Beschlussvorlage (170711_ Orga Maßnahme_28_Hausmeisterpool)

Maßnahme 28 - Neuorganisation der Schulhausmeisterdienste in der Stadt Kerpen Laut Erhebungsbogen werden an den Schulen der Stadt Kerpen insgesamt 18,70 VZÄ im Hausmeisterbereich eingesetzt. Die Hausmeister sind objektbezogen angestellt, sodass jede Schule über einen eigenen Hausmeister verfügt. Eine geplante Neustrukturierung im Hausmeisterbereich konnte aufgrund einer langfristigen Erkrankung der zuständigen Mitarbeiterin bislang nicht durchgeführt werden. Aus diesem Grund stammen auch der derzeitige Aufgabenkatalog der Hausmeister sowie die Übersicht der betreuten Flächen aus dem Jahr 2007. Vergleichskommunen sind in den vergangenen Jahren vermehrt zu einer sogenannten Mischform zwischen Hausmeisterpool und fester Objektzuständigkeit der Hausmeister übergegangen. Das bedeutet, dass die Hausmeister weiterhin verantwortlich für einen festen Standort sind. Im Rahmen freier Zeitkapazitäten werden die Hausmeister bei Objekten der Stadt Kerpen eingesetzt, um z.B. Gebäudeunterhaltungsmaßnahmen zu erbringen. Die Vorteile dieser Lösung ergeben sich zum einen durch die Identifikation der Hausmeister mit den ihnen zugeordneten Objekten, was zu einer höheren Arbeitsmotivation und Zufriedenheit führt und somit auch zu besseren Arbeitsergebnissen. Zum anderen ergibt sich ein wirtschaftlicher Effekt, da die Kapazitäten der Hausmeister für Leistungen genutzt werden können, die andernfalls fremdvergeben oder durch andere Mitarbeiter der Stadt erbracht werden müssten. Notwendig zur Bemessung der tatsächlich vorhandenen Kapazitäten ist eine objektbezogene Stellenbemessung sowie eine Aktualisierung des Aufgabenkatalogs. Eine vorläufige Bemessung von Rödl & Partner auf Basis des Mittelwertverfahrens der KGSt ergibt ein Potenzial von 2,48 VZÄ an den Schulen der Stadt Kerpen. Im Rahmen eines Umsetzungsprojektes sollte ermittelt werden, ob diese Kapazitäten im Zuge der natürlichen Fluktuation eingespart werden sollten oder für die beschriebenen Unterhaltungsleistungen an anderen Objekten der Stadt genutzt werden können. Das Projekt zur Umsetzung dieser Maßnahme und zur Konkretisierung des Einsparpotenzials sollte in vier Phasen strukturiert werden: Erhebungsphase In dieser Phase sind Einzeluntersuchungen je Objekt sowie die Erhebung von Basiszahlen und Kennzahlen erforderlich. Für die Beurteilung der Kennzahlenwerte sind objektbezogene Vergleichswerte erforderlich. Zudem muss das Aufgabenspektrum eines jeden Hausmeisters detailliert erfasst werden, d.h. mit allen Besonderheiten vor Ort. Die von den Hausmeistern zu betreuenden Objekte weisen nach Art und Größe Unterschiede auf. Auch bei vergleichbaren Objekten gibt es im Vergleich Unterschiede im Umfang der den Hausmeistern übertragenen Aufgaben und in der Intensität der Aufgabenwahrnehmung. Für die von den Hausmeistern wahrgenommenen Aufgaben in Bezug auf Unterhaltung und Bewirtschaftung der Objekte sowie deren Substanzerhaltung müssen Mindeststandards festgelegt werden. Das Aufgabenspektrum der Hausmeister bzw. die Dienstabläufe sind genau anhand von Leistungskatalogen zu definieren. Alle vorhandenen Regelungen sind auf Aktualität zu überprüfen und ggfs. neu festzuschreiben. Die technische Standardausstattung, die an jedem Objekt vorzuhalten ist, ist festzulegen. Spezialwerkzeuge und –maschinen, die vor Ort selten erforderlich sind, sollten zentral gelagert und entsprechend genutzt werden. Analysephase Die Festlegung von Basisdaten / Kennzahlen für eine Personalbedarfsberechnung sollte unter folgenden Prämissen erfolgen: Berücksichtigung des Aufgabenspektrums der Hausmeister, Festlegen eines Bestimmungsfaktors „Größe des Objektes bzw. Reinigungsfläche“, Einschätzung und Berücksichtigung örtlicher Besonderheiten, die die Arbeitszeitbedarfe erhöhen (wie technische Besonderheiten o.ä.), Anhand der festgelegten Kennzahlen erfolgt eine Stellenbemessung je Objekt. Sollte ein Hausmeisterpool eingerichtet werden, wird empfohlen, zu prüfen, ob die Arbeitszeitregelung durch eine regelmäßige Arbeitszeit von 39.00 Stunden wöchentlich ohne Bereitschaftszeiten ersetzt werden kann. Berechnung des Personalbedarfes für den Einsatz von Hausmeistern. Erstellung eines Sollkonzeptes Die Arbeitsgruppe „Hausmeisterpool“ fertigt einen Untersuchungsbericht über ihre Arbeit und stellt in einem Sollkonzept konkrete Optimierungen sowie Einsatzbereiche für den Hausmeisterpool und das zu erwartende Einsparpotenzial vor. Umsetzung der erarbeiteten Handlungsschritte Entsprechend der Handlungsempfehlungen des Konzeptes, sind die organisatorischen und personellen Maßnahmen sukzessive umzusetzen. Da es nicht vorhersehbar ist, ob die Mitarbeiterin das Projekt gesundheitsbedingt umsetzen kann, wird im Jahr 2018 zur Einrichtung dieser Mischform ein projektbezogener Stellenanteil von 0,5 VZÄ kalkuliert. Insgesamt ergibt sich nach vorläufigen Berechnungen ab dem Jahr 2020 ein Einsparpotenzial in Höhe von 144.888 TEUR.