Beschlussvorlage (170616_Orga Maßnahme_34_Fördemittelmanagement)

Maßnahme 34 - Aufbau eines zentralen Fördermittelmanagements für das Dezernat III Die Betreuung des Förder- und Zuschusswesens wird seit der Einrichtung des Amtes 18 im Rahmen des Umstrukturierungsprozesses im Dezernat III durch eine Stelle (1 VZÄ) in der Abteilung 18.1 wahrgenommen. Aufgrund der Einbindung in andere Aufgabenbereiche werden die Kapazitäten dieser Stelle nicht vollumfänglich für das Fördermittelwesen eingesetzt. Die Aufgaben des Förder- und Zuschusswesens umfassen sowohl die Recherche möglicher Fördermittel, die Antragstellung, der Abruf der Mittel, die regelmäßige Berichterstattung an den Fördermittelgeber sowie die Stellung von Abrechnungen und Schlussverwendungsnachweisen. Darüber hinaus gehören auch die Kontaktpflege zu Fördermittelgebern und die Wahrnehmung von Fortbildungen und Informationsveranstaltungen zum Aufgabenkatalog. Die aufgeführten Aufgaben werden auf Grund zu geringer Personalkapazitäten derzeit zum Teil nur unvollständig oder - wie die letztgenannten –gar nicht erbracht. Hierdurch können sogar – im Falle unbearbeiteter Verwendungsnachweise – finanzielle Risiken in nicht unerheblichem Ausmaß für die Stadt Kerpen entstehen oder geeignete Fördermittel können aufgrund unterlassener Recherche nicht identifiziert werden. Insbesondere die Gefahr von Rückzahlungsforderungen wegen nicht nachgewiesener Verwendung der Fördermittel steigt, wenn keine gleichmäßige Verteilung der vorhandenen Personalressourcen zwischen Antragstellung und weiterer Antragsbearbeitung hergestellt wird. Außerdem ist festzustellen, dass derzeit keine Fördermittel der Europäischen Union geprüft werden und diese möglicherweise lukrativen Fördermöglichkeiten somit von vornherein außer Acht gelassen werden. Darüber hinaus konnten im Rahmen der Untersuchung in der Antragstellung sowie dessen weiterer Bearbeitung in der alltäglichen Verwaltungsarbeit organisatorische Defizite festgestellt werden. Durch die Aufnahme des Ist-Prozesses der Fördermittelbeantragung können in diesem Kontext folgende Befunde gestellt werden: 1. Im Gesamtprozess ist eine Vielzahl an Akteuren beteiligt, 2. die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten der Akteure sind nicht eindeutig geklärt, 3. die konkrete Fördermittelbeantragung geht nicht vom Bedarf der eigentlich durchzuführenden Projekt aus, sondern– teils unsystematisch – von den Akteuren eingebrachten Fördertöpfen der verschiedenen Fördermittelgeber. Diese unsystematische Beantragung der Fördermittel ausgehend von möglichen Fördertopfen und nicht vom eigentlichen Bedarf der, von der Stadt geplanten Projekte, ist unter anderem eine Folge der hohen Anzahl der beteiligten Akteure insbesondere am Anfang der Prozesses. Rödl & Partner empfiehlt deshalb, das Fördermittel- und Zuschusswesen zu stärken und weiter zu zentralisieren. Dazu muss zum einen ein Prozess implementiert werden, der eine Fördermittelbeantragung ausgehend vom tatsächlichen Bedarf vorsieht, die Zahl der Akteure reduziert und die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten über den gesamten Förderprozess hinweg definiert und festlegt. Im Management Summary befindet sich eine detaillierte Prozessdarstellung wie dieser Prozess in der Kolpingstadt Kerpen zukünftig zu strukturieren ist. Zudem wird empfohlen, früheren Beschlussvorlagen der Stadtverwaltung zu entsprechen und eine zusätzliche Stelle (1 VZÄ) für den Bereich Zuschuss- und Förderwesen einzurichten. Auf Grundlage interkommunaler Vergleichsbetrachtungen ist ein Stellenumfang von insgesamt 1,5-2 VZÄ für ein zentrales Fördermittelwesen in der Größenordnung einer Stadt wie Kerpen angemessen. Sollten die Bemühungen der Stadtverwaltung bei der Beantragung von Fördermitteln in gleichem Maße beibehalten werden, erscheint die Einrichtung dieser Stelle umso notwendiger. Je mehr Fördermittel bewilligt werden, desto höher ist der Bedarf an weiteren Personalkapazitäten, da sonst – wie oben bereits beschrieben – durch nicht bearbeitete Verwendungsnachweise finanzielle Risiken für die Stadt entstehen können. Die durch die neu geschaffenen und durch die Effizienzgewinne im Rahmen des neuen Fördermittelprozesses gewonnenen Personalkapazitäten sollten außerdem dazu genutzt werden, Fortbildungen wahrzunehmen, den Kontakt zu den Fördermittelgebern zu pflegen und auch Fördertöpfe der Europäischen Union zu nutzen. Nach 2 Jahren sollte überprüft werden, inwieweit die Personalkosten im Bereich des Zuschussund Förderwesen durch die erwirtschaftete Fördersumme gedeckt sind und inwieweit mögliche Förderungen identifiziert sind und ausreichend abgeschöpft werden. Sollte eine ausreichende Deckung vorgewiesen werden und noch bedeutende Förderpotenziale nicht ausgeschöpft werden, sollte eine weitere Stellenerhöhung in Betracht gezogen werden.