Vorlage (Anlage 1c TEP 11 08, Datenblatt 373-2015)

I:\20\20-1\Haushalt\Haushaltssicherung, Konsolidierung\Umsetzung in Brühl\für 2015\einzelne Positionen\Konsolid.vorl. 5 für HA 28.09.15\11 08, 15-08-13 Datenblatt TEP Datenblatt TEP 11 08 Produktbereich: Anlage 1c 11 Innere Verwaltung Produktgruppe (gleich TEP) 11 08 Personalmanagement 1. Allgemeine Vorbemerkung Diese Produktgruppe beinhaltet die Personalverwaltung (Mitarbeiter, Stellen, Ausbildungsmaßnahmen), die Personalabrechnung (Zeitermittlung, Bruttolohnberechnung, Nettolohnberechnung, Reisekosten, Pfändungen, Datenaustausch, Personalcontrolling, Personalberichtswesen) und die Planung (Personalbedarfsplanung, Personalbeschaffung, Entgeltplanung, Arbeitsstrukturierung, Personaleinsatzplanung, Personalentwicklung). Die Abteilung Personal erbringt Dienstleistungen für die gesamte Verwaltung. 2. Unterteilung des TEP Kst., Kst.bereich 11080000 Zuschussbedarf TEP Bezeichn. Personalmanagement Erträge 607.471 607.471 Aufwand 4.621.743 4.621.743 Überschuss/Z Überschuss/Z uschuss 15 uschuss 16 -4.014.272 -4.575.624 -4.014.272 -4.575.624 3. Vorschläge des GPA zu Konsolidierungsüberlegungen auf der Aufwandseite des Produktbereichs 11 08 Personalmanagement Die Vorschläge des GPA wurden vom Fachbereich 10 auf die Punkte reduziert, die zum TEP 11 08 gehören und es wird wie folgt Stellung genommen: Wiederbesetzungssperre Die pauschale Einführung einer Wiederbesetzungssperre ist nicht praktikabel. In weiten Teilen der Verwaltung sind Pflichtaufgaben zu erfüllen, eine Wiederbesetzungssperre ist daher z.B. in den personalintensiven Bereichen der Kindertageseinrichtungen und Feuerwehr nicht durchführbar. Die Einführung einer Wiederbesetzungssperre ist kontraproduktiv zu Personalentwicklungsmaßnahmen (Wissenstransfer). Zudem ist die Verwaltung heute personell so aufgestellt, dass längerfristig nicht besetzte Stellen von den KollegenInnen nicht aufzufangen sind. Personalkonzept (Stellenüberhänge abbauen) Stelleneinsparungen Stellenfortfall durch Neuorganisation Stellenfortfall über Senkung von Standards In weiten Teilen der Verwaltung sind Pflichtaufgaben zu erfüllen, Stelleneinsparungen sind z.B. in den personalintensiven Bereichen der Kindertageseinrichtungen und Feuerwehr nicht durchführbar. Insbesondere sind mögliche Haftungsfragen zu beachten, wenn die Stadtverwaltung ihren gesetzlichen Aufgaben nicht oder nur unzureichend nachkommt. Unabhängig davon wird vor der Nachbesetzung einer Stelle überlegt, ob bzw. in welchem Umfang dies erforderlich ist. Dazu gehört auch die Frage, ob Bearbeitungsstandards gesenkt werden können. Die Verwaltung ist bereits heute personell so aufgestellt, dass weitere Stellenreduzierungen nicht erfolgen können, wenn die zusätzliche Arbeit von den KollegenInnen aufzufangen ist. I:\20\20-1\Haushalt\Haushaltssicherung, Konsolidierung\Umsetzung in Brühl\für 2015\einzelne Positionen\Konsolid.vorl. 5 für HA 28.09.15\11 08, 15-08-13 Datenblatt TEP Reduzierung des Personals durch Ausnutzung der Fluktuation Bei Ausscheiden eines/r Mitarbeiters/in steht jede Stelle auf dem Prüfstand und es wird die Erforderlichkeit einer Nachbesetzung bewertet. Es werden nur diejenigen Stellen nachbesetzt, deren Notwendigkeit gegeben ist. Einsparung eines Beigeordneten Dabei handelt es sich um eine politische