Beschlussvorlage (Verlängerung eines Mietvertrages im Stiftsquartier und künftige Nutzung des Hauses für Kunst und Geschichte)

KOLPINGSTADT KERPEN DER BÜRGERMEISTER Amt/Abteilung: 11.1 / Organisation Bearbeiter/in: 11.1 Ju TOP Drs.-Nr.: 418.17 Datum : Beratungsfolge Termin Haupt- und Finanzausschuss X 31.07.2017 Bemerkungen 12.09.2017 Öffentlicher Teil Nichtöffentlicher Teil Verlängerung eines Mietvertrages im Stiftsquartier und künftige Nutzung des Hauses für Kunst und Geschichte X Durch die Vorlage entstehen keine haushaltsrelevanten Kosten Durch die zu beschließende Maßnahme entstehen Kosten von ___ € (s. Anlage) Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung; Haushaltsansatz im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: Mittel müssen über- außerplanmäßig bereitgestellt werden; Im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: Deckung: Mittel sollen im/in folgenden Haushaltsjahr/en veranschlagt werden: Durch die Vorlage entstehen stellenplanmäßige Auswirkungen (s. Begründung) Pflichtaufgabe Freiwillige Aufgabe Beschlussentwurf: Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zustimmend zur Kenntnis. Beschlussausfertigung soll erhalten: Sachbearbeiter/in Abteilungsleiter/in Amtsleiter/in Zuständiger Dezernent Mitzeichnung Dez. / Amt Kämmerer Bürgermeister Spürck Abt. 10.1 Ratsbüro Begründung: Ausgangssituation Die Angelegenheit „Optimierung von Büro- und Nutzflächen“ ist in diesem Jahr mit verschiedenen Schwerpunkten schon mehrfach im Haupt – und Finanzausschuss thematisiert worden (siehe auch Vorlagen 161.17 und 224.17 in der Sitzung am 25.04.2017 und Vorlage 419.17 im nichtöffentlichen Teil der heutigen Sitzung). In der Sitzung am 25.04.2017 hat der Haupt- und Finanzausschuss beschlossen, vor den weiteren Beratungen und der Beschlussfassung einen Ortstermin im Haus für Kunst und Geschichte anzubieten, damit sich die Mitglieder des Haupt- und Finanzausschusses ein Bild von den vorgeschlagenen Maßnahmen machen können. Dieser Ortstermin hat am 01.06.2017 stattgefunden. Im Rahmen dieses Ortstermins hat die Verwaltung erläutert, wo ein Standesamt mit Trauzimmer und Büroräumen untergebracht werden könnte. Die Verwaltung ist aus den vor Ort erläuterten und in den o.g. Sitzungsvorlagen ausführlich dargestellten Gründen der Auffassung, dass eine Verlagerung des Standesamtes in das Haus für Kunst und Geschichte sowohl hinsichtlich des Ambientes, der Lage und der zur Verfügung stehenden Flächen eine sinnvolle Alternative wäre. Die Verwaltung hat aufgrund der bisherigen politischen Diskussionen und Rückmeldungen allerdings den Eindruck, dass der Vorschlag, das Standesamt mit Trauzimmer und Büroräumen in das Haus für Kunst und Geschichte zu verlagern, (mehrheitlich) nicht gewünscht ist. Von daher hat die Verwaltung Standort-Alternativen für das Standesamt geprüft: Standesamt Sollte das Standesamt nicht in das Haus für Kunst und Geschichte verlagert werden, könnte es (neben den anderen dort untergebrachten Bereichen Betreuungsstelle, Pflegeberatung und Schwerbehinderte im Beruf) im Stiftsquartier bleiben. In diesem Fall müsste der Mietvertrag mit dem Stiftsquartier über den 31.03.2018 hinaus verlängert werden. Vor diesem Hintergrund hat die Verwaltung mit dem Vermieter des Stiftsquartiers mit dem Ziel einer Reduzierung des Mietpreises Kontakt aufgenommen. Der Vermieter wäre bereit, den qmPreis bei gleichzeitiger Verlängerung des Mietvertrages um fünf Jahre zu reduzieren. Weiterhin wäre der Vermieter bereit, die Mietpreisreduzierung bereits zum 01.09.2017 vorzunehmen (Mietvertrag zu alten Konditionen läuft eigentlich noch bis 