Beschlussvorlage (Personalsituation in den städtischen Kindertagesstätten; hier: Anträge der CDU-Fraktion und der Fraktion B90/Grüne sowie Anfrage der FDP- Fraktion)

KOLPINGSTADT KERPEN DER BÜRGERMEISTER Amt/Abteilung: 11.3 / Personal Bearbeiter/in: Thomas Klütsch TOP Drs.-Nr.: 291.17 Beratungsfolge Datum : 12.06.2017 Bemerkungen Termin Haupt- und Finanzausschuss 27.06.2017 Jugendhilfeausschuss 29.06.2017 Stadtrat 04.07.2017 X Öffentlicher Teil Nichtöffentlicher Teil Personalsituation in den städtischen Kindertagesstätten; hier: Anträge der CDU-Fraktion und der Fraktion B90/Grüne sowie Anfrage der FDPFraktion Durch die Vorlage entstehen keine haushaltsrelevanten Kosten x Durch die zu beschließende Maßnahme entstehen Kosten von ___ € (s. Anlage) Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung; Haushaltsansatz im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: x Mittel müssen über- außerplanmäßig bereitgestellt werden; Im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: Deckung: x Mittel sollen im/in folgenden Haushaltsjahr/en veranschlagt werden: Durch die Vorlage entstehen stellenplanmäßige Auswirkungen (s. Begründung) Pflichtaufgabe Freiwillige Aufgabe Beschlussentwurf: Auf Empfehlung des Jugendhilfeausschusses und des Haupt- und Finanzausschuss beschließt der Stadtrat, zur Verbesserung der Personalsituation in den Kindertagesstätten einen Vertretungspool in der Größenordnung von 3,0 Stellen einzurichten. Zu diesem Zweck wird der Stellenplan 2017 zum 01.08.2017 um 3,0 Stellen der Wertigkeit S 8a TVSuE erweitert. Weiterhin wird die Verwaltung beauftragt, zur Refinanzierung der zusätzlichen Personalkosten die Elternbeiträge zu erhöhen und hierzu eine entsprechende Satzungsänderung vorzulegen. Beschlussausfertigung soll erhalten: Sachbearbeiter/in Abteilungsleiter/in stv. Amtsleiter/in Klütsch Klütsch Zuständiger Dezernent Mitzeichnung Dez II/Amt 23 Landscheidt Canzler Kämmerer Bürgermeister Abt. 10.1 Ratsbüro Schaaf Spürck Nimtz MAßNAHME: ______________________________________________ ÜBERSICHT lfd. Jahr Ausgaben / Einnahmen Aufwendungen / Erträge 1. Folgejahr 2. Folgejahr 3. Folgejahr 4. Folgejahr Einmalkosten Ausgaben / Aufwendungen Anschaffungskosten (z.B. Baukosten) Einrichtungskosten Personalkosten Honorare Architekten/Ingenieure o.ä. gesamt: Einnahmen / Erträge Zuschüsse Beiträge gesamt: Aufwand netto: Folgekosten: Aufwendungen Sachkosten (z.B. Unterhaltung) Schuldendienste/Zinsen Abschreibung 62.300 € 154.000 € 158.600 € 163.400 € 168.300 € 18.700 € 46.200 € 47.600 € 49.000 € 50.500 € 107.800 € 111.000 € 114.400 € 117.800 € Personalkosten gesamt Erträge Zuschüsse (30% Refinanzierung) Gebühren gesamt 43.600 € Beschlussvorlage 291.17 Seite 2 Begründung: Zur Sicherstellung einer qualitativen Arbeit in städtischen Kindertageseinrichtungen wurde beginnend mit dem Kita-Jahr 2008/2009 ein sogenannter pädagogisch begründeter „Kerpener Kita Standard“ von den politischen Gremien festgelegt. (Drs.:-Nr.: 367.08 JHA 04.09.2008, Stadtrat 09.09.2008) Dieser Standard beinhaltete folgende Punkte:  Gesetzliche Mindestausstattung gemäß Kinderbildungsgesetz (KiBiz) Zusätzlich:     20% Leitungsfreistellung je Gruppe 100% Leitungsfreistellung in Familienzentren 5 Stunden Leitungszuschlag bei Vorliegen besonderer Kriterien (Integration, mehrere Standorte etc.) Vertreterpool, 3 Vollzeitstellen In seiner Sitzung am 06.07.2010 (Drs.:Nr. 299.10) hat der Rat der Kolpingstadt Kerpen beschlossen, 8 Stellen durch folgende Standardreduzierungen einzusparen:    Reduzierung der anteiligen Freistellung der Leitungen auf 5 Stunden pro Gruppe Reduzierung der Freistellung in Familienzentren auf je 7,3 