Entscheidung. Reduzierung Sachmittel für Fortbildungsveranstaltungen Fortbildungen sind erforderlich, um fachlich gute Arbeit zu leisten und den Wissensstand zu aktualisieren bzw. zu erweitern. Sachmittel für Inhouseseminare sind auf das äußerste reduziert. Skripte werden im Intranet hinterlegt. Sofern längere Veranstaltungen stattfinden, sollte die Bewirtung auf die Bereitstellung von Kaffee, Tee und Mineralwasser reduziert werden. Interkommunale Zusammenarbeit in der internen Fortbildung Insbesondere im Bereich der IT-Schulungen (Microsoft-Office) sind Fortbildungen bereits in Zusammenarbeit mit der Stadt Wesseling erfolgt. Im Sozialleistungsbereich wurden bereits Fortbildungsmaßnahmen kreisweit angeboten und genutzt. Personalkostenentwicklung Gesundheitsförderung Die Personalkosten im Bereich der Gesundheitsförderung sind bereits reduziert, da nur ein jährliches Budget in Höhe von ca. 4.000 € zur Veranstaltung von Projekten zur Verfügung steht. Wegfall der Anschlussbeschäftigung nach der Ausbildung Einen Anspruch auf Anschlussbeschäftigung nach der Ausbildung haben die Auszubildenden nicht, eine entsprechende Zusage wird nicht erteilt. Eine Anschlussbeschäftigung aus sozialen Gründen erfolgte in der Vergangenheit nur in wenigen Ausnahmefällen. Die Notwendigkeit hierfür ist zudem nicht gegeben, da die Auszubildenden in den letzten Jahren auf freie Stellen in der Verwaltung übernommen werden konnten. Reduzierung der Ausbildung über Bedarf Lediglich in den Bereichen IT, Tourismus, Veranstaltungsmanagement, Klärwerk und Stadtbücherei werden Auszubildende über Bedarf eingestellt. Die Anzahl der Auszubildenden in diesen Bereichen ist jedoch auf das Minimum (zeitgleich jeweils nur 1 Auszubildender je Bereich) reduziert. Daher erfolgt nur im 3-Jahres-Rhythmus die Einstellung neuer Auzubildender. Die Ausbildung in den klassischen Verwaltungsberufen ist in der Regel gerade bedarfsdeckend. Es besteht auch eine moralische Verpflichtung als öffentlicher Arbeitgeber, Schulabgängern eine Ausbildung zu ermöglichen. Streichung von bezahlten Rüstzeiten und Frühstückspausen Rauchern ist bereits untersagt, ihre Raucherpausen auf Arbeitszeit zu nehmen. Hier ist am Zeiterfassungsterminal eine Gehen-Buchung zu drücken. Durch den Wegfall der Kantine haben sich die Frühstückspausen auf das Minimum reduziert, sind jedoch während der Arbeitszeit möglich. Streichung betrieblicher Feiertag Jeder/m Mitarbeiter/in wird ein zusätzlicher Tag Urlaub bewilligt, seit dem der Betriebsausflug nicht mehr durchgeführt wird. Es müsste geprüft werden, ob diese langjährige Praxis einfach entfallen kann. Fraglich ist der damit verbundene Effekt. Sicherlich hat dieser zusätzliche Urlaubstag für alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen einen errechenbaren theoretischen Wert (ca. 65.000 €). Tatsächliche Einsparungen für den Haushalt wären damit jedoch nicht verbunden. Lediglich die Rückstellungen im Haushalt wären davon betroffen bei den Beschäftigten, die nicht alle Urlaubstage im laufenden Jahr nehmen. I:\20\20-1\Haushalt\Haushaltssicherung, Konsolidierung\Umsetzung in Brühl\für 2015\einzelne Positionen\Konsolid.vorl. 5 für HA 28.09.15\11 08, 15-08-13 Datenblatt TEP Betriebsferien zwischen Weihnachten und Neujahr, Abbau von Überstunden- und Urlaubsrückstellung In den Jahren, in denen die Feiertage