Vorlage (Anlage 2a, TEP 11 10)

Datenblatt TEP 11 10 Produktbereich: Anlage 2a 11 Innere Verwaltung Produktgruppe (gleich TEP) 11 10 Organisationsangelegenheiten, technikunterstützte Informationsverarbeitung (TUIV) 1. Allgemeine Vorbemerkung Der Teilergebnisplan 11 10 enthält die Querschnittsaufgaben Organisation und den Bereich der EDV für die gesamte Verwaltung. 2. Unterteilung des TEP Kst., Kst.bereich 11100000 Zuschussbedarf TEP Bezeichn. Orga u technikunterst. IV Erträge 15.614 Aufwand 975.103 15.614 975.103 Überschuss/ Überschuss/ Zuschuss 15 Zuschuss 16 -959.489 943.583 -959.489 943.583 3. Vorschläge des GPA zu Konsolidierungsüberlegungen auf der Aufwandsseite des Produktbereichs 01 Innere Verwaltung – Reduzierung von Aufwendungen Die Vorschläge des GPA wurden vom Fachbereich 15 auf die Punkte reduziert, die zum TEP 1110 gehören und entsprechend Stellung genommen: Interkommunale Zusammenarbeit im Bereich EDV Eine interkommunale Zusammenarbeit im Bereich EDV erfolgt in Form der Zweckverbandslösung über die KDVZ Rhein Erft Rur. Der Bereich Schulsupport ist bereits auf einen kostengünstigen Anbieter ausgelagert. Neuer Großrechner Großrechner sind nicht mehr im Einsatz. Die Serverlandschaft der Stadtverwaltung ist bereits virtualisiert und ausfallsicher auf drei Maschinen reduziert. Die Hardware ist geleast um Garantieund Supportvorgaben sicherstellen zu können. Bis zum Ablauf des nächsten Leasingvertrages (07/2018) steht eine Prüfung an, ob eine Auslagerung der Server-Hardware zum Rechenzentrum KDVZ betriebswirtschaftlich zu Einsparungen führen könnte. Optimierung Software, Lizenzen Es wird bereits Refurbished-Ware eingesetzt (Microsoft Authorized Refurbisher (MAR)-Programm). Dort wo es möglich ist, wird auf Rahmenverträge des Landes/Bundes/Dritter zurück gegriffen. Nach Möglichkeit erfolgt der Einkauf während der Sonderaktionen der Hersteller. Einsatz einer neuer Finanzsoftware Heute wird Datev als Finanzsoftware eingesetzt. Die Software wird im Hause gehostet. Der Support erfolgt durch den Fachbereich 15 und die Firma Datev. Bisher wurde eine Wechsel (z.B. auf Infoma Programm zahlreicher Kommunen im Verbandsgebiet der KDVZ) nicht weiter untersucht. Neuorganisation Druck- und Kopierwesen Bereits 2010 wurden auf der Basis eines Druckerkonzeptes Faxgeräte durch Multifunktionsgeräte (Drucken/Fax/Kopieren) abgelöst und über 100 Geräte eingespart. Einzelplatzdrucker wurden durch netzwerkfähige Gruppendrucker ersetzt. 2014 erfolgte mit dem Austausch der Multis auch ein Wechsel zum Mietmodell mit Abrechnung über den Blattpreis pro Druck (europaweite Ausschreibung) - Laufzeit 5 Jahre. Ausbau des städt. Kommunikationsangebotes (E-Government) Im laufenden Jahr soll der Internetauftritt neu gestaltet werden (Relaunch). Gleichzeitig wird der Bereich "Anliegenmanagement" deutlich ausgebaut. Im August 2015 startet der Kita-Navigator, der die Kita-Anmeldung vereinfachen wird. Über die Nutzung von Facebook und Twitter sind weitere Verbesserungen des Kommunikationsangebotes möglich. Einsatz von Gebrauchtsoftware (used soft) Es wird bereits Refurbished-Ware eingesetzt (Microsoft Authorized Refurbisher (MAR)-Programm). Dort wo es möglich ist, wird auf Rahmenverträge des Landes/Bundes/Dritter zurück gegriffen. Nach Möglichkeit erfolgt der Einkauf während der Sonderaktionen der Hersteller. Einführung eines Mitarbeiterportals über SAP im Bereich der Zeitwirtschaft (Gleitzeit) SAP wird nicht eingesetzt. Im Bereich der Zeitwirtschaft (Gleitzeit) wird ein elektonisches System