Beschlussvorlage (Stellenplan 2018 hier: stellenplanmäßige Auswirkungen der Ergebnisse der Organisations- und Effizienzuntersuchung im Jahr 2018)

KOLPINGSTADT KERPEN DER BÜRGERMEISTER Amt/Abteilung: 11.1 / Organisation Bearbeitung: 11.1 Hs TOP Drs.-Nr.: 604.17 Datum : Beratungsfolge Termin Bemerkungen Arbeitskreis Personal 14.11.2017 Haupt- und Finanzausschuss 12.12.2017 Stadtrat 19.12.2017 X 25.10.2017 Öffentlicher Teil Nichtöffentlicher Teil Stellenplan 2018 hier: stellenplanmäßige Auswirkungen der Ergebnisse der Organisations- und Effizienzuntersuchung im Jahr 2018 Durch die Vorlage entstehen keine haushaltsrelevanten Kosten Durch die zu beschließende Maßnahme entstehen Kosten von 299.500 € (s. Anlage) X Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung; Haushaltsansatz im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: Mittel müssen über- außerplanmäßig bereitgestellt werden; Im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: Deckung: X X Mittel sollen im/in folgenden Haushaltsjahr/en veranschlagt werden. Durch die Vorlage entstehen stellenplanmäßige Auswirkungen (s. Begründung) Pflichtaufgabe Freiwillige Aufgabe Beschlussentwurf: Der Stadtrat fasst auf Empfehlung des Arbeitskreis Personal sowie des Haupt- und Finanzausschusses folgende Beschlüsse zum Stellenplan 2018: 1. Der Stadtrat beschließt die Einrichtung folgender Stellen im Stellenplan 2018: a. Technische Prüfung: + 1,0 Stelle EG 12 Sachbearbeitung Abteilungsleitung Amtsleitung Mitzeichnung Dez. II gez. Hansen gez. Jung gez. Stein gez. Canzler Mitzeichnung Kämmerer Bürgermeister Abt. 10.1 Ratsbüro gez. Schaaf gez. Spürck gez. Nimtz b. Förderwesen: + 1,0 Stelle EG 10 2. Der Stadtrat beschließt, alle Stellen im Reinigungsbereich mit KW-Vermerken zu versehen. 3. Der Stadtrat beauftragt die Verwaltung, im Bereich a. des ruhenden Verkehrs, b. des fließenden Verkehrs, c. zur Ausweitung des Ehrenamtes sowie d. zur Neuorganisation der Schulhausmeister Konzepte zu erstellen und diese, incl. der möglichen Stellenplanauswirkungen, der Politik zur Beratung und Entscheidung vorzulegen. Beschlussvorlage 604.17 Seite 2 MAßNAHME: ______________________________________________ ÜBERSICHT lfd. Jahr Ausgaben / Einnahmen Aufwendungen / Erträge 1. Folgejahr 2. Folgejahr 3. Folgejahr 4. Folgejahr 157.500 € 160.700 € 163.900 € 167.100 € 157.500 € 160.700 € 163.900 € 167.100 € Einmalkosten Ausgaben / Aufwendungen Anschaffungskosten (z.B. Baukosten) Einrichtungskosten Personalkosten Honorare Architekten/Ingenieure o.ä. gesamt: Einnahmen / Erträge Zuschüsse Beiträge gesamt: Aufwand netto: Folgekosten: Aufwendungen Sachkosten (z.B. Unterhaltung) Schuldendienste/Zinsen Abschreibung Personalkosten gesamt Erträge Zuschüsse Gebühren gesamt Beschlussvorlage 604.17 Seite 3 Begründung: In Ergänzung zur Vorlage zum Stellenplan 2018 (D 590.17) werden mit dieser Vorlage die personellen Auswirkungen der durch die Firma Rödl & Partner durchgeführten Organisations- und Effizienzuntersuchung näher ausgeführt. 