Vorlage (Verfahren Personaleinstellungen bei der Stadt Brühl Bezug: Anfrage Fraktionsvorsitzender Klug (CDU), HA 3.4.2017)

Stadt Brühl öffentliche Vorlage Der Bürgermeister Dienststelle Sachbearbeiter/in 10/2 Pohl-Theisen Aktenzeichen Datum Vorlagen-Nr. 24.05.2017 201/2017 Betreff Verfahren Personaleinstellungen bei der Stadt Brühl Bezug: Anfrage Fraktionsvorsitzender Klug (CDU), HA 3.4.2017 Beratungsfolge Hauptausschuss Finanzielle Auswirkungen Ja Nein Mittel stehen zur Verfügung bei SK / KST Mittel stehen nicht zur Verfügung Über-/außerplanmäßige Aufwendungen/Auszahlungen Sachkonto / Kostenstelle BGM Zust. Dez. Freytag Zust. Dienststelle Kämmerer RPA Rampe Beschlussentwurf: Der Hauptausschuss nimmt den Bericht des Bürgermeisters zur Kenntnis. Erläuterungen: In der Sitzung des Hauptausschusses am 03.04.2017 bittet die CDU-Fraktion um eine Darstellung des standardisierten Verfahrens bei der Personaleinstellung der Stadt Brühl. Insbesondere richtet sich die Nachfrage darauf, wie die Entscheidungsfindung in der Auswahlkommission stattfindet und ob Situationen denkbar sind, in der sich das höchstrangige Kommissionsmitglied über das mehrheitliche Votum der anderen Kommissionsmitglieder hinweg setzen kann. Der Bürgermeister stellt das Verfahren vor, zunächst am Beispiel der Besetzung von Ausbildungsplätzen bei der Stadt Brühl: 1. Auszubildende Die Stellen der Auszubildenden der Stadt Brühl werden dem Hauptausschuss in einer Anlage zum Stellenplan mitgeteilt. Die Anzahl der Ausbildungsplätze in den unterschiedlichen Ausbildungsberufen richtet sich nach dem für die Zukunft prognostizierten Stellenbedarf. Für die Ausbildungsplätze bei der Stadt Brühl sind Voraussetzungen formuliert, die die Bewerber mitbringen müssen. Diese werden auf der Homepage der Stadt Brühl für die einzelnen Ausbildungsberufe in Kurzinformationen zum Download angeboten. So kann sich beispielsweise nur der interessierte Jugendliche auf einen Ausbildungsplatz Drucksache 201/2017 Seite - 2 – bewerben, dessen schulische Leistungen (kein „Mangelhaft“ im Hauptfach) einem gewissen Mindeststandard entsprechen. Die Möglichkeit zur Ausbildung bei der Stadt Brühl wird auf unterschiedlichen Wegen beworben. Neben einer Veröffentlichung auf der Homepage der Stadt Brühl wird durch die Präsenz der Stadt Brühl auf Ausbildungsmessen und durch Schulbesuche bei den Abschlussklassen der Brühler Schulen die Möglichkeit zur Ausbildung bei der Stadt Brühl vorgestellt. Zahlreiche Schulen veranstalten Ausbildungsmessen, „Expertentage“ oder „Abimessen“, deren Ziel eine Hilfe bei der Entscheidungsfindung der Jugendlichen für die richtige Berufswahl ist. Diese Ausbildungsmessen bieten den Jugendlichen (und den Eltern) die Möglichkeit zur persönlichen Information und Beratung auf kompaktem Raum und in kurzer Zeit. Unternehmen und Bildungsträger stellen an Informationsständen das jeweilige Ausbildungsangebot vor und führen erste Gespräche im Rahmen der Personalwerbung. Die Stadt Brühl nimmt regelmäßig an Veranstaltungen dieser Art teil. Mit einem Informationsstand werden die unterschiedlichen Ausbildungsberufe in der Verwaltung dargestellt und beworben. Die Personalwerbung wird regelmäßig durch Auszubildende der Stadt Brühl freiwillig unterstützt, so dass eine „Kommunikation auf Augenhöhe“ mit den interessierten Jugendlichen ermöglicht wird und ein ungetrübtes und authentisches Bild der Ausbildung bei der Stadt Brühl vermittelt wird. Alle Ausbildungsplätze werden außerdem der Agentur für Arbeit gemeldet und damit bundesweit über die Berufsinformationszentren beworben. Die Jugendlichen werden bei einem Besuch der Berufsinformationszentren gleichzeitig generell über die Ausbildungsberufe im kommunalen