Vorlage (Niederschrift der Verbandsversammlung des Zweckverbandes KDVZ am 18.12.2015)

kdvz Rhein-Erft-Rur • Postfach 1566 • 50205 Frechen Kommunale Datenverarbeitungszentrale An die Mitglieder und stellvertretenden Mitglieder der Verbandsversammlung Auskunft erteilt: Herr Köß rkoess@kdvz-frechen.de Tel: 0 22 34 / 18 22 - 512 0 22 34 / 18 22 - 0 Fax: 0 22 34 / 18 22 - 155 Ihr Zeichen - Ihre Nachricht vom Mein Zeichen 00 - 14.2 - GF Datum 06.01.2016 70. Sitzung der Verbandsversammlung des Zweckverbandes Sehr geehrte Damen und Herren, als Anlage erhalten Sie eine Ausfertigung der Niederschrift über die vorbezeichnete Sitzung zu Ihrer Information. Zu Tagesordnungspunkt 70 /3 ist anzumerken, dass aus formalen Gründen die Wahl zum 2. stellvertretenden Vorsitzenden der Verbandsversammlung unwirksam ist. Die Wahl wird daher in der kommenden Sitzung der Verbandsversammlung wiederholt werden. Zur Vermeidung von Irritationen wurde die entsprechende Passage nicht in die Niederschrift aufgenommen. Mit freundlichen Grüßen Stickeler Vorsitzender der Verbandsversammlung Anlagen Kommunal e Datenv erarbeit un gs ze ntr al e Rhein  Erf t  Rur  Bonnstraße 16-18  50226 Frechen Verbandsv orst e he r: Dr. Patrick Lehmann Geschäf tsf ührer: Karl Heinz Wergen Kreissparkasse Köln (BLZ 370 502 99) Kto.-Nr.: 000 000 31 75  BIC: COKSDE33  IBAN: DE19370502990000003175 USt.-ID: DE 123497162 www.kdv z-f rechen.de Seite 2/10 KDVZ Rhein-Erft-Rur Der Verbandsvorsteher 00 – 13 - 11 06.01.2016 NIEDERSCHRIFT über die 70. Sitzung der Verbandsversammlung des Zweckverbandes am 18.12.2015 im großen Sitzungssaal der Stadt Frechen, Rathaus, Johann-Schmitz-Platz 1-3, 50226 Frechen von: bis: Teilnehmer: Entschuldigt: 10:00 Uhr 12:05 Uhr siehe Anlage 1 siehe Anlage 2 Öffentlicher Teil TOP 70 \1 Eröffnung der Sitzung durch den 1. stellvertretenden Vorsitzenden der Verbandsversammlung Herr Ludes begrüßt die Anwesenden und wünscht den Teilnehmern einen guten Verlauf der Veranstaltung. TOP 70 \2 Feststellung der Beschlussfähigkeit Herr Ludes stellt die form- und fristgerechte Einladung zur Verbandsversammlung fest. Die Veröffentlichung erfolgte im Amtsblatt für den Regierungsbezirk Köln Nr. 50 am 14.12.2015. Weiterhin stellt er die Beschlussfähigkeit fest. TOP 70 \3 Wahl des Vorsitzenden der Verbandsversammlung Vorlagen-Nr.: 22/2015 Herr Eskes schlägt Herrn Stickeler, Kreis Euskirchen, für das Amt des Vorsitzenden der Verbandsversammlung vor. Da keine weiteren Vorschläge zur Wahl erfolgen, fasst die Verbandsversammlung einstimmig bei einer Enthaltung folgenden Beschluss: Beschluss: Die Verbandsversammlung wählt Herrn Stickeler zum Vorsitzenden der Verbandsversammlung. Seite 3/10 TOP 70 \4 Einführung und Verpflichtung der neuen Mitglieder der Verbandsversammlung durch den Vorsitzenden Herr Stickeler dankt den Anwesenden für das Vertrauen und sichert zu, sein Amt zum Wohle des Zweckverbandes und seiner Mitglieder auszuführen. Anschließend übernimmt er die Sitzungsleitung und verpflichtet die anwesenden neuen Mitglieder in der Verbandsversammlung zu gewissenhafter Sacharbeit. TOP 70 \5 Beschlussfassung über die Tagesordnung Herr Stickeler schlägt vor, aus chronologischen Gründen TOP 15 vor TOP 13 zu behandeln. Da keine Einwände vorgebracht werden, beschließt die Verbandsversammlung einstimmig die geänderte Reihenfolge der vorgelegten Tagesordnung. TOP 70 \6 Genehmigung der Niederschrift über die 69. Sitzung der Verbandsversammlung Einwände gegen die Niederschrift werden nicht erhoben, die Verbandsversammlung genehmigt einstimmig die Niederschrift über die 69. Sitzung. TOP 70 \7 Nachwahl eines Mitglieds des Rechnungsprüfungsausschusses Vorlagen-Nr.: 23/2015 Herr Stickeler verweist auf die Vorlage. Herr Wergen ergänzt, dass Herr Buch, Hürtgenwald, seine stellvertretende Mitgliedschaft im Rechnungsprüfungsausschuss aufgeben wolle, so dass in Ergänzung zur Vorlage ebenfalls ein stellvertretendes Mitglied für den Rechnungsprüfungsausschuss zu wählen sei. Herr Buch schlägt daraufhin als Mitglied des Rechnungsprüfungsausschusses Frau Bürgermeisterin Schunck-Zenker, Linnich, sowie als stellvertretendes Mitglied Herrn Bürgermeister Heuser, Niederzier, vor. Da keine weiteren Vorschläge erfolgen, fasst die Verbandsversammlung einstimmig in Abänderung zur Beschlussvorlage folgenden Beschluss: Beschluss: Die Verbandsversammlung wählt Frau Bürgermeisterin Schunck-Zenker, Linnich, zum Mitglied sowie Herrn Bürgermeister Heuser, Niederzier, zum stellvertretenden Mitglied des Rechnungsprüfungsausschusses. Seite 4/10 TOP 70 \8 Wahl des Verbandsvorstehers Vorlagen-Nr.: 24/2015 Herr Stickeler verweist auf die