Beschlussvorlage (170818_Maßnahmensammler_gesamt_Std Kerpen)

Maßnahmenkatalog zur Organisations- und Effizienzuntersuchung in der Kolpingstadt Kerpen 1 von 49 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Anpassung der Fraktionszuwendungen 1 Dezernat I Amt 10 Produkt 11.111.01: Politische Gremien In den Aufgabenbereich des Bürgermeisterbüros fällt die Betreuung der Fraktionen. Dazu gehören auch die Fraktionszuwendungen, die sich zum einen aus den Personalkosten der FraktionssekretärInnen (ca. 231 TEUR) und zum anderen aus dem Auslagenersatz für die Ratsmitglieder (ca. 20 TEUR) zusammensetzen. Die Höhe dieser Zuwendungen wird einvernehmlich von den Fraktionen selbst bestimmt und betrug 2016 insgesamt 251 TEUR. Der interkommunale Vergleich mit den Werten von 2016 aus anderen Städten in NRW zeigt, dass die Fraktionszuwendungen in der Kolpingstadt Kerpen zu den höchsten zählen. Insbesondere bezüglich der Personalkosten ist festzustellen, dass diese mit 5 TEUR pro Mandat weit über dem Durchschnittswert der Vergleichskommunen von 3,7 TEUR liegen. Die Veränderung der Fraktionszuwendungen, sowohl der Personalkosten als auch des Auslagenersatzes, auf das Vergleichsniveau von ca. 180 TEUR (errechnet unter Einbezug der unterschiedlichen Anzahl an Stadträten) wird empfohlen. Dadurch ergibt sich eine jährliche Haushaltsentlastung von ca. 70 TEUR. Die Fraktionen der Kolpingstadt Kerpen sind damit immer noch in ausreichendem Maße ausgestattet. Umsetzungsbedingungen: Die Neuregelung der Fraktionszuwendungen bietet sich bei der Neukonstituierung des Rates an. Dies wird in der Kolpingstadt Kerpen im Jahr 2020 geschehen. Um eine Veränderung der Fraktionszuwendungen zu diesem Zeitpunkt wahrscheinlicher zu machen, wird empfohlen, dass der Rat in dieser Wahlperiode dazu einen Grundsatzbeschluss verabschiedet. Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - 2018 2019 2020 2021 Sachkonto 2022ff. Erhöhung der Erträge in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der son. A. in Euro -€ -€ - 70.000 € - 70.000 € - 70.000 € - Haushaltsentlastung in Euro -€ -€ 70.000 € 70.000 € 70.000 € Stellenanpassung in VZÄ 0,00 0,00 0,00 0,00 2 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 0,00 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Veränderung der Ratsausschüsse 2 Dezernat I Amt 10 Produkt 11.111.01: Politische Gremien Kerpen verfügt über 12 Ratsausschüsse. Die Kosten für Sitzungsgelder und Fahrtkosten dieser Ausschüsse beliefen sich im Jahr 2016 auf insgesamt ca. 10 TEUR. Eine zusätzliche Ausschussvorsitzendenvergütung gem. EntschVO wird, entgegen der Auffassung der Landesregierung, bisher nicht gezahlt. Die formellen Zuständigkeiten der einzelnen Kerpener Ausschüsse überschneiden sich zum Teil und eine klare Aufgabenabgrenzung findet auch in der täglichen Ausschussarbeit nicht statt. Vergleichbare Städte weisen eine geringere Anzahl von Ausschüssen auf (Bergheim: 10 Ratsausschüsse). Es wird empfohlen die Anzahl der Ausschüsse um zwei zu reduzieren und die Zuständigkeitsverordnung anzupassen. Durch eine solche Veränderung und Anpassung lässt sich eine doppelte Befassung mit denselben Themen in unterschiedlichen Ausschüssen vermeiden und führt zudem zu einer schnelleren politischen Entscheidungsfindung. Darüber hinaus können durchschnittlich insgesamt ca. 2 TEUR an Fahrtkosten und Sitzungsgelder eingespart werden. Hinzu kommt ein geringerer Personalaufwand für die Betreuung der Ausschüsse auf Seiten der Stadtverwaltung, der zu diesem Zeitpunkt noch nicht bezifferbar ist. Sollte sich bezüglich der Ausschussvorsitzendenvergütung zudem die Landesregierung durchsetzen und die Stadt zur Zahlung der Vergütung verpflichtet werden, könnten durch die Veränderung der Ausschüsse ca. 9 TEUR eingespart werden. Im Ergebnis ergibt sich ein Einsparpotenzial von mind. 2 TEUR. Umsetzungsbedingungen: Die Neuregelung der Ausschussstruktur bietet sich bei der Neukonstituierung des Rates an. Dies wird in der Kolpingstadt Kerpen im Jahr 2020 geschehen. Um eine Neuregelung der Ausschussstruktur zu diesem Zeitpunkt wahrscheinlicher zu machen, wird empfohlen, dass der Rat in dieser Wahlperiode dazu einen Grundsatzbeschluss verabschiedet. Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - 2018 2019 2020 2021 Sachkonto 2022ff. Erhöhung der Erträge in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der son. A. in Euro -€ -€ - 2.000 € - 2.000 € - 2.000 € - Haushaltsentlastung in Euro -€ -€ 2.000 € 2.000 € 2.000 € Stellenanpassung in VZÄ 0,00 0,00 0,00 0,00 3 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 0,00 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Erstellung eines Ortsvorsteherkonzeptes 3 Dezernat I Amt 10 Produkt 11.111.01: Politische Gremien Die Kolpingstadt Kerpen verfügt über 9 Ortsvorsteher. Diese erhalten insgesamt ca. 19,5 TEUR Aufwandsentschädigungen in Abhängigkeit der Größe des Bezirks. Hinzu kommen noch 3,5 TEUR Dienstzimmerentschädigungen für sieben Ortsvorsteher sowie ca. 5 TEUR für Sachkosten. Die Aufteilung der Bezirke orientiert sich an der Gemeindestruktur vor der Gebietsreform. Den Ortsvorsteher werden als Ehrenbeamte, u.a. im Rahmen einer Dienstanweisung, verschiedene Aufgaben übertragen, die geeignet sind, die Verwaltung zu entlasten. Der interkommunale Vergleich mit anderen Städten, die über Ortsvorsteher verfügen, zeigt, dass Kerpen bezüglich deren Anzahl im Mittelfeld liegt (die Spanne liegt hierbei bei ca. 5 - 14 Ratsausschüssen). Es zeigt sich allerdings auch, dass viele Städte gänzlich ohne Ortsvorsteher auskommen. Es wurde zudem festgestellt, dass die übertragenen Aufgaben, insbesondere der Dienstanweisung, nicht durch die Kerpener Ortsvorsteher wahrgenommen werden und somit nicht zu einer Entlastung der Verwaltung führen. Weiterhin kann festgehalten werden, dass die Abgrenzung der Ortsteile aufgrund struktureller Veränderungen nicht mehr den heutigen Verhältnissen gerecht wird. Es wird empfohlen, ein Ortsvorsteherkonzept zu erstellen, dass 1. die Anpassung der Ortsvorsteherbezirke an die aktuellen Gegebenheiten vorsieht und 2. die Aufgabenwahrnehmung durch diese festlegt und somit zur Entlastung der Verwaltung beiträgt. Zu 1. sollte zumindest die Zusammenlegung der Bezirke „Kerpen“ und „Mödrath/ Kerpen-Nord“ sowie der Bezirke „Horrem“ und „Neu-Bottenbroich/ Horrem-Nord-Ost“ angestrebt werden. Hierdurch können jährlich ca. 4,5 TEUR an Aufwandsentschädigungen und Sachkosten eingespart werden. Zu 2. sollte eine genaue Definition der wahrzunehmenden Aufgaben durchgeführt und Zeiten festgelegt werden, zu denen die Ortsvorsteher regelmäßig für ihre Bürger erreichbar sind und deren Anliegen bearbeiten können. Umsetzungsbedingungen: Da die Wahl der Ortsvorsteher eng mit der Wahl des Rates verbunden ist, sollte die Neuordnung der Ortsvorsteherbezirke mit der Neukonstituierung des Rates in Kraft treten. Dies wird in der Kolpingstadt Kerpen im Jahr 2020 geschehen. Hierzu bedarf es der Änderung der Hauptsatzung. Die Definition der durch die Ortsvorsteher wahrzunehmenden Aufgaben kann losgelöst von der Neuordnung der Ortsvorsteherbezirke geschehen und somit, insbesondere im Rahmen der Dienstanweisung, unmittelbar durchgeführt werden. Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - 2018 2019 2020 2021 Sachkonto 2022ff. Erhöhung der Erträge in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der son. A. in Euro -€ -€ - 4.430 € - 4.430 € - 4.430 € - Haushaltsentlastung in Euro -€ -€ 4.430 € 4.430 € 4.430 € Stellenanpassung in VZÄ 0,00 0,00 0,00 0,00 4 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 0,00 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Laufende Überprüfung der Förderung des städtischen Kulturprogramms 4 Dezernat I Amt 10 Produkt 25.281.03: Eigenes Kulturprogramm Die Kolpingstadt Kerpen unterhält und finanziert ein eigenes Kulturprogramm, das unter anderem Theatervorstellungen, Konzerte und Festivals umfasst. Als Zielvorgabe soll im Rahmen des Kulturprogramms 1 EUR Zuschuss pro Einwohner gezahlt werden. Den größten Förderbedarf von ca. 10 TEUR weisen dabei die Vorstellungen des Grenzlandtheaters auf. Dessen Produktionen werden auf Basis jährlich abgeschlossener Verträge zu festen Preisen eingekauft. Der Vertrag für die Spielzeit 2016/17 umfasst insgesamt sechs Produktionen. Die Kolpingstadt Kerpen liegt gem. des Haushaltsansatzes 2017 unterhalb des Zielwertes von 1 EUR Zuschuss pro Einwohner. Hinsichtlich der Besucherzahlen der Produktionen des Grenzlandtheaters kann festgestellt werden, dass diese in Abhängigkeit der gezeigten Produktionen stark schwanken. Durchschnittlich würde etwa das Doppelte an Besuchern benötigt werden, um eine Kostendeckung zu erreichen. Vergleicht man zudem weitere Spielstätten des Grenzlandtheaters kann festgestellt werden, dass die Eintrittspreise in Kerpen sehr gering sind und vergleichbare Städte bis zu 5 EUR mehr für den Normalpreis nehmen. Es wird empfohlen, die Verträge mit dem Grenzlandtheater weiterhin nur auf jährlicher Basis abzuschließen und somit keine langfristigen finanziellen Verpflichtungen einzugehen. Zudem sollte der Vorschlag der Verwaltung weiter verfolgt werden und für kommende Spielzeiten weniger und vor allem zuschauerstarke Produktionen eingekauft werden, die einen höheren Kostendeckungsgrad erreichen. Zudem wird empfohlen den Kartenpreis dem Vergleichsniveau anzupassen. Umsetzungsbedingungen: Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - 2018 2019 2020 2021 Sachkonto 2022ff. Erhöhung der Erträge in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der son. A. in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Haushaltsentlastung in Euro -€ -€ -€ -€ -€ Stellenanpassung in VZÄ 0,00 0,00 0,00 0,00 5 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 0,00 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Veränderung der Betreuung der Städtepartnerschaften 5 Dezernat I Amt 10 Produkt 11.111.16: Städtepartnerschaft Die Kolpingstadt Kerpen unterhält insgesamt zwei Städtepartnerschaften, jeweils nach Belgien und Polen. Für die Betreuung der Städtepartnerschaften werden im Bürgermeisterbüro 0,25 VZÄ aufgewendet. Die Ausgaben der Stadt für den Bereich Städtepartnerschaften belaufen sich auf ca. 15 TEUR im Jahr. Der interkommunale Vergleich zeigt, dass die Personalaufwendungen der Stadt Kerpen verhältnismäßig hoch sind. Die Stadt Hürth weißt für die Betreuung ihrer sechs Partnerstädte einen Personalaufwand von 0,25 VZÄ auf. Die Kreisstadt Bergheim weist für ihre Produktgruppe Städtepartnerschaft zu ihren drei Partnerstädten keinen Stelleneinsatz im Stellenplan aus. Die Stelleninhaberin, die in der Kerpener Stadtverwaltung für den Großteil des Personalaufwandes (0,15 VZÄ) im Bereich Städtepartnerschaften verantwortlich ist, wird spätestens innerhalb der nächsten drei Jahre verrentet. Es wird empfohlen, die natürliche Personalfluktuation zu nutzen und die Betreuung der Städtepartnerschaften schwerpunktmäßig auf die Kerpener Vereine und Schulen zu übertragen. Als zivilgesellschaftliche Akteure sind diese besser geeignet den kulturellen Austausch, der im Vordergrund einer solchen Städtepartnerschaft steht, voranzutreiben. Zudem sollten auch die finanziellen Aufwendungen an die neue Form der Städtepartnerschaft angepasst, bzw. reduziert werden. Durch die Veränderung der Zuschüsse auf 5.000 EUR ergibt sich eine Haushaltsentlastung von ca. 10 TEUR. Durch die Veränderung des Personaleinsatzes können ab dem Zeitpunkt der Verrentung der Stelleninhaberin jährlich ca. 12,5 TEUR eingespart werden. Umsetzungsbedingungen: Die Übertragung des Aufgabenbereichs auf die Kerpener Vereine und Schulen kann unmittelbar beginnen. In der Übergangszeit bis zur Verrentung der Stelleninhaberin kann diese den Aufgabenübertrag auf die zivilgesellschaftlichen Akteure initiieren und sie bei der Wahrnehmung ihrer neuen Aufgabe begleiten. Dadurch kann sichergestellt werden, dass die Vereine und Schulen in den Veränderungsprozess eingebunden werden und die Städtepartnerschaften weiterhin Teil des städtischen Lebens bleiben. Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - 2018 2019 2020 2021 Erhöhung der Erträge in Euro -€ -€ Veränderung der Personalaufwendungen in Euro -€ -€ - 12.500 € - 10.000 € - 10.000 € - Haushaltsentlastung in Euro 10.000 € Stellenanpassung in VZÄ 0,00 Veränderung der son. A. in Euro - -€ Sachkonto 2022ff. -€ - 12.500 € - 12.500 € - 10.000 € - 10.000 € - 10.000 € - 10.000 € 22.500 € 22.500 € 22.500 € 0,00 0,15 0,15 6 von 49 -€ 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 0,30 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Neuordnung des Aufgabenbereichs Öffentlichkeitsarbeit/ Erstellung eines Konzeptes zur Öffentlichkeitsarbeit 6 Dezernat I Amt 10 Produkt 11.111.07: Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Persönlicher Referent Das Aufgabenportfolio im Bereich Öffentlichkeitsarbeit beschränkte sich bisher auf die klassischen Aufgaben der Öffentlichkeitsarbeit und umfasste die Betreuung der Medien (Zeitung, Funk und Fernsehen), die Erstellung und Herausgabe von Pressemitteilungen, die Betreuung von Journalisten, sowie die Konzipierung eigener Printerzeugnisse. Der interkommunale Vergleich zeigt, dass in vergleichbaren Organisationseinheiten weitere Aufgaben wie die Betreuung der Social-Media, die redaktionelle Betreuung und Weiterentwicklung des städtischen Internetauftritts sowie die Betreuung des städtischen Corporate Designs übernommen werden. In der Kolpingstadt Kerpen sollen diese Aufgaben zukünftig ebenfalls wahrgenommen werden. Entgegen der weitläufigen, einheitlichen Aufgabenwahrnehmung durch eine Organisationseinheit, wie sie in anderen Kommunen vorzufinden ist, werden diese neuen Aufgaben zukünftig durch den persönlichen Referenten des Bürgermeisters erbracht. Somit entsteht eine zusätzliche interne Schnittstelle. Es wird empfohlen, den Aufgabenbereich Öffentlichkeitsarbeit neu zu organisieren und den gesamten Aufgabenbereich durch eine einheitliche Stelle wahrnehmen zu lassen. Durch eine einheitliche Stelle für die Öffentlichkeitsarbeit können Schnittstellen vermieden werden und die Zuständigkeiten sowohl verwaltungsintern als auch für BürgerInnen sind klar erkenntlich. Zur strategischen Neuordnung des Aufgabenbereichs muss ein einheitliches Konzept zur Öffentlichkeitsarbeit erarbeitet werden, das sowohl den zu erbringenden Aufgabenkatalog umfasst als auch die Erwartungen der Verwaltungsspitze an die Öffentlichkeitsarbeit einbindet. Im Rahmen einer strategischen Neuordnung können über das bestehende Aufgabenportfolio hinaus dem Bereich Öffentlichkeitsarbeit ebenfalls weitere Aufgaben, wie beispielsweise das Stadtmarketing, zugewiesen werden. Umsetzungsbedingungen: Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - 2018 2019 2020 2021 Sachkonto 2022ff. Erhöhung der Erträge in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der son. A. in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Haushaltsentlastung in Euro -€ -€ -€ -€ -€ Stellenanpassung in VZÄ 0,00 0,00 0,00 0,00 7 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 0,00 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Digitalisierung Vorzimmer Bürgermeisterbüro 7 Dezernat I Amt 10 Produkt 11.111.01: Politische Gremien Die Stadtverwaltung Kerpen hat bereits erste Umsetzungsschritte zur Digitalisierung des Bürgemeisterbüros unternommen. Bspw. wird ein digitales DMS genutzt und für die Verwaltung der Stadt Kerpen findet der Sitzungsdienst seit 1.7.2017 ausschließlich digital statt. Durch diese Umstellung können Freigabevermerke digital erfolgen und das Ratsbüro kann den Weg der Vorlage flexibel festlegen und überwachen. Jedoch bestehen weiterhin Möglichkeiten zur weiteren Digitalisierung der Arbeitsabläufe im Bürgermeisterbüro. Ein weiterer Schritt zur Digitalisierung besteht darin, auch die Räte zur ausschließlich digitalen Ratsarbeit zu verpflichten. Den Räten wird bisher die Möglichkeit gegeben, die Ratsarbeit weiterhin analog durchzuführen. Der Stadt entstehen dadurch zur Zeit jährlich ca. 11,5 TEUR an Porto-, Druck- und Kopierkosten im Bereich Ratsservice. Der Vergleich mit anderen Kommunen zeigt, dass eine vollständige digitale und somit papierlose Ratsarbeit in der Praxis umsetzbar ist. Um zukünftig Porto-, Druck- und Kopierkosten, sowie den damit verbundenen Personaleinsatz einzusparen sollte die Ratsarbeit nicht nur für die Stadtverwaltung sondern auch für die Stadträte vollständig digital stattfinden. Weiterhin bestehen auch kleinschrittigere Möglichkeiten zur Digitalisierung des Bürgermeisterbüros. So können beispielsweise Terminanfragen für den Bürgermeister vom Vorzimmer in eine digitale Eingabemaske im PDF-Format übertragen werden und digital vom Bürgermeister beantwortet werden. Hierdurch kann der Bürgermeister auch in diesem Bereich ortsunabhängig arbeiten. Es wird empfohlen, die bereits begonnene Digitalisierung des Bürgermeisterbüros voranzutreiben und insbesondere die verschiedenen Möglichkeiten der digitalen Ratsarbeit, bspw. die Verwendung spezieller Apps für den besseren Austausch zwischen den Mandatsträgern oder die digitale Abrechnung der Sitzungsgelder, zu implementieren. Allein durch die Einführung der papierlosen Ratsarbeit ergibt sich nach Amtoisation der Anschaffungskosten (ca. 25 TEUR) nach ca. 2 Jahren ein jährliches Einsparpotenzial von 11,5 TEUR. Umsetzungsbedingungen: Zur Einführung der digitalen Ratsarbeit bedarf es der Anschaffung geeigneter Hard- und Software, wie bspw. Ipads und Apps zur digitalen Ratsarbeit. Zudem sollten für einen reibungslosen Übergang von der analogen zur digitalen Ratsarbeit Schulungen der Räte zur Nutzung der neuen Hard- und Software stattfinden. Insgesamt entstehen dafür ca. 25 TEUR. Diese amotisieren sich, ohne Hinzurechnung der reduzierten Personalkosten, bereits nach ca. 2 Jahren. Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - 2018 2019 2020 2021 Sachkonto 2022ff. Erhöhung der Erträge in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der son. A. in Euro - 11.500 € - 11.500 € - 11.500 € - 11.500 € - 11.500 € Haushaltsentlastung in Euro 11.500 € 11.500 € 11.500 € 11.500 € 11.500 € Stellenanpassung in VZÄ 0,00 0,00 0,00 0,00 8 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 0,00 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Neuordnung der Gebäudevergabe 8 Dezernat I Amt 10 Produkt -: - Im Bürgermeisterbüro werden derzeit verschiedene schulische sowie außerschulische Räume und Hallen vergeben. Die Zuständigkeit des Bürgermeisterbüros bei den zu vergebenden Gebäude ist nicht deckungsgleich mit anderen Verantwortlichkeiten für diese Gebäude, bspw. hinsichtlich des Bauunterhalts, der Gebäudeausstattung und der Hausmeister. Hier bestehen verschiedene Schnittstellen zu anderen Organisationseinheiten (vgl. Ist-Prozess Hallenvergabe), die ebenfalls für die Vergabe bestimmter städtischer Gebäude verantwortlich sind. Es wird empfohlen, die Vergabe aller städtischen Gebäude im Amt 24 zu zentralisieren (vgl. Soll-Prozess Hallenvergabe), da es als für die Gebäudewirtschaft zuständiges Amt bereits über viele, für den Vergabeprozess notwendige Informationen verfügt und für den baulichen Unterhalt der zu vergebenden Gebäude zuständig ist. Hierdurch verringern sich verwaltungsinterne Schnittstelle und der Verwaltungsaufwand insgesamt. Nach erfolgter Zentralisierung des Vergabeprozesses städtischer Gebäude zur außerschulischen Nutzung sollte in einem weiteren Schritt geprüft werden, inwieweit noch in Amt 10 verbliebene Zuständigkeiten für die Gebäudevergabe im Bereich der regelmäßigen schulischen Nutzung neu verortet werden können. Umsetzungsbedingungen: Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - 2018 2019 2020 2021 Sachkonto 2022ff. Erhöhung der Erträge in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der son. A. in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Haushaltsentlastung in Euro -€ -€ -€ -€ -€ Stellenanpassung in VZÄ 0,00 0,00 0,00 0,00 9 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 0,00 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Einführung eines zentralen Vertragsmanagements 9 Dezernat II Amt 12 Produkt diverse: - In der Stadt Kerpen wird jährlich eine Vielzahl von Verträgen abgeschlossen. Die Verträge werden in der Regel dezentral in den Fachämtern vorbereitet und geschlossen. Ein zentrales Vertragsmanagement ist nicht vorhanden. Damit oftmals einhergehende Probleme des Vertragsschlusses sind: Fehlender Überblick über Anzahl und Umfang der Geschäftsbeziehungen zu einem Vertragspartner, Verträge werden aus fachlicher bzw. rechtlicher Sicht gut abgeschlossen, finanzielle bzw. kalkulatorische Inhalte werden jedoch vernachlässigt, Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen sind sehr ungleich, zugrunde liegende Kalkulationen werden nur unzureichend überprüft, Kontrolle der Leistungserbringung ist nur selten vertraglich fixiert, kein verbindlicher Prozess der alle einzubindenden Akteure definiert, kein Prozesscontrolling und zahlreiche Einzelverträge statt Rahmenvertragswerke. Rödl & Partner empfiehlt die konsequente Modellierung und Einführung eines zentralen Vertragsmanagements. Hierzu muss ein Projekt definiert werden, dass die Akzeptanz und die Fachlichkeit der dezentralen Ämter sichert. Umsetzungsbedingungen: Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - 2018 2019 2020 2021 Sachkonto 2022ff. Erhöhung der Erträge in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der son. A. in Euro Haushaltsentlastung in Euro Stellenanpassung in VZÄ 30.000 € - 50.000 € - 50.000 € - 50.000 € - 50.000 € 30.000 € 50.000 € 50.000 € 