Stunden Wegfall des Vertretungspools Nach Umsetzung der Standardreduzierung verschlechterte sich die personelle Situation in den städtischen Kindertageseinrichtungen, sodass der Haupt- und Finanzausschuss in seiner Sitzung am 06.03.2012 (Drs.:- Nr. 37.12) die Leitungsfreistellung in Höhe von 20% pro Gruppe, sowie eine Freistellung der Leitungen in Familienzentren (analog der freien Träger) zu 100% wieder beschlossen hat. Diese beiden Maßnahmen sind somit die einzigen Maßnahmen über den gesetzlichen Mindeststandard hinaus. Die Berechnung der Fach- und Ergänzungskraftstunden zur Betreuung in den Gruppen beziehen sich auf die Mindestbesetzung zur Erlangung einer Betriebserlaubnis gemäß KiBiz. Das bedeutet, dass bei jedem personellen Ausfall die Mindestbesetzung unterschritten wird. Dabei liegt die Arbeitsunfähigkeitsquote (AU – Quote) und die damit verbundene Anzahl der krankheitsbedingten Fehltage (AU – Tage in Kalendertagen) im KiTa – Bereich im Schnitt der letzten drei Jahre unter der der Gesamtverwaltung. 2016 2015 2014 AU Tage AU - Quote AU Tage AU - Quote AU Tage AU - Quote pro MA und in % pro MA und in % pro MA und in % Jahr Jahr Jahr KiTa – Bereich Mittelwert: 6,76% Kolpingstadt Kerpen Gesamt Mittelwert: 7,03% 24,81 6,78% 24,46 6,70% 24,87 6,81% 26,48 7,23% 25,80 7,07% 24,73 6,78% Dabei differiert der Mittelwert der AU – Quote der Jahre 2014 bis 2016 einrichtungsbezogen zwischen 3,38% (12,34 AU – Tage) und 9,68% (35,19 AU – Tage). Eine genaue Analyse der erheblich unterschiedlichen AU – Daten der einzelnen Einrichtungen soll im Rahmen des Betrieblichen Beschlussvorlage 291.17 Seite 3 Gesundheitsmanagements und des Arbeitsschutzes (Erstellung der psychischen Gefährdungsbeurteilung) erfolgen. Sofern krankheitsbedingte Ausfälle zeitlich gebündelt eintreten, entstehen personelle Engpässe, die trotz entwickelter Vertretungskonzepten (Handlungsplan Drs.:- Nr. 310.14 JHA 18.09.2014) nicht mehr im erforderlichen Umfang aufgefangen werden können. So mussten Einrichtungen tageweise, ganz oder teilweise, geschlossen werden. Im Einzelnen betraf dies folgende Einrichtungen: KiTa Panama – Kerpen Zeitraum 26.05.2017 ab mittags Sonnenschein – Kerpen 26.05.2017 ab mittags Kleine Strolche – Kerpen 26.05.2017 ab mittags Pusteblume – Kerpen-Manheim 26.05.2017 ab mittags Spielkiste – Kerpen-Horrem 05.05.2017 – 15.05.2017 Spielkiste – Kerpen-Horrem Herbst 2015 Mühlenbachkinder / Erfttalweg – Kerpen-Türnich Schließung Erfttalweg, Notbetreuung im Haupthaus Mühlenbachkinder Kerpen-Türnich Herbst 2015 Schließung Erfttalweg, Notbetreuung im Haupthaus Mühlenbachkinder Kerpen-Türnich Pusteblume – Kerpen-Manheim November 2013 Auswirkungen Zusammenlegung von Gruppen Betreuung nur von Kindern, deren Eltern berufstätig sind 25.09.2014 und 26.09.2014 November 2012 In verschiedenen Sitzungsvorlagen wurde das Thema der Situation in den städtischen Kindertagesstätten schon thematisiert. Zuletzt wurden hierzu durch den Jugendhilfeausschuss in seiner Sitzung am 22.11.2012 folgende Beschlüsse gefasst: „TOP 2. Personalsituation/Betreuungssituation in den städtischen Kindertageseinrichtungen Der Jugendhilfeausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis und beauftragt einstimmig die Verwaltung wie folgt: Zu 3.3 / Umsetzung des Modells "Auslagerungsstellen" Die Vertretungsstellen sollen nicht befristet, sondern dauerhaft eingerichtet und im Stellenplan eingearbeitet werden. Zu 3.2 / Kurzfristige Vertretungen / Vertreterpool Schaffung eines "Pools" von "Honorarkräften", die kurzfristig zur Krankheitsvertretung eingesetzt werden können (Kolleginnen/Kollegen in Elternzeit, Kolleginnen/Kollegen in Altersteilzeit). Die