Beschlussvorlage (Prüfbericht des Rechnungsprüfungsamtes zum Jahresabschluss Eigenbetrieb Immobilien 2003)

STADT ERFTSTADT Der Bürgermeister öffentlich AZ: V 1410-21 041S An den Amt: -14- Rat der Stadt Erftstadt zur Beschlussfassung BeschI.lAusf.:-14- überden Ausschuss für Wirtschaftsförderung Werksausschuss Immobilien • 8/ 06.10.2004 und und den Rechnungsprüfungsausschuss Betrifft: Prüfbericht des Rechnungsprüfungsamtes Eigenbetrieb Immobilien 2003 Finanzielle zum Jahresabschluss Auswirkungen: Keine • Beschlussentwurf: Der Prüfbericht wird zur Kenntnis genommen . Begründung: Gem. § 8 (Stadtwerke: § 11) der jeweiligen Betriebssatzung der städtischen Eigenbetriebe unterliegen diese unbeschadet der Jahresabschlussprüfung durch den Wirtschaftsprüfer der Prüfung durch das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Erftstadt. Die Prüftätigkeiten umfassen hierbei insbesondere: • Zahlungsbewegungen im Rahmen der Visakontrolle • Vergaben im VOL-NaB-Bereich • Prüfung der Führung der Sonderkasse des Eigenbetriebs • wechselnde Prüfthemen Rechnungsprüfungsamt Jahresabschluss • Stadt Erftstadt 2003 des Eigenbetriebes 1'l.4..f .)Anlage zu V 3/ .v.... .Jmrnobüienwirtschatt" 1. Gem. § 8 der Betriebssatzung Eigenbetrieb Immobilienwirtschaft in der ab 01.07.1999 geltenden Fassung hat der Rat zur Rechnungsprüfung folgende Regelung getroffen: .Unbeschadet der Prüfung des Jahresabschlusses durch den Abschlussprüfer unterliegt der Eigenbetrieb Immobilienwirtschaft der Prüfung durch das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Erftstadt". Die Prüftätigkeiten des Rechnungsprüfungsamtes umfassen insbesondere: • Die Visakontrolle im Bereich der Zahlungsbewegungen im Tagesgeschäft • Die Prüfung der Vergaben im Tagesgeschäft • Die Kassenbestandsprüfungen der Sonderkasse • Die Kassenprüfungen einschI. Jahresabschluss der Sonderkasse • Die Prüfung der IRP-Buchführung in Abstimmung mit der Darstellung der Tagesabschlüsse I Kassenbestandsfortschreibungen sowie des Jahresabschlusses • weitere Prüfungen: Notargebühren, Mieten I Pachten. Ahremer Heide Zur Vermeidung von Doppelprüfungen (gesetzliche Prüfpflicht der Bezirksregierung bzw. Durchführung durch einen Wirtschaftsprüfer) wurden nach Durchsicht der Feststellungen des Wirtschaftsprüfers im Bereich der Jahresabschlussarbeiten keine weiteren eigenen Prüfungen durchgeführt. Insoweit schließt sich das RPA der Stadt Erftstadt diesen Ausführungen an. • H Das RPA hält eine Zentralisierung der Vergabeabwicklungen - zumindest was den Bereich VOB I Eigenbetriebe angeht - durch eine "Vergabe" oder "Submissionsstelle" für sinnvoll. Grund: • die Trennung zwischen Vergabe und Bauabwicklung sowie die Möglichkeit neutraler, zusätzlicher Bieterauswahl fördert Wettbewerb und wirkt präventiv gegen Korruption 2. Seit 01.07.1999 unterliegen Ausschreibungen I Submissionen, Aufträge bzw. Vergaben über 409,00 € sowie Schlussrechnungen von Baumaßnahmen der Visakontrolle I Prüfung. Dies entspricht den Regelungen der Rechnungsprüfung für die allgemeine Verwaltung. 3. Im Rahmen dieser Prüftätigkeit und der Visakontrolle erfolgten u.a. Beratungen und ggfs. Mithilfen durch das RPA auch im Bereich der Auftragsvergaben (VOL t VOB); hier insbesondere bei der formellen Abwicklung beschränkter sowie öffentlicher Ausschreibungen. Hinweise zu Ausschreibungsverfahren Bei den Angebotsprüfungen von öffentlichen und beschränkten Ausschreibungen wurde dabei im Bereich des Eigenbetriebs Immobilien z.B. auf aus Rechtssicherheitsgründen zwingend zu beachtende Verfahrensvorschriften gem. VOB hingewiesen und mit den Vergabeverantwortlichen abgeklärt : • • Besonderheiten bei oder nach dem Eröffnungstermin müssen in das Submissionsprotokoll mit aufgenommen werden (z.B. rechzeitig eingegangenes Angebot lag beim Eröffnungstermin dem Verhandlungsleiter nicht vor ) - BV Th.Heuss-Hauptschule, E.