Vorlage (Dringlichkeitsentscheidung hier: Überplanmäßige Ausgabe Abstimmungsheft Ratsbürgerentscheid)

Stadt Brühl öffentliche Vorlage Der Bürgermeister Dienststelle Sachbearbeiter/in 13 Müller Aktenzeichen Datum Vorlagen-Nr. 25.05.2016 226/2016 (170/2016) Betreff Dringlichkeitsentscheidung hier: Überplanmäßige Ausgabe Abstimmungsheft Ratsbürgerentscheid Beratungsfolge Hauptausschuss Rat Finanzielle Auswirkungen Ja Nein Mittel stehen zur Verfügung bei SK / KST Mittel stehen nicht zur Verfügung Über-/außerplanmäßige Aufwendungen/Auszahlungen Sachkonto / Kostenstelle BGM Freytag Zust. Dez. Zust. Dienststelle Abt. 10/1 Kämmerer Team Haushalt Müller Erken i.V. Schiffer Jülich Beschlussentwurf: Der Hauptausschuss beschließt im Wege der Dringlichkeit eine überplanmäßige Ausgabe in Höhe von 10.000 € bei Kostenstelle 12 13 00 00, Sachkonten 543100 zur Deckung der Kosten für den Druck des Abstimmungsheftes zum Ratsbürgerentscheid. Deckung: Kostenstelle 11 06 07 00, Sachkonto 529100, Ermächtigungsübertragung von 2015 nach 2016 in Höhe von 10.000 € aus nicht verbrauchten Dienstleistungsaufwendungen zur Vorbereitung des Umbaus von Rathaus B Erläuterungen: In der Ratssitzung am 25.4.2016 wurde bereits über die Bereitstellung überplanmäßiger Mittel in Höhe von 27.000 € zur Durchführung des Ratsbürgerentscheids beschlossen. Hierbei handelte es sich um die Kosten für die Übersendung von Briefwahlunterlagen sowie für Formulare, Stimmzettel und den Einsatz der Wahlvorstände. In der überschläglichen Kostenkalkulation wurde lediglich der Druck und Versandt einer einfachen Wahlbenachrichtigung mit Stimmscheinantrag berücksichtigt worden. Die Kosten für ein 12 seitiges Abstimmungsheft in  bunt  Schriftgröße 12 Pt  geheftet verursacht allerdings höhere Druck- und Kuvertierkosten. Insbesondere fallen aber sehr viel höhere Portokosten an, die für 36.000 Wahlberechtigte zu Buche schlagen. Drucksache 226/2016 Seite - 2 – Über die 27.000 € überplanmäßige Ausgaben hinaus, die in der letzten Ratssitzung beschlossen wurden, werden somit weitere Mittel benötigt. Von der KDVZ, über die der Druck, die Verarbeitung und die Übersendung der Abstimmungsbenachrichtigung und des Abstimmungsheftes erfolgt, konnten uns die voraussichtlichen Kosten bis zur Ratssitzung nicht mitgeteilt werden, da zunächst Angebote eingeholt werden mussten und Absprachen mit der Post hinsichtlich möglicher Rabatte zu treffen waren. Im Übrigen konnte das Abstimmungsheft erst, als sein Inhalt endgültig fest stand, drucktechnisch optimiert werden. Trotz Beibehaltung der gewünschten Schriftgröße konnte Platz eingespart werden, sodass eine portogünstige Lösung erzielt wurde. Der Druck des Abstimmungsheftes erfolgt über die KDVZ beim günstigsten Anbieter. Insgesamt entsteht für Druck und Porto ein Kostenaufwand für ca. 36.000 Wahlberechtigte von etwa 21.000 €. Im Vergleich zu den Kosten für die Übersendung einer einfachen Wahlbenachrichtigung (11.000 €) die in der ursprünglichen Kostenschätzung berücksichtigt wurde, handelt es sich somit um Mehrkosten in Höhe von 10.000 €, die zusätzlich bereitgestellt werden müssen.