Beschlussvorlage (170816_Orga Maßnahme_29_Gebäudevergabe)

Maßnahme 29 - Zentralisierung der Vergabe der städtischen Gebäude zur außerschulischen Nutzung Die Vergabe der städtischen Gebäude zur außerschulischen Nutzung ist in der Stadtverwaltung der Kolpingstadt Kerpen dezentral organisiert und wird derzeit durch die Ämter 22 (0,15 VZÄ), 10 (0,40 VZÄ) und 24 (0,10 VZÄ) wahrgenommen (vgl. Ist-Prozess Gebäudevergabe). Die Zuständigkeiten der Ämter differenzieren sich zum einen nach der Art der Nutzung (regemäßig / einmalig) und zum anderen nach Art des Gebäudes (bspw. Jahnhalle, Schulräume oder „sonstige städtische Gebäude“). Jedoch ist festzustellen, dass die Zuständigkeiten für die Vergabe in einigen Bereichen nicht deckungsgleich sind mit weiteren Verantwortlichkeiten, die im Zusammenhang des Vergabeprozesses stehen. So verantworten vergebende Ämter teilweise nicht die zuständigen Hausmeister, Reinigungskräfte oder die Gebäudeausstattung. Diese sind in den anderen Ämter verortet, weshalb für deren Koordinierung diverse Schnittstellen entstehen. Diese Verschränkung verschiedener Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten schafft verwaltungsintern und nicht zuletzt auch für den antragstellenden Bürger unklare Verhältnisse darüber, wer für ein bestimmtes Anliegen der jeweilige Ansprechpartner ist. Auch in Bezug auf die satzungsrechtlichen Grundlagen der Nutzung der städtischen Gebäude, die ebenfalls nach der Art der Nutzung sowie nach der Art der Gebäude differenzieren, können unklare Regelungsverhältnisse festgestellt werden. Es wird empfohlen, den Aufgabenbereich der Vergabe städtischer Gebäude zur außerschulischen Nutzung im Amt 24.2 zu zentralisieren und den gesamten Vergabeprozess dort neu einzurichten (vgl. Soll-Prozess Gebäudevergabe). Das Amt 24.2 ist aus mehreren Gründen für die Übernahme dieses Aufgabenbereichs prädestiniert: Zum einen verfügt das Amt 24.2, als für die Gebäudewirtschaft zuständiges Amt, bereits über viele, für den Vergabeprozess notwendige Informationen, bspw. über die jeweilige Verfügbarkeit der Hausmeister und des Reinigungspersonals. Dies gilt insbesondere im Falle einer ebenso vorgeschlagenen Zentralisierung der Hausmeisterdienste im Amt 24. Zum anderen ist das Amt 24 bereits zuständig für den baulichen Unterhalt der zu vergebenden Gebäude. Bei einer Zentralisierung der Vergabe wären demnach auch die Zuständigkeiten weiterer, vergaberelevanter Aufgaben deckungsgleich verortet und Schnittstellen im Vergabeprozess ließen sich in erheblichem Maße reduzieren. Zudem wären ebenfalls die Zuständigkeiten für Bürger und andere Verwaltungseinheiten klar ersichtlich. Die Verortung der Aufgabe sollte, durch eine Umverteilung des derzeit zuständigen Personals, personalneutral erfolgen. Durch die Zentralisierung werden jedoch Effizienzgewinne im Personaleinsatz erwartet, durch welche bestimmte Stellenanteile zur Wahrnehmung anderer Aufgaben verwendet werden können. Nach erfolgter Zentralisierung des Vergabeprozesses städtischer Gebäude zur außerschulischen Nutzung sollte in einem weiteren Schritt geprüft werden, inwieweit noch in Amt 10 verbliebene Zuständigkeiten für die Gebäudevergabe im Bereich der regelmäßigen schulischen Nutzung neu verortet werden können.