Vorlage (Entwurf Aufforderung_VgV-Bruehl)

Architekten VgV-Verfahren »Rathaus Steinweg und Janshof« in Brühl Information zum aktuellen Sachstand des anstehenden Verhandlungsverfahren Aufforderung zur Abgabe eines ersten indikativen Angebotes Sehr geehrte Damen und Herren, wir nehmen Bezug auf den durchgeführten Planungswettbewerb und gratulieren zu dem Preis im Wettbewerb. Der zweite Schritt der Vergabe, das Verhandlungsverfahren nach VgV soll nun beginnen. Die zuständigen Gremien der Stadt Brühl haben hierüber bereits in öffentlicher Sitzung beraten, werden aber erst in Kürze abschließend entscheiden. Wir möchten Sie (als Vertreter der Arbeitsgemeinschaft) aber hiermit bereits vorab über den vorgesehenen Ablauf und Inhalt des Verhandlungsverfahrens informieren. Wir bitten Sie, auf Basis dieses Schreibens bis Donnerstag, 14. September 2017, 12:00 Uhr ein Erstangebot einzureichen. Sie erhalten als Anlage ausführliche Vergabeunterlagen einschließlich Anlagen (Vertragsentwurf und zu erbringende Leistungen erhalten Sie in Kürze) mit der Bitte, diese sorgfältig durchzulesen und bei der Angebotserstellung zu Grunde zu legen. Bitte berücksichtigen Sie, dass die Abgabe der Angebote bei der Stadt Brühl erfolgt. 1. Abgabetermin Ihr Angebot ist unterschrieben einschließlich der in Ziffer 6 geforderten Unterlagen in einem verschlossenen Umschlag bis zum o.g. Termin an die Stadt Brühl zu senden oder dort Mo – Fr von 08:00 – 12:00 Uhr Do von 14:00 – 16:00 Uhr oder nach Terminabsprache persönlich abzugeben bei: Stadt Brühl Zentrale Vergabestelle Steinweg 1 Raum 305/306 50321 Brühl (Maßgeblich ist jeweils der Zeitpunkt der Einreichung der Unterlagen im Original, der Bieter ist für den fristgerechten Eingang verantwortlich). Der Umschlag ist außen mit einem Farbausdruck des beiliegenden Etiketts (Anlage 7), Ihrem Namen (Firma) und Ihrer Anschrift zu kennzeichnen. Eine Übermittlung von Angeboten auf elektronischem Weg oder per Telefax ist nicht zugelassen. Das Angebot des Bieters muss eindeutig, verständlich, plausibel und glaubwürdig die Erfüllung der Anforderungen darlegen. 2. Rückfragen Rückfragen zum Verfahrensablauf oder zu den Inhalten der Verdingungsunterlagen sind, dem betreuenden Büro vor der Abgabe bis Montag, 4. September 2017, 12:00 Uhr schriftlich, per Telefax oder E-Mail an Anke Thormählen (info@post-weltes.de / Fax.: +49 231 55 44 44) zu richten. Enthalten die Ihnen überlassenen Unterlagen nach Ihrer Auffassung Unklarheiten, so weisen Sie uns bitte unverzüglich darauf hin. Die Beantwortung der schriftlichen Rückfragen wird allen Bietern zeitgleich zugeleitet. Sollte in der Zwischenzeit die Weitergabe von Informationen an die Bieter notwendig sein, so werden diese in Form von Bieterschreiben ebenfalls zeitgleich allen Bietern übermittelt. Sie sind bei der Ausarbeitung des Angebots in gleicher Weise zu Grunde zu legen. 170821_ Ent wur f Auf ford eru ng_ Vg VBru ehl 3. Kostenerstattung Eine Erstattung für die Erstellung des Angebots Verhandlungsgesprächen findet nicht statt. und die Teilnahme an den 4. Zuschlagskriterien Maßgeblich für die Angebotswertung und Auftragserteilung sind die in der beiliegenden »Bewertungsmatrix der Zuschlagskriterien« genannten Kriterien (Anlage 1 dieses Schreibens). Die Entscheidung über die Auftragsvergabe erfolgt auf der Grundlage der schriftlichen Angebotsbestandteile und der Verhandlungsgespräche. Für jedes Kriterium werden Punkte vergeben. Die einzelnen Produkte (aus der jeweils erreichten Punktzahl und ihrer Wichtung) werden addiert und ergeben die Gesamtpunktzahl. Der Bieter mit der höchsten Gesamtpunktzahl gilt als derjenige Bieter, der i.S.d. § 127 GWB die bestmögliche Leistung erwarten lässt. Bezüglich der Einzelheiten der Wertungsmethodik wird nochmals auf die anliegende Bewertungsmatrix verwiesen. 2/5 5. Verhandlung Nach Prüfung und Auswertung der Angebote sind Verhandlungsgespräche mit den Bietern am Donnerstag, 21. September 2017 geplant. Wir bitten Sie, den Termin (Donnerstag, 21. September, 14:30 Uhr) vorsorglich frei zu halten. Eine Einladung mit Datum, Uhrzeit und Ortsangaben erhalten Sie in getrennter Post. Sofern nach Prüfung und ggf. durchgeführter Verhandlungsgespräche eine abschließende Wertung der Angebote und der sonstigen Bestandteile anhand der in der Bewertungsmatrix aufgeführten Zuschlagskriterien (siehe Anlage 1) noch nicht möglich ist, behält sich die Auftraggeberin vor, weitere Verhandlungsgespräche zu führen oder die Verhandlungen auf schriftlichem Wege fortzusetzen, ggf. mit einem reduzierten Bieterkreis. Nach Abschluss der Verhandlungen wird den Bietern Gelegenheit gegeben ihr Angebot zu überarbeiten und ein verbindliches, endgültiges Angebot bis zum 04.10.2017 abzugeben. Die Erfüllung des Raumprogramms (siehe Punkt 3.1.1 der Auslobung und Nummer 2a der beiliegenden Nutzerhinweise ist zwingende Voraussetzung für eine Auftragsvergabe! 