-Lechenich - Leichtmetallfenster + -Türen • Nachlässe, die nicht an vorbestimmter Stelle im Leistungsverzeichnis aufgeführt sind, dürfen nicht gewertet werden (VOBtA §§ 21, 25 ) BV Erweiterung Kindergarten Friesheim - Aussenkanalarbeiten BV Grundschule Gymnich - Leichtmetallfenster + -Türen Fehlende Prüfvermerke auf den Leistungsverzeichnissen als Nachweis der fachtechnischen und rechnerischen Prüfung BV Ville-Gymnasium Liblar - Sonnenschutz t Verdunkelungsanlage BV Kindergarten Friesheim - Zimmerarbeiten BV Donatus-Schule Liblar - Bodenbelagsarbeiten • • Der Vergabevermerk nach § 30 VOBtA ist unvollständig. Besonderheiten bei der Vergabe und Vergabeprüfung sind dort mit aufzuführen - BV Th.Heuss-Hauptschule, Lechenich - Leichtmetallfenster + -Türen (rechtzeitig eingegangenes Angebot lag zur Submission nicht vor, muss in die Wertung aufgenommen werden) Etwaige geringfügige Verfahrensfehler ( z.B. Eintragung der geprüften + ggf. berichtigten Endsummen in die Submissionsniederschrift, Ergänzung des gesetz!. Vergabevermerks ) wurden unmittelbar abgeklärt und erledigt. Honorarschlussrechnung Architektenleistung Feuerwehrgerätehaus Nach HOAI sind die Leistungen der einzelnen Leistungsphasen berechnen: Leistungsphasen Leistungsphasen Leistungsphasen 1 - 4 nach der Kostenberechnung, 5 - 7 nach dem Kostenanschlag, 8 - 9 nach der Kostenfeststellung. Lechenich unterschiedlich zu Anlage // zu Vi/c.U> C~aa - :l- B 1 Die Schlussrechnung des Architekten vom 14.05.2003 ging fürdie Leistungsphasen 5 - 7 nicht von den beauftragten Summen aus, sondern von einer Kostenschätzung aus September 2000. Weiterhin sollte das Honorar für die Leistungsphase 9 mit ausgezahlt werden. Diese Kostenschätzung aus September 2000 ging von einer höheren Bausumme aus, als die beauftragten Gesamtsummen aller Gewerke ( nach erfolgter Ausschreibung ). Die Leistungen der Leistungsphase 9, Objektbetreuung und Dokumentation Überwachen der Beseitigung von Mängeln und Dokumentation des Gesamtergebnisses - werden erst nach erfolgter Abnahme in der Gewährleistungszeit der Baugewerke erbracht. Nach Erbringen der Leistung kann diese honoriert I bezahlt werden. • Nach Beanstandung der Schlussrechnung durch das RPA und durch den Hinweis auf die anrechenbaren Kosten und die vorzeitige Auszahlung der Leistungsphase 9 wurde die Honorarberechnung korrigiert . Somit reduzierte sich das Honorar für diese Leistungsphasen 5 - 7 um € 4.931,48 netto. Es errechnete sich ein korrigiertes Gesamthonorar (einschließlich Lph 9 ) von 31.848,01 € netto zuzüglich 16 % Umsatzsteuer auf brutto € 36.943,69. Es waren jedoch schon Abschlagszahlungen in Höhe von € 43.972,12 geleistet worden. Dadurch ergab sich eine Überzahlung über f 7.028,43. Der überzahlte Betrag wurde durch den Architekten zurück überwiesen. Der Betrag für die Leistungsphase 9 belief sich auf brutto € 1.451 ,79. Für diesen Betrag wurde vom Architekten eine Bankbürgschaft vorgelegt. Nach Ablauf der Gewährleistung der Baugewerke kann die Bürgschaft zurückgegeben werden. • Grundstücksangelegenheiten - Zusammenfassung Hier erfolgten stichprobenartige Prüfungen in den Bereichen Mieten Pacht Erbpacht Notargebühren bei städt. Kaufverträgen Anforderung von Zinsen