Bereich informiert und auf die Möglichkeit zur wohnortnahen Bewerbung um einen Ausbildungsplatz hingewiesen. Außerdem tragen häufig auch Pflichtpraktika und freiwillig geleistete Praktika der Jugendlichen dazu bei, die angebotenen Berufe in der Kommunalverwaltung für sich zu entdecken. Zunächst werden bis zum Bewerbungsschluss alle Bewerbungen auf die entsprechende Stelle gesammelt. Jede einzelne Bewerbung wird dabei auf Vollständigkeit der notwendigen Unterlagen geprüft und einer Bewertung anhand gleichlautender Kriterien unterzogen. Im Falle der Bewerbungen um einen Ausbildungsplatz bei der Stadt Brühl werden in einer ersten Stufe neben einem aussagekräftigen und gut formulierten Bewerbungsschreiben die Schulnoten sowie außerschulische oder ehrenamtliche Aktivitäten bewertet. Zudem werden der schriftliche Ausdruck, die Darstellungsweise, die Rechtschreibung sowie die generelle Aussagekraft der Bewerbung eingeschätzt. Auch erste Erfahrungen im künftigen Arbeitsbereich durch Praktika tragen zu einer positiven Bewertung bei. Unentschuldigte Fehltage, die auf den Zeugnissen festgehalten sind, geben einen Hinweis auf die Zuverlässigkeit des künftigen Auszubildenden. Nach der Prüfung der Bewerbungsunterlagen stellt das Absolvieren eines elektronischen Eignungstests die zweite Stufe des Bewerbungsverfahrens dar. Nicht alle Bewerberinnen und Bewerber können zum elektronischen Testverfahren zugelassen werden. Aus Kostengründen ist es notwendig, eine Vorauswahl der Kandidatinnen und Kandidaten zu treffen, die zum elektronischen Eignungstest eingeladen werden. Die Vorauswahl wird dabei durch die Ausbildungsleitung auf Grundlage eines definierten Kriterienkatalogs getroffen und durch die Abteilungsleitung der Personalabteilung überprüft. Die Stadt Brühl lässt (wie die überwiegende Mehrheit der Kommunen im Rhein-Erft-Kreis und die Städte Köln und Bonn) die Bewerberinnen und Bewerber durch ein unabhängiges Institut mit Hilfe eines elektronischen Eignungstests prüfen. Neben der detaillierten Abfrage von beruflichen Neigungen werden dabei kognitive Fähigkeiten geprüft und in Drucksache 201/2017 Seite - 3 – Relation zu einer gleichaltrigen Vergleichsgruppe mit demselben Bildungsabschluss gesetzt. Das unabhängige Testergebnis des elektronischen Eignungstests dient neben den Bewerbungsunterlagen und den Zeugnissen als wichtiger Indikator zur Einschätzung der Qualifikation und des Potenzials der Bewerber. In der dritten Stufe des Bewerbungsverfahrens werden die geeignetsten Kandidatinnen und Kandidaten zu einem internen Assessment ins Rathaus der Stadt Brühl eingeladen. Das Assessment wird durch die Ausbildungsleitung vorbereitet und organisiert. Es setzt sich aus einer Gruppenarbeit zu einem aktuellen gesellschaftspolitischen Thema, einem Kurzvortrag der Arbeitsergebnisse der Gruppenarbeit sowie einem Einzelgespräch zusammen. Für die Veranstaltung werden zehn Kandidatinnen und Kandidaten pro Ausbildungsgang eingeladen (fünf vormittags und fünf nachmittags). Damit die zur Verfügung stehende Kapazität des Assessments bestmöglich ausgeschöpft werden kann, werden zudem Kandidatinnen und Kandidaten als Nachrücker/innen bestimmt, die dann in kurzer Zeit telefonisch zum Assessment eingeladen werden können, wenn eingeladene Bewerberinnen und Bewerber kurzfristig absagen. Das Assessment für einen Ausbildungsberuf findet an einem Tag statt, um ein klares Bild und eine direkte Vergleichbarkeit über die Leistungen zu gewährleisten. Die gezeigten Leistungen der Kandidatinnen und Kandidaten werden dabei von einer Kommission beurteilt. Der Bewertungskommission unter Leitung des Bürgermeisters gehören regelmäßig ein Mitglied des Personalrats, die Gleichstellungsbeauftragte, ein