Beschlussvorlage (Anlage 2 zur Beschlussvorlage 446/2014)

Anlage 2 Dienstanweisung für das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Pulheim (einschließlich 1.Änderung vom 06.11.2001) Neufassung der Dienstanweisung für das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Pulheim Nach § 1 Abs. 3 der Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Pulheim vom 26.09.1995 hat der Rat der Stadt Pulheim am 26.09.1995 folgende Dienstanweisung beschlossen: Nach § 1 Abs. 3 der Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Pulheim vom hat der Rat der Stadt Pulheim am folgende Dienstanweisung beschlossen: §1 Funktionsbezeichnungen Die Funktionsbezeichnungen dieser Rechnungsprüfungsordnung werden in weiblicher und / oder männlicher Form geführt. §2 Leiterin oder Leiter des Rechnungsprüfungsamtes §1 Leitung des Rechnungsprüfungsamtes (1) Die Leiterin oder der Leiter des Rechnungsprüfungsamtes ist für die ordnungsgemäße und rechtzeitige Erledigung der Geschäfte des Rechnungsprüfungsamtes verantwortlich. Sie oder er ist Vorgesetzte oder Vorgesetzter der Prüferinnen und Prüfer und des übrigen Personals des Rechnungsprüfungsamtes, weist ihnen die zu erledigenden Arbeiten zu, gibt die hierfür erforderlichen Weisungen und überwacht den Dienst- und Geschäftsbetrieb. (1) Die Leitung des Rechnungsprüfungsamtes ist für die ordnungsgemäße und rechtzeitige Erledigung der Geschäfte des Rechnungsprüfungsamtes verantwortlich. Sie ist Vorgesetzte der Prüferinnen/Prüfer und des übrigen Personals des Rechnungsprüfungsamtes, weist ihnen die zu erledigenden Arbeiten zu, gibt die hierfür erforderlichen Weisungen und überwacht den Dienst- und Geschäftsbetrieb. (2) Der Bericht zur Jahresrechnung ist von der Leiterin oder vom Leiter zu erstatten. (2) Der Bericht zur Jahresrechnung ist von der Leitung zu erstatten. (3) An wichtigen Prüfungen hat die Leiterin oder der Leiter selbst teilzunehmen. Im übrigen liegt die Teilnahme an den Prüfungen in ihrem oder seinem Ermessen. (3) An wichtigen Prüfungen hat die Leitung selbst teilzunehmen. Im Übrigen liegt die Teilnahme an den Prüfungen in ihrem Ermessen. (4) Bei allen Prüfungen an Ort und Stelle ist von der Leiterin oder dem Leiter festzulegen, ob ihr Zeitpunkt der zu prüfenden Stelle vorher bekannt zugeben oder geheim zuhalten ist. (4) Bei allen Prüfungen an Ort und Stelle ist von der Leitung festzulegen, ob der Zeitpunkt der zu prüfenden Stelle vorher bekannt zu geben oder geheim zu halten ist. §3 Vorschriften für die Prüferinnen und Prüfer §2 Vorschriften für die Prüferinnen/Prüfer (1) Die Prüferinnen und Prüfer haben die Prüfungsgeschäfte, die ihnen zur Ausfüh- (1) Die Prüferinnen/Prüfer haben die Prüfungsgeschäfte, die ihnen zur Ausführung 1 Anlage 2 rung zugeteilt worden sind, rechtzeitig und mit der gebotenen Gründlichkeit und Gewissenhaftigkeit durchzuführen und die Feststellungen und Ergebnisse nach bestem Wissen und Gewissen niederzulegen und auszuwerten. Sie sind verpflichtet, von allen besonderen Wahrnehmungen oder Mängeln, namentlich bei Verdacht von Veruntreuung und sonstigen Dienstwidrigkeiten, der Leiterin oder dem Leiter des Rechnungsprüfungsamtes sofort Mitteilung zu machen. (2) Art, Verfahren und Umfang der Prüfung sind im Rahmen der von der oder dem Vorgesetzten erteilten Weisungen der Prüferin oder dem Prüfer überlassen. Sie oder er kann sich auf Stichproben beschränken, wenn diese zur Beurteilung ausreichen. (3) Im Falle der