bereits seit Jahren genutzt. In den ersten Fachbereichen sind Urlaubs- und Zeitsummenkarten abgeschafft. Die Umstellung der gesamten Verwaltung läuft derzeit. Kostensenkung durch Einführung E-Post (Prüfauftrag: Vereinbarkeit mit verwaltungsrechtlichen Vorschriften) E-Post-Dienste werden nicht in Anspruch genommen. Seit dem Jahr 2014 verfügt die Stadt über einen DE-Mail-Zugang zur „sicheren, vertraulichen und nachweisbaren“ Kommunikation im Internet (§ 1 Abs. 1 De-Mail-Gesetz). Einrichtung von Teleheimarbeitsplätzen Die Einrichtung von Telearbeitsplätzen wird derzeit in der Verwaltung geprüft. Soweit die Tätigkeit ausschließlich zuhause ausgeübt würde sind Einsparungen möglich. Bei der angestrebten alternierende Teleheimarbeit (ein Teil der Aufgaben wird im Rathaus und ein Teil zuhause bearbeitet) entstehen Mehrkosten durch doppelte Arbeitsplätze. Verzicht auf Hardwareausstattung (zweiter Bildschirm an Arbeitsplätzen mit Dokumentenmanagementsystemen - DMS) Die Stadt Brühl setzt ein DMS derzeit nur in einer Testversion ein - ohne zweite Bildschirme. Verlängerung von Nutzungsdauern der IT-Hardware im Rathaus Eine feste Nutzungsdauer der Hardware gibt es nur im sicherheitsrelevanten Serverbereich (Leasing). PCs werden bis zu 7 Jahre eingesetzt, soweit Software und Rechenleistung noch arbeitsplatztauglich sind. Anstelle von Neuware wird weitestgehend auf kostengünstige Leasingrückläufer zurückgegriffen. Im Drucker-/Kopiererbereich läuft das Mietmodell über 60 Monate mit Verlängerungsoption. Reduzierung der Bereitstellung von Mobiltelefonen und Optimierung von Verträgen FB15 hat 2014 eine Optimierung im Bereich der Mobiltelefone vorgenommen. Mit wenigen Ausnahmen gilt ein kostengünstiger Rahmenvertrag, Mobiltelefone werden nur bei Bedarf getauscht, nicht automatisch. Einführung eines Dokumentenmanagements in der Finanzbuchhaltung Derzeit wird der Einsatz eines Rechnungseingangsworklows mit dem Anbieter der Finanzsoftware geprüft. Ein Workshop im August soll helfen, alle Rahmenbedingenung zu klären. Produktbereich 01 Innere Verwaltung – Steigerung von Erträgen Werbeeinnahmen Internetauftritt Von Anzeigenschaltungen für Dritte im Internet wurde bisher abgesehen. Kommerzielle Werbung auf kommunalen Webseiten ist heute weiterhin eine Ausnahme. In Brühl werden Werbeflächen genutzt, um auf eigene Aktionen aufmerksam zu machen. Einflussmöglichkeiten auf den Inhalt der Werbung sind begrenzt. Mit Blick auf die Seitenoptimierung für die steigende Smartphonenutzung fehlt es zukünftig an Raum für geeignete Werbung. In welchem Rahmen Einnahmen über Werbe-Banner zu generieren sind, ist nicht einzuschätzen. Soweit man sich dieser Idee nähern will, muss eine rechtliche Prüfung der Rahmenbedingungen erfolgen. Auf dieser Basis könnte ein Konzept über die Art der Werbeformen erstellt werden. In dieses Konzept könnte auch die Werbung in den eigenen Printmedien einbezogen werden. Übernahme der verwaltungsintern anfallenden IT-Kosten durch die Verursacher (Beteiligung) Zu dieser Position ist unklar, wer zur Kostenbeteiligung herangezogen werden soll. In den Gebührenhaushalten sind die Kosten der IT berücksichtigt. 4. Eigene Konsolidierungsvorschläge Im Fachbereich IT und Informationsmanagement werden seit Jahren Maßnahmen unternommen, um IT-Sicherheit, Ausfallsschutz, Datensicherheit und IT-Verfügbarkeit bei minimalem Resourceneinsatz zu garantieren. Das persönliche Engagement der Mitarbeiter in diesem Bereich ist von entscheidender Bedeutung, dieses Ziel weiterhin zu erreichen.