1. Bereits im Stellenplanentwurf 2018 berücksichtigte stellenplanrelevante Maßnahmen:  Maßnahme 46 Aufbau zusätzlicher Personalkapazitäten im Amt 16 Im Stadtrat wurde am 26.09.2017 die Einrichtung von 2,2 Stellen im Amt 16 mit einem jeweiligen Stellenwert EG 11 TVöD als Erweiterung des Stellenplanes 2017 beschlossen sowie die Verwaltung mit einer schnellstmöglichen Besetzung beauftragt. Die Stellenanteile teilen sich wie folgt auf: - 16.1, Stadtplanung 1,2 Stellen - 16.2, Verkehrsplanung 0,4 Stellen - 16.4, Bauordnung 0,6 Stellen 2. Bereits beschlossene Maßnahmen ohne Berücksichtigung im Stellenplanentwurf 2018:  Maßnahme 35 plus Umsetzung des Handlungsprogrammes Sozialgerechtes Bodenmanagement In seiner Sitzung am 07.11.2017 hat der Stadtrat das „Handlungsprogramm Sozialgerechtes Bodenmanagement plus“ sowie die hierfür erforderliche Einrichtung von zwei zusätzlichen Stellen (+ 2,0 Stellen) mit dem Stellenwert EG 10 TVöD beschlossen. Da der Beschluss nach Erstellung des Stellenplanentwurfes erfolgte, sind diese Stellen nicht im Stellenplanentwurf 2018 (D 590.17) enthalten. 3. Noch zu beschließende Maßnahmen:  Maßnahme 14 Erweiterung der Kapazitäten der technischen Prüfung Der Haupt- und Finanzausschusses folgte in der Sitzung am 21.09.2017 der durch Rödl & Partner entsprechend der Maßnahmenbeschreibung vorgeschlagenen Empfehlung zur Einrichtung einer zusätzlichen Stelle für die technische Prüfung. Die Verwaltung schlägt daher vor, im Stellenplan 2018 eine zusätzliche Stelle (+ 1,0 Stellen) im Bereich des Rechnungsprüfungsamtes mit dem Stellenwert EG 12 TVöD einzurichten. Geschätzte Personalkosten nach KGSt-Werten 86.500 €.  Maßnahme 27 Vergabe von Reinigungsleistungen In der Sondersitzung des Haupt- und Finanzausschusses am 21.09.2017 wurde mehrheitlich beschlossen, aufgrund Personalfluktuation frei werdende Stellen nicht nach zu besetzen sondern die zu reinigenden Flächen an Reinigungsfirmen zu vergeben. Die Verwaltung schlägt daher vor, im Stellenplan 2018 alle Stellen im Reinigungsbereich mit einem KW-Vermerk zu versehen.  Maßnahme 34 Aufbau eines zentralen Fördermanagements für das Dezernat III Der Haupt- und Finanzausschuss folgte in seiner Sitzung am 21.09.2017 den Empfehlungen Rödl & Partners und empfiehlt einstimmig die Einrichtung einer zusätzlichen Stelle für das Beschlussvorlage 604.17 Seite 4 Fördermanagement im Stellenplan 2018. Die Verwaltung schlägt daher vor, im Stellenplan 2018 eine zusätzliche Stelle (+ 1,0 Stellen) mit dem Stellenwert EG 10 TVöD einzurichten. Die organisatorische Zuordnung wird bis zur endgültigen Entscheidung analog der derzeitigen Zuordnung des Fördermanagements in der Abteilung 18.1 – zentrales Baumanagement – erfolgen. Geschätzte Personalkosten nach KGSt-Werten 71.000 €.  Personalbemessung Hochbau, s. Management Summary S. 15 ff. Für den Bereich Hochbau wurde auf Projektebene eine detaillierte Personalbemessung auf Basis der AHO¹ und der HOAI² durchgeführt. Unter Einbeziehung aller, auf Vergleichs- und Erfahrungswerten von Rödl & Partner beruhenden weiteren Parameter weist die Personalbemessung im Gesamtergebnis für das Jahr 2017 einen Personalmehrbedarf von 5,14 Stellen aus. Derzeit werden die Möglichkeiten und Vorteile der Gründung einer