auf Arbeitstage fallen, wurden Betriebsferien zwischen Weihnachten und Neujahr verfügt. So auch wieder für dieses Jahr. Die Mitarbeiter/innen müssen für die Arbeitstage einen Urlaubstag in Anspruch nehmen oder können durch Freizeitausgleich Überstunden abfeiern. Verzicht auf jährliches Pensionärstreffen. Durchführung im 2-jährigen Rhythmus Es ist Tradition, ein jährliches Pensionärstreffen durchzuführen. Ca. 130 Pensionäre und Rentner nehmen das Angebot der Verwaltung gerne wahr. Die Vorbereitung und Durchführung dieses Festes bindet Arbeitszeit und Arbeitskraft der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Personalabteilung sowie von Auszubildenden und die Bewirtung ist kostenintensiv. Die Veranstaltung sollte dennoch beibehalten werden, da das Angebot einen Ausdruck der Wertschätzung des ehemaligen Arbeitgebers für seine ehemaligen Beschäftigten darstellt, die diese sehr zu schätzen wissen. Es kann überlegt werden, auf die Ausgabe eines kleinen Weihnachtsgeschenkes zu verzichten. Nachrufe und Kranzspenden Mittel hierfür können reduziert werden, wenn Nachrufe und Kranzspenden beispielsweise nur bei Verstorbenen im aktiven Dienst geleistet werden oder an ehemalige Stadtdirektoren, Bürgermeister und Beigeordnete. Ehe- und Altersjubiläen ehem. Mitarbeiter Derzeit besteht für Altersjubiläen folgende Regelung: zum 55. und 60. Geburtstag Glückwunschschreiben des Bürgermeisters; ab dem 70. Geburtstag und dann alle 5 Jahre Glückwunschschreiben des Bürgermeisters mit Buchgeschenk; ab dem 90. Geburtstag jährliches Glückwunschschreiben des Bürgermeisters; zu überlegen ist, ob ggf. ab welchem Geburtstag auf das Buchgeschenk verzichtet werden kann / sollte. Interkommunale Zusammenarbeit im Bereich der "Beihilfe" Vergabe/Ausgliederung der Beihilfesachbearbeitung an Externe Dies ist bereits seit vielen Jahren vollzogen, die Bearbeitung erfolgt durch die Rheinische Versorgungskassen. Beihilfeumlagegemeinschaft Die Stadt Brühl hat sich vor Jahren gegen ein Umlageverfahren entschieden, da die Spitzabrechnung günstiger war. Auflösung Versorgungsfond wvk Die Stadt Brühl hat einen solchen "Kommunalen Versorgungsrücklagen Fonds" bei den Rheinischen Versorgungskassen. Der Fonds wird seit Einführung des Doppischen Haushaltes nicht mehr regelmäßig bespart, da nun Versorgungsrücklagen in der Bilanz gebildet werden. Lediglich in den Fällen, in denen Beamte/Beamtinnen aus anderen Verwaltungen nach Brühl wechseln und Abfindungszahlungen des vorherigen Arbeitgebers mitbringen, werden diese dem Fonds zugeführt (Einzahlungen im Jahr 2014 = 32.785,14 €). Der Fonds hatte zum 30.12.2014 einen Wert von 513.908,69 €. Die Wertentwicklung betrug im Jahr 2014 4,93%. In Hinblick darauf, dass der Fonds eine positive Bilanzposition mit vergleichsweise hohem Ertrag darstellt, und die Stadt Brühl wegen der derzeitigen Lage an den Finanzmärkten Kredite zu ausserordentlich günstigen Konditionen erhält, ist die Auflösung des Fonds derzeit nicht zu empfehlen. Entgeltumwandlung Der Vorteil für den Arbeitgeber liegt in geringeren Sozialversicherungsbeiträgen. Wird Entgeltumwandlung gewünscht, kommt die Stadt Brühl dieser Bitte nach. Senkung von Standards in der Personalabrechnung Seit diesem Jahr wird darauf verzichtet, monatliche Gehaltsabrechnungen auszustellen. Der Versand erfolgt nur noch, wenn