Beschlussvorlage (Änderung der Geschäftsordnung für den Rat der Kolpingstadt Kerpen und seine Ausschüsse; hier: Antrag der SPD-Fraktion)

KOLPINGSTADT KERPEN DER BÜRGERMEISTER Amt/Abteilung: 10.1 / Büro des Bürgermeisters, Pressestelle, Datenschutz Bearbeiter/in: Erhard Nimtz TOP Drs.-Nr.: 538.17 Datum : Beratungsfolge Termin Bemerkungen Haupt- und Finanzausschuss 17.10.2017 Stadtrat 07.11.2017 X 05.10.2017 abgesetzt Öffentlicher Teil Nichtöffentlicher Teil Änderung der Geschäftsordnung für den Rat der Kolpingstadt Kerpen und seine Ausschüsse; hier: Antrag der SPD-Fraktion X Durch die Vorlage entstehen keine haushaltsrelevanten Kosten Durch die zu beschließende Maßnahme entstehen Kosten von ___ € (s. Anlage) Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung; Haushaltsansatz im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: Mittel müssen über- außerplanmäßig bereitgestellt werden; Im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: Deckung: Mittel sollen im/in folgenden Haushaltsjahr/en veranschlagt werden: Durch die Vorlage entstehen stellenplanmäßige Auswirkungen (s. Begründung) Pflichtaufgabe Freiwillige Aufgabe Beschlussentwurf: Der Haupt- und Finanzausschuss lehnt die beantragten Änderungen der Geschäftsordnung für den Rat der Kolpingstadt Kerpen und seine Ausschüsse ab. Beschlussausfertigung soll erhalten: Sachbearbeiter/in Abteilungsleiter/in Amtsleiter/in Zuständiger Dezernent Mitzeichnung Dez. / Amt Kämmerer Bürgermeister Spürck Abt. 10.1 Ratsbüro Begründung: Mit Schreiben vom 28.09.2017 beantragt die SPD-Fraktion Änderungen der Geschäftsordnung für den Rat der Kolpingstadt Kerpen und seine Ausschüsse (GeschO) dahingehend, - dass Niederschriften von Rats- und Ausschusssitzungen innerhalb von 4 Wochen nach der Sitzung vorzulegen sind. - dass Vorlagen zu den einzelnen Tagesordnungspunkten grundsätzlich (bis auf die dargestellten Ausnahmen) 10 Kalendertage vor der jeweiligen Sitzung zuzuleiten sind. Bezüglich der Niederschriften ist in der Dienstanweisung über die Vorbereitung und Ausführung der Beschlüsse bereits geregelt, dass diese innerhalb von 2 Wochen nach einer Sitzung vorzulegen sind. Die Verwaltung räumt ein, dass dies nicht immer zeitgerecht erfolgt. Gründe hierfür sind u.a. personelle Mehrbelastungen in einigen Verwaltungsbereichen aufgrund von z.B. Wiederbesetzungssperren oder Ausfallzeiten. Die Verwaltung wird den Antrag zum Anlass nehmen, die Schriftführerinnen und Schriftführer nochmals eindringlich auf die zeitgerechte Erstellung der Niederschriften hinzuweisen. Eine diesbezügliche Änderung der Geschäftsordnung hält die Verwaltung für nicht erforderlich. Zur Erstellung und Zuleitung von Vorlagen ist die Verwaltung entgegen der Antragstellerin der Auffassung, dass in der Regel die Vorlagen zeitgerecht vorgelegt werden. Eine Zuleitung erst einen Tag vor einer Sitzung ist eher die Ausnahme. Auch dies ist wie bei den Niederschriften begründet durch personelle Mehrbelastungen in einigen Verwaltungsbereichen. Im Übrigen ist in § 1 Abs. 3 Satz 2 GeschO geregelt, dass der Einladung schriftliche Erläuterungen zu den einzelnen Verhandlungsgegenständen (Vorlagen) beigegeben werden können. Insoweit liegt es in der Entscheidungskompetenz des Bürgermeisters, ob und in welchem Umfang Vorlagen erstellt werden. In diese Entscheidungskompetenz kann der Rat nicht eingreifen. Gleichwohl wird die Verwaltung nochmals bei den Ämtern und Abteilungen eine zeitgerechte Vorlagenerstellung einfordern. Beschlussvorlage 538.17 Seite 2