Der Mehraufwand bezieht sich auf die einmaligen Einrichtungs- und Informationsbedarfe. Diese Arbeiten können ohne zusätzliche Personalgestellung in der Verwaltungsabteilung nicht geleistet werden. Es wird vorgeschlagen, die zusätzliche Personalausstattung auch mit Blick auf die Zusammenlegung von Schulverwaltung und Jugendamt zunächst auf 1 Jahr (Einführungsphase) zu begrenzen. Die Finanzierung der zusätzlichen Personalkosten erfolgt durch eine bereits bestehende bzw. noch zu erwartende Vakanz bei der Besetzung der Amtsleitungen der Ämter 40 und 51. Als technische Voraussetzung für den Einsatz des Online-Programms ist ein internetfähiger PC, ein Internetzugang und ein Browser erforderlich. Da in den städtischen Kindertagesstätten alte PCs mit dem veralteten Betriebssystem Windows XP im Einsatz sind, sind für die Haushaltsjahre 2015/2016 Mittel für Neuanschaffungen vorgesehen. Die Bewirtschaftung erfolgt in enger Abstimmung aus den Etats der zwei bewirtschaftenden Ämter. Der eigentliche Austausch wird in Abhängigkeit der jeweils vor Ort zwingend erforderlichen Notwendigkeiten erfolgen.