Geheimhaltung eines Prüfungstermins haben die Prüferinnen und Prüfer alle Sorgfalt anzuwenden, um das Bekanntwerden des Termins zu verhindern. (4) Die Prüfungsleiterin oder der Prüfungsleiter hat bei Beginn der Prüfungshandlungen die jeweilige Leiterin oder den jeweiligen Leiter der zu prüfenden Stelle oder ihre oder seine Vertretung zu benachrichtigen. Bei unvermuteten Kassenprüfungen ist die Kassenaufsichtsbeamtin oder der Kassenaufsichtsbeamte, bei Lagerprüfungen die jeweilige Leitung der zu prüfenden Stelle spätestens nach der Bestandsaufnahme zu unterrichten. Bei laufenden oder regelmäßigen Prüfungen genügt eine allgemeine Unterrichtung über die Art und den Umfang der in Aussicht genommenen Prüfung. zugeteilt worden sind, rechtzeitig und mit der gebotenen Gründlichkeit und Gewissenhaftigkeit durchzuführen und die Feststellungen und Ergebnisse nach bestem Wissen und Gewissen niederzulegen und auszuwerten. Sie sind verpflichtet, von allen besonderen Wahrnehmungen oder Mängeln, namentlich bei Verdacht von Veruntreuung und sonstigen Dienst- oder Arbeitspflichtverletzungen, der Leitung des Rechnungsprüfungsamtes sofort Mitteilung zu machen. (2) Art, Verfahren und Umfang der Prüfung sind im Rahmen der von der Leitung erteilten Weisungen den Prüferinnen/Prüfern überlassen. Sie können sich auf Stichproben beschränken, wenn diese zur Beurteilung ausreichen. (3) Im Falle der Geheimhaltung eines Prüfungstermins haben die Prüferinnen/Prüfer alle Sorgfalt anzuwenden, um das Bekanntwerden des Termins zu verhindern. (4) Die Prüfungsleitung hat bei Beginn der Prüfungshandlungen die jeweilige Leitung der zu prüfenden Stelle oder deren Vertretung zu benachrichtigen. Bei unvermuteten Kassenprüfungen ist die Kassenaufsichtsbeamtin oder der Kassenaufsichtsbeamte, bei Lagerprüfungen die jeweilige Leitung der zu prüfenden Stelle, spätestens nach der Bestandsaufnahme zu unterrichten. Bei laufenden oder regelmäßigen Prüfungen genügt eine allgemeine Unterrichtung über die Art und den Umfang der in Aussicht genommenen Prüfung. §4 Schriftverkehr §3 Schriftverkehr (1) Das Rechnungsprüfungsamt führt den Schriftwechsel, mit Ausnahme der Prüfungsberichte und des Schriftverkehrs innerhalb der Verwaltung, unter der Bezeichnung "Amt 14". Prüfungsberichte erhalten die Bezeichnung "Stadt Pulheim Rechnungsprüfungsamt" (1) Das Rechnungsprüfungsamt führt den Schriftwechsel, mit Ausnahme der Prüfungsberichte und des Schriftverkehrs innerhalb der Verwaltung, unter der Bezeichnung "Amt 14". Prüfungsberichte erhalten die Bezeichnung "Stadt Pulheim Rechnungsprüfungsamt". (2) Mit Ausnahme der Prüfungsberichte und des Schriftverkehrs innerhalb der Verwaltung sind Schriftstücke mit dem Zusatz "im Auftrag" zu unterzeichnen. (2) Mit Ausnahme der Prüfungsberichte und des Schriftverkehrs innerhalb der Verwaltung sind Schriftstücke mit dem Zusatz "Im Auftrag" zu unterzeichnen. 2 Anlage 2 §5 Prüfungsberichte des Rechnungsprüfungsamtes §4 Prüfungsberichte des Rechnungsprüfungsamtes (1) Die Prüfungsberichte sollen sich auf die Feststellung der Art und des Umfanges der Prüfung, der Tatbestände, der Mängel und Vorschläge beschränken. Sie müssen sachlich, klar und kurz abgefasst sein. Beanstandungen von geringfügiger Bedeutung, insbesondere solche formeller Art, die unmittelbar durch die zuständigen Dienststellen ausgeräumt werden können, sind nicht in den Prüfungsbericht aufzunehmen. (1) Die Prüfungsberichte sollen sich auf die Feststellung