Beschlussvorlage (Ergebnisse der Organisations- und Effizienzuntersuchung innerhalb der Stadtverwaltung Kerpen)

KOLPINGSTADT KERPEN DER BÜRGERMEISTER Amt/Abteilung: 11.1 / Organisation Bearbeiter/in: 11.1 Ju TOP Drs.-Nr.: 469.17 Datum : Beratungsfolge Termin Haupt- und Finanzausschuss X 06.09..2017 Bemerkungen 21.09.2017 Öffentlicher Teil Nichtöffentlicher Teil Ergebnisse der Organisations- und Effizienzuntersuchung innerhalb der Stadtverwaltung Kerpen X Durch die Vorlage entstehen keine haushaltsrelevanten Kosten Durch die zu beschließende Maßnahme entstehen Kosten von ___ € (s. Anlage) Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung; Haushaltsansatz im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: Mittel müssen über- außerplanmäßig bereitgestellt werden; Im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: Deckung: Mittel sollen im/in folgenden Haushaltsjahr/en veranschlagt werden: Durch die Vorlage entstehen stellenplanmäßige Auswirkungen (s. Begründung) Pflichtaufgabe Freiwillige Aufgabe Beschlussentwurf: 1. Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt die Ergebnisse der Organisations- und Effizienzuntersuchung in der Stadtverwaltung der Kolpingstadt Kerpen zur Kenntnis. 2. Der Haupt- und Finanzausschuss beauftragt die Verwaltung, die Umsetzung sämtlicher vorgeschlagener Maßnahmen anzustoßen und die Auswirkungen in die Haushaltsplanberatungen einzubringen. Abweichend hiervon wird folgendes beschlossen: …………… 3. Der Haupt- und Finanzausschuss beschließt, die von Rödl & Partner für die Personal- und Kapazitätsplanung im Hochbaubereich entwickelte Onlineanwendung zu beschaffen und einzusetzen. Die hierfür notwendigen Haushaltsmittel in Höhe von ca. 1.200 € jährlich werden ab 2018 bereitgestellt. Beschlussausfertigung soll erhalten: Sachbearbeiter/in Abteilungsleiter Amtsleiter Jung Klütsch Zuständiger Dezernent Mitzeichnung Dez. / Amt Kämmerer Bürgermeister Abt. 10.1 Ratsbüro Spürck Nimtz Begründung: Die Firma Rödl & Partner hat auf der Grundlage des Beschlusses des Haupt- und Finanzausschusses den Auftrag zur Durchführung einer Organisations- und Effizienzuntersuchung erhalten. Mit der Untersuchung wurde im Dezember 2016 begonnen. Die Zwischenergebnisse wurden dem Arbeitskreis Personal in den Sitzungen am 04.05.2017 und 06.07.2017 vorgestellt. Die Abschlusspräsentation mit    Management Summary Maßnahmenkatalog Darstellung ausgewählter Geschäftsprozesse erfolgt in der heutigen Sitzung. Management Summary, Maßnahmenkatalog und die Geschäftsprozessdarstellungen wurden den Fraktionen bzw. den Mitgliedern des Haupt- und Finanzausschusses in elektronischer Form bereits am 18. bzw. 24.08.2017 in digitaler Form zur Verfügung gestellt, damit im Vorfeld der Sitzung mehr Zeit bleibt, um sich mit den umfangreichen Unterlagen zu beschäftigen. Im Hinblick auf die Vielzahl der unterschiedlichen Maßnahmen, der zum Teil komplexen Themenstellungen und des begrenzt zur Verfügung stehenden zeitlichen Rahmens sollte sich die Präsentation und Diskussion in der heutigen Sitzung auf die Maßnahmen konzentrieren, die einen politischen Beschluss erfordern. Maßnahmen, die von der Verwaltung bzw. dem Bürgermeister im Rahmen des Geschäfts der laufenden Verwaltung initiiert werden können, sollten nicht den Schwerpunkt der Diskussion bilden. In der Regel hält sich das Einsparpotential bei