Mitglied der Jugend- und Auszubildendenvertretung, die Vertrauensperson der schwerbehinderten Menschen im Falle eines schwerbehinderten Teilnehmers, der Fachbereichsleiter 10 bzw. die Abteilungsleiterin 10/2 sowie der Ausbildungsleiter an. Zur Bewertung und zur Dokumentation der gezeigten Leistungen werden im Rahmen dieses standardisierten Assessments Beobachtungsbögen angeboten. Diese Beobachtungsbögen dienen zur Dokumentation des beobachteten Verhaltens in der Gruppenarbeit und im sich anschließenden Kurzvortrag. Die Einzelinterviews, die den Abschluss des Assessments bilden, werden anhand eines Fragebogens geführt, der den direkten Vergleich der Qualität der Antworten der Kandidatinnen und Kandidaten zulässt. Die Fragen für alle Kandidatinnen und Kandidaten sind hierbei gleichlautend. Mithilfe einer vierstufigen Bewertungsskala (sehr ausgeprägt – gut erkennbar – in Ansätzen erkennbar – nicht erkennbar) wird so eine vergleichende Bewertung der Kandidatinnen und Kandidaten möglich. In einem Freitextfeld kann das Mitglied der Bewertungskommission Besonderheiten zur jeweiligen Antwort schriftlich festhalten. Inhaltlich werden im Rahmen des Einzelinterviews Fragen zur bewussten Entscheidung für den Arbeitgeber Stadt Brühl, zur Teamfähigkeit, zur Leistungsbereitschaft, zur Belastbarkeit und zum Umgang mit Stress gestellt. Abschließend wird ein aktuelles tagespolitisches Ereignis detailliert diskutiert, das der Auszubildende in das Gespräch einbringen kann. Die Entscheidungsfindung, welcher Kandidatin bzw. welchem Kandidaten der Ausbildungsplatz letztlich angeboten wird, erfolgt direkt im Nachgang zu den Einzelinterviews aufgrund der gewonnenen Eindrücke. Hierzu nennen alle Mitglieder der Bewertungskommission die aus ihrer Sicht geeignetste Kandidatin bzw. den geeignetsten Kandidaten. Als Grundlage für die Bewertung dienen die Bewertung und die Notizen in den Beobachtungs- und Fragebögen sowie der Gesamteindruck, den die Kandidatin bzw. der Kandidat im Verlauf des Assessments hinterlassen hat. Die letztendliche Entscheidung über die Einstellung trifft der Bürgermeister nach intensiver Beratung mit der Auswahlkommission. Für diese Beratung wird in der Organisation und im Ablauf der Seite - 4 – Drucksache 201/2017 Vorstellungsgespräche ein entsprechendes Entscheidungsfindung geplant. Zeitfenster für die Diskussion und Gemäß § 73 Absatz 2 der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW) ist der Bürgermeister Dienstvorgesetzter der Bediensteten der Gemeinde. Er trifft somit gemäß § 73 Absatz 2 Satz 1 GO NRW die dienstrechtlichen und arbeitsrechtlichen Entscheidungen, womit der Bürgermeister letztendlich die Besetzung der Ausbildungsplätze verantwortet. Sofern der Bürgermeister aus terminlichen Gründen nicht an allen Vorstellungsgesprächen teilnehmen kann, folgt er in diesen Fällen dem Votum der Auswahlkommission. Das durch die Auswahlkommission getroffene Ergebnis des Assessments wird in einer Vorlage an den Personalrat und in einer Vorlage an die Gleichstellungsbeauftragte schriftlich fixiert. Gemäß § 72 Absatz 1 Nummer 1 des Landespersonalvertretungsgesetzes handelt es sich bei der Einstellung von Auszubildenden um eine beteiligungspflichtige Angelegenheit. Der Personalrat hat hier das Recht der uneingeschränkten Mitbestimmung. Der Gleichstellungsbeauftragten wird die Möglichkeit einer Stellungnahme nach dem Landesgleichstellungsgesetz gegeben. Die folgende Aufstellung verdeutlicht den Auswahlprozess durch das mehrstufige Verfahren am Beispiel der Besetzung der Ausbildungsplätze im Einstellungsjahr 2017. (siehe Grafik auf Seite 5) Seite - 5 – Drucksache 201/2017 Legende: Bezeichnung/ Abkürzung Bachelor of Laws Laufbahngruppe 