Beschlussvorlage (Kündigung einer Mietfläche und Nutzung des Hauses für Kunst und Geschichte; hier: Antrag der SPD-Fraktion)

KOLPINGSTADT KERPEN DER BÜRGERMEISTER Amt/Abteilung: 11.1 / Organisation Bearbeiter/in: Reinhard Jung TOP Drs.-Nr.: 224.17 Datum : Beratungsfolge Termin Haupt- und Finanzausschuss X 20.04.2017 Bemerkungen 25.04.2017 Öffentlicher Teil Nichtöffentlicher Teil Kündigung einer Mietfläche und Nutzung des Hauses für Kunst und Geschichte; hier: Antrag der SPD-Fraktion X Durch die Vorlage entstehen keine haushaltsrelevanten Kosten Durch die zu beschließende Maßnahme entstehen Kosten von ___ € (s. Anlage) Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung; Haushaltsansatz im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: Mittel müssen über- außerplanmäßig bereitgestellt werden; Im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: Deckung: Mittel sollen im/in folgenden Haushaltsjahr/en veranschlagt werden: Durch die Vorlage entstehen stellenplanmäßige Auswirkungen (s. Begründung) Pflichtaufgabe Freiwillige Aufgabe Beschlussentwurf: Der Haupt- und Finanzausschuss beschließt, das Haus für Kunst und Geschichte künftig auch als Standesamt zu nutzen. Beschlussausfertigung soll erhalten: Sachbearbeiter Abteilungsleiter Jung Amtsleiter Mitzeichnung Stadtarchiv Mitzeichnung Dez.II / Amt 21 Kämmerer Bürgermeister Abt. 10.1 Ratsbüro Stein Harke-Schmidt Canzler/ Beriere Schaaf Spürck Nimtz Begründung: Mit Schreiben vom 20.04.2017 beantragt die SPD-Fraktion, den in der nichtöffentlichen Sitzungsvorlage 161.17 unter Punkt II.4. dargestellten Themenbereich „Nutzung des Hauses für Kunst und Geschichte für Stadtarchiv und Standesamt“ im öffentlichen Teil der Haupt- und Finanzausschusssitzung am 25.04.2017 zu behandeln. Vor diesem Hintergrund wird aus dem Gesamtkonzept „Optimierung des Gebäude- und Flächenbestandes mit dem Ziel der Einsparung von Mietkosten“ der Teilaspekt „Nutzung des Hauses für Kunst und Geschichte für Stadtarchiv und Standesamt“ im Folgenden inhaltsgleich (auch) im öffentlichen Teil dargestellt. Das Gesamtkonzept sieht eine gemeinsame Nutzung des Hauses für Kunst und Geschichte durch das Stadtarchiv und das Standesamt (einschl. Trauzimmer) vor. Das Gebäude verfügt über rd. 260 qm Büro- bzw. Ausstellungsfläche (12 Räume) zuzüglich Nutzflächen, verteilt auf Erdgeschoss und Obergeschoss. Grundriss Erdgeschoss: Grundriss Obergeschoss: Beschlussvorlage 224.17 Seite 2 Das Haus für Kunst und Geschichte ist aus Sicht der Verwaltung für ein Standesamt mit Trauzimmer besonders geeignet. Das ansprechende historische Gebäude und die dortigen Räumlichkeiten bieten ein angemessenes Ambiente für Hochzeitsgesellschaften und Trauungen. Es liegt zudem in zentraler Lage gegenüber der Kirche und unweit des bisherigen Standortes. Darüber hinaus eignet sich das Standesamt als relativ kleine abgrenzbare Organisationseinheit im Gegensatz zu anderen Aufgabenbereichen gut für eine Integration in das Haus für Kunst und Geschichte. Andere Bereiche hätten wesentlich mehr Schnittstellen in das Rathaus und in der Regel auch noch einen höheren (Büro-) Raumbedarf, was die Nutzung des Hauses für Kunst und Geschichte stärker beeinträchtigen würde, als die vorgeschlagene Lösung. Das Standesamt