Vorlage (Projekt Rathausneubau Hier: vorübergehende Unterbringung der Dienststellen)

Stadt Brühl öffentliche Vorlage Der Bürgermeister Dienststelle Sachbearbeiter/in Aktenzeichen Datum Vorlagen-Nr. 10/1 Schmutzer 10 60 15 09.06.2017 220/2017 Betreff Projekt Rathausneubau Hier: vorübergehende Unterbringung der Dienststellen Beratungsfolge Hauptausschuss Hauptausschuss Finanzielle Auswirkungen Ja Nein Mittel stehen zur Verfügung bei SK / KST Mittel stehen nicht zur Verfügung Über-/außerplanmäßige Aufwendungen/Auszahlungen Sachkonto / Kostenstelle BGM Zust. Dez. Freytag Zust. Dienststelle Kämmerer RPA Rampe Beschlussentwurf: Der Hauptausschuss nimmt den Bericht des Bürgermeisters zur Kenntnis. Erläuterungen: Nach dem Beschluss des Rates, 1. den denkmalgeschützten Altbau des Rathauses B am Steinweg zu sanieren, 2. den Anbau an Rathaus B abzureißen und 3. einen Neubau zu errichten, wurde verwaltungsintern unmittelbar mit den Planungen zur Umsetzung begonnen. Die derzeitige Planung dieser Baumaßnahmen sieht vor, dass mit dem Abriss Anfang März 2018 begonnen werden soll und dass im 4. Quartal 2020 die Inbetriebnahme des neuen Gebäudes erfolgen kann. Alle derzeit in Rathaus B untergebrachten Dienststellen müssen ausgelagert werden. Konkret bedeutet das: - für derzeit 104 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie 3 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die absehbar im Jahresverlauf neu eingestellt werden, müssen für den gesamten Zeitraum der Baumaßnahme alternative Arbeitsplätze geschaffen werden. - für die Einlagerung von Altakten, die Verlagerung von Fundkeller, insbesondere Fahrräder sowie die Verlagerung von 3 Kellerräumen (Material der Hausmeister) müssen alternative Flächen bereitgestellt werden. Drucksache 220/2017 Seite - 2 – Besondere Anforderungen bestehen in Bezug auf - die Bürgerberatung mit 4 Schalterplätzen, 3 Backofficeplätzen und 1 Azubiplatz, - das Standesamt mit Trauzimmer. Folgende Varianten wurden betrachtet: Nutzung von Räumen in Rathaus A Aufstellen von Containern auf Franziskanerhof Anmietung von Büroflächen im Innenstadtbereich Nutzung städtischer Häuser In insgesamt 6 anzumietenden Objekten zuzüglich zweier derzeit leer stehender städtischer Häuser hätte nicht genug Platz zur Verfügung gestanden, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit einem Arbeitsplatz zu versorgen, so dass an einem neunten Standort Bürocontainer hätten genutzt werden müssen. Zur internen Betreuung des Projektes Rathausneubau habe ich eine Projektgruppe, in die der Personalrat und die Gleichstellungsbeauftragte einbezogen sind, eingesetzt. In der Projektgruppensitzung wurden viele Gestaltungsvarianten andiskutiert. Eine dezentrale kleinräumige Verteilung der Dienststellen aus Rathaus B wurde unter folgenden Aspekten als problematisch angesehen: - Unübersichtlichkeit für den Bürger Viele Wege für viele Dienststellen im Rahmen der notwendigen Zusammenarbeit Räumliche Aufteilung einzelner Fachbereiche Deutlich erhöhter Aufwand für die Postverteilung, längere Postwege, längere Postlaufzeiten Zudem ist die Kostenfrage zu betrachten. Nach derzeitigem Stand wären alleine an Mieten und einmaligen Kosten für Renovierungen und Herrichtungen (z.B. IT-Anbindung an Rathaus A und untereinander) Kosten in Höhe von mindestens 540.000 € entstanden, wobei die Kostenermittlung noch nicht vollständig erfolgt war. Unabhängig der Prüfung der baulichen Zulässigkeit sowie die Einhaltung der Vorschriften in Hinblick auf Abstandsflächen, Rettungswege usw. wurden vom Gebäudemanagement die Kosten für die Umsetzung einer Containeranlage aus Brühl-Ost auf den Franziskanerhof mit ca. 35.000 € ermittelt. Bei doppelstöckiger Nutzung fallen neben den Kosten für das Versetzen Kosten für eine Treppenanlage an, der Gesamtaufwand beläuft sich dann auf ca. 90.000 €. Letztendlich könnten in einer doppelstöckigen Containeranlage auf dem Franziskanerhof ca. 26 