der Art und des Umfanges der Prüfung, der Tatbestände, der Mängel und Vorschläge beschränken. Sie müssen sachlich, klar und kurz abgefasst sein. Beanstandungen von geringfügiger Bedeutung, insbesondere solche formeller Art, die unmittelbar durch die zuständigen Dienststellen ausgeräumt werden können, sind nicht in den Prüfungsbericht aufzunehmen. (2) Vor der Abfassung der Prüfungsberichte ist nach Möglichkeit den hierfür zuständigen Stellen Gelegenheit zur Klärung von Beanstandungen zu geben. Die Prüfungsleiterin oder der Prüfungsleiter entscheidet nach pflichtgemäßem Ermessen, ob eine Beanstandung aufrechterhalten oder aufgrund der Erläuterungen als erledigt angesehen wird. (2) Vor der Abfassung der Prüfungsberichte ist nach Möglichkeit den hierfür zuständigen Stellen Gelegenheit zur Klärung von Beanstandungen zu geben. Die Prüfungsleitung entscheidet nach pflichtgemäßem Ermessen, ob eine Beanstandung aufrechterhalten oder aufgrund der Erläuterungen als erledigt angesehen wird. (3) Die Prüfungsberichte sind von der Leiterin oder dem Leiter des Rechnungsprüfungsamtes zu unterzeichnen, die oder der damit die Verantwortung für ihren Inhalt übernimmt. Die Verantwortung für die Richtigkeit der einzelnen Prüfungsergebnisse tragen die Prüferinnen und Prüfer. (3) Die Prüfungsberichte sind von der Leitung des Rechnungsprüfungsamtes zu unterzeichnen, die damit die Verantwortung für ihren Inhalt übernimmt. Die Verantwortung für die Richtigkeit der einzelnen Prüfungsergebnisse tragen die Prüferinnen und Prüfer. §6 Kennzeichnung der geprüften Bücher und Belege §5 Kennzeichnung der geprüften Bücher und Belege (1) Die geprüften Belege sind durch Paraphe zu kennzeichnen. (1) Die geprüften Belege sind durch Paraphe zu kennzeichnen. (2) Es werden verwendet: (2) Es werden verwendet: Grüne Tinte oder Grünstifte a) bei der dauernden Überwachung der Kassen b) bei der Prüfung der Belege zur Jahresrechnung, c) bei der Durchführung von Vorprüfungen (Visakontrollen) Blaue Tinte oder Blaustifte bei unvermuteten Kassenprüfungen. grüne Tinte oder Grünstifte a) bei der dauernden Überwachung der Kassen, b) bei der Prüfung der Belege zur Jahresrechnung, c) bei der Durchführung von Vorprüfungen (Visakontrollen); blaue Tinte oder Blaustifte bei unvermuteten Kassenprüfungen. 3 Anlage 2 §7 Prüfung von Baukosten §6 Prüfung von Baukosten Für die Prüfung der Rechnungsbelege über Baukosten gelten grundsätzlich die gleichen Bestimmungen wie für die übrigen Belege. Zusätzlich sind hier bereits während der Bauausführung in angemessenem Umfange örtliche Prüfungen vorzunehmen und die Unterlagen der Ämter (Baupläne, Ausschreibungsunterlagen, Verträge) einzusehen, um feststellen zu können, ob die in Rechnung gestellten Baustoffe und Materialien vollständig verwendet oder auf Lager genommen worden sind. Für die Prüfung der Rechnungsbelege über Baukosten gelten grundsätzlich die gleichen Bestimmungen wie für die übrigen Belege. Zusätzlich sind hier bereits während der Bauausführung in angemessenem Umfange örtliche Prüfungen vorzunehmen und die Unterlagen der Ämter (Baupläne, Ausschreibungsunterlagen, Verträge) einzusehen, um feststellen zu können, ob die in Rechnung gestellten Baustoffe und Materialien vollständig verwendet oder auf Lager genommen worden sind. Im Zusammenhang mit den Baumaßnahmen sind auch die Honorarabrechnungen von beauftragten Ingenieur- oder Architekturbüros zu prüfen. §8 Vorprüfung (Visakontrolle) §7 Vorprüfung (Visakontrolle) (1) Die der Vorprüfung (Visakontrolle) unterliegenden Kassenanordnungen sind nach ihrer Feststellung und der unterschriftlichen Vollziehung durch die Anordnungsberechtigten mit den notwendigen Unterlagen dem Rechnungsprüfungsamt zur Durchführung der Kontrolle zu übergeben. Die geprüften Unterlagen sind mit dem Prüfungsvermerk zu versehen. Nach der Prüfung leitet das Rechnungsprüfungsamt die Anordnung an die Stadtkasse weiter, die begründenden Unterlagen und Duplikate werden dem Fachamt zugesandt. (1) Die der Vorprüfung (Visakontrolle) unterliegenden Anordnungen für die Zahlungsabwicklung sind nach ihrer Feststellung und der unterschriftlichen Vollziehung durch die Anordnungsberechtigten mit den notwendigen Unterlagen dem Rechnungsprüfungsamt zur Durchführung der Kontrolle zu übergeben. Die geprüften Unterlagen sind mit dem Prüfungsvermerk zu versehen. Nach der Prüfung leitet das Rechnungsprüfungsamt die Anordnung an die Abteilung Zahlungsabwicklung bzw., falls die Prüfung der Kontierung noch nicht erfolgt ist, an die Kämmereiabteilung weiter. Die begründenden Unterlagen und Duplikate werden dem Fachamt zugesandt. (2) Die Visakontrolle erstreckt sich auf die Prüfung, ob die vorbereiteten Zahlungsanordnungen in formeller, rechnerischer und sachlicher Hinsicht den Bestimmungen entsprechen. Gibt die Visakontrolle Anlass zu Beanstandungen, so sind die Unterlagen mit einem entsprechenden Hinweis durch die Leiterin oder den Leiter des Rechnungsprüfungsamtes der oder dem für die Anordnung zuständigen Amtsleiterin oder Amtsleiter zurückzugeben. Werden die Beanstandungen oder Mängel nicht behoben, so sind die Unterlagen dem zuständigen Dezernat zur Entscheidung vorzulegen. (2) Die Visakontrolle erstreckt sich auf die Prüfung, ob die vorbereiteten Anordnungen für die Zahlungsabwicklung in formeller, rechnerischer und sachlicher Hinsicht den Bestimmungen entsprechen. Gibt die Visakontrolle Anlass zu Beanstandungen, die nicht unmittelbar auszuräumen sind, so sind die Unterlagen mit einem entsprechenden Anschreiben der für die Anordnung zuständigen Amtsleitung über das zuständige Dezernat zurückzugeben. 4 Anlage 2 §9 Prüfung der Belege §8 Prüfung der Belege Die Prüfung der Jahresrechnung ist durch die im Laufe des Haushaltsjahres durchzuführende Prüfung der Einnahme- und Auszahlungsanordnungen mit ihren Unterlagen nach ihrer Ausführung vorzubereiten. Zu prüfen ist, ob die Belege in formeller, rechnerischer und sachlicher Hinsicht den Bestimmungen entsprechen und ob sie in den Sachbüchern vollständig und richtig erfasst sind. Die Ergebnisse der Visakontrolle sind zu verwerten. Die Prüfung des Jahresabschlusses ist durch die im Haushaltsjahr durchzuführende laufende Prüfung der Vorgänge in der Finanzbuchhaltung und der dauernden Überwachung der Zahlungsabwicklung vorzubereiten. Zu prüfen ist, ob die Belege in formeller, rechnerischer und sachlicher Hinsicht den Bestimmungen entsprechen und ob sie in den Sachbüchern vollständig und richtig erfasst sind. Die Ergebnisse der Visakontrolle sind zu verwerten. § 10 Prüfungsmaßnahmen nach Fertigstellung der Jahresrechnung §9 Prüfungsmaßnahmen nach Fertigstellung des Entwurfs des Jahresabschlusses Bei der Prüfung der Jahresrechnung ist nach den gesetzlichen Bestimmungen zu verfahren. Insbesondere ist festzustellen, ob Bei der Prüfung des Jahresabschlusses ist nach den gesetzlichen Bestimmungen zu verfahren. Insbesondere ist festzustellen, ob