Beschlussvorlage (Mängelmelder App für die Kolpingstadt Kerpen; hier: Antrag der FDP-Frakion)

KOLPINGSTADT KERPEN DER BÜRGERMEISTER Amt/Abteilung: 10.1 / Büro des Bürgermeisters, Pressestelle, Datenschutz Bearbeiter/in: André Hess TOP Drs.-Nr.: 120.17 Datum : Beratungsfolge Termin Haupt- und Finanzausschuss X 03.03.2017 Bemerkungen 25.04.2017 Öffentlicher Teil Nichtöffentlicher Teil Mängelmelder App für die Kolpingstadt Kerpen; hier: Antrag der FDP-Frakion Durch die Vorlage entstehen keine haushaltsrelevanten Kosten X Durch die zu beschließende Maßnahme entstehen Kosten von 2.832,00 € (s. Anlage) Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung; Haushaltsansatz im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: X Mittel müssen über- außerplanmäßig bereitgestellt werden; Im Haushaltsjahr : 2017 Produktsachkonto: 111111101-7831900 Deckung: Mittel sollen im/in folgenden Haushaltsjahr/en veranschlagt werden: Durch die Vorlage entstehen stellenplanmäßige Auswirkungen (s. Begründung) Pflichtaufgabe X Freiwillige Aufgabe Beschlussentwurf: Der Haupt- und Finanzauschuss der Kolpingstadt Kerpen beschließt die Verwaltung zu beauftragen, die App des Anbieters „Firma styleflasher GmbH“ zum Zwecke des Anliegenmanagements erstellen zu lassen. Beschlussausfertigung soll erhalten: Sachbearbeiter/in Abteilungsleiter/in Amtsleiter/in Zuständiger Dezernent Mitzeichnung Dez. / Amt Kämmerer Bürgermeister Abt. 10.1 Ratsbüro Spürck Cornely Siehe Stellungnahme Hess Nimtz Schaaf MAßNAHME: Erstellung einer App zum Anliegenmanagement ÜBERSICHT lfd. Jahr Ausgaben / Einnahmen Aufwendungen / Erträge 1. Folgejahr 2. Folgejahr 3. Folgejahr 4. Folgejahr € 2.380 € 2.380 € 2.380 € 2.380 € € 2.380€ 2.380 € 2.380 € 2.380 € Einmalkosten Ausgaben / Aufwendungen Anschaffungskosten (z.B. Baukosten) 2.832,00 € Einrichtungskosten Personalkosten Honorare Architekten/Ingenieure o.ä. gesamt: 2.832,00 € Einnahmen / Erträge Zuschüsse Beiträge gesamt: Aufwand brutto: 2.832,00 € Folgekosten: Aufwendungen Sachkosten (z.B. Unterhaltung) Schuldendienste/Zinsen Abschreibung Personalkosten gesamt Erträge Zuschüsse Gebühren gesamt Beschlussvorlage 120.17 Seite 2 Begründung: Mit Schreiben vom 21.02.2017 beantragte die FDP-Fraktion die Verwaltung zu beauftragen eine Mängelmelder-App nach dem Vorbild der Stadt Hürth, welche kostenlos als Download im Apple Appstore bzw. über Googleplay zur Verfügung steht. Nach Recherchen der Verwaltung wird diese App von der Firma wer denkt was GmbH (www.maengelmelder.de) erstellt und in Kooperation mit der kdvz Rhein-Erft-Rur zur Verfügung gestellt. In weiteren Recherchen der Verwaltung belaufen sich jedoch die einmaligen Kosten für die Mängelmelder-App auf mindestens 10.460,10€1. Wird zusätzlich, wie in Hürth, noch eine Individualisierung auf die Kolpingstadt Kerpen vorgenommen, belaufen sich die einmaligen Gesamtkosten auf 12.364,10€. Vor diesem Hintergrund, erscheint aus Sicht der Verwaltung die Investition in die MängelmelderApp der Firma wer denkt was GmbH in der vorgenannten Höhe unverhältnismäßig. Nichtsdestotrotz sieht auch die Verwaltung im Rahmen steigender Kundenorientierung das derzeitige Anliegenmanagement der Kolpingstadt Kerpen als verbesserungswürdig an (https://www.stadt-kerpen.de/index.phtml?La=1&mNavID=1708.6&object=tx,166.3388.1), da dieses zwar durchaus funktionsfähig ist, jedoch eine anachronistische Benutzeroberfläche aufweist und auch innerhalb der Homepage der Kolpingstadt Kerpen nur über Umwege erreichbar ist (mind. 3 Klicks). Zudem erscheint eine effizientere Gestaltung auch im Rahmen der allgemeinen Verkehrssicherungspflicht der Kolpingstadt Kerpen notwendig. Vor diesem Hintergrund wurde zusätzlich die Firma mark-a-spot (https://www.markaspot.de/sites/default/files/Flyer_20160314.pdf ) kontaktiert, die u.a. bereits für die Städte Bonn, Köln und Brühl ein Anliegenmanagement erstellt hat (http://anliegen.bonn.de/ ; https://sags-uns.stadt-koeln.de/; https://www.achtet-auf-bruehl.de/ ). Mit Einmalkosten i.H.v. 7.748,40€ war diese Variante, bei der es sich allerdings nicht um eine App handelt, im Vergleich zu denen der App (s.o.) verhältnismäßig günstiger. Darüber hinaus wurde die Firma leanact GmbH kontaktiert (www.meldooplus.de). Die Einrichtung kostet zwar einmalig lediglich 1535,10€. Negativ sind jedoch die Folgekosten zu beurteilen, die rund 1.000€ höher als bei allen anderen Anbietern liegen. Außerdem gibt es nicht mal eine standardmäßige Individualisierung und die Nutzungslizenz umfasst lediglich drei Nutzer, sodass eine dezentrale Bearbeitung, wie die Kolpingstadt Kerpen es bislang praktiziert nicht möglich wäre. Des Weiteren wurde die Firma styleflasher GmbH kontaktiert, die für die Stadt Elsdorf ein Anliegenmanagement erstellt hat (www.buergermeldungen.com/elsdorf). Die Firma wurde 2013 mit dem Staatspreis Multimedia für eGovernment und Bürgerservice ausgezeichnet. Die Einmalkosten betragen in dieser Variante 2.832,00€, sodass diese Variante insgesamt unter haushalterischen Gründen auch langfristig als kostengünstigste zu bevorzugen ist, da die Einmalkosten i.H.v. 2.832,00€ und Folgekosten im Vergleich zur denen der anderen Anbieter (s.o.) verhältnismäßig geringer sind. Weitere Vorteile liegen im Vergleich zum derzeitigen Anliegenmanagement der Kolpingstadt Kerpen darin, dass die Meldung sowohl über das OnlineProgramm: www.buergermeldungen.com, das in der Stadtwebsite verlinkt werden kann als auch mittels App übers Smartphone (iPhone, Android) erfolgen kann. Meldungen können bearbeitet, kommentiert und gelöscht werden. Alle Betroffenen Personen werden sodann über eine E-Mail über die Veränderungen informiert. Innerhalb der Kommune können beliebig viele Editoren zum Beantworten der Meldungen, sowie Administratoren definiert werden (Dezentralität). Die Website ist responsiv gestaltet, d.h. diese wird von jedem Endgerät mit der optimalen Benutzeroberfläche 1 Alle Angaben: brutto. Beschlussvorlage 120.17 Seite 3 aufgebaut. Über das Endgerät können der Standort sowie Fotos des Anliegens angefügt werden. Um eine Meldung abgeben zu können ist jedoch eine Anmeldung mit vollständigem Namen und Mailadresse erforderlich, um „Falschmeldungen“ oder Meldungen ohne Namensangabe vorzubeugen. Durch den in diese Website integrierten Workflow von dem aus medienbruchfrei direkt mit dem Absender des Anliegens kommuniziert werden kann, erhofft sich die Verwaltung schnellere Kommunikationswege, die auf der anderen Seite die zeitliche Bindung des Personals durch telefonische Rückfragen zum Sachverhalt reduziert. Eine über die standardmäßige Individualisierung gehende Individualisierung der App (Beispiel Hürth [für diese App vgl. Gemeinde Dornbirn]) würde weitere zusätzliche Kosten verursachen und sollte daher derzeit außer Betracht gelassen werden. Von daher soll die Verwaltung beauftragt werden, die App des Anbieters „Firma styleflasher GmbH“ zum Zwecke des Anliegenmanagements erstellen zu lassen. Stellungnahme des Kämmerers: Auch wenn der Vorschlag der Verwaltung das kostengünstigste Angebot darstellt, ist die Investition als freiwillige Auszahlung aus grundsätzlichen Erwägungen aus Sicht des Kämmerers abzulehnen. Bei diesem Meinungsbild spielt auch eine Rolle, dass nicht erwartet wird, dass sich die Investition durch Minderaufwendungen amortisieren wird. Ein Mehr an Transparenz und Bürgerfreundlichkeit wird hierdurch nicht in Abrede gestellt. Beschlussvorlage 120.17 Seite 4