Vorlage (Rathaus Steinweg Neubau „Wettbewerbsverfahren Architektenentwurf“ Bezug: Vorlagen 417/2017 und 427/2017)

Stadt Brühl öffentliche Vorlage Der Bürgermeister Dienststelle Sachbearbeiter/in 25 Hilger Aktenzeichen Datum Vorlagen-Nr. 14.11.2017 469/2017 Betreff Rathaus Steinweg Neubau „Wettbewerbsverfahren Architektenentwurf“ Bezug: Vorlagen 417/2017 und 427/2017 Beratungsfolge Hauptausschuss Finanzielle Auswirkungen Ja Nein Mittel stehen zur Verfügung bei SK / KST Mittel stehen nicht zur Verfügung Über-/außerplanmäßige Aufwendungen/Auszahlungen Sachkonto / Kostenstelle BGM Zust. Dez. Freytag Zust. Dienststelle Kämmerer RPA Schiffer Beschlussentwurf: Der Hauptausschuss nimmt den Bericht des Bürgermeisters zur Kenntnis. Erläuterungen: Im Hinblick auf die zwischenzeitlich aufgeworfenen Fragestellungen bezüglich des Projektablaufs werden nachfolgend die einzelnen Planungsschritte sowie die vorgesehene Einbindung der politischen Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträger dargestellt. Zunächst wird jedoch ergänzend zu den Vorlagen 417/2017 und 427/2017 darauf hingewiesen, dass auch nach der Auftragsvergabe an die Architekten und Ingenieure der Auftraggeber weiterhin Einfluss auf Gestaltung und TGA (Technische Gebäudeausrüstung) des Gebäudes haben wird. Der dem im Rahmen des Vergabeverfahrens vorgeschalteter Architektenwettbewerb hatte zum Ziel, das beste architektonische und städtebauliche Gestaltungskonzept zu entwickeln und mit einem der Wettbewerbspreisträger das Architekturbüro für die Umsetzung der Baumaßnahme zu finden. Nach der Beauftragung der Planungsleistungen des Architekten beginnt die Leistungsphase der Grundlagenermittlung. Hier stimmt der Planer alle Planungsvorgaben des Auftragsgebers detailliert ab. Die Planungsverträge sehen eine stufenweise Beauftragung vor. In der Stufe 1 werden die Leistungsphasen 1-4 gemäß HOAI abgerufen. Der Auftraggeber muss in den Drucksache 469/2017 Seite - 2 – Leistungsphasen Grundlagenermittlung, Vorplanung und Entwurfsplanung aktiv mitwirken. Die Genehmigungsplanung wird in der Leistungsphase 4 erstellt. Zur Übersicht: 1. Grundlagenermittlung – Hierzu zählen die der eigentlichen Planung vorgeschalteten Maßnahmen und Überlegungen, insbesondere Gespräche mit dem Auftraggeber bzw. Bauherren. Die HOAI beschreibt in ihren Grundleistungen beispielsweise „Klären der Aufgabenstellung, Beraten zum gesamten Leistungsbedarf“ und in den besonderen Leistungen „Bestandsaufnahme, Standortanalyse“ 2. Vorplanung – mit der Untersuchung, Darstellen und Bewerten von Varianten nach gleichen Anforderungen sowie das Klären und Erläutern der wesentlichen Zusammenhänge, Vorgaben und Bedingungen von städtebaulichen, gestalterischen, funktionalen, technischen, wirtschaftlichen, ökologischen, bauphysikalischen, energiewirtschaftlichen, sozialen und öffentlich-rechtlichen Aspekten. Des Weiteren erfolgt in dieser Phase die Kostenschätzung (+/- 30 %) sowie die Erstellung eines Terminplans. 3. Entwurfsplanung (System- und Integrationsplanung) – als vertiefende Bearbeitung auf der Grundlage der Vorentwurfsplanung, Abstimmung oder Koordinierung unter der Integration der Beiträge anderer an der Planung fachlich Beteiligter, sowie Abstimmung der Planung mit den zu beteiligenden Stellen und Behörden, Erstellung einer Kostenberechnung (+/- 10-20%) einschließlich den zugehörigen Mengenermittlungen. 