Vorlage und bittet um Vorschläge. Herr Esser, Wesseling, schlägt daraufhin den bislang ersten stellvertretenden Verbandsvorsteher Herrn Dr. Lehmann, Frechen, für das Amt des Verbandsvorstehers der kdvz Rhein-Erft-Rur vor. Weitere Wortmeldungen erfolgen nicht, so dass die Verbandsversammlung einstimmig folgenden Beschluss fasst: Beschluss: Die Verbandsversammlung wählt Herrn Ersten Beigeordneten Dr. Patrick Lehmann, Frechen, zum Verbandsvorsteher des Zweckverbandes Kommunale Datenverarbeitungszentrale Rhein-Erft-Rur. Aufgrund dieser Konstellation ist in Ergänzung zur ursprünglichen Beschlussvorlage der 1. stellvertretende Verbandsvorsteher ebenfalls neu zu wählen. Herr Heuser schlägt für diese Position Herrn Buch, Hürtgenwald, vor. Da keine weiteren Vorschläge zur Wahl erfolgen, fasst die Verbandsversammlung in Ergänzung zum ursprünglichen Beschlussvorschlag einstimmig bei Enthaltung des Betroffenen folgenden Beschluss: Beschluss: Die Verbandsversammlung wählt Herrn Bürgermeister Buch, Hürtgenwald, zum ersten stellvertretenden Verbandsvorsteher des Zweckverbandes Kommunale Datenverarbe itungszentrale Rhein-Erft-Rur. TOP 70 \9 Nachwahl von Mitgliedern und stellvertretenden Mitgliedern des Verwaltungsrates Vorlagen-Nr.: 27/2015 Herr Stickeler verweist auf die Vorlage sowie die ergänzenden Tischvorlagen, DrucksachenNummern 32/2015 und 33/2015. Bezüglich der Vorlage den Kreis Düren betreffend erläutert er, dass die dortige Bürgermeisterkonferenz für den Fall, dass Herr Bürgermeister Buch in den Verbandsvorstand gewählt werde, in Abänderung zur ursprünglichen Benennung vorschlägt, Herrn Bürgermeister Gelhausen, Merzenich, zum Mitglied und als seinen Vertreter Herrn Bürgermeister Dr. Czech, Nörvenich, zu wählen. Ohne weitere Aussprache fasst die Verbandsversammlung zu Drucksachen-Nr. 27/2015 einstimmig bei einer Enthaltung folgenden Beschluss: Beschluss: Die Verbandsversammlung wählt gemäß § 7 Abs. 1 Ziff. 4 der Verbandssatzung auf Vorschlag der Bürgermeisterkonferenz des Kreises Düren: - Herrn Bürgermeister Jürgen Frantzen, Titz, zum Mitglied des Verwaltungsrates und als seinen Stellvertreter Herrn Bürgermeister Joachim Kunth, Vettweiß. - Herrn Bürgermeister Axel Fuchs, Jülich, zum Mitglied des Verwaltungsrates und als seine Stellvertreterin Frau Bürgermeisterin Marion Schunck-Zenker, Linnich. - Herrn Bürgermeister Jörn Langefeld, Inden, zum Mitglied des Verwaltungsrates. Seite 5/10 - Herrn Bürgermeister Georg Gelhausen, Merzenich, zum Stellvertreter von Herrn Bürgermeister Buch, Hürtgenwald. Zu Drucksachen-Nr. 32/2015 wird einstimmig folgender Beschluss gefasst: Beschluss: Die Verbandsversammlung wählt gemäß § 7 Abs. 1 Ziff. 4 der Verbandssatzung auf Vorschlag der Bürgermeisterinnen und Bürgermeister im Kreis Euskirchen: - Herrn Bürgermeister Ulf Hürtgen, Zülpich, zum Mitglied des Verwaltungsrates sowie als stellvertretendes Mitglied den zukünftigen Beigeordneten der Stadt Zülpich. - Frau Bürgermeisterin Sabine Preiser-Marian, Bad Münstereifel, zum Mitglied des Verwaltungsrates. - Frau Bürgermeisterin Anne Horst, Weilerswist, zum Mitglied des Verwaltungsrates. Zu Drucksachen-Nr. 33/2015 fasst die Verbandsversammlung ebenfalls einstimmig folgenden Beschluss: Beschluss: Die Verbandsversammlung wählt gemäß § 7 Abs. 1 Ziff. 4 der Verbandssatzung auf Vorschlag der Bürgermeisterinnen und Bürgermeister im Rhein-Erft-Kreis: - Herrn Bürgermeister Dieter Spürck, Kerpen, zum Mitglied des Verwaltungsrates sowie als stellvertretendes Mitglied Herrn Bürgermeister Andreas Heller, Elsdorf. - Herrn Bürgermeister Dirk Breuer, Hürth, zum stellvertretenden Mitglied von Herrn Ludes, Bergheim. TOP 70 \10 Feststellung des Jahresabschlusses 2014 zum 31.12.2014 1. Bericht der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KONLUS GmbH über die Prüfung des Jahresabschlusses 2014 2. Bericht des stellv. Vorsitzenden des Rechnungsprüfungsausschusses über die Prüfung des Jahresabschlusses 2014 3. Feststellung des Jahresabschlusses 2014 Vorlagen-Nr.: 28/2015 Herr Stickeler begrüßt Herrn Neu von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KONLUS GmbH, der anschließend seinen Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses der kdvz Rhein-Erft-Rur für das Wirtschaftsjahr 2014 mit der Aussage zusammenfasst, dass dem Verband ein uneingeschränktes Testat erteilt werden konnte (Anlage 3). Es gab keine Beanstandungen. Im Anschluss fragt Herr Fuchs, Hürth, ob sich nicht der Umstand, dass mehr Leistungen eingekauft und Anwendungen von anderen Rechenzentren für den Verband betrieben würden, im Verhältnis von Material- zu Personalaufwand niederschlagen müsste. Herr