170821_ Ent wur f Auf ford eru ng_ Vg VBru ehl 6. Einzureichende Unterlagen Mit Ihrem Angebot bis zum 14. September 2017 sind folgende Unterlagen (2-fach in Papierform sowie 2-fach digital auf Datenträger (CD-Rom oder USB-Stick) abzugeben: • • • Unterschriebener Vertragsentwurf inkl. Zustimmung oder Anlage mit Änderungswünschen im Formblatt (ggf. wird der Vertragsentwurf überarbeitet und dann ggf. für das verbindliche Angebot -siehe Ziffer 5- zugrunde gelegt). Mitteilung der Angebotsbindefrist Detaillierte Kostenermittlung auf Grundlage des Entwurfs aus dem Planungswettbewerb (Ausschließlich Neubauteil des Rathauses sowie Freianlagen) sowie Erläuterung zu möglichen Einsparpotentialen, welche die Qualität des Entwurfes nicht einschränken. Die Kostenermittlung (siehe Ziffer 4. der Zuschlagskriterien) wird bis zum Verhandlungsgespräch durch den externen Projektsteuerer geprüft. • Vollständige und unterschriebene Honoraraufstellung Die Bewertung der Honorarangebote (siehe Ziffer 5. der Zuschlagskriterien) erfolgt auf der Basis der geprüften und ggf. angepassten Kostenermittlungen (für das Rathaus Kostengruppe 300 und für die Freiraumplanung Kostengruppe 500) 3/5 • • • Aussagen zu den bzw. Umgang mit den Kritikpunkten aus dem Preisgerichtsprotokoll und den Nutzerhinweisen Konzept zur Arbeitsweise und Projektabwicklung für das Projekt »Rathaus Steinweg und Janshof« mit Erläuterungen zu folgenden Punkten: o Methoden der Terminplanung, Terminüberwachung und Terminsteuerung zur Erlangung von Terminsicherheit und Einhaltung der Terminziele für Planung und Bauausführung, erste Einschätzung zum Zeitbedarf für Planung und Bauausführung o Methoden der Kostenplanung, Kostenüberwachung und Kostensteuerung zur Erlangung von Kostensicherheit und Einhaltung des Kostenziels o Organisation Qualitäts-, Planungs-und Bauüberwachung o Projektorganisation/interne Struktur, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten. Vorstellung des vorgesehenen Projektteams mit Aussagen zu jeweils folgenden Punkten: - Dauer und Art der Berufserfahrung - Persönliche Referenzen und deren Vergleichbarkeit Wir weisen darauf hin, dass es sich um ein speziell für die Stadt Brühl und den hier zu verwenden Auftrag ausgearbeitetes Konzept handeln muss. Allgemeine Erläuterungen zum Planungsbüro sind nicht gewünscht. Zu den Verhandlungsgesprächen am 21. September 2017 sind folgende Unterlagen abzugeben: • Präsentation (2-fach in Papierform sowie 2-fach digital auf Datenträger (CD-Rom oder USB-Stick) 170821_ Ent wur f Auf ford eru ng_ Vg VBru ehl Im Rahmen der Verhandlungsgespräche erhalten die Bieter die Gelegenheit, im Rahmen einer etwa 45-minütigen Präsentation das Büro und das Projektteam einschließlich aller Nachunternehmer und insbesondere die Projektleitung Objektplanung, Freiraumplanung und Bauleitung vorzustellen. Im Anschluss an die Präsentation sollen gegenseitige Fragen beantwortet und der Vertrag verhandelt werden. Die Verhandlungsgespräche sind je Bieter mit 2 Stunden angesetzt. Bitte informieren Sie auch die entsprechenden Mitglieder Ihrer Bietergemeinschaft. Ihrem Angebot sehen wir mit großem Interesse entgegen. Für den mit der Erstellung des Angebots und seiner Bestandteile verbundenen Aufwand möchten wir uns bereits jetzt im Namen der Auftraggeberin herzlich bedanken. Soweit Sie beabsichtigen, kein Angebot einzureichen, bitten wir Sie uns dies schriftlich mitzuteilen. Mit freundlichen Grüßen 4/5 Anlagen 1 2 3 4 5 6 7 Bewertungsmatrix der Zuschlagskriterien Vertragsentwurf mit Leistungsverzeichnis Formblatt zum Honorarangebot Formblatt zum Nachweis der Qualifikation der Mitglieder des Projektteams Formblatt zur Vertragsübereinstimmung oder für Anmerkungen Allgemeine und spezifische Kritikpunkte des Preisgerichts und Nutzerhinweise Etikett zur Kennzeichnung des Umschlags der Angebotsunterlagen 170821_ Ent wur f Auf ford eru ng_ Vg VBru ehl 5/5