50.000 € 50.000 € 0,00 0,00 0,00 0,00 10 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 0,00 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Intensivierung der Nutzung der ITMöglichkeiten 10 Dezernat II Amt 12 Produkt diverse: - Das Amt 12 - Rechtsangelegenheiten verwendet zur Verwaltung von Stammdaten und Dokumenten die Fachsoftware LECARE, eine Spezialsoftware für Rechtsanwälte. Die Software bietet die Möglichkeit, umfängliche Vordrucke mit Stammdaten automatisch zu befüllen, damit die Erstellung z.B. von Bescheiden beschleunigt wird. Die Analyse hat ergeben, dass die Möglichkeiten der technischen Unterstützung im Amt 12 durch LECARE ausgebaut werden können. Die gegenwärtig benutzten Vordrucke wurden vom Fachamt selbst hinterlegt, eine Ausweitung der hinterlegten Vordrucke kann jedoch nicht alleine durch das Fachamt erfolgen. Damit die Fachsoftware optimal genutzt werden kann empfiehlt Rödl & Partner in einem strukturierten Prozess die Möglichkeiten zu identifizieren, Bedarfe abzuleiten und die Implementierung zu planen. Hierzu muss verbindlich zwischen Orga/IT und dem Fachamt abgesprochen werden, wer welche Aufgaben in welchem Umfang erfüllen kann. Sollte es zu internen Engpässen kommen ist darüber hinaus zu klären, ob eine Implementierung durch die Softwarehersteller wirtschaftlich erfolgen kann. Umsetzungsbedingungen: Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - 2018 2019 2020 2021 Sachkonto 2022ff. Erhöhung der Erträge in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der son. A. in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Haushaltsentlastung in Euro -€ -€ -€ -€ -€ Stellenanpassung in VZÄ 0,00 0,00 0,00 0,00 11 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 0,00 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Bereichsübergreifende Vereinheitlichung der Aktenführung 11 Dezernat II Siehe Maßnahme Einführung eines DMS. Umsetzungsbedingungen: Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - Amt 12 Produkt diverse: - 2018 2019 2020 2021 Sachkonto 2022ff. Erhöhung der Erträge in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der son. A. in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Haushaltsentlastung in Euro -€ -€ -€ -€ -€ Stellenanpassung in VZÄ 0,00 0,00 0,00 0,00 12 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 0,00 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Weitere Zentralisierung der Versicherungsangelegenheiten 12 Dezernat II Amt 12 Die Versicherungsangelegenheiten der Stadt Kerpen werden flächendeckend im Amt 12-Rechtsangelegenheiten koordiniert. Die einzige Ausnahme besteht gegenwärtig in den Versicherungsangelegenheiten für die Gebäude. Um sämtliche Synergien einer Zentralisierung zu nutzen empfiehlt Rödl & Partner, die Versicherungsangelegenheiten für die Gebäude auf Amt 12 zu übertragen. Umsetzungsbedingungen: Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Die Übernahme der Abwicklung der Gebäudeversicherung (Schadensabwicklung und Versicherungsverträge) durch Amt 12 (von bisher 24.2) kann nur erfolgen, wenn dies mit der entsprechenden Übernahme des bislang in Abtl. 24.2 hierfür eingesetzten Personals bzw. zur Verfügungstellung von entsprechender geeigneter Personalstärke einhergeht. Personalüberschuss ist bei Amt 12 für die Bewältigung zusätzlicher Aufgaben nicht vorhanden. Fachlich umsetzbar: - Produkt diverse: - 2018 2019 2020 2021 Sachkonto 2022ff. Erhöhung der Erträge in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der son. A. in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Haushaltsentlastung in Euro -€ -€ -€ -€ -€ Stellenanpassung in VZÄ 0,00 0,00 0,00 0,00 13 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 0,00 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Erarbeitung und Implementierung einer mehrjährigen Prüfungsplanung 13 Dezernat II Die Analyse des Amtes 14 - Rechnungsprüfung, Revision und Korruptionsprävention hat gezeigt, dass die örtliche Rechnungsprüfung die ihr gesetzlich sowie nach Maßgabe der Rechnungsprüfungsordnung der Kolpingstadt Kerpen übertragenen Aufgaben im Rahmen der zur Verfügung stehenden personellen Ressourcen erfüllt. In der jüngeren Vergangenheit hat sich das Amt auf den Weg gemacht, eine mehrjährige Prüfungsplanung zu entwickeln. Die vorhandene Planung kann als erster Entwurf bezeichnet werden. Damit das Amt 14 als interner Dienstleister für die anderen Ämter stetige und gezielte Beiträge zur Organisationsentwicklung erbringen kann bietet es sich an, die vorhandene Prüfungsplanung weiter unter verstärkter Einbeziehung der Ämter zu verfeinern und auszubauen. Weiterhin sollten die Mitarbeiter/innen des Amtes 14 fachlich dahingehend geschult werden, dass für die wichtigsten Verwaltungsbereiche anerkannte Fachprüfer etabliert werden können. Amt 14 Umsetzungsbedingungen: Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - Produkt diverse: - 2018 2019 2020 2021 Sachkonto 2022ff. Erhöhung der Erträge in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der son. A. in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Haushaltsentlastung in Euro -€ -€ -€ -€ -€ Stellenanpassung in VZÄ 0,00 0,00 0,00 0,00 14 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 0,00 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Erweiterung der Kapazitäten der technischen Prüfung 14 Dezernat II Amt 14 Produkt diverse: - Im Rahmen seiner originären Tätigkeit prüft das Amt 14 - Rechnungsprüfung, Revision und Korruptionsprävention auch Vergaben im technischen und bautechnischen Bereich. Bei diesen Vergabeverfahren gibt es erfahrungsgemäß eine große Anzahl an Fehlerquellen die sich zu bedeutsamen finanziellen Schäden für die Stadt entwickeln können. Damit die Prozesse fehlerarm durchlaufen werden, setzt die Stadt Kerpen auf eine enge Zusammenarbeit zwischen technischen Fachämtern und Amt 14. Die vorhandenen Personalkapazitäten ermöglichen jedoch gegenwärtig keine optimale Unterstützung. Zur Vermeidung finanzieller Nachteile für die Stadt Kerpen empfiehlt Rödl & Partner eine zusätzliche Stelle (EG 12) für den Bereich der technischen Prüfung zu schaffen. Erfahrungen von Rödl & Partner zeigen, dass eine Intensivierung der technischen Prüfung in dieser Form mindestens finanzielle Nachteile in Höhe der doppelten Personalkosten vermeiden kann. Nach Ablauf des Konsolidierungszeitraums sollte überprüft werden, ob die Zielstellung erreicht wurde. Umsetzungsbedingungen: Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - 2018 2019 2020 2021 Sachkonto 2022ff. Erhöhung der Erträge in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro 92.300 € 92.300 € 92.300 € 92.300 € 92.300 € - 184.600 € - 184.600 € - 184.600 € - 184.600 € - 92.300 € Veränderung der son. A. in Euro - 92.300 € - Haushaltsentlastung in Euro -€ 92.300 € 92.300 € 92.300 € Stellenanpassung in VZÄ 1,00 0,00 0,00 0,00 15 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 1,00 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Entwicklung verbindlicher Ziele für die Standortentwicklung 15 Dezernat I Amt 17 Produkt diverse: - Zu einer für die Zukunft gut aufgestellten städtischen Wirtschaftsförderung gehört es, die kurz-, mittel-, und langfristigen Perspektiven einer Stadt im Hinblick auf die Entwicklung zu definieren, zu kommunizieren und verbindlich zu leben. Die Analyse der Wirtschaftsförderung in der Stadt Kerpen hat gezeigt, dass ein Strategiekonzept mit abgeleiteten Zielen und jährlichen Maßnahmenschritten nicht systematisch und transparent nachvollziehbar vorhanden ist. Dies führt dazu, dass Einflussnahme sowohl durch Politik als auch durch Verwaltung leicht ermöglicht wird. Rödl & Partner empfiehlt vor diesem Hintergrund, ein Strategiekonzept für die Standortentwicklung zu etablieren. Hierzu sollten sowohl Akteure der Verwaltung als auch der Politik in den Erarbeitungsprozess eingebunden werden. Die in dieser Zusammenarbeit entstehenden Ziele müssen anschließend von den jeweiligen Verwaltungseinheiten konkretisiert und mit Umsetzungsschritten hinterlegt werden. Weiterhin wird empfohlen, ein strategisches Controlling zur Messung der Zielerreichung zu etablieren. Umsetzungsbedingungen: Ein Konzept für die Standortentwicklung mit verbindlichen Zielen im Bereich Wirtschaftsförderung muss sich an gesamtstädtischen Zielen ausrichten und ist somit nur ein Teil im Rahmen der Definition von strategischen und räumlichen Zielen der Stadtentwicklung. Somit sind diese Ziele zunächst vorzugeben. Umsetzungsfolgen: Profilschärfung mit Blick auf künftige Herausforderungen, Stärkung der Wirtschaftskraft und Wettbewerbsfähigkeit, Stärkung der gesamtstädtischen Identität. Hinweis: Die Entwicklung verbindlicher Ziele im Rahmen eines Strategiekonzeptes wird seitens der Wirtschaftsförderung befürwortet. Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: Für den Bereich Wirtschaftsförderung ist das Strategiekonzept umsetzbar, sofern die vorgenannten Voraussetzungen erfüllt sind. 2018 2019 2020 2021 Sachkonto 2022ff. Erhöhung der Erträge in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der son. A. in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Haushaltsentlastung in Euro -€ -€ -€ -€ -€ Stellenanpassung in VZÄ 0,00 0,00 0,00 0,00 16 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 0,00 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Der Wirtschaftsförderungsbereich ist dadurch gekennzeichnet, dass Kommunikation mit vielen Ansprechpartner innerhalb und ausserhalb der Verwaltung zum Gelingen der Aufgabenerfüllung stattfinden muss. Die analysierten Unterlagen und die Gespräche mit den verantwortlichen Mitarbeitern haben gezeigt, dass Professionalisierung der Außenkommunikation es gegenwärtig in der Stadt Kerpen keine verbindliche Kommunikationsstrategie im "Außen" gibt. Dies führt im Alltag dazu, dass Informationen von verschiedenen Verwaltungseinheiten an gleiche Ansprechpartner z.B. der Wirtschaft übermittelt werden. Diese Kommunikationsstruktur kann dazu führen, dass die Verwaltungsakteure über das Verwaltungshandeln deutlich schlechter informiert sind, als die Akteure im Außen. Damit die Stadt Kerpen als gut kommunizierende Verwaltung wahrgenommen werden kann, empfiehlt Rödl & Partner, die Außenkommunikation zu professionalisieren. Dies kann u.a. durch die Festlegung einer hauptkommunizierenden Person, z.B. Projektverantwortliche/r, geschehen. Weiterhin wird 16 empfohlen, schnittstellenintensive Projekte und Vorhaben mit einer Projektmanagementsoftware zu flankieren. Dezernat I Umsetzungsbedingungen: Umsetzungsfolgen: Reduzierung von Reibungsverlusten, einheitliche gesamtstädtische Außendarstellung. Hinweis: Die vorgeschlagene Professionalisierung der Amt 17 Außenkommunikation und interne Abstimmung über ein Projektmanagement wird befürwortet. Die vorgeschlagenen Maßnahmen sind insbesondere bei Ansiedlungs- und Expansionsmaßnahmen einer bestimmten Größenordnung erforderlich. Produkt diverse: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - 2018 2019 2020 2021 Sachkonto 2022ff. Erhöhung der Erträge in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der son. A. in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Haushaltsentlastung in Euro -€ -€ -€ -€ -€ Stellenanpassung in VZÄ 0,00 0,00 0,00 0,00 17 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 0,00 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Gegenwärtig wird die Überwachung des fließenden Verkehrs nicht von der Kolpingstadt Kerpen wahrgenommen. Als große, kreisangehörige Stadt ist die Stadt Kerpen neben der Polizei und dem Kreis allerdings berechtigt, den fließenden Verkehr an Gefahrenstellen zu überwachen (§48 Absatz 3 OBG). Einführung einer Überwachung des fließenden In Gesprächen mit der Amtsführung hat Rödl & Partner erfahren, dass es bereits eine Vorlage zur Einführung einer mobilen Verkehrsüberwachung gab. Auf Grundlage dieser Berechnungen liegen die Anschaffungskosten im Jahr 2017 bei ca. 110.000 €. Die Personalkosten p.a. belaufen sich auf ca. 140.000 € (2 Verkehrs Außendienstmitarbeiter (EG8) zur Besetzung des Fahrzeuges und 1 Vollzeitkraft (EG8/A8) im Innendienst zur Abwicklung der Bußgeldverfahren). Weitere jährliche Kosten liegen bei 10.000 € für Software und Portogebühren. Nach Plausibilisierung der zugrundeliegenden Informationen werden die voraussichtlichen Erträge auf ca. 300.000 € p.a. geschätzt. 