Neu bejaht dies grundsätzlich für die bilanzielle Betrachtung. Herr Wergen ergänzt hierzu, dass sich der Perso- Seite 6/10 naleinsatz verlagere – zum einen würden ja seitens der kdvz ebenfalls Leistungen für andere Datenzentralen erbracht, zum anderen bringe die Generierung neuer Geschäftsfelder ebenfalls eine Verlagerung des Personaleinsatzes mit sich. Im Anschluss an die Wortbeiträge verweist Herr Grebe, Rhein-Erft-Kreis, als stellv. Vorsitzender des Rechnungsprüfungsausschusses auf die Beschlussempfehlung des Gremiums an die Verbandsversammlung. Ohne weitere Aussprache fasst die Verbandsversammlung daraufhin einstimmig folgenden Beschluss: Beschluss: Die Verbandsversammlung stellt gem. § 26 (3) EigVO den Jahresabschluss und den Lagebericht zum 31.12.2014 fest und erteilt dem Verwaltungsrat und dem Verbandsvorsteher vorbehaltlos Entlastung für das Wirtschaftsjahr 2014. TOP 70 \11 Verlängerung der Kreditierung von langfristigen Forderungen gegenüber Verbandsmitgliedern (Ausgleich des nicht durch Eigenkapital gedeckten Fehlbetrages aus der Eröffnungsbilanz zum 01.01.2004) und Verwendung des einmaligen Ausgleichsbetrages der Rheinischen Versorgungskasse (RVK) in Höhe von 587.487,01 € Vorlagen-Nr.: 29/2015 Herr Stickeler verweist auf die Vorlage. Ohne weitere Aussprache fasst die Verbandsversammlung einstimmig folgenden Beschluss: Beschluss: Der von der Rheinischen Versorgungskasse (RVK) gewährte Ausgleichsbetrag in Höhe von 587.487,01 € wird in voller Höhe nicht an die Verbandsmitglieder ausgezahlt, sondern mit den langfristigen Forderungen gegenüber Verbandsmitgliedern, die sich aus der Übernahme des „nicht durch Eigenkapital gedeckten Fehlbetrages“ aus der Eröffnungsbilanz zum 01.01.2004 ergeben, verrechnet. Die Verrechnung erfolgt auf der Grundlage der Verteilung des nicht durch Eigenkapital gedeckten Fehlbetrages. Die Fälligkeit der dann verbleibenden Zahlungen zum Ausgleich der langfristigen Forderungen gegenüber Verbandsmitgliedern wird auf den 31.12.2016 festgesetzt. Eine Verzinsung dieser langfristigen Forderungen soll nicht erfolgen. TOP 70 \12 Bestellung eines Wirtschaftsprüfers zur Prüfung des Jahresabschlusses 2015 des Zweckverbandes kdvz Rhein-Erft-Rur Vorlagen-Nr.: 19/2015 Herr Stickeler verweist auf die Vorlage. Ohne weitere Aussprache fasst die Verbandsversammlung einstimmig folgenden Beschluss: Seite 7/10 Beschluss: Die Verbandsversammlung beauftragt die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KONLUS GmbH mit der Prüfung des Jahresabschlusses 2015 des Zweckverbandes. TOP 70 \15 Änderung Stellenplan 2015 Vorlagen-Nr.: 26/2015 Herr Stickeler macht darauf aufmerksam, dass dieser TOP wie zuvor vereinbart vorgezogen werde. Da keine Wortmeldungen vorliegen, fasst die Verbandsversammlung einstimmig folgenden Beschluss: Beschluss: Die Verbandsversammlung beschließt den Stellenplan 2015 zu ändern und die Stelle des Geschäftsführers in die BesGr. B2 anzuheben. TOP 70 \13 Beratung und Verabschiedung des Wirtschaftsplans 2016 Vorlagen-Nr.: 30/2015 Herr Stickeler macht zu Beginn darauf aufmerksam, dass der letzte Absatz des Beschlussvorschlags zu streichen, da er irrelevant sei, und gibt anschließend dem Geschäftsführer der kdvz Rhein-Erft-Rur Herrn Wergen die Gelegenheit für eine Bilanz des laufenden Jahres sowie einen Ausblick auf die wesentlichen Handlungsfelder der kdvz in 2016 (Anlage 4). Auf Nachfrage von Herrn Frütel, Elsdorf, erläutert Herr Wergen, dass sich der KDN – Dachverband kommunaler IT-Dienstleister – des Themas „Flüchtlinge“ kurzfristig annehmen und über eigene Arbeitskreise gebündelt angehen werde. Herr Fuchs erkundigt sich, wann in den Projekten „Business Intelligence“ (BI) und „OpenData“ mit Ergebnissen zu rechnen sei und ob beide Themen nicht u. U. einheitlich zu sehen seien bzw. sich inhaltlich stark ähnelten. Herr Wergen stellt hierzu dar, dass es sich beim Thema BI eher um die Veredelung von vorhandenem Datenmaterial handele, z. B. Kennzahlen in der Finanzwirtschaft, während es bei OpenData zunächst um die Bereitstellung von Rohdaten, bspw. aus dem Einwohner- oder Sozialbereich, gehe. Sofern sich in der Projektarbeit Parallelen zeigten, würden diese Entwicklungen natürlich aufgegriffen um Doppelarbeiten zu vermeiden. Weitere Wortmeldungen gibt es nicht, die Verbandsversammlung fasst einstimmig folgenden Beschluss: Beschluss: 1. Die Verbandsversammlung beschließt den Wirtschaftsplan 2016. 2. Die Verbandsversammlung beschließt den Stellenplan 2016. 