4. Genehmigungsplanung (Bauantrag) – diese Leistungsphase umfasst die Erstellung der notwendigen bauordnungsrechtlichen Planunterlagen. Im Rahmen der Mitwirkung des Auftraggebers sind im Planungsprozess fortlaufend Entscheidungen zu treffen. Die Planer versetzen den Auftraggeber durch die Erstellung von Zeichnungen, Objektbeschreibungen sowie Kosten und Terminaussagen in die Lage, zu entscheiden. Von der Leistungsphase 1 (Grundlagenermittlung) bis einschließlich zur Leistungsphase 3 (Entwurfsplanung / System- und Integrationsplanung) haben die Planer die Ergebnisse dieser Leistungsphasen zusammenzufassen, zu erläutern und zu dokumentieren In der Zusammenarbeit der Architekten und den Fachplanern für die technische Gebäudeausstattung sowie der Tragwerksplanung werden die Gestaltungsvarianten konkretisiert. Das städtische Gebäudemanagement hat die Vergabeverfahren für die Ingenieurleistung bezüglich der technischen Gebäudeausstattung und der Tragwerksplanung gezielt so gelegt, dass beim Planungsstart alle wichtigen Planer direkt beteiligt werden können. Im Laufe der Planung wird auch deutlich, ob und in welchem Umfang technische Einrichtungen, wie z. B. Lüftung oder Kühlung usw., notwendig oder sinnvoll sein werden. Bei diesen Betrachtungen spielt auch die Gestaltung der Gebäudehülle eine Rolle. Die sich daraus ergebenden grundlegenden Festlegungen (z. B. Einsatz von GeoThermie, Nutzung eines Blockheizkraftwerkes, Installation von Photovoltaikelementen, Seite - 3 – Drucksache 469/2017 etc.) werden dem Bauherrn zur Entscheidung vorgelegt. Es besteht auch die Möglichkeit, den Planern Prüfaufträge mit auf den Weg zu geben. Die grundlegenden Entscheidungen sind dann unter Berücksichtigung Nachhaltigkeits- und Wirtschaftlichkeitskriterien durch den Bauherrn zu treffen. von Auf der Basis der Kostenberechnung zum Ende der Leistungsphase 3 berechnet sich das Planungshonorar. Erhebliche Abweichungen werden sich dann nur noch aus weiteren Planungsaufträgen oder Änderungswünschen des Auftraggebers ergeben. Fehleinschätzungen der Planer zu Mengen und Konstruktion im Rahmen der Kostenberechnung führen nicht zu einer Honorarerhöhung. Aus dieser Konstellation ergibt sich, dass gerade die ersten Leistungsphasen mit besonderer Gründlichkeit angegangen werden müssen. Hierbei ist es von großer Bedeutung, die gestalterischen und fachlichen Beiträge der Planer und deren vorgeschlagene Varianten als Entscheidungsbasis von Seiten des Auftraggebers zu berücksichtigen Der Erfolg des Projektes hängt entscheidend davon ab, dass die Festlegungen des Bauherrn zeitnah und ohne Verzögerungen erfolgen. Für die weitere Vorgehensweise und die notwendigen Festlegungen im Laufe der Leistungsphasen 1 bis 3 wird folgende Projektstruktur bzw. Vorgehensweise vorgeschlagen: 1. Vorbereitungsworkshop zur Konkretisierung des Architektenauftrags - Teilnehmer/Teilnehmerinnen: Verwaltung Projektsteuerer Politik (Bgm, Dez. I, Gebäudemanagement, FB 10) (Dieter Schmitz) (CDU und SPD je 2 Teilnehmer, sonst. Fraktionen 1 Teilnehmer) - Termin: 27.11.2017, 17:00 Uhr (A 013) - Vorgesehene Tagesordnung: a) Bücherei (Größe/Ausstattung/Funktionalität) b) Energieeffizienz (Erörterung über die Vorgabe eines Standards) c) Multifunktionalität des Gebäudes d) Erörterung der vom Architekten vorgeschlagenen Varianten ggf. mit Ausschluss von Varianten (z. B. 5. Etage) Diese Veranstaltung soll ohne die zu beauftragenden Planer durchgeführt werden. Für die Diskussion und Erarbeitung des Auftragsgegenstandes Bücherei wird ein Vertreter des Krefelder Büros UKW Innenarchitekten zur Verfügung stehen. Herr Prof. Dipl.