17 Neben Mehreinnahmen im Bereich der Verwarn- und Bußgelder führt die eigenverantwortliche Kontrolle des fließenden Verkehrs allem voran dazu, dass die Stadt Kerpen einen unmittelbaren Einfluss auf die Erhöhung der Verkehrssicherheit nehmen kann. Dezernat II Umsetzungsbedingungen: Die Stadt Kerpen muss sich mit Polizei und Kreisverwaltung austauschen, Gefahrenstellen identifizieren und letztlich auf Basis dessen die eigene Kontrolle des fließenden Verkehrs koordinieren. Amt 21 Die genannete Stellenveränderung stellt das Mindestmaß zur Realisierung dieser Maßnahme dar. Produkt -: Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - 2019 2020 2021 Erhöhung der Erträge in Euro 300.000 € 300.000 € 300.000 € 300.000 € 300.000 € - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro 140.000 € 140.000 € 140.000 € 140.000 € 140.000 € - Veränderung der son. A. in Euro 113.000 € 10.000 € 10.000 € 10.000 € 10.000 € - Haushaltsentlastung in Euro 47.000 € 150.000 € 150.000 € 150.000 € 150.000 € Stellenanpassung in VZÄ 3,00 0,00 0,00 0,00 18 von 49 2022ff. Sachkonto 2018 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 3,00 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Schulungen im Bereich Dokumentenprüfung bei der Aufgabe Aufenthaltsrecht zur Identifikation gefälschter Ausweisdokumente 18 Dezernat II Amt 21 Produkt -: - In der Abteilung des Ausländerwesens wurden Schulungen für die Erkennung von Dokumentenfälschungen durchgeführt. Dadurch sollen nicht aufenthaltsberechtigte Personen identifiziert werden, um folglich Leistungen nach der tatsächlichen Rechtsgrundlage zu erhalten. Vor dem Hintergrund, dass europaweit nach ca. 45 Mio. gefälschten Personenstaatsdokumenten polizeilich gefahndet wird, sind die durchgeführten Schulungen sinnvoll. Eine Ausweitung der beschriebenen Schulung ist auch für MitarbeiterInnen des Bürgerbüros sinnvoll, da diese bereits in einem vorgelagerten Schritt diese Dokumente erkennen können. Daher empfiehlt Rödl & Partner die Schulungen auf die MitarbeiterInnen des Bürgerbüros auszuweiten und regelmäßige Fortbildungen für das bereits geschulte Personal zu etablieren. Im Hinblick auf etwa Leistungen nach SGB II kann letztlich eine, wenn auch nicht zu beziffernde, Einsparung realisiert werden, indem durch die Identifikation gefälschter Ausweisdokumente Anspruchsberechtigungen tatsächlich nur mit berechtigten Personen in Verbindung gebracht werden. Eine Inanspruchnahme von nicht berechtigten Personen wird somit idealtypisch verhindert. Umsetzungsbedingungen: Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - 2018 2019 2020 2021 Sachkonto 2022ff. Erhöhung der Erträge in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der son. A. in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Haushaltsentlastung in Euro -€ -€ -€ -€ -€ Stellenanpassung in VZÄ 0,00 0,00 0,00 0,00 19 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 0,00 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Schließung der Service-Einheiten/ Außenstellen Neben dem Rathaus werden in der Kolpingstadt Kerpen Leistungen des Bürgerbüros in 4 weiteren Servicestellen vorgehalten. Dazu zählen u.a. die Bearbeitung der Fundsachen, Angelegenheiten des Meldewesens oder auch Personalausweis-Beantragungen inkl. Staatsbürgerschaftsüberprüfungen. Jede des Bürgerbüros zur Zentralisierung der Außenstelle ist wöchentlich 4 Stunden geöffnet, das Hauptbüro im Rathaus von Montag bis Samstag für insgesamt 32,5 Stunden. Insgesamt werden die Aufgabenwahrnehmung Leistungen des Bürgerbüros somit wöchentlich für 48,5 Stunden den Bürgern der Kolpingstadt Kerpen vorgehalten. Um den Aufwand der Aufgabenwahrnehmung im Bereich des Bürgerbüros zu verringern bzw. die Effizienz der Leistungserbringung zu erhöhen, kann ein Verzicht auf diese Servicestellen erfolgen. Die Gespräche mit der Amtsführung haben gezeigt, dass hierdurch zwar im Bereich der originären Aufgabenwahrnehmung keine Personaleinsparungen realisiert werden können, da sich die Aufgabenlast nach einer Zentralisierung auf das Hauptbüro verlagert. Jedoch können mit einer Schließung der Außenstellen Fahr- und Rüstzeiten sowie Sachkosten (z.B. Miete, vorhalten von insgesamt 10 Arbeitsplätzen und zugehöriger Ausstattung) eingespart werden. Auf Rüstzeiten entfällt etwa ein Personaleinsatz von 0,36 VZÄ (EG 8) zzgl. Gemeinkosten. Dezernat II 19 Die Sachkosten setzen sich aus der Miete von insgesamt 4.200 Euro jährlich sowie den Kosten im Bereich IT/ Netzwerkverbindung (2.300 Telekommunikation; 10 X 3.400 Euro für Soft- und Hardware, zentrale Leistungen - u.a. Rechenzentrum, dezentrale Benutzerbetreuung) zusammen. Die Ermittlung der Sachkosten erfolgte in Rücksprache mit Amt 21 und bezieht sich auf Daten aus dem Haushaltsplan sowie Werten der KGSt. Auf Grund der aufgezeigten Einsparpotenziale rät Rödl & Partner zu einer Schließung der Außenstellen. Umsetzungsbedingungen: Schließung der Außenstellen und damit Verschlechterung der Erreichbarkeit der Leistung. Die Umsetzung sollte zum Jahr 2018 Amt 21 stattfinden, um eine entsprechende Übergangszeit hinsichtlich der Organisation zu gewähren. Umsetzungsfolgen: Im Zuge des demographischen Wandels sollte die Inanspruchnahme der Leistungen des Bürgerbüros besonders mit Blick auf Personen mit eingeschränkter Mobilität beachtet werden. Ein suksessziver Abbau der Außenstellen auf Basis der Frequentierungszahlen stellt eine Alternative dar. Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Produkt -: Fachlich umsetzbar: - 2018 Erhöhung der Erträge in Euro 2019 -€ 2020 -€ 2021 -€ Sachkonto 2022ff. -€ -€ - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro - 22.982 € - 22.982 € - 22.982 € - 22.982 € - 22.982 € - Veränderung der son. A. in Euro - 40.500 € - 40.500 € - 40.500 € - 40.500 € - 40.500 € - Haushaltsentlastung in Euro 63.482 € 63.482 € 63.482 € 63.482 € 63.482 € Stellenanpassung in VZÄ -0,36 0,00 0,00 0,00 20 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - -0,36 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Anpassung der Sondernutzungsgebühren 20 Dezernat II Amt 21 Das Ordnungsamt der Kolpingstadt Kerpen erhebt momentan für das Aufstellen von Tischen und Stühlen zur gewerblichen Bewirtung von Gästen eine Sondernutzungsgebühr von 1,50 € qm/Monat. Für die Außenbewirtung wird zur Zeit ein Stadtgebiet von ca. 533 qm Fläche, durchschnittlich 6,64 Monate belegt. Gespräche und ein Vergleich weiterer Kommunen des Rhein-Erft-Kreises haben gezeigt, dass eine Erhöhung angemessen erscheint. Daher rät Rödl & Partner den Satz von 1,50 € qm/Monat auf 3,50 € zu erhöhen. Dies wird zu Mehreinnahmen von ca. 6.500 € pro Jahr führen. Umsetzungsbedingungen: Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - Produkt -: - 2018 2019 2020 2021 Sachkonto 2022ff. Erhöhung der Erträge in Euro 6.500 € 6.500 € 6.500 € 6.500 € 6.500 € - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der son. A. in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Haushaltsentlastung in Euro 6.500 € 6.500 € 6.500 € 6.500 € 6.500 € Stellenanpassung in VZÄ 0,00 0,00 0,00 0,00 21 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 0,00 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Ausbau des Ehrenamtes Dezernat II 21 Amt 22 Produkt -: - In den vergangenen 3 Jahren wurden durchschnittlich 133 Bürger jährlich in Bezug auf das Ehrenamt betreut und vermittelt. Die nicht zufriedenstellende Situation lässt sich damit begründen, dass die Betreuung des Ehrenamtes in das Amt Soziales und Schulen verlagert wurde, jedoch keine zusätzlichen Personalbzw. Zeitkapazitäten eingeplant wurden. Aktuell sind 0,40 VZÄ im Amt 22 - Soziales und Schulen mit der Förderung des bürgerschaftlichen Engagements betraut, wovon 0,05 VZÄ im Rahmen der Freiwilligenbörse den Kontakt zu Ehrenamtlichen und Interessierten online pflegen. Diese werden jedoch nur in der Praxis eingesetzt und sind nicht im Rahmen des Stellenplans verbindlich an die Aufgabe gebunden. Ebenso fehlt ein einheitliches Konzept, um z.B. Standards zu definieren oder eine stetige Begleitung sicherzustellen. Zudem verwalten 0,50 VZÄ das Netzwerk 55plus. Daher empfiehlt Rödl & Partner auf Grundlage eines Vergleichs zu weiteren Städten die Einführung eines solchen Konzeptes zur Betreuung von Ehrenamtlichen. Mithilfe einheitlicher Regelungen, der Vereinbarung von Zielen u.v.m. kann eine effektive und sinnvolle Ehrenamts- und Netzwerkarbeit gewährleistet werden. Hervorzuheben ist hierbei allerdings, dass stadtteilspezifische Gegebenheiten beachtet werden sollten. Dies kann umgesetzt werden, indem beispielsweise je Stadtteil separate Konzepte entwickelt werden oder ein übergreifendes Teilkonzept veröffentlicht wird. Unter Beachtung der sich dynamisch verändernden Bedingungen kann ein beschriebenes Konzept Transparenz sowohl nach Innen als auch nach Außen schaffen und somit auch langfristig die Attraktivität der Ehrenamtlichentätigkeit für Bürger erhöhen. Durch die Verbesserung der Marketing- und AkquiseArbeit können positive Begleiteffekte für die Stadt Kerpen entstehen, da der verstärkte Einsatz von Ehrenamtlichen den Zeit- und Personalbedarf, der für bestimmte Aufgaben notwendig ist, anstelle hauptamtlicher Verwaltungsmitarbeiter decken kann. Bei einem verstärkten Personaleinsatz von 