3. Die Verbandsversammlung setzt die Vorauszahlungen auf die Umlage 2016 nach § 19 GkG fest. 4. Mehrauszahlungen für Einzelvorhaben im Vermögensplan bedürfen der Zustimmung der Verbandsversammlung, wenn sie 25.000 € überschreiten und keine Deckungsmöglichkeit im Vermögensplan besteht. Seite 8/10 TOP 70 \14 Leistungsorientierte Bezahlung der Beschäftigten der kdvz Rhein-Erft-Rur Einbeziehung der Beamtinnen/Beamten Vorlagen-Nr.: 25/2015 Herr Stickeler verweist auf die Vorlage. Ohne weitere Aussprache fasst die Verbandsversammlung einstimmig bei einer Enthaltung folgenden Beschluss: Beschluss: Die Beamtinnen und Beamten der kdvz Rhein-Erft-Rur werden, beginnend mit dem Bewertungszeitraum 2015/2016, in das System der leistungsorientierten Bezahlung (LOB) einbezogen. Ein Budget in analoger Anwendung zu der Gruppe der tariflich Beschäftigten wird jährlich im Wirtschaftsplan bereitgestellt. TOP 70 \16 Mitteilungen des Verbandsvorstehers Mitteilungen liegen nicht vor, Herr Dr. Lehmann nutzt die Gelegenheit sich für das Vertrauen der Verbandsmitglieder bzgl. seiner Wahl zum Verbandsvorsteher des Zweckverbandes kdvz Rhein-Erft-Rur zu bedanken. TOP 70 \17 Anregungen und Anfragen Anregungen bzw. Anfragen liegen nicht vor. Stickeler Vorsitzender der Verbandsversammlung Anlagen Köß Schriftführer Seite 9/10 Anlage 1 Adams, Johannes (2. Stellv. Verbandsvorsteher) Adams, Katharina (Mitglied (Stadt Linnich)) Arenz, Benno (stellv. Mitglied (Stadt Erftstadt)) Boje, Peter (stellv. Mitglied (Stadt Heimbach)) Buch, Axel (Mitglied (Gemeinde Hürtgenwald)) Dresen, Willi (Mitglied (Stadt Frechen)) Eskes, Alexander (Mitglied (Gemeinde Weilerswist)) Esser, Erwin (Mitglied (Stadt Wesseling)) Etten, Helmut (Mitglied (Gemeinde Dahlem)) Frütel, Werner (Mitglied (Stadt Elsdorf)) Fuchs, Carol (stellv. Mitglied (Stadt Hürth)) Gelhausen, Georg (Mitglied (Gemeinde Merzenich)) Grebe, Karl-Heinz (Mitglied (Rhein-Erft-Kreis)) Heuser, Hermann (Mitglied (Gemeinde Niederzier)) Kunth, Joachim (Mitglied (Gemeinde Vettweiß)) Dr. Lehmann, Patrick (Verbandsvorsteher) Löfgen, Timo (Mitglied (Gemeinde Langerwehe)) Ludes, Peter-Hans (Mitglied (Stadt Bergheim)) Piehler, Alfred (stellv. Mitglied (Gemeinde Nettersheim)) Preiser-Marian, Sabine (Mitglied (Stadt Bad Münstereifel)) Radermacher, Herbert (Mitglied (Gemeinde Kall)) Regh, Pia (Mitglied (Stadt Brühl)) Reuter, Vanessa (stellv. Mitglied (Stadt Nideggen)) Scharmach, Sascha (stellv. Mitglied (Stadt Zülpich)) Schmitz, Maria (Mitglied (Stadt Pulheim)) Schulten, Hans-Josef (Mitglied (Gemeinde Inden)) Dr. Schumacher, Helmut (Mitglied (Stadt Jülich)) Prof. Dr. Steffens, Karl-Georg (Mitglied (Gemeinde Kreuzau)) Stickeler, Karsten (Mitglied (Kreis Euskirchen)) Wassenhoven, Horst (stellv. Mitglied (Gemeinde Aldenhoven)) kdvz Wergen, Karl Heinz (Geschäftsführer (kdvz)) Köß, Roland (Schriftführer (kdvz)) Flohe, Anne-Marie (RPA (kdvz)) Franken, Klaus (Z-RE (kdvz)) Gäste Prof. Dr. Hertwig, CBH Rechtsanwälte Herr Neu, Konlus GmbH Seite 10/10 Anlage 2 Canzler, Christian (stellv. Mitglied (Gemeinde Titz)) Claßen, Ralf (Mitglied (Gemeinde Aldenhoven)) Cremer, Peter (Mitglied (Stadt Heimbach)) Dr. Czech, Timo (stellv. Mitglied (Gemeinde Nörvenich)) Erner, Volker (Mitglied (Stadt Erftstadt)) Frantzen, Jürgen (Mitglied (Gemeinde Titz)) Huppertz, Michael (stellv. Mitglied (Gemeinde Hellenthal)) Merx, Stefan (stellv. Mitglied (Stadt Bedburg)) Nitsche, Rudolf (Mitglied (Stadt Bedburg)) Paffenholz, Uwe (stellv. Mitglied (Stadt Kerpen)) Pracht, Wilfried (Mitglied (Gemeinde Nettersheim)) Ripp, Klaus (Mitglied (Stadt Kerpen)) Schauf, Wolfgang (Mitglied (Gemeinde Nörvenich)) Schmunkamp, Marco (Mitglied (Stadt Nideggen)) Westerburg, Rudolf (Mitglied (Gemeinde Hellenthal)) Westphal, Raimund (Mitglied (Stadt Hürth)) Wolter, Leo (Mitglied (Stadt Zülpich)) Verbandsversammlung 18. Dezember 2015 Kommunale Datenverarbeitungszentrale Rhein-Erft-Rur Inhalt 1. Auftrag und Prüfung 2. Vermögens- und Finanzlage 3. Pensionsrückstellungen 4. Ertragslage der Gesellschaft 5. Jahresabschlussanalyse 6. IKS-Prüfung 7. Wesentliche Prüfungsaussagen © KONLUS 2 Auftrag und Prüfung Wir haben eine Prüfung zum 31. Dezember 2014 unter Beachtung deutscher Prüfungsstandards durchgeführt. Die Prüfung wurde unter Anwendung des risikoorientierten Prüfungsansatzes vorgenommen. Folgende Prüfungsschwerpunkte wurden festgelegt:  Forderungen und Verbindlichkeiten gegen Verbandsmitglieder  Pensionsrückstellungen  Sonstige Rückstellungen  Buchführungsprozess  IT-System. © KONLUS 3 Inhalt 1. Auftrag und Prüfung 2. Vermögens- und Finanzlage 3. Pensionsrückstellungen 4. Ertragslage der Gesellschaft 5. Jahresabschlussanalyse 6. IKS-Prüfung 7. Wesentliche Prüfungsaussagen © KONLUS 4 Forderungen gegen Mitglieder deutlich erhöht! 