a) die Rechnung rechtzeitig erstellt, richtig vollzogen und mit den erforderlichen Anlagen nach § 39 GemHVO versehen ist, b) die Rechnung rechnerisch richtig erstellt wurde, c) alle angeordneten Einnahmen zum Soll gestellt sind, ihre Einziehung rechtzeitig betrieben und die am Jahresschluss verbliebenen Kasseneinnahmereste in der verbliebenen Höhe begründet und zulässig sind, d) die zur Rechnung gehörenden Einnahmen und Ausgaben vollständig erfasst und bei den zutreffenden Haushaltsstellen verrechnet wurden, e) die Anordnungsbeträge sich innerhalb der Ansätze des Haushaltsplanes unter Berücksichtigung späterer Änderungen und der aus dem Vorjahr übertragenen Haushaltsausgabereste halten und bei den Überschreitungen die Bestimmungen nach § 82 GO NW beachtet wurden, f) die Sammelnachweise alle zugehörigen Ausgaben umfassen und die Belastung der zuständigen Haushaltsstellen bei der Auflösung den gegebenen Verhältnissen entspricht, g) die gesetzlichen Voraussetzungen für die in der Rechnung enthaltenen Haushaltsausgabereste erfüllt sind und die Notwendigkeit zur Weiterführung der Haushaltsausgabereste aus früheren Jahren besteht, h) die Grundsätze der zeitlichen und sachlichen Bindung beachtet wurden, a) der Jahresabschluss rechtzeitig erstellt, richtig vollzogen und mit den erforderlichen Anlagen nach § 37 GemHVO versehen ist, b) sich ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Schulden-, Ertrags- und Finanzlage ergibt, c) die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung beachtet wurden, d) die Rechnung rechnerisch richtig erstellt wurde, e) alle angeordneten Erträge und Einzahlungen zum Soll gestellt sind, ihre Einziehung rechtzeitig betrieben und die am Jahresschluss verbliebenen Forderungen in der verbliebenen Höhe begründet und zulässig und Wertkorrekturen ordnungsgemäß erfolgt sind, f) die zur Rechnung gehörenden Erträge und Aufwendungen sowie Einzahlungen und Auszahlungen vollständig erfasst und bei den zutreffenden Konten verrechnet wurden, g) die Rechnungsabgrenzung ordnungsgemäß erfolgt ist, h) die Anordnungsbeträge sich innerhalb der Ansätze des Haushaltsplanes unter Berücksichtigung späterer Änderungen und der aus dem Vorjahr übertragenen Ermächtigungen halten und bei den Überschreitungen die Bestimmungen nach § 83 GO NRW beachtet wurden, i) die gesetzlichen Voraussetzungen für die in der Rechnung enthaltenen Ermächti- 5 Anlage 2 i) der Fehlbetrag oder Überschuss begründet ist, j) zweckgebundene Einnahmen entsprechend verwendet wurden, k) die gesetzlichen Vorschriften über die Behandlung der Abschlussergebnisse aus Vorjahren beachtet wurden, l) die bei früheren Prüfungen festgestellten Beanstandungen erledigt wurden. gungsübertragungen erfüllt sind, j) der Fehlbetrag oder Überschuss begründet ist, k) zweckgebundene Erträge und Einzahlungen entsprechend verwendet wurden, l) alle vermögenswirksamen Auszahlungen aktiviert wurden bzw. auf „Anlagen im Bau“ gebucht wurden, und alle Vermögensabgänge abgeschrieben wurden, m) nur zulässige Rückstellungen in der richtigen Höhe gebildet wurden, n) die gesetzlichen Vorschriften über die Behandlung der Abschlussergebnisse aus Vorjahren beachtet wurden, o) der Anhang die notwendigen Angaben enthält, p) der Lagebericht mit dem Jahresabschluss im Einklang steht, q) die bei früheren Prüfungen festgestellten Beanstandungen erledigt wurden. § 11 Inventar- und Vorratsprüfungen § 10 Inventar- und Vorratsprüfungen Die Vorräte und