Mitarbeiter untergebracht werden, wenn nicht Führungskräften ein „Doppelbüro“ zur alleinigen Nutzung (mit größerem Besprechungstisch) zur Verfügung gestellt wird. Als weiterer Lösungsansatz wurde daher zur Untersuchung beauftragt, lediglich Räume in Rathaus A sowie Mieträume am Janshof und in der Schlossstraße zu nutzen und alle Drucksache 220/2017 Seite - 3 – verbleibenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zentral in der Containeranlage in BrühlOst, Hedwig-Gries-Straße 100, unterzubringen. Nach ausführlicher Diskussion aller Gründe für und wider einer dezentralen oder zentralen Unterbringung als Ausweichstandort wurde der Grundsatzbeschluss getroffen, dass - von einer dezentralen Unterbringung der Dienststellen abgesehen wird, - das Bürgeramt in Rathaus A, Ratssaal und Empore des Ratssaales, untergebracht wird, - für die Politessen und 2 Mitarbeiterinnen der Verkehrsabteilung Büroräume im Haus Janshof 5-7 (oberhalb der AOK) angemietet werden, - freie Büroräume in der Schlossstraße 2 („4. Flügel des Rathauses“, oberhalb der Familien- und Erziehungsberatungsstelle) angemietet werden. - die Unterbringung der Dienststellen aus Rathaus B weitestgehend zentral in der Containeranlage Hedwig-Gries-Straße in Brühl-Ost erfolgen soll. Die Erfordernisse einzelner Dienststellen oder Arbeitsbereiche machen eventuell die Zurverfügungstellung anderweitiger Unterbringungsmöglichkeiten erforderlich. Zudem muss auch eine Einbeziehung einzelner Dienststellen aus Rathaus A in Umzugspläne in Erwägung gezogen werden. Fachbereich 10 befindet sich nun in der Detailplanung. Dazu wird mit allen betroffenen Fachbereichen und Abteilungen beraten, um die Detailfragen der Unterbringung abzuklären. Ziel ist, für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Einschränkungen, die sich ergeben werden, möglichst klein zu halten und eine funktionsfähige Verwaltung für diese Übergangsphase zu gewährleisten. Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wird über die bereits erfolgte Information hinaus im städtischen Intranet eine Kommunikationsplattform geschaffen, über die sie über den Fortgang der Überlegungen zur Unterbringung informieren werden. Das Forum soll auch dazu genutzt werden, alle Ideen und Bemerkungen mitzuteilen. Fachbereich 10 und alle Vorgesetzten sind um jeden Hinweis dankbar, was alles zu berücksichtigen ist, um den Umzug und ein ungestörtes Arbeiten nach dem Umzug zu ermöglichen. Derzeit werden konkret folgende Varianten weiter verfolgt und auf ihre Machbarkeit geprüft: Nutzung von Räumen in Rathaus A Die Dezernentin II (Frau Burkhardt + Sekretariat), FB 80 (Herr Kalle + 1 Mitarbeiter N. N.) sowie eventuell der Personalrat (2 Personen) sollen möglichst in Rathaus A untergebracht werden. Da hier keine nutzbare Raumreserve besteht, bedeutet dies, eine kleine Organisationseinheit aus Rathaus A ausziehen zu lassen oder die Fraktionsräume zu nutzen Vorteil Unterbringung des gesamten Verwaltungsvorstandes in einem Gebäude Unterbringung von FB 80 im zuständigen Dezernat Unterbringung des Personalrates in räumlicher Nähe zu einer großen Anzahl von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Bürgermeister und FB 10. Nachteil Drucksache 220/2017 Seite - 4 – Einbezug weiterer Dienststellen in die Umzüge Fraktionen - müssen sich selbst um die Anmietung von Räumen bemühen, - erhalten außerhalb des Rathauses Büroräume, die von der Stadt angemietet werden, zugewiesen. Die Kosten hierfür hat die Stadt zu tragen. Ratssaal und Empore des Ratssaals werden zur Unterbringung der Bürgerberatung genutzt. Diese Einrichtung muss im Innenstadtbereich verbleiben. Derzeit ergeben sich keine Möglichkeiten, für die Bürgerberatung mit 4 Schalterplätzen, 3 Backofficeplätzen und 1 Azubiplatz sowie 3 weiteren Büroarbeitsplatzen geeignete Räume, etwa ein barrierefreies Ladenlokal, im Innenstadtbereich anzumieten. Fachbereich 13 prüft derzeit, welche Räumlichkeiten für die