2014 2013 Verände- TEUR TEUR rung % 2.009,8 2.130,6 - 5,7 Sachanlagen 3.335,0 3.495,2 - 4,6 Finanzanlagen 9.181,2 8.364,6 + 9,8 5.653,0 4.863,7 + 16,2 Aktivposten Immaterielles Anlagevermögen Forderungen gegen Verbandsmitglieder davon aus Eröffnungsbilanz Liquide Mittel 3.126,0 3.978,0 - 21,42 1.016,8 1.006,8 + 1,0 Sonstige Aktiva 269,2 258,9 + 4,0 Bilanzsumme 21.465,0 20.119,8 + 6,7 © KONLUS Erhöhung Wertpapiere zur Sicherung der Beamtenpensionen! Deutlicher Anstieg Forderungen gegen Verbandsmitglieder trotz Rückgang der Forderungen aus der Eröffnungsbilanz! Grund: Forderungen gegen austrittswillige Verbandsmitglieder wegen anhängigen Verfahren noch nicht beglichen! 5 Finanzanlagen stetig ansteigend! Entwicklung Aktiva im Zeitverlauf 10.000,0 Immaterielles Anlagevermögen Sachanlagen 8.000,0 6.000,0 Finanzanlagen 4.000,0 Forderungen Verbandsmitglieder Liquide Mittel 2.000,0 0,0 2010 2011 2012 2013 2014 Sonstige Aktiva Finanzanlagen stetig ansteigend (pro Jahr mehr als 6%) Rückgang des Anlagevermögens (- 11% in 5 Jahren) © KONLUS Forderungen gegen Verbandsmitglieder (+ 35% in 5 Jahren) 6 Sonstige Rückstellungen deutlich erhöht! Passivposten Eigenkapital Rückstellungen für Pensionen Sonstige Rückstellungen Verbindlichkeiten ggü. Kreditinstituten Verbindlichkeiten ggü. Verbandsmitgliedern Sonstige Passiva Bilanzsumme © KONLUS 2014 2013 Verände- TEUR TEUR rung % 0,0 0,0 0,0 15.122,3 14.408,9 + 5,0 3.837,6 2.943,8 + 30,4 1.671,8 1.837,8 - 9,9 605,2 528,9 + 14,4 228,1 400,3 - 43,0 21.465,0 20.119,8 + 6,7 Anstieg der sonstigen Rückstellungen v.a.: durch Abdeckung des Risikos aus den anhängigen Verfahren gegen die austrittswilligen Verbandsmitglieder!  Zuführung Drohverlustrückstellung: TEUR 969,6 Sonstige Passiva durch Reduzierung der Lieferverbindlichkeiten stark rückläufig! 7 Verbindlichkeiten Kreditinstitute stark rückläufig! 4.000,0 Entwicklung Passiva (ohne Pensionsrückstellung) Eigenkapital 3.000,0 Sonstige Rückstellungen 2.000,0 Verbindlichkeiten Kreditinstitute Verbindlichkeiten Verbandsmitglieder Sonstige Passiva 1.000,0 0,0 2010 2011 2012 2013 2014 Drohverlustrückstellung (erstmals 2013) bedingt Erhöhung der sonstigen Rückstellungen (TEUR 1.987,8)! Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten stark rückläufig (- 48% in 5 Jahren)! © KONLUS 8 Inhalt 1. Auftrag und Prüfung 2. Vermögens- und Finanzlage 3. Pensionsrückstellungen 4. Ertragslage der Gesellschaft 5. Jahresabschlussanalyse 6. IKS-Prüfung 7. Wesentliche Prüfungsaussagen © KONLUS 9 Weiterhin Unterdeckung der Pensionsrückstellung! 2014 2013 2012 2011 2010 20 7 19 7 20 6 25 0 26 0 Invalide Rentner(in) Waisen 5 7 1 6 7 1 6 6 1 4 4 1 5 3 1 Witwe(r) 2 2 2 2 2 gesamt 42 42 41 36 37 15.122,3 14.408,9 13.636,5 13.102,5 11.383,0 Finanzanlagen (TEUR) 9.181,2 8.364,6 8.364,6 7.499,4 6.968,7 „Deckungslücke“ (TEUR) 5.941,1 6.044,3 5.271,9 5.603,1 4.414,3 Netto-Forderungen gegenüber Verbandsmitgliedern** 3.060,0 3.316,6 4.313,8 3.934,2 3.378,2 Aktive Beamte Ehemalige Aktive* Pensionsrückstellung (TEUR) © KONLUS * Ehemalige Beamte, welche zu einem anderen Dienstherrn gewechselt haben ** Forderungen abzüglich Verbindlichkeiten und Drohverlustrückstellung 10 Weiterhin Unterdeckung der Pensionsrückstellung! „Unterdeckung“ 16.000,0 14.000,0 12.000,0 10.000,0 8.000,0 6.000,0 Pensionsverbindlichkeit Finanzanlagevermögen 2010 2011 2012 2013 2014 Wertpapiere + NettoFord. + Liquide Mittel Anstieg der Pensionsrückstellungen: + 33% in 5 Jahren Analog dazu Anstieg der Finanzanlagen: + 32% in 5 Jahren Weiterhin Unterdeckung der Pensionsrückstellungen von z.Zt. TEUR 5.941 (Pensionsverbindlichkeiten > Wertpapiere) © KONLUS Aber: Unter Berücksichtigung der Netto-Forderungen (Forderungen abzgl. Verbindlichkeiten und Drohverlustrückstellung) gegen die Verbandsmitglieder und freier Liquidität ergibt sich eine Unterdeckung von TEUR 1.864,3 11 Pensionsrückstellung bestimmt Bilanz! 18% Passiva Aktiva 1% 1% 25% 43% 8% 70% 3% © KONLUS 5% 26% Pensionsrückstellungen Finanzanlagen Verb. Verbandsmitglieder Forderungen Verbandsmitglieder Verb. Kreditinstitute Liquide Mittel Sonstige Rückstellungen Sachanlagen Sonstige Verbindlichkeiten Sonstige Vermögensgegenstände 12 Rechtliche Unterschiede wirken sich massiv aus! Sachverhalt HGB GemHVO NRW Abzinsung von (Pensions-) § 253 Abs. 2 S. 1 HGB Rückstellungen • Abzinsungsgebot • Abzinsungsgebot • Zinssatz (bei Pensions • Zinssatz: 5% § 36 Abs. 1, 2 GemHVO RSt): durchschnittlicher Marktzinssatz bei Restlaufzeit 15 Jahre • 12/2013: 4,88% • 10/2014: 4,62% • 09/2015: 4,07% Veränderung des Zinssatzes um 1%punkt führt zu einer ca. 20% höheren Rückstellung © KONLUS 13 Rechtliche Unterschiede wirken sich massiv