31.03.2018). Hierdurch ließen sich die Mietkosten für dieses Objekt beträchtlich senken. Außerdem könnten und sollten zusätzlich zum nächstmöglichen Zeitpunkt die sechs angemieteten Tiefgaragenstellplätze gekündigt werden, was eine weitere zusätzliche Ersparnis bedeuten würde. Als weitere Alternative für eine angemessene Unterbringung des Standesamtes käme eine andere, in der Nähe des Rathauses befindliche private Bürofläche in Frage. Der für diese Fläche angebotene qm-Preis liegt allerdings deutlich über dem qm-Preis im Stiftsquartier. Gegenüberstellung und Wertung der beiden Alternativen:       Günstigerer Mietpreis pro qm im Stiftsquartier Größere nutzbare Fläche im Stiftsquartier (Büro-) Einbauschränke und Teeküche bereits im Mietpreis enthalten; diese müssten für die alternative private Bürofläche noch zusätzlich gekauft werden (ca. 10.000 €) Einsparung von Umzugsaufwand und –kosten bei Verlängerung Stiftsquartier (ca. 5.000 €) bessere Parkmöglichkeiten im/ am Stiftsquartier (insbesondere durch Tiefgarage) geringere Mindestvertragslaufzeit im Stiftsquartier Beschlussvorlage 418.17 Seite 2 Hinsichtlich der konkreten Konditionen beider Standorte (Stiftsquartier und alternative private Bürofläche) wird auf die Vorlage 419.17 im nichtöffentlichen Teil verwiesen. Im Ergebnis schlägt die Verwaltung vor, den Mietvertrag im Stiftsquartier zu verbesserten Konditionen zu verlängern. Zur Abrundung der Angelegenheit wird zusammenfassend nochmals darauf eingegangen, warum unter den derzeit gegebenen Rahmenbedingungen eine Rückverlagerung des Standesamtes in das Rathaus nicht sinnvoll ist. Detaillierter wurde bereits in der Vorlage 161.17 hierauf eingegangen. Eine Unterbringung des Trauzimmers in die ursprünglichen Räumlichkeiten des Rathauses (2 Büroachsen rechts vom Eingang) scheitert am Platzbedarf. Ein wesentlicher Grund für die Auslagerung im Jahr 2003 waren die beengten räumlichen Verhältnisse und die Lage in den Hauptpublikumsbereichen des Erdgeschosses. In den ersten Jahren nach Bezug des Rathauses war die Größe des Trauzimmers bzw. der Zuschnitt des Raumes noch angemessen und ausreichend. Die standesamtliche Trauung hat mit den Jahren allerdings an Bedeutung gewonnen. Die bei den standesamtlichen Trauungen anwesenden Hochzeitsgesellschaften haben sich erheblich vergrößert. Diese Entwicklung wird noch dadurch verstärkt, wenn das Brautpaar zudem auf eine kirchliche Trauung verzichtet und sich die Hochzeitsfeierlichkeit auf eine standesamtliche Trauung konzentriert. Von daher ist ein aus zwei Büroachsen bestehendes Trauzimmer (mit ca. 35 qm) zu klein. Eine Erweiterung auf drei Achsen ist keine Lösung, weil dann der Raum hinsichtlich des Zuschnittes zu schmal und zu lang wäre. Erschwerend käme hinzu, dass keine geeigneten Wartezonen mehr für Hochzeitsgesellschaften zur Verfügung stünden. Nach Auslagerung des Standesamtes wurde der Foyerbereich verkleinert zu Gunsten eines notwendigen Besprechungsraumes für das Jugendamt. Eine Überlegung wäre noch, das Trauzimmer (mit anliegenden Standesamtbüros und Aufenthaltsraum) in einen der beiden seitlichen Flügel des Erdgeschosses (in Richtung Jahnhalle) unterzubringen. Durch insgesamt vier gegenüberliegende Büros einschl. des Flures könnte ein Trauzimmer geschaffen werden, welches in etwa so groß wäre wie das jetzige Trauzimmer. Berücksichtigt man die noch notwendigen drei Standesamtsbüros und einen Aufenthaltsraum, ergäbe sich ein Gesamtraumbedarf von ca. acht Büros. Dieser Platz müsste wiederum durch Auslagerung anderer Bereiche aus dem Rathaus erst geschaffen werden. Vor diesem Hintergrund und unter