Wiedereinführung des Vertretungspools soll in die anstehende Haushalts-Klausurtagung eingebracht werden. Beschlussvorlage 291.17 Seite 4 Zu 3.4 / Bedarfsänderungen zum KiTa Jahr / Flexverträge / gruppenspezifische Einrichtungen In Abstimmung mit dem Jugendamtselternbeirat sollen die Möglichkeiten der Bündelung von Stundenkontingenten durch "Spezialisierung" von Kitas hinsichtlich der vorgehaltenen Betreuungsformen erarbeitet werden. Zu 3.6 / Stellenbesetzungsverfahren Es sollen Möglichkeiten geprüft werden, die Stellenbesetzungsverfahren weiter zu vereinfachen.“ Die die personellen Maßnahmen betreffenden Beschlüsse vom 22.11.2012 wurden dabei im Einzelnen wie folgt umgesetzt: 1. Auslagerungsstellen Hierzu hieß es in der Vorlage 439.12 unter Ziffer 3.3: „Dort werden Beschäftigte die sich in Elternzeit befinden dann in einem ausgelagerten Bereich (z.B. Springer) geführt, so dass deren Ursprungsstelle in einem Dauerarbeitsverhältnis nachbesetzt werden könnte.“ Durch den Beschluss des Stadtrates vom 11.12.2012 wurden auf der Basis der Vorlage 511.12 entsprechende Stellen eingerichtet. Diese Beschlüsse wurden durch die Verwaltung umgesetzt. Seit diesem Zeitpunkt werden Beschäftigte des KiTa – Bereiches, die „ihre“ Stelle aufgrund der Inanspruchnahme einer Beurlaubung oder durch Elternzeit befristet frei machen, auf einer Auslagerungsstelle geführt. Dadurch ist es möglich, die Elternzeit-, bzw. Beurlaubungsvertretung unbefristet, d.h. auf Dauer einzustellen. Entsprechend dem Ratsbeschluss vom 11.12.2012 können diese Stellen ausschließlich von Beschäftigten aus Kindertageseinrichtungen besetzt werden, deren Dauerarbeitsverhältnis befristet ruht. 2. Kurzfristige Vertretungen / Vertreterpool Durch den Jugendhilfeausschuss wurde beschlossen, dass ein Pool von „Honorarkräften“ (Kolleginnen und Kollegen in Altersteilzeit oder Elternzeit) geschaffen werden sollte, die kurzfristig als Krankheitsvertretungen eingesetzt werden könnten. In der o.g. Verwaltungsvorlage war dies als nachrangige Möglichkeit gegenüber der Schaffung von Vertretungsstellen dargestellt. Dort hieß es: „Die Schaffung von Vertretungsstellen (Vertreterpool) ist aus Sicht der Verwaltung auch die einzig sinnvolle Lösung.“ Dabei wurde in der seinerzeitigen Vorlage ausgeführt, dass der Vertretungsstandard (Personalausstattung, Vertretungsbeginn, -umfang, -ende) dann noch zu beschreiben wäre. Dies wird dann auch maßgeblich den notwendigen Umfang der Vertretungsstellen beeinflussen. Der Beschluss wurde in der Form umgesetzt, dass bei Kolleginnen und Kollegen in Altersteilzeit oder Elternzeit regelmäßig abgefragt wird, ob und in welchem Umfang sie für kurzfristige Vertretungseinsätze zur Verfügung stehen würden. Im Ergebnis konnte keine aus Altersgründen ausgeschiedene Mitarbeiterin und lediglich eine Kollegin, die sich in Elternzeit befand für einen solchen Einsatz gewonnen werden. Die letzte Abfrage erfolgte im Frühjahr 2017. Eine Lösung des Problems der kurzfristigen krankheitsbedingten Vakanzen stellt dieses Modell („Honorarkräfte“) nicht dar. 3. Stellenbesetzungsverfahren Weiterhin wurde in der Sitzung am 22.11.2012 durch den Jugendhilfeausschuss beschlossen, dass „Möglichkeiten geprüft werden sollen, die Stellenbesetzungsverfahren weiter zu vereinfachen.“ Seit diesem Beschluss wurden insbesondere folgende Änderungen (Vereinfachungen) bei den Stellenbesetzungsverfahren im KiTa – Bereich umgesetzt:  Vergabe von Dauerstellen ohne Stellenbesetzungsverfahren Beschlussvorlage 291.17 Seite 5 Durch die beschriebenen Auslagerungsstellen können z.B. Elternzeitvertretungen dauerhaft nachbesetzt werden (s.o.). Seit 2013 erfolgt dies ohne vorheriges Auswahlverfahren ausschließlich auf der Basis einer Rangliste mit den Kriterien Berufliche Qualifikation, Beschäftigungsdauer und Beurteilungsergebnis.  