aus! Sachverhalt HGB GemHVO NRW Berücksichtigung von Gebot der Berücksichtigung Verbot der Berücksichtigung künftigen Preis- und von z.B. zukünftige Gehalts- von Preis- und Kostenänderungen bei der und Rentensteigerungen Kostenänderungen Rückstellungsbewertung Ein Gehaltstrend von 2% führt zu einer ca. 40%-60% höheren Rückstellung Saldierung von § 246 Abs. 2 S. 2 HGB Pensionsrückstellung und • (Finanzanlage-) Vermögen © KONLUS Gebot, bei bestimmten § 41 Abs. 2 GemHVO • Saldierungsverbot Voraussetzungen 14 Inhalt 1. Auftrag und Prüfung 2. Vermögens- und Finanzlage 3. Pensionsrückstellungen 4. Ertragslage der Gesellschaft 5. Jahresabschlussanalyse 6. IKS-Prüfung 7. Wesentliche Prüfungsaussagen © KONLUS 15 Höhere Umsätze mit Nichtmitgliedern! Kennzahl Umsatzerlöse 2014 2013 Verände- TEUR TEUR rung % 13.377,8 13.528,5 - 1,1 12.342,3 12.943,9 - 4,7 469,7 316,2 + 48,6 565,8 268,4 + 110,8 735,4 400,8 + 83,5 - davon Zuwendungen und allg. Umlagen - davon Entgelte Nichtmitglieder - davon Kostenerstattungen und Kostenumlagen Sonstige betriebliche Erträge Zinserträge 20,2 0,0 Rückgang der Umsätze mit Verbandsmitgliedern konnte durch Ausbau der Leistungen gegenüber Nichtmitgliedern und durch höhere Kostenerstattungen teilweise ausgeglichen werden!  Umsatzerlöse leicht rückläufig Sonstige betriebliche Erträge durch Auflösung von Rückstellungen deutlich erhöht! © KONLUS 16 Verringerte Personal- und Fremdleistungskosten! Kennzahl 2014 2013 Verände- TEUR TEUR rung % Materialaufwand 916,7 1.174,4 - 21,9 Personalaufwand 6.642,6 6.747,4 - 1,6 955,9 834,3 + 14,6 5.571,0 5.091,4 + 9,4 45,7 80,8 - 43,4 0,0 0,0 0,0 Abschreibungen Sonstige betriebliche Aufwendungen Zinsaufwand Jahresüberschuss © KONLUS Materialaufwand / Fremdleistungen durch günstigere Konditionen überproportional stark rückläufig! Personalaufwand konnte leicht verringert werden! Sonstige betriebliche Aufwendungen beeinflusst durch Rückstellungsbildung (vgl. sonst. betr. Erträge)! 17 Entwicklung Ertragslage im Zeitverlauf! 16.000,0 Umsatzerlöse leicht rückläufig: (- 11% in 5 Jahren) 14.000,0 12.000,0 Fremdleistungen überproportional stark rückläufig: (- 30% in 5 Jahren)! 10.000,0 8.000,0 6.000,0 Personalaufwand im 5Jahresvergleich leicht erhöht (+ 2%), jedoch teilweise mit erheblichen Schwankungen! 4.000,0 2.000,0 0,0 UE © KONLUS 2010 2011 2012 SbE MA PA 2013 Afa 2014 SbA UE SbE MA PA AfA SbA = = = = = = Umsatzerlöse Sonstige betriebliche Erträge Materialaufwand Personalaufwand Absetzung für Abnutzung (Abschreibungen) Sonstige betriebliche Aufwendungen 18 Inhalt 1. Auftrag und Prüfung 2. Vermögens- und Finanzlage 3. Pensionsrückstellungen 4. Ertragslage der Gesellschaft 5. Jahresabschlussanalyse 6. IKS-Prüfung 7. Wesentliche Prüfungsaussagen © KONLUS 19 Personalkosten mit Fixkostencharakter! Kennzahl (%) Materialquote (Materialk. / Umsatzerlöse) Personalquote (Personalk. / Umsatzerlöse) 2014 2013 2012 2011 2010 6,9 8,7 8,5 11,0 8,7 49,7 49,9 43,9 47,9 43,7 Materialquote / Fremdleistungsquote stark rückläufig! Personalaufwandsquote mit erheblichen Schwankungen (44% - 50%)! Ursache: Großteil des Personals nicht variabel (öffentlicher Dienst)! Folge: Anpassung an Absatzmarkt nur bedingt möglich! © KONLUS 20 Quote sonstige betriebliche Aufwendungen erhöht! Kennzahl (%) 2014 2013 2012 2011 2010 41,6 37,6 36,6 34,1 38,0 17,9 14,8 30,7 21,7 23,0 Quote sonst. betr. Aufwendungen (Sonstige betriebliche Aufwendungen / Umsatzerlöse) Abschreibungsquote (Abschreibungen / Buchwert Sach-Anlagevermögen) Quote sonstige betriebliche Aufwendungen: Anstieg durch Rückstellungsbildung für Risiken im Zhg. mit der Nachlizensierung der Software Microsoft! Sonderabschreibung auf Lizenzen in 2012 führten zu außergewöhnlich hoher Abschreibungsquote! © KONLUS 21 Cashflow aus lfd. Geschäftstätigkeit ausreichend! Kennzahl (TEUR) Cashflow aus laufender Geschäftstätigkeit Cashflow aus der Investitionstätigkeit Cashflow aus der Finanzierungstätigkeit 2014 2013 2012 2011 2010 1.667,7 2.329,4 2.072,2 2.800,3 3.118,7 - 1.630,8 - 2.130,3 - 3.553,1 - 1.491,7 - 1.109,0 - 166,0 - 238,5 - 436,8 - 687,8 - 611,2 10,0 981,9 4,6 - 17,8 - 1.045,6 Zahlungswirksame Veränderung des Finanzmittelbestands Cashflow aus lfd. Geschäftstätigkeit rückläufig, aber ausreichend, um Investitionen und Tilgungen zu decken! Zahlungsmittelwirksame Veränderung in 2014 weiterhin positiv (2010 und 2011 negativ)! © KONLUS 22 Neuinvestitionen geringer als Abschreibungen! 