Beschlussvorlage (Geplante Nutzung der Büro- und Konferenzräume der Jahnhalle; Hier: Anfrage der SPD-Fraktion)

KOLPINGSTADT KERPEN DER BÜRGERMEISTER Amt/Abteilung: 11.1 / Organisation Bearbeitung: Reinhard Jung TOP Drs.-Nr.: 584.17 Datum : Beratungsfolge Termin Stadtrat X 23.10.2017 Bemerkungen 07.11.2017 Öffentlicher Teil Nichtöffentlicher Teil Geplante Nutzung der Büro- und Konferenzräume der Jahnhalle; Hier: Anfrage der SPD-Fraktion X Durch die Vorlage entstehen keine haushaltsrelevanten Kosten Durch die zu beschließende Maßnahme entstehen Kosten von ___ € (s. Anlage) Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung; Haushaltsansatz im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: Mittel müssen über- außerplanmäßig bereitgestellt werden; Im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: Deckung: Mittel sollen im/in folgenden Haushaltsjahr/en veranschlagt werden: Durch die Vorlage entstehen stellenplanmäßige Auswirkungen (s. Begründung) Pflichtaufgabe Freiwillige Aufgabe Beschlussentwurf: Der Stadtrat nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis Beschlussausfertigung soll erhalten: Sachbearbeitung Abteilungsleitung Amtsleitung Zuständiger Dezernent Mitzeichnung Dez. Amt Kämmerer Bürgermeister Abt. 10.1 Ratsbüro i.V. gez. Jung gez. Stein gez. Canzler gez. Nimtz Begründung: Mit Schreiben vom 17.10.2017 bittet die SPD-Fraktion im Zusammenhang mit der geplanten Nutzung der Büro- und Konferenzräume in der Jahnhalle um Beantwortung einiger Fragen:  Wie hoch ist der Arbeitsanteil des Kulturamtes, der sich konkret mit der Betreuung und Verwaltung der Jahnhalle befasst? Die „eigentliche“ Betreuung einer konkreten Veranstaltung erfolgt durch einen der beiden Objektbetreuer, denen auch weiterhin im Jahnhallengebäude ein Arbeitsplatz zur Verfügung stehen wird. Die „verwaltungsmäßige“ Betreuung (z.B. Beantragung und Erteilung einer Nutzungsgenehmigung) erfolgt in der Regel schriftlich durch das Verwaltungspersonal. Eine räumliche Nähe zum Veranstaltungsort ist somit nicht erforderlich.  Welches Amt/ welche Abteilung sollen die Büroräumlichkeiten der Jahnhalle zukünftig nutzen? Wer die Räumlichkeiten künftig nutzen wird, steht noch nicht endgültig fest. Es wird eine Organisationseinheit sein, die als „abgeschlossene Einheit“ in die zur Verfügung stehenden Raumkapazitäten passt. So werden eine Zergliederung einer Organisationseinheit und unnötige Schnittstellen vermieden.  Wie wird dem entgegengewirkt, so dass es zu keinen Störungen kommt, wenn zu Bürozeiten dort auch Veranstaltungen stattfinden? Die Räumlichkeiten, die bisher die Abteilung 10.2 (Kultur, Sport, Städtepartnerschaft und Tourismus) als Büroarbeitsplätze nutzt, werden künftig durch eine andere Organisationseinheit genutzt. Bisher kam es zu ḱeiner nennenswerten Beeinträchtigung während der üblichen Bürozeiten. Da sich an den räumlichen Rahmenbedingungen nichts ändert, dürfte es auch für die Nachfolge-Nutzer zu keinen Beeinträchtigungen kommen.  Werden in Zukunft Räumlichkeiten bei Veranstaltungen wegfallen, die vorher durch die Veranstalter genutzt werden konnten? Wir denken hierbei vor allem an die Umkleidemöglichkeiten bei Tanz- und Karnevalsveranstaltungen. Nein, lediglich der Konferenzraum im Erdgeschoss (zwischen Thekenbereich und der Räume der Schützen) wird multifunktional genutzt. Er dient auch bisher schon als Ausweichraum, wenn für Seminare oder Besprechungen im Rathaus keine geeigneten Räume mehr zur Verfügung stehen. Künftig wird dieser Raum auch vom Behindertenbeirat genutzt, allerdings nur zu den üblichen Sprechzeiten dienstags von 10.00 Uhr bis 12.00 Uhr. Diese Nutzung wurde erst kürzlich mit dem Behindertenbeirat einvernehmlich vereinbart. Parallele Veranstaltungen in der Jahnhalle sowohl während der Sprechzeiten des Behindertenbeirates als auch während der allg. Nutzung durch die Verwaltung werden sich auf absolute Ausnahmefälle beschränken.  Sind vorstehende Sachverhalte auch bereits mit den regelmäßigen Nutzern der Jahnhalle besprochen worden? Ja bzw. aufgrund der bisherigen Praxis und Erfahrungen nicht notwendig (siehe Ausführungen zu vorherigen Fragen). Beschlussvorlage 584.17 Seite 2 Beschlussvorlage 584.17 Seite 3