könnte die Flächen im Obergeschoss nutzen mit dem größten Raum als Trauzimmer mit ca. 43 qm und 2 - 3 Büros für das Standesamtpersonal (insgesamt 3 Mitarbeiterinnen). Der für das Trauzimmer angedachte Raum ist hinsichtlich Fläche und Zuschnitt für diesen Zweck geeignet. Das bisherige Trauzimmermobiliar kann weiterhin genutzt werden. Die Barrierefreiheit ist durch einen bereits vorhandenen Treppenlift und nach Begutachtung durch die Sicherheitsfachkraft gewährleistet. Unabhängig hiervon könnte bei Bedarf oder auf besonderen Wunsch ausnahmsweise auch auf einen Raum im Erdgeschoss oder in ein anderes Gebäude (Räumlichkeiten für spezielle Ambientetrauungen) ausgewichen werden. Das Stadtarchiv mit insgesamt drei Mitarbeiterinnen würde vorwiegend das Erdgeschoss nutzen. Die räumliche Unterbringung des Standesamtes/ Trauzimmers im Obergeschoss hat allerdings zur Konsequenz, dass sich die Ausstellungsflächen erheblich reduzieren und die verbleibenden Flächen der Präsentation der Werke von H. J. Baum bis zum 31.05.2021 (vereinbarte Präsentationspflicht lt. Schenkungsvertrag) vorbehalten sind. Ausstellungen und begleitende Veranstaltungen könnten daher in der bisherigen Form und Qualität dort nicht mehr präsentiert bzw. durchgeführt werden. Das bildungspädagogische Konzept z.B. hinsichtlich der Zusammenarbeit mit Schulen ist in der bisherigen Form nicht mehr möglich, auch das Angebot für Führungen muss eingeschränkt werden. Insofern kann der Bildungsauftrag des Stadtarchivs, der auch im NRW-Archivgesetz fixiert ist, nur noch eingeschränkt wahrgenommen werden. Das Ausstellungskonzept müsste unter Berücksichtigung anderer Raumressourcen im Stadtgebiet (Rathaus, Soziokulturelles Zentrum, Schulen, Kolping Zentrum Kerpen in Abstimmung mit den jeweiligen "Hausherren") entsprechend angepasst werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass der Aufwand für Konzeption, Aufbau, Präsentation und Betreuung von Ausstellungen an alternativen Standorten erheblich höher ist bzw. die meisten Leihgaben für diese Standorte nicht zur Verfügung gestellt werden. Dadurch verlieren die Ausstellungen an Attraktivität. Der Aufwand für die bisher im Haus für Kunst und Geschichte präsentierten Ausstellungen zur Stadtgeschichte ist sehr hoch. Dieser Aufwand ist nur zu rechtfertigen, wenn die Ausstellungen über einen längeren Zeitraum gezeigt werden können. Das wiederum wird an alternativen Standorten in der Regel nicht möglich sein. Ein deutlicher Qualitätsverlust bei den Ausstellungen ist die Folge. Das Haus für Kunst und Geschichte würde mit dem neuen Konzept weitestgehend seinen musealen Charakter verlieren und es gäbe insofern kein städtisches Museum mehr. Allerdings ist als eine Maßnahme im Haushaltssicherungskonzept 2017 ohnehin vorgesehen, die Anzahl der Ausstellungen zu reduzieren (siehe Haushaltsicherungskonzept; Maßnahmennr. 