Verzicht auf bestimmte Verfahrensbestandteile In Abstimmung mit den Gruppenleitungen / Fachberatungen, dem Personalrat und der Gleichstellungsstelle erfolgt seit dem Kindergartenjahr 2014/2015 keine Präsentationsaufgabe mehr im Rahmen der Besetzungsverfahren.  Einbeziehung der KiTa - Leitungen Ab 2013 erfolgten die Besetzungsverfahren mit externen Bewerberinnen und Bewerbern nach den Darstellungen der o.g. Sitzungsvorlage (Gespräche in der betreffenden KiTa, unmittelbare Beteiligung der KiTa – Leitung, sofortiges Kennenlernen der Arbeitsumgebung). Dies führte mit der Zeit und gestiegenen Bewerbungszahlen zu sehr zeitaufwendigen Einstellungsverfahren. Wo bisher verschiedene Stellen in verschiedenen Einrichtungen in einem Auswahlverfahren besetzt wurden, erfolgte dies durch die o.g. Vorgaben nur nacheinander. Um hier eine auch für alle KiTa – Leitungen zufriedenstellende Lösung zu finden, wurde unter Leitung der verantwortlichen Gruppenleitungen / Fachberatungen und unter Mitwirkung der Personalabteilung ein Workshop mit allen KiTa – Leitungen durchgeführt. Ergebnis der unmittelbaren Beteiligung der KiTa – Leitungen waren folgende Änderungen im Bereich der Besetzungsverfahren: o zentrale Besetzungsverfahren Rückkehr zu den zentralen Besetzungsverfahren, nicht mehr in der KiTa vor Ort, aus Gründen der Beschleunigung der Einstellungsverfahren o rollierende Teilnahme der Leitungen An jedem Besetzungsverfahren sollte eine KiTa – Leitung teilnehmen, dabei sollte die Teilnahme wechseln. Aus Gründen der Arbeitsbelastung der KiTa – Leitungen erfolgt diese Teilnahme seit ca. 1,5 Jahren nicht mehr. Als Personalratsmitglied nehmen an den Verfahren regelmäßig die im Personalrat vertretenen KiTa – Leitungen teil. o turnusmäßige Besetzungsverfahren Unabhängig von aktueller Vakanz sollte jede Bewerberin, bzw. jeder Bewerber möglichst schnell die Gelegenheit erhalten, sich persönlich vorzustellen. Daher wurde vereinbart, dass regelmäßig alle 14 Tage, jeweils Donnerstagnachmittag Termine für Besetzungsverfahren angeboten werden. Durch die Standardisierung des Verfahrens sind alle erzielten Ergebnisse untereinander vergleichbar, so dass mit diesen Ergebnissen eine stetig fortzuschreibende „Nachrückerliste“ erstellt wird. Diesen in der Liste enthaltenen Bewerberinnen und Bewerbern wird dann bei Vakanzen ein entsprechendes Beschäftigungsangebot gemacht. 2. Lösungsvorschläge Zur schnellen Verbesserung dieser Situation hat die Verwaltung weitere kurz- und mittelfristige Lösungen geprüft: Kurzfristige Lösungen:  Personalbeschaffung über Personaldienstleister Diese Maßnahme konnte aufgrund des Mangels an geeignetem Personal, der hohen Kosten (doppelte Personalkosten) und der kurzfristigen Einstellung von eigenem Personal nicht umgesetzt werden. Beschlussvorlage 291.17 Seite 6  Elterneinsatz Der Elterneinsatz als Fachkräfteersatz, ist auf Grund der Rechtslage nicht möglich. Die Eltern können in der Kita ehrenamtlich tätig sein. Hierzu müssten diese entsprechend bestellt werden und es bestände Versicherungsschutz. Diese Maßnahme dient jedoch keinesfalls als Fachkräfteersatz. Mittelfristige Lösungen: Bei kurzfristigen Ausfällen kann dies über den politisch beschlossenen Handlungsplan (Vertretungskonzept) kompensiert werden. Dies führt jedoch auch immer zu Engpässen bei der abgebenden Einrichtung. Mit diesem Instrument können längerfristige Personalausfälle nicht ausgeglichen werden. Schaffung von Vertretungsstellen Wie bereits dargelegt hält die Verwaltung auch weiterhin