Beschlussvorlage (Interkommunale Zusammenarbeit hier: Abschluss einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung mit der Gemeinde Merzenich zur Übernahme von Aufgaben im Rahmen der Gebührenkalkulation durch die Gemeinde Merzenich)

KOLPINGSTADT KERPEN DER BÜRGERMEISTER Amt/Abteilung: 20 / Finanzmanagement Bearbeiter/in: Herr Schaaf TOP Drs.-Nr.: 464.17 Datum : Beratungsfolge Termin Bemerkungen Haupt- und Finanzausschuss 12.09.2017 Stadtrat 26.09.2017 X 29.08.2017 Öffentlicher Teil Nichtöffentlicher Teil Interkommunale Zusammenarbeit hier: Abschluss einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung mit der Gemeinde Merzenich zur Übernahme von Aufgaben im Rahmen der Gebührenkalkulation durch die Gemeinde Merzenich Durch die Vorlage entstehen keine haushaltsrelevanten Kosten X Durch die zu beschließende Maßnahme entstehen Kosten von 11.300 € (s. Anlage) Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung; Haushaltsansatz im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: X Mittel müssen über- außerplanmäßig bereitgestellt werden; Im Haushaltsjahr : 2017 Produktsachkonto:11.111.09.01 5232000 Deckung: Mehrerträge Gewerbesteuer Mittel sollen im/in folgenden Haushaltsjahr/en veranschlagt werden: Durch die Vorlage entstehen stellenplanmäßige Auswirkungen (s. Begründung) X Pflichtaufgabe Freiwillige Aufgabe Beschlussentwurf: Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt/Der Stadtrat beschließt: 1. die interkommunale Zusammenarbeit mit der Gemeinde Merzenich, 2. den Abschluss einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zur Übernahme der Aufgaben im Rahmen der Gebührenkalkulation der Kolpingstadt Kerpen durch die Gemeinde Merzenich Beschlussausfertigung soll erhalten: Sachbearbeiter/in Abteilungsleiter/in Amtsleiter/in Zuständiger Dezernent Mitzeichnung Dez. / Amt Kämmerer Bürgermeister Spürck Abt. 10.1 Ratsbüro 3. die Bereitstellung von außerplanmäßigen Mitteln in Höhe von 11.300 € (Erstattung der Personal- und Sachkosten für die Monate Oktober bis Dezember 2017) Beschlussvorlage 464.17 Seite 2 MAßNAHME: ______________________________________________ ÜBERSICHT lfd. Jahr Ausgaben / Einnahmen Aufwendungen / Erträge 1. Folgejahr 2. Folgejahr 45.200 45.200 3. Folgejahr 4. Folgejahr Einmalkosten Ausgaben / Aufwendungen Anschaffungskosten (z.B. Baukosten) Einrichtungskosten Personalkosten Honorare Architekten/Ingenieure o.ä. gesamt: Einnahmen / Erträge Zuschüsse Beiträge gesamt: Aufwand netto: Folgekosten: Aufwendungen Sachkosten (Erstattung) 11.300 33.900 Schuldendienste/Zinsen Abschreibung Personalkosten gesamt Erträge Zuschüsse Gebühren gesamt Beschlussvorlage 464.17 Seite 3 Begründung: Die Kolpingstadt Kerpen ist mit der Gemeinde Merzenich durch öffentlich-rechtliche Vereinbarung bereits eine Kooperation im Bereich der Personalverwaltung eingegangen. Diese läuft seit dem 28. September 2016 mit der Kolpingstadt Kerpen als Aufgabenträger für die Gemeinde Merzenich. In der Kolpingstadt Kerpen standen in den letzten Jahren aufgrund von Personalausfällen durch Mutterschutz- und Elternzeiten bzw. Krankheit keine regulären Kapazitäten in der Abteilung 20.1 – Kämmerei - für die Sachbearbeitung im Rahmen der Gebührenkalkulationen zur Verfügung. Dies wurde vertretungs- und hilfsweise durch die Amtsleitung bzw. durch den jetzigen Geschäftsführer der Netzgesellschaften übernommen. Dies kann aus Gründen der Arbeitsverteilung und -belastung kein Modell für die Zukunft sein. Knowhow auf Sachbearbeiterebene müsste durch entsprechende Fortbildungen allerdings erst wieder neu aufgebaut werden. Die Gemeinde Merzenich hat angeboten, die Aufgabenstellungen für die Kolpingstadt Kerpen zu übernehmen. Da die Grundvoraussetzungen geeignet sind, wurden mehrere Abstimmungsgespräche auf unterschiedlichen Ebenen geführt und festgestellt, dass eine interkommunale Zusammenarbeit möglich und für beide Seiten nützlich sein kann. Die Gemeinde Merzenich ist ebenfalls an das Rechenzentrum der KDVZ angebunden. Es handelt sich hierbei natürlich lediglich um die Verwaltungsarbeiten. Zu beachtende Vorgaben für die Verwaltungsvorlagen werden selbstverständlich nach wie vor von der Verwaltungsführung in Kerpen gemacht. Auf Basis der vereinbarten Leistungen wird ein Stellenanteil von 0,5 Vollzeitstellen der Entgeltgruppe 10 TVÖD finanziert (45.200,- € p.a. inclusive Sachkosten). In Kerpen wurde hierfür bislang ein Stellenanteil im gleichen Umfang vorgehalten, allerdings mit Besoldungsgruppe A11. Dies erklärt sich aus den unterschiedlichen Größenklassen der Kommunen. Die Erstattung an die Gemeinde Merzenich ist ebenso in den Gebührenkalkulationen als Kosten zu berücksichtigen wie es die eigenen Personalaufwendungen in Kerpen bislang auch waren. Die Zusammenarbeit soll auf Basis einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung begründet werden. Der zwischen den Verwaltungen abgestimmter Entwurf ist als Anlage beigefügt. Die Vereinbarung soll ab dem 1. Oktober .2017 zunächst befristet auf drei Jahre geschlossen werden. Zum Ende der Laufzeit soll ein Evaluierungsgespräch stattfinden und einvernehmlich über die Fortführung der Vereinbarung entschieden werden. Dann verlängert sich die Vereinbarung immer automatisch um zwei Jahre, wenn sie nicht sechs Monate vor Vertragsablauf gekündigt wird. Dies entspricht den Regelungen, die auch bei der ersten Kooperationsvereinbarung getroffen worden sind. Der Rat der Gemeinde Merzenich hat in seiner Sitzung am 13. Juli 2017 der interkommunalen Zusammenarbeit mit der Kolpingstadt Kerpen und dem Abschluss einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung in der vorliegenden Form zugestimmt. Die Verwaltung schlägt vor, eine interkommunale Zusammenarbeit mit der Gemeinde Merzenich und den Abschluss einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zu beschließen. Die frei werdenden personellen Ressourcen bei 20.1 (0,5 Stellen) sollen zunächst dazu genutzt werden, die Arbeitsrückstände bei der Aufstellung der Jahresabschüsse aufzuholen, ferner im Laufe des Jahres 2018 das Projekt „Digitaler Rechnungseingangsworkflow“ flächendeckend umzusetzen und schließlich das interne Berichtswesen und Finanzcontrolling zu verstärken. 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