Vermögensbestände sind in angemessenen Zeitabständen unvermutet zu prüfen. Hierbei ist insbesondere festzustellen, ob Die Vorräte und Vermögensbestände sind in angemessenen Zeitabständen unvermutet zu prüfen. Hierbei ist insbesondere festzustellen, ob a) ordnungsgemäße Inventar- und Lagerverzeichnisse angelegt sind, nach den Rechnungsunterlagen richtig geführt werden und die Abgänge ausreichend belegt sind, b) der buchmäßige Bestand sich mit dem wirklichen Bestand deckt, c) die Gegenstände, soweit es angezeigt erscheint, als Eigentum der Stadt kenntlich gemacht sind, d) die Vorratshaltung in Anbetracht des Bedarfs angemessen ist, e) die Gegenstände mengen- und artmäßig noch benötigt werden, zweckmäßig zum Einsatz kommen und sachgemäß aufbewahrt und beaufsichtigt werden. a) ordnungsgemäße Inventar- und Lagerverzeichnisse angelegt sind, nach den Rechnungsunterlagen richtig geführt werden und die Abgänge ausreichend belegt sind, b) der buchmäßige Bestand sich mit dem wirklichen Bestand deckt, c) die Gegenstände, soweit es angezeigt erscheint, als Eigentum der Stadt kenntlich gemacht sind, d) die Vorratshaltung in Anbetracht des Bedarfs angemessen ist, e) die Gegenstände mengen- und artmäßig noch benötigt werden, zweckmäßig zum Einsatz kommen und sachgemäß aufbewahrt und beaufsichtigt werden, f) die Vermögensgegenstände gemäß § 28 Abs.1 Satz 3 GemHVO regelmäßig durch eine körperliche Inventur aufgenommen werden. § 12 Prüfungen von Verwahrungen Das Rechnungsprüfungsamt prüft Verwahrungen gem. §§ 20-22 GemKVO unter sinngemäßer Anwendung der Vorschriften über die Kassenprüfung. 6 Anlage 2 § 13 Unterrichtung der Bürgermeisterin oder des Bürgermeisters § 11 Unterrichtung der Bürgermeisterin/des Bürgermeisters (1) Die Leiterin oder der Leiter des Rechnungsprüfungsamtes hat der Bürgermeisterin oder dem Bürgermeister unter Darlegung der Gründe zu berichten, wenn die Durchführung der gesetzlich übertragenen Pflichtaufgaben (§ 103 Abs. 1 GO) durch die Erfüllung von Aufgaben beeinträchtigt wird, die zusätzlich übertragen worden sind. (1) Die Leitung des Rechnungsprüfungsamtes hat der Bürgermeisterin/dem Bürgermeister unter Darlegung der Gründe zu berichten, wenn die Durchführung der gesetzlich übertragenen Pflichtaufgaben (§ 103 Abs. 1 GO NRW) durch die Erfüllung von Aufgaben beeinträchtigt wird, die zusätzlich übertragen worden sind. (2) In allen Fällen, in denen bei der Durchführung der Prüfungen Hindernisse oder Schwierigkeiten auftreten und bei besonderen Vorkommnissen ist die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister zu unterrichten. (2) In allen Fällen, in denen bei der Durchführung der Prüfungen Hindernisse oder Schwierigkeiten auftreten und bei besonderen Vorkommnissen ist die Bürgermeisterin/der Bürgermeister zu unterrichten. § 14 Inkrafttreten § 12 Inkrafttreten Diese Dienstanweisung tritt am 01.11.1995 in Kraft. Diese Dienstanweisung tritt am Tage nach der Beschlussfassung in Kraft. Gleichzeitig wird die Dienstanweisung für das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Pulheim vom 14. Juli 1976 außer Kraft gesetzt. Gleichzeitig tritt die Dienstanweisung für das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Pulheim vom 25.10.1995 in der derzeit geltenden Fassung außer Kraft. Pulheim, den 25.10.1995 Pulheim, den Dr. Kopp Bürgermeister Frank Keppeler Bürgermeister Die 1. Änderung tritt am 01.12.2001 in Kraft Pulheim, den 30.11.2001 Dr. Morisse Bürgermeister 7