10 Prozent, also 0,09 VZÄ, entsteht Aufwenndungen von ca. 9 TEUR Personalkosten laut KGSt. Gleichzeitig kann die verstärkte Vermittlung von Ehrenamtlichen einen gleichwertigen Aufwand durch hauptamtliche Arbeitskräfte ersetzen. Laut einer Studie des Bundesinstituts für Berufsbildung wenden Personen, die ansonsten in Vollzeit engagiert sind, durchschnittlich rund 3,9 Stunden pro Woche für die Ehrenamtsarbeit auf. Gleichzeitig kann davon ausgegangen werden, dass die durch Ehrenamtskräfte durchgeführte Arbeit in ihrem Wert einem Stundenlohn von mindestens 8 EUR entspricht. Eine um 10 Prozent größere Anzahl an betreuten Ehrenamtlichen entspricht somit einer Wertschöpfung von ca. 22 TEUR. Abzüglich der zusätzlichen Personalkosten kann somit von einem Einsparpotenzial von ca. 13 TEUR ausgegangen werden. Die nicht bestimmbare Quote der Bürgerkontakte, welche nicht zu einer dauerhaften Ehrenamtstätigkeit führen, wird durch die Verwendung des Mindestwertes der ehrenamtlichen Arbeit annähernd ausgeglichen; dennoch stellt das angegebene Potenzial einen Richtwert dar, der je nach Ausgestaltung der Ehrenamtskonzepte variieren kann. Zudem wird aufgrund des bereits laufenden Jahres für das Jahr 2017 lediglich die Hälfte des ermittelten Potenzials angesetzt. Umsetzungsbedingungen: -; Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Die vielfältigen Faktoren und Herausforderungen gilt es bei einer solchen Konzeptentwicklung zu berücksichtigen. Auch die stadtteilspezifischen Gegebenheiten müssen beachtet werden. Ebenso ist der zeitliche Aufwand zur Erstellung des Konzepts zu beachten. (Fachlich umsetzbar: -) 2018 2019 2020 2021 Sachkonto 2022ff. Erhöhung der Erträge in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro 8.921 € 8.921 € 8.921 € 8.921 € 8.921 € - 21.578 € - 21.578 € - 21.578 € - 21.578 € - 21.578 € - Haushaltsentlastung in Euro 12.657 € 12.657 € 12.657 € 12.657 € 12.657 € Stellenanpassung in VZÄ 0,00 0,00 0,00 0,00 Veränderung der son. A. in Euro - 22 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 0,00 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Verbesserung der Inklusionsarbeit am Beispiel der behindertengerechten Stadtgestaltung 22 Dezernat II Amt 22 Das Thema Inklusion wird seit mehreren Jahren umfangreich in der Stadtverwaltung Kerpen diskutiert. Daher bildet die Kolpingstadt Kerpen u.a. jedes halbe Jahr einen Arbeitskreis zum Thema der behindertengerechten Stadtgestaltung. Dieser Kreis wird jedoch lediglich auf Initiative eines zentralen Ansprechpartners koordiniert, wodurch die Regelmäßigkeit der Durchführung und somit die ständige praktische Beschäftigung mit dem Thema Inklusion nicht zwingend gewährleistet ist. Eine personenunabhängige Koordination des Arbeitskreises ist daher empfehlenswert. Dies kann u.a. in einem Leitfaden fixiert werden. Des Weiteren hat ein interkommunaler Vergleich Möglichkeiten zur Optimierung von Inklusionsmaßnahmen aufgezeigt. Beispielsweise erhöht die Auflistung aller verfügbaren Hilfen die allgemeine Transparenz über das Angebot und den Nutzen barrierefreier Hilfen. Umsetzungsbedingungen: Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - Produkt -: - 2018 2019 2020 2021 Sachkonto 2022ff. Erhöhung der Erträge in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der son. A. in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Haushaltsentlastung in Euro -€ -€ -€ -€ -€ Stellenanpassung in VZÄ 0,00 0,00 0,00 0,00 23 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 0,00 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Beseitigung der Medienbrüche im Bereich der Schülerbeförderung 23 Dezernat II Amt 22 Produkt -: - Damit ein Schüler in der Kolpingstadt Kerpen für den Schulweg ein ÖPNV-Ticket erhält, muss dieser einen Antrag auf Erstattung der Schülerbeförderungskosten in der zugehörigen Schule einreichen. Die jeweilige Schule bestätigt daraufhin, dass der Schüler dort den Unterricht besucht. Die Berechtigung wird anschließend von Seiten des Amtes 22 - Soziales und Schulen geprüft und der Antrag an die Rhein-Erft-Verkehrsgesellschaft (REVG) weitergeleitet. Abschließend werden die Tickets an die Schüler bzw. Eltern verteilt. Zur Bearbeitung der Schülerbeförderung werden im Amt 22 0,33 VZÄ eingesetzt, welche im Jahr 2016 den Transport von 2.900 Schülern verwaltet haben. Da die IT-Ausstattung in den Schulsekretariate allerdings nicht optimal mit den Verwaltungsaufgaben verknüpft ist, werden häufig Listen und Bescheide ausgedruckt. Die dadurch entstehenden Medienbrüche erhöhen den Aufwand für die bearbeitenden Mitarbeiter in der Verwaltung und verzögern den Bearbeitungsprozess. Daher rät Rödl & Partner zur Erarbeitung einer detaillierten Prozessdarstellung, um einzelne Schritte der Bearbeitung der Schülerbeförderung einer Sinnhaftigkeitsprüfung zu unterziehen und den Prozess in seiner Gesamtheit zu optimieren, z.B. durch Optimierung die technischer Schnittstellen. Umsetzungsbedingungen: Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - 2018 2019 2020 2021 Sachkonto 2022ff. Erhöhung der Erträge in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der son. A. in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Haushaltsentlastung in Euro -€ -€ -€ -€ -€ Stellenanpassung in VZÄ 0,00 0,00 0,00 0,00 24 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 0,00 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Optimierung des Betriebskonzeptes der (Schul-) In der Kolpingstadt Kerpen bestehen zwei Bibliotheken, die an das Amt 22 - Soziales und Schulen angegliedert sind. Eine Bibliothek befindet sich an der Europaschule, die Zweite im Schulzentrum Horrem/ Sindorf. Hierbei handelt es sich aber nicht um reine Schul-, sondern auch um öffentliche Bibliotheken, die Bibliotheken für alle Kerpener Bürger zugänglich sind. Durch die Neubesetzung der beiden vor kurzem noch vakanten Leitungsstellen soll ein grundlegendes Betriebskonzept für die Bibliothek etabliert werden, welches eine weitere Öffnung der Bibliotheken gegenüber den Kerpener Bürgern zum Ziel hat. Diese Öffnung nach Außen konnte bisher nicht in vollem Umfang umgesetzt werden. Daher sollte, um eine vollständige Auslastung der Kapazitäten zu generieren, 24 die geplante Neustrukturierung nachhaltig erfolgen. Auch die Beachtung weiterer Faktoren, darunter angepasste Öffnungszeiten und der damit einhergehende Personaleinsatz, sollten in das Konzept Einzug finden. Dezernat II Umsetzungsbedingungen: Umsetzungsfolgen: Amt 22 Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Produkt -: Fachlich umsetzbar: - 2018 2019 2020 2021 Sachkonto 2022ff. Erhöhung der Erträge in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der son. A. in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Haushaltsentlastung in Euro -€ -€ -€ -€ -€ Stellenanpassung in VZÄ 0,00 0,00 0,00 0,00 25 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 0,00 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Optimierung des Raumplanungskonzeptes am Beispiel des Schnittstellenmanagements Rathaus - Tanzende Stadthäuser - Stiftsquartier (Stadtmitte) 25 Dezernat II Amt 22 Produkt -: - Der von Rödl & Partner identifizierte Verbesserungsbedarf hinsichtlich der strukturellen Unterstützung zwischen dem Rathausgebäude, den tanzenden Stadthäusern und dem ausgelagerten Stiftsquartier in der Stadtmitte ist vielschichtig. Beispielsweise laufen Prozessschritte wie der Papiertransport in das Nebengebäude, Hausbotendienste oder die Postwege nicht ohne Ineffizienzen oder Verzögerungen ab. Auch Dienstbesprechungen werden abwechselnd an unterschiedlichen Standorten gehalten, wodurch eine Kontinuität nicht gewährleistet ist. Daher rät Rödl & Partner, die bisherige, inhaltlich nicht nachvollziehbare örtliche Trennung des Amtes 22 - Soziales und Schulen aufzuheben. Die ausstehende Kündigung der Räumlichkeiten im Stiftsquartier kann dazu genutzt werden, die Aufgaben des Amtes zu bündeln und damit Synergieeffekte zu erzeugen. Alternativ kann ein Tausch der vier ausgelagerten Sozialamtsmitarbeiterinnen mit der gleichen Zahl an Schulamtsmitarbeiterinnen erwogen werden, um zumindest eine örtliche Nähe inhaltlich ähnlicher Teams sicherzustellen. Umsetzungsbedingungen: Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - 2018 2019 2020 2021 Sachkonto 2022ff. Erhöhung der Erträge in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der son. A. in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Haushaltsentlastung in Euro -€ -€ -€ -€ -€ Stellenanpassung in VZÄ 0,00 0,00 0,00 0,00 26 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 0,00 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Einführung eines Parkraumbewirtschaftungskonzeptes 26 Dezernat III Amt 16 Produkt -: - Im Kerpener Stadtgebiet befinden sich 687 Stellplätze, die einer Parkscheibenregelung unterworfen sind. Es wird demnach seitens der Stadtverwaltung grundsätzlich der Bedarf gesehen, dass bestimmte Parkplätze einer gewissen Fluktuation bei der Belegung unterworfen sein sollen. Der interkommunale Vergleich zeigt, dass die Einführung einer engeltpflichtigen Parkraumbewirtschaftung von vielen Kommunen zur Sanierung ihrer Haushalte genutzt wird. Im Zuge der Konsolidierung des städtischen Haushalts wird empfohlen, die 687 bisher der Parkscheibenregelung unterworfenen Stellplätze im Stadtgebiet Kerpen entgeltpflichtig zu bewirtschaften. Wird zukünftig für die Nutzung des Stellplatzes ein Entgelt in Höhe von 1 EUR pro Stunde erhoben, können bei 35%iger Auslastung (mit Ausnahme der Stellplätze mit Anwohnerregelung) der Stellplätze, nach Abzug aller entstehenden Kosten im ersten Jahr und bereits ohne die Einbeziehung der Erträge aus Verwarnungen, jährlich rund 627 TEUR erwirtschaftet werden. Zudem hat das Parkraumbewirtschaftungskonzept eine steuernde Funktion hinsichtlich des - das Stadtbild prägenden - motorisierten Individualverkehrs. Umsetzungsbedingungen: Zur Einführung des entgeltpflichtigen Parkraumbewirtschaftungskonzeptes müssen für das Kerpner Stadtgebiet 38 Parkscheinautomaten aufgestellt werden. Hierdurch enstehen im Jahr 2018 Kosten von ca. 203 TEUR. Zudem müssen Geräte im Wert von 20 TEUR angeschafft werden. Die laufenden Wartungskosten belaufen sich nach Anschaffung auf ca. 28 TEUR. Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - Sachkonto 2018 2019 2020 2021 Erhöhung der Erträge in Euro 627.443 € 627.443 € 627.443 € 627.443 € 627.443 € - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der son. A. in Euro 251.000 € 28.000 € 28.000 € 28.000 € 28.000 € - Haushaltsentlastung in Euro 376.443 € 599.443 € 599.443 € 599.443 € 599.443 € Stellenanpassung in VZÄ 0,00 0,00 0,00 0,00 27 von 49 2022ff. 