Berücksichtigung des hierfür notwendigen Herrichtungsaufwandes und der nicht unerheblichen Kosten (Grundrenovierung, neue Bodenbeläge, ggf. durch Zwischentüren optische Abtrennung des Bereiches oder evtl. sogar Schaffung eines separaten Außenzugangs) sollte diese Variante zurzeit nicht weiter verfolgt werden. Dies gilt auch für die Alternative Anbau eines Trauzimmers an das Rathaus als Pavillon mit separatem Eingang. Eine derartige Variante wurde damals im Rahmen des Neubaus diskutiert und war im Innenhof mit einer Größe von rd. 25 qm geplant. Diese Variante ist allerdings nicht realisiert worden und wäre auch im Nachhinein von der Grundfläche zu klein gewesen. Eine ähnliche Lösung könnte stattdessen am Westflügel in Richtung Parkplätze umgesetzt werden; mit einer Fläche von ca. 50 qm mit separatem Zugang und Verbindung ins Rathaus. Diese Trauzimmervariante würde allerdings mit einer Investitionssumme im sechsstelligen Bereich zu Buche schlagen und wäre unter Berücksichtigung von Planungs- und Bauphase bis 01.04.2018 (bei einer Kündigung der Mietfläche Stiftsquartier) wohl nicht bezugsfertig. Auch hier müssten Ersatzflächen angemietet werden. Haus für Kunst und Geschichte Wird das Standesamt nicht im Haus für Kunst und Geschichte untergebracht, sollten die dortigen Flächen (ca. 260 qm insgesamt) dennoch effektiver genutzt werden. Auch Rödl & Partner schlägt als eine Maßnahme der Organisations- und Effizienzuntersuchung eine bessere Auslastung der Flächen (z.B. durch Schaffung zusätzlicher Büroflächen) im Haus für Kunst und Geschichte vor. Ohnehin ist geplant, in den kommenden Jahren Anzahl und Umfang der städtischen Ausstellungen zu reduzieren sowie auch geeignete Flächen in anderen Gebäuden als Beschlussvorlage 418.17 Seite 3 Präsentationsfläche zu nutzen (z.B. Rathaus). So ist beispielsweise im folgenden Jahr keine historische Ausstellung im Haus für Kunst und Geschichte geplant. Vor diesem Hintergrund sollte das Obergeschoss im Haus für Kunst und Geschichte künftig verstärkt als Bürofläche genutzt werden. Zwei Alternativen wären aus Sicht der Verwaltung denkbar:  Vermietung des Obergeschosses an die Musikschule „La Musica“  Nutzung durch die Stadtverwaltung selbst/ Verlagerung der Abt. 10.2 „Kultur, Sport, Städtepartnerschaft und Tourismus“ Im letzten Jahr wandte sich die Bürgermeisterin der Stadt Bergheim (auch in ihrer Funktion als Vorsteherin des Zweckverbandes „La Musica“) an die Kolpingstadt Kerpen und bat um Unterstützung bei der Suche nach einer Unterbringungsmöglichkeit für die Verwaltung der Musikschule. Zwischenzeitlich wurde bis 31.10.2019 eine Übergangslösung gefunden. Der Zweckverband hat für drei Jahre eine Bürofläche von einem Notariat in Bergheim angemietet. Nach Ablauf des „Untermietvertrages“ könnte dem Zweckverband die Fläche im Obergeschoss des Hauses für Kunst und Geschichte (ca. 130 qm) zur Miete angeboten werden. Diese Variante setzt weiterhin eine entsprechende Beschlussfassung innerhalb des Zweckverbandes „La Musica“ voraus; seitens der Verwaltungsführung wurden bereits erste Gespräche mit dem stellvertretenden Verbandsvorsteher geführt. Das Obergeschoss des Hauses für Kunst und Geschichte könnte die Stadtverwaltung (ganz oder teilweise) auch selbst als Bürofläche nutzen. In Frage kommen hier insbesondere auch wegen des Sachzusammenhangs bzw. inhaltlicher Überschneidungen die Bereiche Kultur, Sport, Städtepartnerschaft und Tourismus (Abteilung 10.2). Im Hinblick auf den weiteren dringenden Raumbedarf hält die Verwaltung die „Eigennutzung“ für die bessere und sinnvollere Lösung: Rödl & Partner sieht im Rahmen der flächendeckenden