201611). Beschlussvorlage 224.17 Seite 3 Am Beispiel der letzten beiden Jahre sind die Ausstellungen im Haus für Kunst und Geschichte dargestellt: Art der Ausstellung 2015 historische Ausstellungen Kunstausstellungen 2016 historische Ausstellung Kunstausstellungen Thema Ausstellungsdauer Besucherzahl Deportiert ins Ghetto 09.11.14 - 27.02.15 141 Erster Weltkrieg Der blaue Frosch – Frau Moritz Marten 08.05. - 01.10.2015 23.10.15 – 07.01.16 672 322 500 Jahre Reinheitsgebot „Bier-lokal“ 22.04. – 22.09.16 371 200 Jahre Preußen Querbeet – Kunstgemeinschaft Handfest 04.11.16 – 17.02.17 15.01. – 12.02.16 310 192 Lisa Joncker 19.02. – 14.04.16 100 Demnach wurden im Haus für Kunst und Geschichte in den Jahren 2015 und 2016 je 2 historische Ausstellungen und 1 – 2 Kunstausstellungen gezeigt. Außerhalb des Hauses für Kunst und Geschichte sind im gleichen Zeitraum folgende Ausstellungen präsentiert worden:  2015: A. Kolping im Rathaus  2016: A. Kolping im Berufskolleg  2016: hin und weg im Rathaus Eine Neukonzeption der Ausstellungsstandorte beträfe somit 3 – 4 Ausstellungen pro Jahr; alle anderen Nutzungen im Haus für Kunst und Geschichte wären hiervon nicht betroffen und könnten im bisherigen Umfang weiterhin angeboten werden. Dies gilt insbesondere für die  Nutzung des Lesesaals mit der angrenzenden Bibliothek  Nutzung durch den Heimatverein  Präsentation der Werke von Prof. Baum Unabhängig davon wäre ein Trauzimmer im OG außerhalb der Trauungen auch multifunktional nutzbar (z.B. für Vorträge oder Seminare etc.) Die Sanierung des alten Amtsgerichtes mit anschließender Nutzung als Haus für Kunst und Geschichte wurde in den 1990er Jahren durch Landesmittel gefördert. Eine (teilweise) Änderung der Nutzung des Gebäudes (auch als Standesamt) müsste der Bezirksregierung als Zuschussgeber angezeigt bzw. beantragt werden. Diesbezüglich hat die Verwaltung bereits mit der Bezirksregierung Kontakt aufgenommen. Nach telefonischer Auskunft ist davon auszugehen, dass keine Fördermittel mehr zurückgefordert werden. Dies ist vor allem darin begründet, dass die Zweckbindungsfrist (25 Jahre) bald ausläuft und sich die Nutzungsänderung nur auf eine Teilfläche bezieht (ca. 1/3 der Gesamtfläche). Beschlussvorlage 224.17 Seite 4 Alternativen für die Unterbringung des Standesamtes/ Trauzimmer: In die Überlegungen wurden auch Alternativen für die Unterbringung des Standesamtes und des Trauzimmers einbezogen. Die Unterbringung des Trauzimmers in die ursprünglichen Räumlichkeiten des Rathauses (2 Büroachsen rechts vom Eingang) ist insbesondere aus folgenden Gründen nicht sinnvoll. Ein wesentlicher Grund für die Auslagerung im Jahr 2003 waren die beengten räumlichen Verhältnisse und die Lage in den Hauptpublikumsbereichen des Erdgeschosses. In den ersten Jahren nach Bezug des Rathauses war die Größe des Trauzimmers bzw. der Zuschnitt des Raumes noch angemessen und ausreichend. Die standesamtliche Trauung hat mit den Jahren allerdings an Bedeutung gewonnen. Die bei den standesamtlichen Trauungen anwesenden Hochzeitsgesellschaften haben sich erheblich vergrößert. Diese Entwicklung wird noch dadurch verstärkt, wenn das Brautpaar zudem auf eine kirchliche Trauung verzichtet und sich die Hochzeitsfeierlichkeit auf eine standesamtliche Trauung konzentriert. Von daher wird ein aus zwei Büroachsen bestehendes Trauzimmer (mit ca. 35 qm) zu klein sein. Eine Erweiterung auf drei Achsen ist keine Lösung, weil dann der Raum hinsichtlich des Zuschnittes zu schmal und zu lang wäre. Erschwerend käme hinzu, dass keine geeigneten Wartezonen mehr für Hochzeitsgesellschaften zur Verfügung stünden. Nach Auslagerung des Standesamtes wurde