diesen Maßnahmen in Grenzen. Maßnahmen, die einen politischen Beschluss erfordern sind insbesondere: Maßnahmenummer 1 2 3 5 7 14 15 17 19 Bezeichnung Anpassung Fraktionszuwendung Veränderung der Ratsausschüsse Erstellung eines Ortsvorsteherkonzeptes Veränderung der Betreuung der Städtepartnerschaft Digitalisierung Vorzimmer Bürgermeisterbüro (Ratsbüro) Erweiterung der Kapazitäten der techn. Prüfung Entwicklung verbindlicher Ziele für die Standortentwicklung Einführung einer Überwachung des fließenden Verkehrs Schließung der Service-Einheiten/ Außenstellen des Bürgerbüros zur Zentralisierung der Aufgabenwahrnehmung 20 Anpassung der Sondernutzungsgebühren 21 Ausbau des Ehrenamtes 26 Einführung eines Parkraumbewirtschaftungskonzeptes 27 Vergabe von Reinigungsleistungen 28 Neuorganisation der Schulhausmeisterdienste 30 Optimierung der Wirtschaftlichkeit im Bereich Straßenbeleuchtung 34 Aufbau eines zentralen Fördermittelmanagements für das Dezernat III 35 Umsetzung des Handlungsprogrammes sozialgerechtes Bodenmanagement 36 Alternative Nutzungskonzepte für das Haus für Kunst und Geschichte 41 Anpassung des kalkulatorischen Zinssatzes und der Bemessungsgrundlage bei der Grundbesitzabgabe 43 Einführung einer Gewässerunterhaltungsabgabe 46 Aufbau zusätzlicher Personalkapazitäten im Amt 16 47 Ausbau einer Überwachung des ruhenden Verkehrs Um das von Rödl & Partner aufgezeigte Einspar-/ Optimierungs- bzw. Verbesserungspotential möglichst zeitnah realisieren zu können, sollte die Verwaltung durch den Haupt- und Beschlussvorlage 469.17 Seite 2 Finanzausschuss beauftragt werden, die Umsetzung sämtlicher Maßnahmen anzustoßen. Die entsprechenden Auswirkungen könnten dann nach Möglichkeit schon in die Haushaltsplanberatungen 2018 eingebracht werden. Da die weitere Aufbereitung und Umsetzung sämtlicher Maßnahmen mit teilweise erheblichem Zusatzaufwand verbunden sind, sollten ggf. Einzelmaßnahmen – die aus den verschiedensten Gründen nicht umgesetzt werden können oder sollen – bereits in der heutigen Sitzung von der Maßnahmenliste gestrichen werden. Damit würde im Vorfeld unnötiger Zusatzaufwand vermieden. Rödl & Partner hat für den Bereich des Hochbaus eine Personalbemessung nach HOAI durchgeführt (siehe auch Seiten 15 – 17 im Management Summary). Eine Personalbemessung nach HOAI ist für diesen Bereich die einzig sinnvolle und in der Fachwelt anerkannte Bemessungsmethode. Da Rödl & Partner in vielen Untersuchungsaufträgen vergleichbare Bemessungen vornehmen muss, hat sie selbst eine Onlineanwendung entwickelt, mit der mit verhältnismäßig geringem Aufwand eine objektive Berechnung des Personalbedarfs möglich ist. Rödl & Partner bietet interessierten Behörden aktuell dieses Produkt zum Kauf an (siehe auch beigefügte Produktbeschreibung). Es macht Sinn, diese Onlineanwendung auch im Hochbereich der Stadtverwaltung einzusetzen und zu nutzen, um Kapazitäten besser planen zu können. Im Rahmen des Projektes Organisations- und Effizienzuntersuchung würde Kerpen einen Sonderpreis von ca. 1.200 € jährlich erhalten, einschließlich der bereits im Rahmen der Untersuchung eingepflegten örtlichen Baumaßnahmen. Die Verwaltung schlägt vor, dieses Produkt zum angebotenen Preis von brutto ca. 1.200 € jährlich zu beschaffen. Entsprechende Haushaltsmittel sollten ab 2018 hierfür eingeplant werden. Beschlussvorlage 469.17 Seite 3