2 Bachelor of Arts Laufbahngruppe 2 Beamtin/Beamter Laufbahngruppe 1 Verwaltungsfachangestellte/r Kaufleute für Büromanagement Bedeutung Dreijähriges duales Studium Bachelor of Laws an der Fachhochschule für öffentliche Verwaltung in Köln im Beamtenverhältnis auf Widerruf im Einstiegsamt 1 der Laufbahngruppe 2 (vormals gehobener Dienst) ab 01.09.2017 Dreijähriges duales Studium Bachelor of Arts (Vertiefung Verwaltungsbetriebswirtschaftslehre) an der Fachhochschule für öffentliche Verwaltung in Köln im Beamtenverhältnis auf Widerruf im Einstiegsamt 1 der Laufbahngruppe 2 (vormals gehobener Dienst) ab 01.09.2017 Zweijährige Ausbildung zur Verwaltungswirtin im Beamtenverhältnis auf Widerruf in der Laufbahngruppe 1 (vormals mittlerer Dienst) ab 01.08.2017 Dreijährige Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten im Angestelltenverhältnis ab dem 01.08.2017 Dreijährige Ausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement im Angestelltenverhältnis. Die Ausbildung kann ab dem Einstellungsjahr 2017 nicht mehr angeboten werden, da das Studieninstitut die Beschulung nicht mehr anbietet. Den geeigneten Bewerberinnen und Bewerbern wurde deshalb eine Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten angeboten. Dieses Jahr werden also folgende Ausbildungsplätze besetzt: Bachelor of Laws Laufbahngruppe 2 1 Bachelor of Arts Laufbahngruppe 2 1 Beamtin/Beamter Laufbahngruppe 1 2 Verwaltungsfachangestellte/r 4 Da das Rheinische Studieninstitut in Köln den erforderlichen Unterricht für die Ausbildung der Kaufleute für Büromanagement in Zukunft ab dem Einstellungsjahr 2017 nicht mehr anbieten wird, wurde die Anzahl der Auszubildenden zur/zum Verwaltungsfachangestellten entsprechend bedarfsgerecht verstärkt. Drucksache 201/2017 Seite - 6 – 2. Verfahren bei Einstellungen Die Besetzung von freien Stellen erfolgt grundsätzlich durch Stellenausschreibungen. Hierbei wird je nach Erfordernis intern und/oder extern ausgeschrieben und/oder auf Initiativbewerbungen zurückgegriffen. Die eingehenden Bewerbungen werden an die jeweiligen Fachbereiche weitergeleitet, die dem Anforderungsprofil entsprechend eine Auswahl der Bewerber/innen treffen, welche zum Vorstellungsgespräch eingeladen werden sollen. Je nach zu besetzender Stelle wird dem Vorstellungsgespräch noch eine zu lösende praktische Aufgabe vorangestellt. Dies kann z.B. die Formulierung eines Antwortschreibens auf einen Beschwerdebrief sein oder eine Pressemitteilung oder im Bereich der Stadtplanung die Vorstellung von Ideen bzgl. einer zu bebauenden Fläche. Die Ergebnisse sind von den Bewerber/innen im Vorstellungsgespräch vorzutragen. Als weiteres Auswahlinstrument wird das am Anforderungsprofil . orientierte Interview eingesetzt. Dieses beinhaltet neben allgemeinen Fragen in Bezug auf die sogenannten softkills fachspezifische Fragen, die mit den jeweiligen Fachbereichen abgestimmt werden. Dieses strukturierte Interview ermöglicht einen Vergleich aller Bewerberinnen und Bewerber. Die Personalauswahlinterviews werden mit der erforderlichen Sorgfalt durchgeführt, um eine möglichst treffsichere Stellenbesetzung zu garantieren. Die Auswahlkommission, in der Regel bestehend aus dem Bürgermeister, Vertretern der Personalabteilung und des Personalrates, der Fachbereiche, der Gleichstellungsbeauftragten und Schwerbehindertenvertretung, spricht vor Durchführung des Interviews ihre Rollenverteilung im Wechsel zwischen Interviewführung und Beobachterrolle untereinander ab. Die konkreten Beobachtungen während des Interviews bzw. der Vorstellung der Arbeitsergebnisse werden von den Beobachtern fortlaufend notiert. Bezüglich der Entscheidungsfindung wird auf die Ausführungen zu Punkt 1 verwiesen.