für verspätete Zahlungen aus Grundstücksverkäufen Der Prüfbericht datiert vom 17.06.2004 für den Bereich Mieten und Pachten. Mieten Akten-Nr. 36, Hubert-Vilz-Platz 10 Der Mietvertrag wurde mit Schreiben vom 17.07.2003 bis zum 13.10.2007 verlängert. Es wird kein Mietzins erhoben. Vom Mieter sind lediglich die Betriebs- und Nebenkosten zu tragen. Diese beinhalten die Grundsteuer, Schornsteinfegergebühren, Büro- u. Gebäudeversicherung, Müllabfuhr- und Kanalgebühren und den Wasserverbrauch. Gem. § 7 des Mietvertrages erfolgt mit Einverständnis des Eigenbetriebes Immobilien eine kostenlose Untervermietung an die KG Friesheim. Der Beschluss hierüber wurde im Werksausschuss Immobilien am 08.07.2003 gefasst. Die Nebenkostenabrechnung hierüber erfolgt weiterhin mit dem Hauptmieter. Die Nebenkostenabrechnungen für die Jahre 2000 - 2002 wurden erstellt und beglichen. Zum Zeitpunkt der Prüfung (Mai 2004) stand die Abrechnung der Nebenkosten für 2003 noch aus. Aus Gründen der Abrechnungstransparenz sollte diese schnellstmöglichst vorgenommen werden. H • Akten-Nr. 15, Praxisräume Holzdamm 10 Das Mietverhältnis wurde zum 31.08.2003 durch Kündigung seitens des Mieters beendet. Mit Schreiben vom 23.01.2004 wurden Nebenkosten in Höhe von 828,11 Euro angefordert. Gem. Kontenauskunft IRP am 19.05.2004 ist der am 20.2.2004 fällige Betrag in Höhe von 828,11 Euro noch nicht eingegangen. Um Überprüfung und Mitteilung an das RPA wird gebeten. H Die Nebenkostenabrechnung bis zum 31.08.2003 ist noch zu erstellen. H Akten-Nr. 48, Melchiorstrasse • 11 Es liegt ein Mietverhältnis zwischen Privateigentümer und Eigenbetrieb Immobilien vor . Mit Schreiben vom 28.01. und 04.03.2004 wurden die Eigentümer aufgefordert, die Nebenkostenabrechnungen für 2002 und 2003 zu erstellen. Bis zum Zeitpunkt der Prüfung lagen diese noch nicht vor. Um nochmalige Aufforderung wird gebeten. Pachten Bei der Prüfung ergaben sich keine Beanstandungen. Erbpachten Zur Prüfung wurden 7 Erbpachtakten herangezogen. Die Preisindexanpassung, die SolIsteIlung und die Zahlung des Erbpachtzinses wurden überprüft. Es ergaben sich keine Beanstandungen oder Hinweise. Anlage 4 Zinsen für verspätete Zahlungen bei Grundstücksverkäufen zu l IYf/tJ14J Blatt - J- Zur Prüfung lag eine Auflistung aller Grundstücksverkäufe in 2003 vor. Die Prüfung erfolgte in Stichproben. Es ergaben sich keine Beanstandungen. In den geprüften Fällen erfolgten die Zahlungen fristgerecht bzw. bei verspäteter Zahlung wurden Zinsen angefordert. Grundstückskaufverträge hier: Notargebühren zu UR K.lStadt Erftstadt • v. 10.11.2003 Das RPA hat den Eigenbetrieb aufgrund des § 144 der Kostenordnung für Notargebühren auf die Möglichkeit der Gebührenermäßigung (bei Grundstücksnutzung im öffentlichen Interesse - z.B. Parkraum - ) hingewiesen. Anlass war der Kaufvertrag Erftstadt - K. I J . Auch die Notarkammer hat die Möglichkeit bei AntragsteIlung bestätigt. Der entsprechende Hinweis des Rechnungsprüfungsamtes vom 20.01.2004 wurde durch erneute Rechnungsstellung des Notars bestätigt. Es erfolgte teilweise Rückerstattung des durch den Eigenbetrieb bereits entrichteten Betrages(Schreiben Notar v. 10.03.2004). H • Vermutlich sind in der Vergangenheit mangels Ermäßigungsantrag oftmals zu hohe Gebühren entrichtet worden. Für den Fall, dass - nach interner Recherche durch den Eigenbetrieb - Erstattungen dieser möglicherweise auch jüngeren Fälle nicht mehr möglich sind und der Schaden nicht regulierbar ist, muss zumindest bei künftigen Fällen die Ermäßigung rechtzeitig beachtet