kommunalen Planungsund Baukostengesellschaft geprüft, dies teilte der technische Beigeordnete, Herr Schwister, u. a. auch bereits in der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses am 12.09.2017 mit. Denkbar ist neben einer Neugründung auch die Überführung einer bestehenden Gesellschaft in diesen neuen Gesellschaftszweck. Der Umfang der Personalausstattung im Hochbaubereich ist daher auch von der künftigen Ausgestaltung einer möglichen Gesellschaftsgründung abhängig. Dies führt dazu, dass die Fragestellung des erhöhten Personalbedarfs vorerst zurückgestellt werden kann. Es ist beabsichtigt, in Kürze eine Vorlage für den Stadtrat mit der Darstellung der Möglichkeiten und der erforderlichen Rahmenbedingungen zu erstellen. ¹ AHO ² HOAI Ausschuss der Verbände und Kammern der Ingenieure und Architekten für die Honorarordnung e.V. Honorarordnung für Architekten und Ingenieure 4. Möglicherweise zukünftig stellenplanrelevante Maßnahmen der Organisations- und Effizienzuntersuchung:  Maßnahmen 17 und 47 Einführung einer Überwachung des fließenden sowie Ausbau einer Überwachung des ruhenden Verkehrs In seiner Sitzung am 21.09.2017 hat sich der Haupt- und Finanzausschuss grundsätzlich für die beiden Maßnahmen zur Verbesserung der Verkehrssicherheit ausgesprochen. Die Verwaltung schlägt daher vor, Konzepte zur Überwachung des ruhenden wie auch des fließenden Verkehrs zu erarbeiten und diese der Politik vorzulegen. Sich hieraus ergebende Stellenplanrelevanzen werden im Zuge dessen ebenfalls der Politik zur Beratung und Entscheidung vorgelegt.  Maßnahme 21 Ausbau des Ehrenamtes Der Haupt- und Finanzausschuss hat in seiner Sitzung am 21.09.2017 beschlossen, das Ehrenamt auszuweiten. Hierfür ist die Erstellung eines Konzeptes erforderlich. Die Firma Rödl & Partner geht davon aus, dass sich zusätzliche Personalkapazitäten für eine Ausweitung des Ehrenamtes langfristig rechnen werden. Die Verwaltung schlägt daher vor, ein Konzept zur Ausweitung des Ehrenamtes zu erarbeiten und der Politik zur Entscheidung vorzulegen. Im Zuge dessen wird nach Konzepterarbeitung eine möglicherweise erforderliche Stellenplanerweiterung entsprechend der ausgesprochenen Empfehlungen zur Beratung und Entscheidung vorgelegt werden. Beschlussvorlage 604.17 Seite 5  Maßnahme 28 Neuorganisation der Schulhausmeisterdienste In der Sondersitzung des Haupt- und Finanzausschusses am 21.09.2017 wurde einstimmig beschlossen, den Schulhausmeisterdienst im Rahmen des sogenannten „Mischmodells“ neu zu organisieren. Für die dafür erforderliche Untersuchung beziffert Rödl & Partner einen Personalbedarf von 0,5 Stellen. Hier ist eine Neubesetzung jedoch nicht erforderlich da eine langzeiterkrankte Kollegin zurückkehrt und speziell mit der Erstellung eines Konzeptes zur Neuorganisation der Schulhausmeister betraut wird. Insofern besteht nach derzeitigen Erkenntnissen für die Umsetzung des Beschlusses vom 21.09.2017 aktuell kein Personalbedarf. Nach Erstellung wird das Konzept sowie mögliche stellenplanrelevante Auswirkungen den politischen Gremien zur Beratung und Entscheidung vorgelegt. Beschlussvorlage 604.17 Seite 6