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 0,00 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Vergabe von Reinigungsleistungen 27 Dezernat III Amt 24 Produkt -: - Die Reinigung der städtischen Flächen wird in der Kolpingstadt Kerpen derzeit etwa jeweils hälftig durch eigenes Personal sowie durch fremdes Personal durchgeführt. Die Kosten für die Fremdreinigung betragen derzeit ca. 1,1 Mio. EUR jährlich. Die Eigenreinigung wird durch 20,60 VZÄ verteilt auf insgesamt 36 Reinigungskräfte wahrgenommen. Das Durchschnittsalter der städtischen Reinigungskräfte beträgt 55 Jahre wobei 9 Kräfte bereits 60 Jahre oder älter sind. In den nächsten Jahren kann demnach mit einer hohen Altersfluktuation des Reinigungspersonals gerechnet werden. Es wird empfohlen, diese Fluktuation zu nutzen und die Stellen nicht nachzubesetzen, sondern dadurch den Anteil der Fremdreinigung zu erhöhen, da diese weitaus wirtschaftlicher erbracht werden kann. Zudem wird empfohlen, die bisherigen Reinigungsverträge, die zumeist sehr alt und teuer sind, zu überprüfen und ggf. neu abzuschließen. Werden alle Altverträge der derzeitig fremd gereinigten Flächen unter günstigeren, den Benchmarkwerten von Rödl & Partner entsprechenden, Konditionen neu abgeschlossen erschließt sich hier ein Potenzial von ca. 460 TEUR, welches bedingt durch verschiedene Vertragslaufzeiten, schrittweise erreicht werden kann. Abzüglich eines Realisierungsabschlages von 20% ergibt sich durch die Neuvergabe der Verträge ein Potenzial in Höhe 368 TEUR. Durch die Nutzung der Altersfluktuation in Verbindung mit einer vermehrten Fremdvergabe können darüber hinaus in den nächsten 5 Jahren nach Abzug der zusätzlichen Kosten für die Fremdreinigung kumulierte Personalkosten von ca. 125 TEUR eingespart werden. Umsetzungsbedingungen: Die Möglichkeit zur vermehrten Vergabe von Reinigungsleistungen hängt maßgeblich von der natürlichen Personalfluktuation ab. Die Überprüfung der Altvertäge kann jedoch jederzeit, unter Wahrung etwaiger Vertragslaufzeiten, schrittweise beginnen. Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - 2018 Erhöhung der Erträge in Euro 2019 -€ 2020 -€ 2021 -€ Sachkonto 2022ff. -€ -€ - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro - 28.308 € - 55.141 € - 55.141 € - 125.922 € - 125.922 € - Veränderung der son. A. in Euro - 121.440 € - 242.880 € - 368.000 € - 368.000 € - 368.000 € - Haushaltsentlastung in Euro 149.748 € 298.021 € 423.141 € 493.922 € 493.922 € Stellenanpassung in VZÄ -1,19 -0,54 0,00 -1,12 28 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - -2,85 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Neuorganisation der Schulhausmeisterdienste 28 Dezernat III Amt 24 Produkt -: - Derzeit werden an den Schulen der Stadt Kerpen 18,7 VZÄ für Hausmeisterdienste eingesetzt. Die Hausmeister sind objektbezogen angestellt und betreuen insgesamt 18 Gebäude. Eine individuelle Bemessung des Stellenbedarfs ist nicht erfolgt. Die geplante Neustrukturierung im Hausmeisterbereich konnte bislang aufgrund eines langfristigen Ausfalls der zuständigen Mitarbeiterin nicht vorgenommen werden. Viele Vergleichskommunen strukturieren ihre Hausmeister in einem sogenannten Mischmodell. Dieses Mischmodell bedeutet, dass die Hausmeister weiterhin festen Objekten zugeordnet bleiben, aber evtl. vorhandene Kapazitäten in einen Pool einbringen, um handwerkliche Reparaturen oder Aufgaben für die Verwaltung zu erledigen. Die notwendige Voraussetzung zur Ermittlung der vorhanden Kapazitäten ist eine objektbezogene Personalbemessung. Diese muss im Rahmen eines Projekts auf Grundlage aktualisierter Daten sowie eines aktualisierten Aufgabenkatalogs vorgenommen werden. Eine Vorstrukturierung für ein solches Projekt findet sich im Management Summary. Eine vorläufige Bemessung mithilfe des Mittelwertverfahrens der KGSt ergibt, dass insgesamt Personalkapazitäten in einem Umfang von bis zu 3,31 VZÄ eingespart werden könnten. Da diese Berechnung auf Grundlage von teilweise veralteten Daten und Bemessungen erfolgt ist, wird ein Abschlag von 25% eingerechnet. Somit ergibt sich ein Einsparpotenzial von 2,48 VZÄ, die nach Abschluss der Umstrukturierung ab 2019 sukzessive eingespart werden sollten. Für die Berechnung des Potenzials wird mit einer Eingruppierung in EG 3 gerechnet, die laut KGSt mit 50,6 TEUR Personalkosten sowie 9,7 TEUR Sachkosten verbunden ist. Für die Umsetzung des Projektes wird im Jahren 2018 ein projektbezogener zusätzlicher Stellenbedarf von 0,5 VZÄ (EG 6) eingeplant, der im kommenden Jahr wieder entfällt. Somit ergibt sich ab dem Jahr 2020 eine jährliche Einsparung in Höhe von 149,54 TEUR. Der Einspareffekt kann größer ausfallen, wenn die Hausmeister in der neuen Struktur Dienstleistungen und Reparaturarbeiten übernehmen, die derzeit von Fremdfirmen erbracht werden. Umsetzungsbedingungen: Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - 2018 Erhöhung der Erträge in Euro Veränderung der Personalaufwendungen in Euro Veränderung der son. A. in Euro Haushaltsentlastung in Euro Stellenanpassung in VZÄ 2019 -€ 29.850 € - 2020 -€ 89.244 € - 2021 -€ 149.544 € - Sachkonto 2022ff. -€ 149.544 € - -€ - 149.544 € - -€ -€ -€ -€ -€ 29.850 € 89.244 € 149.544 € 149.544 € 149.544 € 0,50 -1,98 -1,00 0,00 29 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - -2,48 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Zentralisierung der Vergabe der städtischen Gebäude zur außerschulischen Nutzung 29 Dezernat III Eine ausführliche Darstellung dieser Maßnahme findet sich ebenso wie eine Darstellung des überarbeiteten SOLL-Prozesses im Management Summary. Umsetzungsbedingungen: Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - Amt 24 Produkt -: - 2018 2019 2020 2021 Sachkonto 2022ff. Erhöhung der Erträge in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der son. A. in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Haushaltsentlastung in Euro -€ -€ -€ -€ -€ Stellenanpassung in VZÄ 0,00 0,00 0,00 0,00 30 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 0,00 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Optimierung der Wirtschaftlichkeit im Bereich Straßenbeleuchtung 30 Dezernat III Amt 15 Produkt -: - Die Straßenbeleuchtung in Kerpen wird mit 4,22 VZÄ vollständig in städtischer Eigenregie betreut und verwaltet. Derzeit erfolgt eine Umstellung der Leuchtkörper auf LED. Die vollständige Eigenerbringung wird beibehalten, um einen hohen Qualitätsstandard zu gewährleisten. Gleichzeitig zeigt sich, dass die Personalaufwendungen aufgrund dieses hohen Qualitätsstandards über dem interkommunalen Vergleichsniveau liegen. Für eine Veränderung des Personaleinsatzes gibt es in den kommenden Jahren verschiedene Ansatzpunkte: 1. Es ist zu erwarten, dass nach Abschluss der Umstellung auf LED ein geringerer Personaleinsatz für die Betreuung der Straßenbeleuchtung notwendig ist. 2. Durch die Gründung von Stadtwerken könnte eine Verlagerung der Aufgabe vorgenommen werden. 3. Eine Absenkung der bestehenden Qualitätsstandards. Rödl & Partner empfiehlt, dass spätestens im Jahr 2020 eine Anpassung des Personaleinsatzes um 1 VZÄ vorgenommen wird. Es ist zu erwarten, dass in diesem Jahr die Umstellung auf LED-Beleuchtung abgeschlossen ist. Diese Einsparung könnte mindestens in der EG 6 vorgenommen werden, die laut KGSt mit 59,7 TEUR Personalkosten sowie 9,7 TEUR Sachkosten verbunden ist. Umsetzungsbedingungen: Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Objektiv gesehen ist es weder zeitlich realistisch noch finanzierbar in den nächsten 2 Jahren alle rd. 9000 Straßenlaternen umzurüsten. Auch die anderen Möglichkeiten zur Reduzierung der Personalkosten werden skeptisch beurteilt. Fachlich umsetzbar: - 2018 2019 2020 2021 Erhöhung der Erträge in Euro -€ -€ Veränderung der Personalaufwendungen in Euro -€ -€ - Veränderung der son. A. in Euro -€ -€ -€ Haushaltsentlastung in Euro -€ -€ Stellenanpassung in VZÄ 0,00 0,00 -€ Sachkonto 2022ff. -€ - 69.400 € - -€ -€ - 69.400 € 69.400 € 69.400 € -1,00 0,00 69.400 € - 31 von 49 -€ 69.400 € - 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - -1,00 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Überarbeitung des Bürgerbeteiligungskonzepts im Bereich Straßenbau Eine ausführliche Darstellung dieser Maßnahme findet sich im Management Summary. Umsetzungsbedingungen: Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - 31 Dezernat III Amt 15 Produkt -: - 2018 2019 2020 2021 Sachkonto 2022ff. Erhöhung der Erträge in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der son. A. in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Haushaltsentlastung in Euro -€ -€ -€ -€ -€ Stellenanpassung in VZÄ 0,00 0,00 0,00 0,00 32 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 0,00 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Intensivierung des Aufbruchmanagements zur Kontrolle von Straßenaufbrüchen 32 Dezernat III Eine ausführliche Darstellung dieser Maßnahme findet sich im Management Summary. Umsetzungsbedingungen: Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Zum Thema Aufbrüche wird klargestellt, dass das Amt 15 keine Personalkapazitäten hat um die Kontrollen der Aufbrüche zu intensivieren. Fachlich umsetzbar: - Amt 15 Produkt -: - 2018 2019 2020 2021 Sachkonto 2022ff. Erhöhung der Erträge in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der son. A. in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Haushaltsentlastung in Euro -€ -€ -€ -€ -€ Stellenanpassung in VZÄ 0,00 0,00 0,00 0,00 33 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 0,00 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Veränderung des Betreuungsaufwands für die politischen Gremien 33 Dezernat III Eine ausführliche Darstellung dieser Maßnahme findet sich im Management Summary. Umsetzungsbedingungen: Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - Amt 18 Produkt -: - 2018 2019 2020 2021 Sachkonto 2022ff. Erhöhung der Erträge in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der son. A. in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Haushaltsentlastung in Euro -€ -€ -€ -€ -€ Stellenanpassung in VZÄ 0,00 0,00 0,00 0,00 34 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 0,00 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Aufbau eines zentralen Fördermittelmanagements für das Dezernat III 34 Dezernat III Eine ausführliche Darstellung dieser Maßnahme findet sich im Management Summary. Grundsätzlich ist vorgesehen, dass eine zusätzliche Stelle in EG 9 geschaffen wird, um die Zentralisierung des Fördermittelmanagements in Amt 18 zu ermöglichen. Es ist davon auszugehen, dass sich die Stelle durch die Erschließung zusätzlicher Fördergelder mindestens amortisiert bzw. zusätzliche Ertragsmöglichkeiten generieren wird. Umsetzungsbedingungen: Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - Amt 18 Produkt -: - 2018 2019 2020 2021 Sachkonto 2022ff. Erhöhung der Erträge in Euro 70.100 € 70.100 € 70.100 € 