I beantragt werden . Stellungnahme Eigenbetrieb: .Anlässlich des Ankaufes des Grundstückes ...., welches gem. Bebauungsplan zukünftig der Errichtung eines Parkdeckes dienen soll, ...nicht mitgeteilt worden, dass der Erwerb zur Realisierung öffentlicher Zwecke dient, da dies auch heute noch nicht definitiv feststeht. Daher konnte das Notariat.. auch keine Gebührenermäßigung in Ansatz bringen. Trotz dieser Kenntnis ist Herr. ..gebeten worden, ...eine berichtigte Notarrechnung vorzulegen ... In der Vergangenheit hat das Notariat Gebührenermäßigungen berücksichtigt, wenn die Voraussetzung dafür erfüllt war". 4. Sonstige Prüfungen im Rahmen der Prüfung der Jahresrechnung Prüfung Gemeindegliedervermögen für 2003 Ahremer Heide Gemäß § 95, Abs. 1, Ziffer 1 Gemeindeordnung gehört Gemeindegliedervermögen zum Sondervermögen der Gemeinde. Das vorhandene Gemeindegliedervermögen .Ahremer Heide" ging zum Zeitpunkt der Gründung des Eigenbetriebes "Immobilien" in diesen über. Einnahmen • Betrag Ausgaben 0,00 € Entnahme Rücklage 5.145,97 € Pacht 952,71 € Grundsteuer usw 0,00 € Zuschüsse 1.758,40 € Vermischte Einnahme 30,00 € Zuführung 2.493,54 € Zinsen 28,68 € Jagdpacht 5.204,65 € Stand der Sonderrücklage + Zuführung in 2003 Stand der Sonderrücklage • Betrag per 31.12.2002 per 31,12.2003 5.204,65 € 2.689,08 € 2.493,54 € 5.182,62 € Die Ausgaben für Zuschüsse usw. wurden geprüft. Sie entsprechen den gefassten Beschlüssen. So weit erforderlich, liegen Abrechnungen in einfacher Form vor. Es ergaben sich keine Beanstandungen. 5. Prüfung dert Sonderkasse .Jmmobtlienwirtschaft" Bei der Kassenbestandsaufnahme sowie der Kassenprüfung werden die Geldbewegungen des Eigenbetriebes miterfasst. Die unvermutete Kassenprüfung erfolgte vom 12.05. bis 27.05.2003, die Kassenbestandsaufnahme wurde in der Zeit vom 22.123.08.2003 durchgeführt. Weiterhin wurden vom 30.06. bis 07.07.2003. unvermutet die Buchungen des Monats Mai nach den Auszügen der Geschäftskonten in der kfm. Buchführung und den Büchern der Stadtkasse Tagesabschlüsse mit Kassenbestandsfortschreibung, Summenfortschreibung und Schwebepostenaufstellung zur Sonderkasse GKZ 493) überprüft. Art der Prüfung Prüfzeitraum Unvermutete Prüfunq Kasse I Sonderkasse Dito Kassenbestandsaufnahme Kasse I Sonderkasse 12.05. bis 27.05.2003 22.08. bis 23.08.2003 Dito Prüfung Buchführung IRP - EB Immob. 130.06. bis 08707.2003 Die Prüfung erfolgt unter der Vorgabe, dass die Aufgaben der Sonderkasse des Eigenbetriebes an die Stadtkasse übertragen wurden. Im Bereich des Eigenbetriebes "Immobilien" wurde die kaufm. Buchhaltung eingeführt ("IRP"). Die einzelnen Einnahmen und Ausgaben werden kassenmäßig nicht mehr zum Soll gestellt und auch ist-seitig nicht mehr als Einzelposten dargestellt. Als Kassenbuchung (Ist) werden die in den Kto. Auszügen ausgewiesenen Gesamtsummen in den Verwahr- und Vorschusskonten der Stadtkasse gebucht. Darauf basieren die Tagesabschlüsse und der Jahresabschluss. Evt. Restanten werden aufgrund der Buchführung in IRP beim Eigenbetrieb ermittelt; der Stadtkasse werden dann zwecks Einleitung der Mahn- und VolIstreckungsverfahren entsprechende Aufträge erteilt. • Die Verpflichtung zur Prüfung ergibt sich aus § 103 Abs. 1 GO. zu IIf/ fJ41JAbstimmung Buchführung Eigenbetrieb Konto 1200021 Kreissparkasse I Abstimmung I Konto I Stadtkasse nach Bewegungen Mai 2003 Auszug 103 30.05.03 253.782,08 Alter Saldo Auszug 183 30.04.03 364,40 253.417,68 Stand 30.05.2003 253.782,08 nach Kontostand Kontoauszug Nr. 103 Schwebepostenaufst. 