1800 Entwicklung Investitionen und Abschreibungen 1600 Investitionen in das Sachanlagevermögen 1400 1200 Abschreibungen 1000 800 600 2010 2011 2012 2013 2014 Neuinvestitionen geringer als Abschreibungen Investitionen in Sachanlagevermögen 2010 – 2014: TEUR 5.404,4 Abschreibungen Sachanlagevermögen 2010 – 2014: TEUR 6.186,7 Grund: Sonderabschreibung in 2012! © KONLUS 23 Inhalt 1. Auftrag und Prüfung 2. Vermögens- und Finanzlage 3. Pensionsrückstellungen 4. Ertragslage der Gesellschaft 5. Jahresabschlussanalyse 6. IKS-Prüfung 7. Wesentliche Prüfungsaussagen © KONLUS 24 IKS-Prüfung Wir haben eine Prüfung des dienstleistungsbezogenen internen Kontrollsystems innerhalb des Rechenzentrumsbetriebs für den Zeitraum 01.01.2014 bis 31.12.2014 durchgeführt. Die Prüfung wurde unter Beachtung des IDW Prüfungsstandards „Die Prüfung des internen Kontrollsystems beim Dienstleistungsunternehmen für auf das Dienstleistungsunternehmen ausgelagerte Funktion (IDW PS 951)“ vorgenommen. Die Untersuchungen beschränkten sich auf die Rechenzentrumsdienstleistungen der kdvz, welche Kundenorganisationen zur Verfügung gestellt werden. © KONLUS 25 IKS-Prüfung Folgende Kontrollen wurden geprüft: Generelle IT-Kontrollen Rechenzentrumskontrollen Änderungsverfahren Betriebssystemsoftware und Hardware Systemüberwachung/ Monitoring Änderungsverfahren Anwendungssysteme Datensicherung Physischer und logischer Zugriffsschutz Notfallvorsorge, Wiederanlauf Um die Wirksamkeit der eingerichteten Kontrollverfahren zu untersuchen und zu beurteilen, wurden Tests auf den einzelnen Kontrollgebieten durchgeführt. © KONLUS 26 IKS-Prüfung Ergebnis der Prüfung:  Die Prüfung hat zu keinen Feststellungen geführt.  Die in der Beschreibung der kdvz angegebenen Kontrollen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen wurden zutreffend dargestellt und waren angemessen, um mit hinreichender Sicherheit zu gewährleisten, dass die dort genannten Kontrollziele erreicht werden.  Die entsprechenden Kontrollen waren zum 31.12.2014 eingerichtet. © KONLUS 27 Inhalt 1. Auftrag und Prüfung 2. Vermögens- und Finanzlage 3. Pensionsrückstellungen 4. Ertragslage der Gesellschaft 5. Jahresabschlussanalyse 6. IKS-Prüfung 7. Wesentliche Prüfungsaussagen © KONLUS 28 Wesentliche Prüfungsaussagen Rechnungslegung  Der Jahresabschluss zum 31.12.2014 vermittelt unter Beachtung der GoB ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanzund Ertragslage der Gesellschaft.  Es wurde ein uneingeschränktes Testat erteilt. Internes Kontrollsystem  Unsere Prüfung des rechnungslegungsbezogenen internen Kontrollsystems hat zu keinen Beanstandungen geführt. Unregelmäßigkeiten  Wir haben keine Unrichtigkeiten oder Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften sowie Tatsachen, die den Bestand der Gesellschaft gefährden oder ihre Entwicklung wesentlich beeinträchtigen können oder schwerwiegende Verstöße der Geschäftsführung oder von Arbeitnehmern festgestellt. © KONLUS 29 Kontaktdaten KONLUS GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Im MediaPark 5a 50670 Köln Tel. +49 221 952681 170 info@konlus.de www.konlus.de © KONLUS | Bilder: www.photocase.com Bilanz 2015 Ausblick 2016 Karl Heinz Wergen Geschäftsführer Bilanz 2015 • Einführung Dokumentenmanagementsystem (DMS) d.3 die derzeit 16 Kunden haben in 2015 weitere Fachakten digitalisiert: • • • • • • • Zentraler Posteingang Steuerakte Rechnungsakte Hunderegister Messbescheiderweiterung Grundstücksakte div. Workflowmodellierungen 13.01.2016 2 Verwaltungen (+ 2 in Vorbereitung) 1 Verwaltung (+ 1 in Vorbereitung) 4 Verwaltungen (+ 1 in Vorbereitung) 1 Verwaltung in Vorbereitung 3 Verwaltungen in Vorbereitung 1 Verwaltung in Vorbereitung kdvz Rhein-Erft-Rur – Bilanz 2015 / Ausblick 2016 2 Bilanz 2015 • Einwohnerwesen Programmtechnische Umsetzung des Bundesmeldegesetzes zum 01.11.2015 • Einspielen von umfangreichen Updates • Umsetzung der neuen Webauskunft • div. Schulungen • Wahlen Durchführung von • 3 Landrats- und 34 Bürgermeisterwahlen • 1 Landratsstichwahl und 10 Bürgermeisterstichwahlen • 2 Bürgerentscheiden • 1 Seniorenbeiratswahl • 1 Wiederholungswahl für die Wahlkunden aus dem Verbandsgebiet der kdvz, civitec und KDZ Siegen 13.01.2016 kdvz Rhein-Erft-Rur – Bilanz 2015 / Ausblick 2016 3 Bilanz 2015 • Umstellung der Finanzsoftware INFOMA newsystem® • Umstieg aller kdvz-Kunden auf Version 7, damit verbunden Wechsel der Basistechnologie • kdvz mit flächendeckendem Produktivbetrieb zum 30.06.2015; Vorreiterrolle bei den kommunalen IT-Dienstleistern • Übernahme von sechs INFOMA-Kunden aus dem Verbandsgebiet des civitec einschließlich anschließender Migration auf Version 7 und Übernahme des Supports • Sozialwesen • Umstieg auf OPEN/PROSOZ bei sechs Kommunen (davon zwei mit Produktionsstart 01.01.2016) • Re-Zentralisierung durch Hosting bei der kdvz • Sitzungsdienst • Übernahme First-Level-Support Stadt Beverungen (GKD Paderborn) • Einführung von SD.NET bei der Stadt Heimbach • Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes in drei weiteren Verwaltungen (Stadt Paderborn, Gemeinde Nettersheim, Verkehrsverbund Rhein-Sieg) 13.01.2016 kdvz Rhein-Erft-Rur – Bilanz 2015 / Ausblick 2016 4 Bilanz 2015 • Projekte • Bürgerservice-Portal der AKDB • Aufbau einer funktionierenden Testumgebung für zwei Pilotkommunen mit Hosting bei der kdvz • Aufbau der Pre-Produktionsumgebung • geplanter Produktivstart: 01.02.2016 eVergabe • • Unterstützung bei der Festlegung auf kreisweit einheitliche eVergabeplattformen (vergabe.NRW) • Produktauswahl „Vergabemanagementsoftware“ (Fa. cosinex GmbH) 13.01.2016 kdvz Rhein-Erft-Rur – Bilanz 2015 / Ausblick 2016 5 Bilanz 2015 • Projekte • OpenData • Strategie einer standardisierten und automatischen Informationsbereitstellung • Bereitstellung einer Testumgebung • Erstes Hochladen offener Daten aus dem Bereich Einwohnerwesen • Kooperationen • Umzug der Verfahren „Gewerberegister“ sowie „Buß- und Verwarngeld“ zu civitec • Übernahme von INFOMA-Kunden des civitec • Übernahme EWO-Altdatenarchiv – ITK Rheinland 13.01.2016 kdvz Rhein-Erft-Rur – Bilanz 2015 / Ausblick 2016 6 Bilanz 2015 • Zentralisierung von IT-Infrastrukturen • in 2015 neu: Gde. Hürtgenwald KiTas Stadt Frechen • nunmehr 9 Verwaltungen vollständig • 1 Verwaltung in Teilschritten • Volumen: derzeit ca. 1.250 zentralisierte Arbeitsplätze • Überarbeitung Datensicherungskonzept • Investition in Ausfallsicherheit durch Auslagerung eines Datensicherungsbestandes in ein anderes Rechenzentrum (Stadt Köln) 13.01.2016 kdvz Rhein-Erft-Rur – Bilanz 2015 / Ausblick 2016 7 Bilanz 2015 • Verbandsnetz als Kommunikationsinfrastruktur • • • • 24 Verwaltungen mit 171 Access Points nutzen das zentrale Authentisierungs-/ Autorisierungssystem für WLAN in den Verwaltungen 12 Verwaltungen mit insg. 1066 Arbeitsplätzen nutzen IP-basierte Telefonanlage (Voice Over IP) über die kdvz 22 Verwaltungen nutzen den zentralen Exchange-Server bei der kdvz mit über 3.000 Postfächern ‚Netze des Bundes‘ (vormals DOI): Übertragungsvolumen von ca. 240 Gigabyte in 2015 • IT-Sicherheit und Datenschutz • • 10 Verwaltungen: 4 Verwaltungen: 13.01.2016 kdvz als externer IT-Sicherheitsbeauftragter kdvz als externer Datenschutzbeauftragter kdvz Rhein-Erft-Rur – Bilanz 2015 / Ausblick 2016 8 Ausblick 2016 • Weitere Virtualisierungsprojekte • • • 1 - 2 Verwaltungen geplant 1 Verwaltung in Teilschritten (Feuerwache) 2 weitere Verwaltungen in Voruntersuchungen • INFOMA newsystem® • • Erweiterung des Dienstleistungsangebotes im Verbandsgebiet von civitec Schwerpunktthemen Business Intelligence / Berichtswesen + 13.01.2016 kdvz Rhein-Erft-Rur – Bilanz 2015 / Ausblick 2016 9 Ausblick 2016 • Ausbau Dokumentenmanagement • • weitere Kunden weitere Aktenarten • Einwohnerwesen • Einführung der eAkte inkl. Altdatenübernahme • BSI-Zertifizierung 13.01.2016 kdvz Rhein-Erft-Rur – Bilanz 2015 / Ausblick 2016 10 Ausblick 2016 • Projekte • • • • • • Realisierung Bürgerservice-Portal • Erweiterung der bestehenden Basis-Services • Erweiterung des Nutzerkreises Einführung Formularserver Ausbau OpenData-Portal Business Intelligence Social Collaboration • Wissensmanagement • virtuelle Zusammenarbeit • eLearning Ersetzendes Scannen – Erarbeitung Handlungsanweisung 13.01.2016 kdvz Rhein-Erft-Rur – Bilanz 2015 / Ausblick 2016 11 Kooperationen der kdvz 13.01.2016 kdvz Rhein-Erft-Rur Kooperationspartner Einwohnerwesen (Hosting) regioIT (Aachen) kompl. Verband Ausländerwesen KDZ Westfalen-Süd (Siegen) 4 Verw. Wahlen civitec (Siegburg) KDZ Westfalen-Süd (Siegen) über 90 Komm. Sitzungsdienst (Support) GKD Paderborn 5 Verw. Personalwesen (Support) civitec (Siegburg) regioIT (Aachen) kompl. Verband Personenstandsregister ePR-Server Drittkunde Stadt Geilenkirchen 1 Verw. DOI-Zugang div. Drittkunden kdvz Rhein-Erft-Rur – Bilanz 2015 / Ausblick 2016 12 Kooperationen (2) 13.01.2016 kdvz Rhein-Erft-Rur Kooperationspartner Finanzwesen Infoma civitec (Siegburg) zunächst 6 Verw. Gewerberegister civitec (Siegburg) kompl. Verband Ordnungswidrigkeiten (Buß- und Verwarngeld) civitec (Siegburg) kompl. Verband Anmeldeverfahren Kindergärten ITK Rheinland (Neuss) derzeit 6 Verw. EWO-Altdatenarchiv ITK Rheinland (Neuss) zunächst 1 Verw. kdvz Rhein-Erft-Rur – Bilanz 2015 / Ausblick 2016 13 IT-Lösungen. Integriert. Aus einer Hand. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Karl Heinz Wergen Geschäftsführer Kommunale Datenverarbeitungszentrale Rhein-Erft-Rur Internet: http://www.kdvz-frechen.de