Beschlussvorlage (170616_Orga Maßnahme_33_Gremienbetreuung)

Maßnahme 33 - Reduzierung des Betreuungsaufwandes der Fachämter für die zuständigen Gremien Das Amt 18 wurde im Rahmen des Umstrukturierungsprozesses im Dezernat III als Querschnittsamt eingerichtet. Seit der Einrichtung wurde das Aufgabenportfolio des Amtes, nicht zuletzt bedingt durch dessen Querschnittsfunktion, durch Aufgaben aus den verschiedensten Bereichen erweitert. Hierdurch wuchs ebenfalls die Anzahl der durch das Amt 18 zu betreuenden städtischen Gremien auf drei an. Die Betreuung jedes Gremiums und die Beantwortung seiner Anfragen bedeutet ein Mehraufwand, der sich jedoch nicht in der personellen Besetzung des Amtes widerspiegelt. Des Weiteren ist festzustellen, dass – auch über das Amt 18 hinaus – der Betreuungsaufwand für die Gremien stark angestiegen ist und dadurch die Ämter verstärkt von der Erledigung der alltäglichen Verwaltungsarbeit abgehalten werden. Die folgenden Faktoren spielen hierbei z.B. eine Rolle: Die nicht fristgemäße Einreichung von Anfragen an die Verwaltung, inhaltliche Doppelungen bei der Stellung verschiedener Anfragen sowie die direkte Kontaktaufnahme der Politiker mit einzelnen Verwaltungsmitarbeitern. Es werden demnach insbesondere die Regelungen des § 18 der Geschäftsordnung für den Rat der Kolpingstadt Kerpen und seine Ausschüsse nicht eingehalten. Zudem besteht Unklarheit über die bestehenden Regelungen zur Kontaktaufnahme zwischen Politikern und Verwaltungsmitarbeitern in Bezug auf Sachthemen. Der interkommunale Vergleich zeigt, dass vielerorts ebenfalls dem § 18 vergleichbare Regelungen bestehen. Es wird demnach empfohlen, die Einhaltung der Geschäftsordnung, insbesondere durch die Verwaltungsspitze, sicherzustellen. Des Weiteren sollten die Stadtpolitiker für den Umgang mit den Ressourcen der Verwaltung sensibilisiert werden. Zudem sollte eine verwaltungsweite Regelung getroffen und diese kommuniziert werden, inwieweit Politiker den direkten Kontakt mit einzelnen Verwaltungsmitarbeitern bezüglich Sachthemen aufnehmen dürfen. Hierdurch wird eine Reduzierung des Betreuungsaufwandes für die Gremien auf ein angemessenes Niveau erwartet, wodurch den Ämtern mehr Kapazitäten für die Erledigung der alltäglichen Verwaltungsarbeit zur Verfügung gestellt werden. Eine mögliche Reduzierung der Anzahl der zu betreuenden Gremien im Fall von Amt 18 kann darüber hinaus im Zuge einer ebenfalls von Rödl & Partner im Rahmen dieser Organisationsuntersuchung vorgeschlagenen Neuordnung der städtischen Gremien erreicht werden.