253.417,68 Anlage Abstimmung Bewegungen Sachkonto Mai 2003 253.782,08 GKZ 493 TA 03.06.2003 Konto 1205021 VR-Bank Brühl-Erftstadt I -s- --- Neuer Saldo Bewegung It. Prüfung Sachkonto I Blatt Köln Kto. 191002056 Bewegung It. Kontenauszüge • Anlage ./1 Abstimmung I Neuer Saldo nach Bewegungen 253.782,08 Kto. 1000000015 Mai 2003 I Auszug 42 130.05.03 21.930,60 I Auszug 34 Alter Saldo 30.04.03 7.446,38 14.484,22 Bewegung It. Kontenauszüge Bewegung It. Prüfung Sachkonto I Abstimmung Kontoauszug nach Kontostand 21.930,60 Nr. 42 Stand 30.05.2003 Bewegungen Sachkonto Schwebepostenaufst. • 14.484,22 Anlage Ergebnis Prüfung 21.930,60 Mai 2003 21.930,60 GKZ 493 TA 03.06.2003 Sonderkasse : Die Fortschreibungen der Debitoren-I Kreditorenbestände des IRP-Buchungssystems des Eigenbetriebs Immobilien - Mandant 200 - stimmen hinsichtlich • • • Saldo Bankkontostände ausgewiesener Schwebeposten in den Tagesabschlüssen Buchungsbestand gemäß Summenfortschreibung mit der Buchführung der bei der Stadtkasse Kassenbestand und Summenfortschreibung und Vorschusskonten - überein. zu Grunde gelegten geführten Sonderkasse GKZ 493 in sowie den betreffenden Verwahr- Sonstiges • H Bei den durchgeführten Stichproben der sachlichen und zeitlichen Zuordnung der Einnahmen und Ausgaben wurde folgendes festgestellt: Am 05.03.2003 wurde die Fa. R angeschrieben und um Überweisung einer "vereinbarten einmaligen Entschädigung" i.H. von 500,00 € "zu gegebener Zeit" gebeten. Als Fälligkeit wurde nur intern der 10.06.2003 eingegeben. Laut IRP-Auskunft vom 08.07.2003 war der Betrag noch nicht bezahlt. Laut Auskunft der Stadtkasse liegt noch keine Aufforderung vor, den Betrag anzumahnen. 1. Grundsätzlich müssen Zahlungsanforderungen im Hinblick auf nachfolgende Mahnverfahren mit Fälligkeitsdatum versehen sein. 2. Mahnungen sollten zeitnah erfolgen, was laut Stadtkasse nicht immer der Fall ist. Das RPA bittet um zukünftige Beachtung dieser Hinweise. Auftragsvergabe an Fa .... - Aarchäologie Anmerkung RPA : Per V /2419 v. 07.01.2003 wurde durch den WA Immobilien der Beschluss gefasst, o.g. Fa. einen Auftrag über ca. 60.059,· € zu erteilen, da dieser Anbieter im vorangegangenen Ausschreibungsverfahren der Günstigste war. Nunmehr sind Ausgaben i.H.v. über 200.000 € (gem. Rechnungsstellung Auftragnehmer) zu leisten. Ein ergänzender Auftrag sowie diesbezügl. Beschlüsse sind nicht ersichtlich. Stellungnahme Eigenbetrieb: .Aufqrund der Vorgaben des rho Amtes für Denkmalpflege ist bei den von der Fa ...durchzuführenden Arbeiten folgende Vorgehensweise vorgeschrieben: ......... • Die Schritte ...werden in Abhängigkeit von der untersuchten Fläche vergütet, .. bemisst sich das Honorar als prozentualer Anteil der unter ... entstandenen Kosten. Vor Beginn der Arbeiten konnte lediglich der Aufwand für die unter. ..aufgeführten Arbeiten festgelegt werden. Alle anderen Arbeiten sind abhängig vom Umfang der Befunde. Hier legt das rho Amt für Bodendenkmalpflege fest, welche Arbeiten durchgeführt werden müssen. Die Überschreitung des bei der Auftragsvergabe vorgesehenen Volumens war daher unvermeidbar. Die städtischen Gremien sind unter Mitteilung der Verwaltung jeweils unterrichtet worden". 6. Bei den Prüfungen wurden keine schwerwiegenden Verstöße festgestellt; die o.g. Hinweise / Beanstandungen sind ausgeräumt bzw. werden künftig beachtet. • 7. Das RechnungsprOfungsamt der Stadt Erftstadt schließt sich den Beschlussempfehlungen zu den Jahresabschlüssen der einzelnen Betriebszweige des Eigenbetriebes Immobilienwirtschaft an. Erftstadt, den 06.10.2004