70.100 € 70.100 € - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro 70.100 € 70.100 € 70.100 € 70.100 € 70.100 € - Veränderung der son. A. in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Haushaltsentlastung in Euro -€ -€ -€ -€ -€ Stellenanpassung in VZÄ 1,00 0,00 0,00 0,00 35 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 1,00 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Umsetzung des Handlungsprogrammes sozialgerechtes Bodenmanagement 35 Dezernat III Amt 18 Produkt -: - In der Stadt Kerpen wurde ein detailliertes Handlungsprogrammen "Sozialgerechtes Bodenmanagement Kerpen plus" erarbeitet. Dieses Handlungsprogramm wurde inkl. der zugehörigen Kalkulationen und Projektplanungen Rödl & Partner übermittelt und von Rödl & Partner auf Basis vergleichbarer Handlungsprogramme aus anderen Kommunen geprüft. Deutlich wurde, dass durch die Umsetzung dieses Handlungsprogrammes Erträge für den Haushalt der Stadt Kerpen generiert werden können. Beispielhaft kann hierfür die Infrastrukturkostenberechnung für den Friedhofsweg Brüggen genannt werden. Gleichzeitig wurde deutlich, dass mit den vorhandenen Personalkapazitäten in Amt 18 eine Umsetzung des Handlungsprogrammes nicht möglich ist. Rödl & Partner empfiehlt, dass Stellen in einem Umfang von 2 VZÄ geschaffen werden, um eine Umsetzung des Handlungsprogrammes zu ermöglichen. Bei einer Eingruppierung in E11 ist laut KGSt mit Personalkosten in Höhe von 70,8 TEUR zu sowie Arbeitsplatzkosten in Höhe von 9,7 TEUR zu rechnen. Insgesamt ergeben sich somit jährliche Personalkosten in Höhe von 181 TEUR. Gleichzeitig ist zu erwarten, dass durch die Umsetzung des Handlungsprogrammes jährliche Erträge in einem Umfang von mindestens 600 TEUR generiert werden können. Somit entsteht ein positiver Haushaltseffekt in Höhe von 439 TEUR. Umsetzungsbedingungen: Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - Sachkonto 2018 2019 2020 2021 Erhöhung der Erträge in Euro 600.000 € 600.000 € 600.000 € 600.000 € 600.000 € - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro 161.000 € 161.000 € 161.000 € 161.000 € 161.000 € - Veränderung der son. A. in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Haushaltsentlastung in Euro 439.000 € 439.000 € 439.000 € 439.000 € 439.000 € Stellenanpassung in VZÄ 2,00 0,00 0,00 0,00 36 von 49 2022ff. 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 2,00 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Rödl & Partner hat die Anwendung unterschiedlicher Raum- bzw. Flächennutzungskonzepte auch vor dem Hintergrund der Wirtschaftlichkeit der Alternative Nutzungskonzepte für das Haus für Aufgabenwahrnehmung geprüft und hier in die durch die Stadtverwaltung erarbeitete Beschlussvorlage Nr. 161.17 miteinbezogen. Nach Einschätzung von Kunst und Geschichte Rödl & Partner ist die Schlüssigkeit des prognostizierten Einsparpotenzials durchaus gegeben. Daher wird empfohlen ein alternatives Nutzungskonzept für das Haus für Kunst und Geschichte zu erarbeiten. Allerdings sollten dem Potenzial zur Entlastung des Stadthaushaltes im Jahr der Umsetzung entsprechende Umzugskosten entgegengestellt werden. Damit einhergehend empfiehlt Rödl & Partner mit Blick auf eine organisationseinheitenübergreifenden Erhöhung der Effizienz des Verwaltungshandelns eine Verminderung des Personaleinsatzes im Bereich der freiwilligen Aufgaben und damit des Engagements im Veranstaltungswesen. Dezernat I Aktuell werden 0,72 VZÄ (0,46 Konzeption und Realisierung von Ausstellungen, 0,13 Vorträge und Führungen, 0,13 Projekt: 500 Jahre Reformation) im 36 Bereich Veranstaltungen eingesetzt. Hiervon entfallen 0,41 VZÄ auf eine A13 Stelle und 0,31 VZÄ auf E9-Stellen. Durch das Auslaufen des Projektes "500 Jahre Reformation" und eine Konzentration des Archivs auf die Kernaufgaben (u. a. Archivische Vorfeldarbeit / Beratung in der Schriftgutverwaltung, dauerhafte Überlieferung, Erschließung unserer Bestände) kann nach Ansicht von Rödl & Partner das Archiv um mindestens 0,38 VZÄ entlastet werden. Mit Amt 11 Blick auf das Projekt "DMS, Rechnungsworkflow" empfiehlt Rödl & Partner, frei werdende Ressourcen umzusteuern. Umsetzungsbedingungen: Umsetzungsfolgen: Das aktuelle hohe Niveau der durch das Archiv organisierten Ausstellungen wird nicht beibehalten werden können. Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Produkt -: Fachlich umsetzbar: - 2018 2019 2020 2021 Sachkonto 2022ff. Erhöhung der Erträge in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der son. A. in Euro Haushaltsentlastung in Euro Stellenanpassung in VZÄ 15.000 € - 40.000 € - 40.000 € - 40.000 € - 40.000 € 15.000 € 40.000 € 40.000 € 40.000 € 40.000 € 0,00 -0,38 0,00 0,00 37 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - -0,38 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Optimierung Roll-Out DMS Aktuell ist der Implementierungsprozess des DMS in der Stadt Kerpen durch ein fehlendes Projektverständnis und unzureichende Personalressourcen gekennzeichnet. So gibt es aktuell weder eine verbindliche Meilensteinplanung noch eine Planung über die benötigten dezentralen Personalressourcen. Dadurch können die Aufgaben, welche notwendigerweise durch die Fachämter wahrgenommen werden müssen (z.B. Erstellung und Erprobung des Aktenplans), nicht geplant und umgesetzt werden. Um eine abgschlossene Implementierung bis 2021 zu realisieren, empfiehlt Rödl & Partner die Aufstockung der zentralen Managementkapazität um ca. 0,4 VZÄ, die Schaffung dezentraler Kapazitäten und die Ausarbeitung einer verbindlichen Meilensteinplanung. Zur Koordinierung von zentralen und dezentralen Aufgaben ist darüber hinaus ein Projektgruppenkonzept mit klar definierten Zuständigkeiten in den Abteilungen für die Erstellung und Erprobung der Aktenpläne notwendig. Um in den Fachämtern den Stellenwert des Projektes zu unterstreichen, ist es erforderlich, dass die Verwaltungsspitze die Umsetzung der Maßnahme unterstützend begleitet. So sollte neben der Optimierung des Projektmanagements die entsprechende Priorisierung des Projektes durch die Verwaltungsspitze den beteiligten Projektmitarbeitern in den Abteilungen kommuniziert werden. Umsetzungsbedingungen: Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - 37 Dezernat I Amt 11 Produkt -: - 2018 Erhöhung der Erträge in Euro Veränderung der Personalaufwendungen in Euro Veränderung der son. A. in Euro Haushaltsentlastung in Euro Stellenanpassung in VZÄ 2019 -€ 57.190 € - 2020 -€ 3.916 € - 2021 -€ 146.558 € - Sachkonto 2022ff. -€ 199.139 € - -€ - 252.840 € - -€ -€ -€ -€ -€ 57.190 € 3.916 € 146.558 € 199.139 € 252.840 € -0,10 -0,74 -2,05 -2,93 38 von 49 -4,20 Summe kumuliert: Veranlassung - -10,02 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Professionalisierung des Projektmanagements Die Professionalisierung des Projektmanagements wird im Management Summary dargestellt. Ein wirtschaftliches Potenzial wird mit dieser Maßnahme nicht verbunden. Umsetzungsbedingungen: Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - 38 Dezernat I Amt 11 Produkt -: - 2018 2019 2020 2021 Sachkonto 2022ff. Erhöhung der Erträge in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der son. A. in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Haushaltsentlastung in Euro -€ -€ -€ -€ -€ Stellenanpassung in VZÄ 0,00 0,00 0,00 0,00 39 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 0,00 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Optimierung des Stellenbesetzungsprozesses 39 Dezernat I Die Optimierung des Stellenbesetzungsprozesses wird im Management Summary dargestellt. Ein wirtschaftliches Potenzial wird mit dieser Maßnahme nicht verbunden. Umsetzungsbedingungen: Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - Amt 11 Produkt -: - 2018 2019 2020 2021 Sachkonto 2022ff. Erhöhung der Erträge in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der son. A. in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Haushaltsentlastung in Euro -€ -€ -€ -€ -€ Stellenanpassung in VZÄ 0,00 0,00 0,00 0,00 40 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 0,00 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Optimierung des Steuerungsprozesses (Haushaltsplanung und Berichtswesen) 40 Dezernat II Amt 20 Produkt -: - Aktuell sind 0,5 VZÄ für das Controlling in Amt 20 unbesetzt und diese Aufgabe wird durch 20.1 nur nebenbei wahrgenommen. Bei der Mittelanmeldung kommt es gehäuft zu Verzögerungen im Prozess durch verspätete Zulieferungen der dezentralen Fachämtern. Folglich funktioniert die Schnittstelle zwischen den Fachämtern und der Kämmerei nicht reibungslos. Dies wird u.a. daran deutlich, dass die Lieferfristen durch Fachämter nicht eingehalten werden, sodass Verzögerungen und Mehraufwand in Amt 20 entstehen. Die Regeln von 20.1 werden durch die Fachämter häufig nicht eingehalten. Für die Optimierung der HH-Planung muss eine klare Aufgabenabgrenzung geschaffen werden, welche sicherstellt, dass die Fachämter plausible Planungsgrundlagen einreichen. Zudem soll eine Eskalationsroutine eingeführt werden (Dezernenten frühzeitig einbinden). Ein standardisiertes Berichtswesen auf Ebene der Bewirtschaftungseinheiten mit Kommentierungen analog zur HH-Planung soll geschaffen werden. Das Controlling sollte an die Planungsstelle angedockt werden und das Controllingverständnis geschärft und dadurch die Verknüpfung Fach- und Finanzcontrolling geschaffen werden. Die Prognosequalität sollte zukünftig im Jahresrückblick bewertet werden. Umsetzungsbedingungen: Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - 2018 Erhöhung der Erträge in Euro Veränderung der Personalaufwendungen in Euro Veränderung der son. A. in Euro Haushaltsentlastung in Euro Stellenanpassung in VZÄ 2019 -€ 25.000 € - 2020 -€ 12.500 € - 2021 -€ 12.500 € - Sachkonto 2022ff. -€ 12.500 € - -€ - 12.500 € - -€ -€ -€ -€ -€ 25.000 € 12.500 € 12.500 € 12.500 € 12.500 € 0,50 0,00 0,00 0,00 41 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 0,50 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Aktuell liegt der bei der Ermittlung der Grundbesitzabgabe angewandte kalkulatorische Zinssatz unter der möglichen Obergrenze. Eine Anhebung des Anpassung des kalkulatorischen Zinssatzes und kalkulatorischen Zinssatzes auf den maximal Wert von 6,3% birgt ein Potenzial in Höhe von rund 130 TEUR. der Bemessungsgrundlage bei der Um eine Mehrbelastung des einzelnen Bürgers zu vermeiden, empfiehlt Rödl & Partner eine Überprüfung der Bemessungsgrundlage. Hierfür ist es notwendig Grundbesitzabgabe eine Luftaufnahme des Stadtgebietes in Auftrag zu geben und diese entsprechend auszuwerten. Für die Umsetzung dieser Maßnahme sind im ersten Jahr 0,1 VZÄ notwendig. 41 Umsetzungsbedingungen: Überprüfung der Bemessungsgrundlage durch einen externen Dienstleister. Schaffung von personellen Ressourcen zur Neukalkulation. Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - Dezernat II Amt 20 Produkt -: - 2018 2019 2020 2021 Sachkonto 2022ff. Erhöhung der Erträge in Euro -€ 131.000 € 131.000 € 131.000 € 131.000 € - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der son. A. in Euro 56.000 € -€ -€ -€ -€ - 56.000 € 131.000 € 131.000 € 131.000 € 131.000 € 0,10 0,00 0,00 0,00 Haushaltsentlastung in Euro Stellenanpassung in VZÄ 42 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 0,10 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Optimierung des Umsetzungsprozess digitaler Rechnungsworkflows 42 In der aktuellen Planung des Umsetzungsprozess des digitalen Rechnungsworkflows werden keine internen Personalressourcen berücksichtigt. Die angepeilte Implementierung des Workflows bis Ende 2018 erscheint unter diesen Umständen kaum möglich. Rödl & Partner empfiehlt die Schaffung einer 0,5 VZÄ Projektstelle, welche die Umsetzung des Rechnungsworkflows betreut. Die Potenziale des digitalen Rechnungsworkflows werden durch effizientere Aufgabenerfüllung und durch eine verbesserte Skonto-Nutzung realisiert. Darüberhinaus bestehen Optimierungspotenziale in einer weiteren Automatisierung des Prozess (früheres Scannen, automatisches Prüfen etc.). Umsetzungsbedingungen: Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - Dezernat II Amt 20 Produkt -: - 2018 Erhöhung der Erträge in Euro - 2019 34.050 € - 2020 2021 Sachkonto 2022ff. 34.050 € 389 € 57.880 € 57.880 € - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der son. A. in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - 34.050 € 389 € 57.880 € 57.880 € -0,88 -0,88 -0,88 Haushaltsentlastung in Euro Stellenanpassung in VZÄ 34.050 € 0,00 43 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - -2,64 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Einführung einer Gewässerunterhaltungsgebühr 43 Dezernat II Amt 20 Aktuell wird in der Stadt Kerpen keine Gewässerunterhaltungsgebühr verlangt. Gleichzeitig zahlt die Stadt jedes Jahr rund 1. Mio. EUR an den Erftverband für den Gewässerunterhalt. Diese Ausgaben sind umlagefähig, somit kann die Einführung einer Gewässerunterhaltungsgebühr zu der Erwirtschaftung substanzieller Deckungsmittel für die Stadt führen. Der Ermittlung des Potenzials liegt die Prämisse zugrunde, dass die Hälfte der an den Erftverband gezahlten Summe umlagefähig ist. Diese Wert wurde kaufmännischv orsichtig geschätzt. Umsetzungsbedingungen: Aufgrund der aktuellen Personalsituation sollte die Gebührenkalkulation durch einen externen Anbieter erstellt werden. Darüber hinaus ist eine Anpassung der Personalkapazitäten (0,2 VZÄ) für die Bescheiderstellung und Einbringung der Gebühr notwendig. Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - Produkt -: - 2018 2019 2020 2021 2022ff. Sachkonto Erhöhung der Erträge in Euro -€ 500.000 € 500.000 € 500.000 € 500.000 € - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro -€ 12.000 € 12.000 € 12.000 € 12.000 € - Veränderung der son. A. in Euro 30.000 € 30.000 € 30.000 € 30.000 € 30.000 € - 30.000 € 458.000 € 458.000 € 458.000 € 458.000 € 0,00 0,20 0,00 0,00 Haushaltsentlastung in Euro Stellenanpassung in VZÄ 44 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 0,20 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Optimierung der Aufgabenwahrnehmung und verortung im Bereich Steuern und Gebühren Diese Maßnahme ist Teil des Management Summarys. Umsetzungsbedingungen: Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - 44 Dezernat II Amt 20 Produkt -: - 2018 2019 2020 2021 Sachkonto 2022ff. Erhöhung der Erträge in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der son. A. in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Haushaltsentlastung in Euro -€ -€ -€ -€ -€ Stellenanpassung in VZÄ 0,00 0,00 0,00 0,00 45 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 0,00 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Optimierung des Aufgabenzuschnitts im Bereich Vergabe Diese Maßnahme ist Teil des Management Summarys. Umsetzungsbedingungen: Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - 45 Dezernat II Amt 20 Produkt -: - 2018 2019 2020 2021 Sachkonto 2022ff. Erhöhung der Erträge in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der son. A. in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Haushaltsentlastung in Euro -€ -€ -€ -€ -€ Stellenanpassung in VZÄ 0,00 0,00 0,00 0,00 46 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 0,00 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Aufbau zusätzlicher Personalkapazitäten im Amt 16 Dezernat III 46 Amt 16 Produkt -: - Eine Auswertung der Fallzahlen und Mengengerüste sowie des derzeitigen Personalbestandes hat ergeben, dass im Amt 16 zusätzliche Personalkapazitäten notwendig sind. Im Vergleich mit dem Stellenplan 2017 ergibt sich ein Mehrbedarf in 16.1. von 1,19 VZÄ, in 16.2. von 0,49 VZÄ und in 16.3. von 0,60 VZÄ. Für die Berechnung der zusätzlichen Personalkosten wurde pauschal eine Eingruppierung in E11 angenommen, die laut KGSt mit 71.400 EUR Personalkosten sowie 9.700 EUR Arbeitsplatzkosten verbunden ist. Umsetzungsbedingungen: Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - 2018 2019 2020 2021 Sachkonto 2022ff. Erhöhung der Erträge in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro 184.908 € 184.908 € 184.908 € 184.908 € 184.908 € 0 Veränderung der son. A. in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Haushaltsentlastung in Euro Stellenanpassung in VZÄ 184.908 € 2,00 184.908 € 0,00 184.908 € 0,00 47 von 49 184.908 € 0,00 Veranlassung - 184.908 € 0,00 Summe kumuliert: 2,00 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Ausbau einer Überwachung des ruhenden Verkehrs Dezernat II 47 Amt 21 Laut Haushaltsplan werden jährlich ca. 18.400 Verwarnungen á 14,00 € (durchschnittlicher Verwarngeldbetrag) ausgewiesen. Dies entspricht einem Finanzvolumen von 256.400 € p.a. Des Weiteren werden rund 2.340 Bußgelder je 40,00 € (durchschnittlicher Bußgeldbetrag) vergeben, dies entspricht einer Summe von 93.600 € p.a. Gegenwärtig sind 7 Mitarbeiter (EG 6) im Außendienst des Ordnungsamtes zur Überwachung in den Bereichen der Allgemeinen Sicherheit und Ordnung, Verkehrsangelegenheiten, Märkte und Soziale Einrichtungen für Wohnungslose tätig. Der Außendienst teilt sich eine Tag- und in eine Nachtschicht auf. Die Aufgaben werden mit einem Personaleinsatz von 6,02 VZÄ bearbeitet. Gespräche mit der Amtsführung haben ergeben, dass die Erträge durch Kontrolle des ruhenden Verkehrs erhöht werden können. Gegenwärtig entfallen 2,2 VZÄ auf die Überwachung des ruhenden Verkehrs im Außendienst. Hinzu kommen 1,42 VZÄ im Innendienst für die Bearbeitung zugehöriger anfallender administrativer Tätigkeiten. Auf Grundlage der im Haushalt identifizierten Erträge, der durch die Amtsleitung zur Verfügung gestellten Informationen und den Berechnungen von Rödl & Partner kann somit durch eine weitere VZÄ (1,0 VZÄ) im Außendienst eine jährliche Ertragssteigerung von 45.182 € generiert werden. In der Berechnung berücksichtigt ist, dass der Aufbau zusätzlicher 1,0 VZÄ im Außendienst auch den analogen Ausbau des Innendienstes um 0,65 VZÄ und somit auf insgesamt auf 2,07 VZÄ erfordert, um das erhöhte Fallaufkommnen bewältigen zu können. Die Berechnungen von Rödl & Partner für die Kosten der Personalinvestition basieren auf dem akutellen Gehaltsgefüge, einer Gemein- und Sachkostenpauschale für zusätzliche Stellen sowie Informationen aus den erhaltenen Unterlagen. Unter Beachtung der anfallender Kosten und einer ertragsseitigen Stabilität kann der Reinertrag somit von 94.139,60 € durch den Ausbau der Überwachung des ruhenden Verkehrs im Außen- und des zugehörigen Innendienstes auf 139.321,60 € erhöht werden. Daher empfiehlt Rödl & Partner den Außendienst des Ordnungsamts zur Überwachung des ruhenden Verkehrs auszubauen. Ertragsseitig wird sich die Verstärkung der Überwachung des ruhenden Verkehrs voraussichtlich noch positiver auswirken, wenn die Stadt Kerpen ein Parkraumbewirtschaftungskonzept entwickelt und einsetzt (siehe Maßnahme Amt 16). Umsetzungsbedingungen: Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - Produkt -: - Sachkonto 2018 2019 2020 2021 Erhöhung der Erträge in Euro 167.965 € 167.965 € 167.965 € 167.965 € 167.965 € - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro 122.783 € 122.783 € 122.783 € 122.783 € 122.783 € - Veränderung der son. A. in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Haushaltsentlastung in Euro 45.182 € 45.182 € 45.182 € 45.182 € 45.182 € Stellenanpassung in VZÄ 1,65 0,00 0,00 0,00 48 von 49 2022ff. 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 1,65 Nr.: Bezeichnung: Beschreibung: Etablierung einer Projektgruppe Wahlen Seit ca. 5 Jahren werden die Wahlen federführend von dem Amt 21 betreut. Gegenwärtig werden diese Aufgaben im Bereich Ordnung federführend mit 0,17 VZÄ durch den Leiter des Bereichs Allgemeines Ordnungswesen wahrgenommen. Durch die (asymmetrische) Belastung während der Wahlen (zeitliche Dauer je nach Wahl ca. 4-6 Wochen) werden Kapazitäten zur Wahrnehmung des Tagesgeschäfts eingeschränkt. Dies führt teilweise notgedrungen zu einer Rückstellung von zu erbringenden, teils zeitkritischen Aufgaben (insbesondere Steuerung und Einsatzplanung/ Überwachung des Außendienstes/ Sichtung Rückläufe; allgemeine Gefahrenabwehr und Verkehrssicherungspflicht - Entscheidungen müssen zeitnah getroffen werden, um Gefahren von der Allgemeinheit abzuwehren) während der akuten Belastungsphase. Gespräche haben gezeigt, dass die Freisetzung bisher durch den Wahlbetrieb gebundener VZÄ-Anteile bei der Leitung des Bereichs Allgemeines Ordnungswesen wünschenswert ist, um u.a. den Anspruch der Stadtverwaltung in Sachen Serviceorientierung/ Kundenfreundlichkeit und somit einer zeitnahen Bearbeitung entsprechender Aufgaben nicht einzuschränken. Daher empfiehlt Rödl & Partner im Austausch mit Amt 21 sowie Amt 11 zunächst die Einrichtung einer Projektgruppe (Streuung der punktuellen Belastung durch Einbringen von VZÄ-Anteilen aus einer höheren Zahl unterschiedlicher Organisationseinheiten/ Ämtern). Diese sollte zumindest änfanglich von Herrn Esser als Wissensträger mitgeleitet werden, um sein Know-How auch für andere Personen nutzbar zu machen. Umsetzungsbedingungen: Umsetzungsfolgen: Hinweise/ Anmerkungen der Amtsleitung: Fachlich umsetzbar: - Dezernat II 48 Amt 21 Produkt -: - 2018 2019 2020 2021 Sachkonto 2022ff. Erhöhung der Erträge in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der Personalaufwendungen in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Veränderung der son. A. in Euro -€ -€ -€ -€ -€ - Haushaltsentlastung in Euro -€ -€ -€ -€ -€ Stellenanpassung in VZÄ 0,00 0,00 0,00 0,00 49 von 49 0,00 Summe kumuliert: Veranlassung - 0,00