Organisations- und Effizienzuntersuchung in einigen Bereichen sowohl eine personelle Unterdeckung als auch zusätzliche Personalbedarfe durch zusätzliche oder intensiver wahrzunehmende Aufgaben. Im Gegenzug ist nach Einschätzung von der Beraterfirma nicht davon auszugehen, dass Stellen(anteile) in nennenswertem Umfang abgebaut werden können. Zusätzliche Arbeitsplätze werden daher erforderlich sein, die in den bisher vorhandenen Räumlichkeiten nicht untergebracht werden können. Zudem läuft zurzeit noch eine (Folge-) Untersuchung der Qualitäts- und Personalstandards insbesondere in den Verwaltungsbereichen des Jugendamtes durch die Fa. INSO. Auch hier ist nach ersten Erkenntnissen von zusätzlichen Stellen auszugehen. Allein durch die gesetzlichen Änderung im Bereich des Unterhaltsvorschusses zum 01.07.2017 (Anspruchsvoraussetzungen wurden bis zum 18. Leberjahr erweitert/ bisher bis zum 12. Lebensjahr) ergibt sich eine erhebliche zusätzliche Arbeitsbelastung. Durch eine Verlagerung der Abteilung 10.2 in das Haus für Kunst und Geschichte würden im Bürotrakt der Jahnhalle Flächen frei, die wiederum diesen dargestellten Zusatzbedarf decken würden. Mit dieser Lösung würden sowohl das Haus für Kunst und Geschichte effektiver genutzt als auch die Anmietung weiterer Büroflächen vermieden. Um das Obergeschoss des Hauses für Kunst und Geschichte als Bürofläche nutzen zu können, sind insbesondere der Einbau von Türen vorzunehmen und entsprechende Voraussetzungen hinsichtlich der Anbindung an EDV und Telekommunikation zu schaffen. Die Verwaltung wird hierfür entsprechende Mittel im Haushaltsjahr 2018 einplanen. Abschließend und im Zusammenhang mit der Notwendigkeit von Büroflächen noch eine Erkenntnis, die sich aus der aktuellen überörtlichen Prüfung durch die Gemeindeprüfungsanstalt (GPA) ergibt. Die GPA hat bei der Prüfung von Konsolidierungsmaßnahmen auch das Kerpener Gebäudeportfolio analysiert. So wurden die Flächen der verschiedenen Gebäudenutzungsarten in Beschlussvorlage 418.17 Seite 4 Relation zu 1.000 Einwohnern gesetzt und interkommunal verglichen. Bei den Verwaltungs-/ Büroflächen liegt die Kolpingstadt Kerpen mit dem Wert 179 sogar unter dem Minimalwert (Spannbreite von 194 - 466, bei einem Mittelwert von 314). Dies belegt, dass die Stadtverwaltung hinsichtlich zur Verfügung stehender Büroflächen äußerst knapp bemessen ist. Zusammenfassung: 1. Die Mietfläche im Stiftsquartier sollte zu den ausgehandelten günstigeren Konditionen um fünf Jahre verlängert werden. Außerdem sollten als eine weitere Maßnahme zur Kostensenkung die sechs angemieteten Tiefgaragenstellplätze schnellstmöglich gekündigt werden. Hierdurch wäre eine jährliche Mietersparnis von 6.240 € zu erzielen (siehe Beschlussentwurf in der Vorlage 419.17 im nichtöffentlichen Teil). 2. Das Haus für Kunst und Geschichte sollte als Bürofläche effektiver genutzt werden. Aus Sicht der Verwaltung bietet sich ein Umzug der Abteilung 10.2 (Kultur, Sport, Städtepartner-schaft und Tourismus) in das Gebäude an. Hierdurch würden im Verwaltungstrakt der Jahnhalle Büroflächen frei, die zur Deckung des notwendigen zusätzlichen Raumbedarfs genutzt werden könnten. Eine Anmietung weiterer Büroflächen wäre aktuell dann nicht erforderlich. Stellungnahme Kämmerer: In der Vorlage V 161.17 wurde dargestellt, dass eine Verlagerung des Standesamtes in das Haus für Kunst und Geschichte mit Einsparungen in Höhe von 40.000,00 € jährlich die wirtschaftlich beste Lösung wäre. Infolgedessen wird vor dem Hintergrund der Haushaltssituation angeraten, diese Lösung umzusetzen. gez. Schaaf Beschlussvorlage 418.17 Seite 5