der Foyerbereich verkleinert zu Gunsten eines notwendigen Besprechungsraumes für das Jugendamt. Unabhängig davon wäre eine Integration des Standesamtes in das Rathaus mangels Raumkapazitäten nicht ohne weiteres möglich. Ein Standesamt mit Trauzimmer hätte im Rathaus einen Platzbedarf von 5 – 6 Büros. Dieser Platz müsste wiederum durch Auslagerung anderer Bereiche aus dem Rathaus erst geschaffen werden. Alternativflächen stehen in dieser Größenordnung nicht zur Verfügung, es sei denn, man verlagert diese Büroarbeitsplätze in das Haus für Kunst und Geschichte. Diese Lösung würde - wie bereits erläutert – die Nutzung des Hauses für Kunst und Geschichte stärker einschränken als eine dortige Unterbringung des Standesamtes. Eine weitere Alternative wäre der Anbau eines Trauzimmers an das Rathaus als Pavillon mit separatem Eingang. Eine derartige Variante wurde damals im Rahmen des Neubaus diskutiert und war im Innenhof mit einer Größe von rd. 25 qm geplant. Diese Variante ist allerdings nicht realisiert worden und wäre auch im Nachhinein von der Grundfläche zu klein gewesen. Eine ähnliche Lösung könnte stattdessen am Westflügel in Richtung Parkplätze umgesetzt werden; mit einer Fläche von ca. 50 qm mit separatem Zugang und Verbindung ins Rathaus. Diese Trauzimmervariante würde allerdings mit einer Investitionssumme von mindestens 100.000 € zu Buche schlagen und wäre unter Berücksichtigung von Planungs- und Bauphase bis 01.04.2018 wohl nicht bezugsfertig. Ergebnis/ Empfehlung Die Verwaltung schlägt mit Sitzungsvorlage 161.17 im nichtöffentlichen Teil vor, den Mietvertrag „Stiftsquartier“ zum 31.03.2018 zu kündigen. Unter Berücksichtigung der angemieteten Zusatzfläche im Haus der Familie ließen sich jährliche (Netto-) Einsparungen von rd. 40.000 € erzielen. Eine Kündigung dieser Fläche ist allerdings nur dann möglich und sinnvoll, wenn sämtliche dargestellten Rahmenbedingungen umgesetzt werden. Dies gilt insbesondere auch für die Verlagerung des Standesamtes in das Haus für Kunst und Geschichte. Diese Maßnahme trägt nicht nur zu einer besseren und wirtschaftlicheren Auslastung des Gebäudes bei, sondern hätte ein Standesamt mit Trauzimmer an einem hierfür prädestinierten Standort zur Folge. Die Einschränkungen beschränken sich auf die (reinen) Ausstellungen und müssten - wie in vielen Aufgabenbereichen auch - als Standardreduzierung in einem Haushaltssicherungskonzept bewusst in Kauf genommen werden. Alle übrigen Nutzungsschwerpunkte des Hauses für Kunst und Geschichte blieben von dieser Maßnahme unberührt und könnten im bisherigen Umfang angeboten werden. Beschlussvorlage 224.17 Seite 5 Sollte das Standesamt nicht in das Haus für Kunst und Geschichte verlagert werden, müsste es mangels sinnvoller Alternativen im Stiftsquartier verbleiben. In diesem Fall müsste der Mietvertrag mit dem Stiftsquartier über den 31.03.2018 hinaus verlängert werden, wobei die Mietkonditionen von der Mietdauer abhängen dürften. In einem Zeitkorridor von 2 -3 Jahren könnte dann ggf. geprüft werden, ob durch wirtschaftlich sinnvolle Investitionen (z.B. (Teil-) Aufstockung Rathaus und Anbau Pavillon für Trauzimmer) mittelfristig die Möglichkeit besteht, sich im Gegenzug von Mietflächen zu trennen. Beschlussvorlage 224.17 Seite 6