Durchführung von Ratssitzungen usw. geeignet sind. Vorteil Die meistbesuchte städtische Dienststelle bleibt im Rathaus. Behindertengerechter Zugang Nachteil Wegfall des Ratssaales und der Empore für städtische Veranstaltungen, insbesondere Verlagerung der Sitzungen des Rates und des Jugendhilfeausschusses, themenbezogen auch anderer Ausschüsse für die Dauer von 3 ½ bis 4 Jahren in eine Aula. Ebenso schwierig erscheint die Anmietung eines geeigneten Raumes für das Standesamt mit Trauzimmer und 4 Arbeitsplätzen (FBL 33 + 3 Standesbeamte). Sofern keine andere Möglichkeit gefunden wird kann eine Nutzung des Kapitelsaales als Trauzimmerin Frage kommen. Die erforderlichen Arbeitsplätze müssten in Rathaus A geschaffen werden, wobei sich hier die Fraktionsräume wegen der räumlichen Nähe zu Bürgerberatung im Ratssaal und Trauzimmer im Kapitelsaal anbieten würden. Vorteil Die Nutzung des Kapitelsaals als Trauzimmer und in diesem Zusammenhang 3 der Fraktionsräume zur Unterbringung des Fachbereichsleiters und der 3 Standesbeamten schafft räumliche Nähe zur Bürgerberatung und zum Trauzimmer. Nachteil Für Trauungen im Kapitelsaal wird derzeit eine Gebühr erhoben, Einnahme ca. 12.000 € / Jahr. Auf diese Einnahme muss verzichtet werden, wenn der Kapitelsaal das alleinige Trauzimmer im Rathaus ist. Dem Einnahmeverlust gegengerechnet werden müssten die Kosten, die für die Anmietung geeigneter Räume anfallen würden. Räumliche Einschränkungen für Max-Ernst-Stipendiat, Brühler Markt, Kulturveranstaltungen im Kapitelsaal. Containeranlage in Brühl-Ost, Hedwig-Gries-Straße 100 Eine Wohnanlage in Brühl-Ost besteht aus insgesamt 16 Einzel-Containern, die durch einen Mittelgang miteinander verbunden sind. Davon sind 5 Einzel-Container mit Sondernutzungen belegt: 1x WC-Herren, 1x WC-Damen, 2 Stück als Küche + Aufenthaltsraum, 1x Waschküche, verbleiben 11 Büros. Drucksache 220/2017 Seite - 5 – Die Waschküche kann als Akten- / Lagerraum genutzt werden. Sofern die Waschküche zurückgebaut würde, stehen je Anlage 12 „Büros“ zur Verfügung. Küche und Aufenthaltsraum stehen in zwei gemeinsam genutzten Einzel-Containern zur Verfügung. Der große Aufenthaltsraum könnte auch als Besprechungsraum genutzt werden. Alternativ kann eine Raumtrennung erfolgen, so dass ein weiteres Büro zur Verfügung steht. Die WC-Anlagen beinhalten jeweils 2 Duschen. Deren Rückbau ist nicht erforderlich, da genügend WC’s für Damen und Herren zur Verfügung stehen. Jeder Einzel-Container ist (Innenmaß lt. Hersteller) 5,86 mtr. lang und 2,24 mtr. breit, Grundfläche 13,39 m². Wegen der geringen Breite und unter Berücksichtigung der Arbeitsstättenverordnung ist jeder Einzel-Container nur von 1 MitarbeiterIn nutzbar, wenn auch noch Schränke oder ein Besuchertisch mit unterzubringen sind. Es können variabel Zwischenwände entnommen werden, was auch heute teilweise schon geschehen ist. Zwei Einzel-Container zusammen ergeben (Innenmaß lt. Hersteller) 5,86 mtr. lang und 4,67 breit eine Grundfläche von 27,84 m². In diesen Büros könnten 2 MitarbeiterInnen mit mehreren Schränken oder 3 MitarbeiterInnen mit weniger Schränken untergebracht werden. Um alle MitarbeiterInnen und das notwendige Mobiliar unterzubringen, ist hiervon Gebrauch zu machen. Die derzeit noch zur Unterbringung von Flüchtlingen genutzten Container werden renoviert und mit der notwendigen Technik ausgestattet zur Verfügung gestellt. Über die Nutzungsdauer der Containeranlage fallen jährliche Abschreibungskosten in Höhe von netto 31.538 € (jährliche Abschreibung 80.824 € ./. jährliche Auflösung Sonderposten 49.286 €) an. Zinsaufwendungen sind nicht zu berücksichtigen, da die für den Bau der Containeranlage in Brühl-Ost aufgenommenen Kredite für die Gesamtlaufzeit zinsfrei gewährt wurden. Eine seriöse Kostenschätzung für die Renovierung und Herrichtung der Container (Herausnahme von Zwischenwänden, IT-Verkabelung usw.) ist zum derzeitigen Zeitpunkt nicht möglich.