-Ing. Klein-Wiele ist ausgewiesener Experte und hat zahlreiche Bibliotheken und Mediatheken geplant und umgesetzt. Drucksache 469/2017 Seite - 4 – Für den Bereich Energieeffizienz konnte Frau Dipl.-Architektin Andrea Georgi-Tomas aus Darmstadt gewonnen werden. Frau Georgi-Tomas ist geschäftsführende Gesellschafterin der ee concept GmbH, die sich schwerpunktmäßig mit Energiekonzepten befasst. Referenzen der beiden Experten sind unter nachfolgenden Links zu finden: http://www.eeconcept.de/unternehmen-ee-concept/andrea-georgi-tomas.html http://ukw-innenarchitekten.de/start/ Während der Leistungsphasen 1 – 3 sind weitere Workshops mit politischer Beteiligung vorgesehen. Die Zusammensetzung sollte wie bei dem Vorbereitungsworkshop sein, wobei die Berater dann durch die zu beauftragenden Planer ersetzt werden: 2. Kick-Off Workshop Die Ergebnisse aus dem Vorbereitungsworkshop sollen von Politik und Verwaltung den beauftragten Planern (Archtitekt/Tragswerksplanung/TGA) vorgestellt und mit diesen erörtert werden. 3. Freigabe der Vorplanung Die durch die Planer entworfene Vorplanung soll ebenfalls durch den begleitenden Arbeitskreis freigegeben werden. 4. Freigabe der Entwurfsplanung (System- und Integrationsplanung) Die Freigabe der Entwurfsplanung soll nach vorheriger Beratung im Arbeitskreis – auch vor dem Hintergrund der Öffentlichkeitswirksamkeit – durch den HA bzw. RAT erfolgen. Sollte sich im Rahmen der vorgesehenen Projektschritte weiterer Beratungsbedarf abzeichnen, besteht die Möglichkeit, weitere Workshops durchzuführen. Alle Workshops werden durch den beauftragten Projektsteuerer moderiert und inhaltlich begleitet. Drucksache 469/2017 Grafische Darstellung des politischen Mitwirkungsprozess während der Planung Seite - 5 – Drucksache 469/2017 Seite - 6 – In der Vorlage 417/2017 wurden zum einen das prognostizierten vorläufige Honorar für die Objektplanung und Freianlagenplanung auf der Basis der anrechenbaren Kosten aus der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung in Höhe von ca. 1,67 Mio. € genannt. Für die anstehende Auftragsvergabe des Architekten und des Freianlagenplaners (Leistungsphasen 1- 4: Grundlagenermittlung, Vorplanung, Entwurfsplanung, Genehmigungsplanung) wird auf dieser Basis mit Kosten in Höhe von ca. 464.000 € gerechnet. Die prognostizierten vorläufigen Honorare für die übrigen Fachplaneraufträge (gesamt und für die aktuell zu vergebenden Leistungsphasen 1- 4) sind in den jeweiligen Vergabevorlagen dargestellt. Eine tatsächliche Beauftragung der Planungsbüros kann vergaberechtskonform erst nach einer 10-tägigen Einspruchsfrist erfolgen. Folglich würde der Vorbereitungsworkshop bei einem Beschluss durch den VgLA am 20.10.2017 innerhalb dieser Vergabefrist stattfinden und somit die Möglichkeit eröffnen, Ergebnisse ggf. auch schon in die jeweiligen Planerverträge mit aufzunehmen.