die Schaffung von Vertretungsstellen für den einzigen sinnvollen Weg krankheitsbedingte Ausfälle kompensieren zu können. Dabei wird es bei über 200 Beschäftigten im KiTa – Bereich und einer Arbeitsunfähigkeitsquote von 6,78% in 2016, das bedeutet, dass durchschnittlich jeden Tag insgesamt 14 Kolleginnen oder Kollegen krankheitsbedingt nicht im Dienst sind, in absehbarer Zeit keinen finanzierbaren Vertreterpool geben, der dies in Gänze kompensieren könnte. Gleichwohl hätten die oben dargestellten Einrichtungsschließungen weitestgehend vermieden werden können, wenn zu diesem Zeitpunkt der seinerzeitige Vertreterpool von 3 Stellen weiter fortbestanden hätte. Dabei kommt der Kolpingstadt jedoch der Umstand zu Gute, dass die massiven krankheitsbedingten Ausfälle zeitlich gestreckt auftraten. Wäre diese Situation in einem engeren Zeitfenster aufgetreten, so hätten die Vertretungsstellen zur Kompensation nicht ausgereicht. Die Verwaltung schlägt daher vor, den Vertretungspool im seinerzeitigen Umfang von 3 Vollzeitäquivalenten wieder einzurichten. Refinanziert werden diese in Höhe von 30% der Betriebskosten über den Landschaftsverband Rheinland. Bei 3 zusätzlichen Vollzeitstellen beträgt, nach Abzug des Landeszuschusses, der voraussichtliche Eigenanteil der Kolpingstadt Kerpen durchschnittlich 112.000 € jährlich. Dabei besteht im Bereich der Kindertagesstätten grundsätzlich die Möglichkeit der Kompensation der zusätzlichen finanziellen Belastung durch eine Erhöhung der Elternbeiträge. Zur Refinanzierung des o.g. Betrages müsste der durchschnittliche Elternbeitrag um 62 € jährlich erhöht werden. Beschlussvorlage 291.17 Seite 7 Zum Vergleich die KiTa – Standards bei den übrigen Kommunen des Rhein – Erft - Kreises: Stadt A Bergheim B Brühl C Hürth D Wesseling E Erftstadt F Frechen G Pulheim H Elsdorf I Bedburg ohne sonstige mit sonstigen sonstige Regelungen Personalkraft- Personalkraftstunden stunden (PKS) (PKS) X Zusatzpersonal für Vertretung / befristeter Ersatz bei Langzeiterkrankung X (kleine Ein- X (große Einein Springer je Einrichtung richtungen) richtungen) X keine Springer / nur sonstige PKS auf Einrichtungen verteilt X X X X X 1 Jahrespraktikantin als Springer zusätzlicher Springer ab 01.08.2017 4 Springer ab 01.08.2017 90 zusätzliche Std. für Rückkehrerinnen 3 pädagogische Springer / 1 Springer Hauswirtschaft Rückkehrer werden als Zusatzpersonal eingesetzt 5 Springerstellen volle Leitungsfreistellung ab 3 Gruppen Durchschnittlich 35 Std. über Bedarf pro Einrichtung keine eigenen Einrichtungen Stellungnahme Kämmerer: Aus Sicht der Finanzen ist auf folgendes hinzuweisen: Es ist grundsätzlich eine Pflichtaufgabe der Kolpingstadt, für eine ausreichende Anzahl von Plätzen zur Kindertagesbetreuung im Stadtgebiet zu sorgen. Ebenso ist es grundsätzlich freiwillig, mit welchem Standard oberhalb des gesetzlichen Mindeststandards die Aufgabe wahrgenommen wird. Ohne die fachlichen Notwendigkeiten des Verwaltungsvorschlags in Abrede stellen zu wollen, wird darauf verwiesen, dass die jährlichen Mehraufwendungen gemäß Vorschlag in Höhe von per Saldo 108.000 € für das erste volle Jahr bei einer Abdeckung durch Erträge bei der Grundsteuer B rein rechnerisch eine Erhöhung um 4 bis 5 Prozentpunkte erfordern würde, sollten keine anderen Wege der Deckung beschritten werden. Es wird zudem darauf verwiesen, dass zu erwarten ist, dass eine Novellierung der landesgesetzlichen Grundlagen für die Finanzierung der Kindertagesbetreuung innerhalb der nächsten ein bis zwei Jahren erfolgen wird (vgl. dazu auch Maßnahme 2016-1 in den Haushaltssicherungskonzepten der beiden letzten Jahre). Beschlussvorlage 291.17 Seite 8