sich Veränderungen ergeben haben. I:\20\20-1\Haushalt\Haushaltssicherung, Konsolidierung\Umsetzung in Brühl\für 2015\einzelne Positionen\Konsolid.vorl. 5 für HA 28.09.15\11 08, 15-08-13 Datenblatt TEP Personaleinsatzmanagement Für ein Personaleinsatzmanagement in großem Stil ist die Personalausstattung der Stadt Brühl zu klein. Es kommt nur in seltenen Fällen vor, dass Beschäftigte wegen Wegfall von Aufgaben oder ganzen Arbeitsgegieten anderweitig beschäftigt werden müssen. Derzeit sind im Stellenplan keine KW-Vermerke angebracht. flexible Arbeitszeitmodelle Arbeitszeitmodelle inklusive Jahresarbeitszeitkonten gibt es bei den Kindertagesstätten. Solche Modelle können zu geringeren Überstunden führen. Wegfall von Stellenausschreibungen in der Lokalpresse In der Lokalpresse (Kölner Stadtanzeiger, Kölnische Rundschau, Brühler Schlossbote) erfolgen nur noch kostengünstige Kleinanzeigen. Die umfänglichen Ausschreibungstexte sind über die Internetseite der Stadt Brühl abrufbar. Wegfall der Rücksendung von Bewerbungsunterlagen Dies wird bereits seit Jahren praktiziert, Rücksendungen erfolgen nur, wenn der/die Bewerber/in Rückporto beifügt. Verzicht auf Bewirtung Wie bereits beim Punkt "Reduzierung Sachmittel für Fortbildungsmaßnahmen" kann auch bei sonstigen Veranstaltungen, die von der Abteilung Personal durchgeführt werden, weitestgehend auf die Bewirtung verzichtet werden. Ansonsten wird diese auf die Bereitstellung von Kaffee, Tee und Mineralwasser begrenzt, z. B. bei Vorstellungsgesprächen. Produktbereich 11 08 Personalmanagement-Steigerung von Erträgen Abbau von Rückstellungen durch Brückentage als Betriebsferien In den vergangenen Jahren wurde, je nachdem wie die Feiertage zu Weihnachten und dem Jahresswechsel fallen, die Schließung des Rathauses verfügt. Die MitarbeiterInnen mussten entweder einen Urlaubstag einsetzen oder Überstunden abbauen. Dies wird auch im Jahr 2015 erfolgen. Bislang wurde nicht über eine Schließung des Rathauses an anderen Brückentagen, z. B. die Freitage nach Christi Himmelfahrt und Fronleichnam, nachgedacht. Mieterhöhungen bei Miet- und Dienstwohnungen Mietwohnungen, bei denen Mieterhöhungen möglich wären, verwaltet FB 10 nicht. Bei Dienstwohnungen ist die Dienstwohnungsverordnung des Landes NRW anzuwenden. Danach richtet sich die Dienstwohnungsvergütung nach dem ortsüblichen Mietwert und ist gehaltsabhängig, so dass Erhöhungen nur begrenzt vorgenommen werden können. Derzeit bietet die Stadt Brühl 3 Dienstwohnungen an. Auflösung von Rückstellungen für Altersteilzeit Die Rückstellungen für Altersteilzeit orientieren sich an den genehmigten Fällen. Bei Beamten ist die Gewährung von Altersteilzeit eine Kann-Vorschrift. Für Beschäftigte besteht ein Rechtsanspruch auf Altersteilzeit im Rahmen einer Quote (2,5 %). 4. Eigene Konsolidierungsvorschläge Altersteilzeitarbeit Erstellung eines Konzeptes mit Genehmigungsregeln, Festlegung von Kriterien, beispielsweise keine Genehmigung mehr für Beamte oder Höchstgrenzen festlegen I:\20\20-1\Haushalt\Haushaltssicherung, Konsolidierung\Umsetzung in Brühl\für 2015\einzelne Positionen\Konsolid.vorl. 5 für HA 28.09.15\11 08, 15-08-13 Datenblatt TEP Reduzierung Zuschuss Azubitag um 1/2 Für die Teambildung bzw. Kennenlernen der Auszubildenden untereinander wurde den Auszubildenden bisher zu ihrem Azubitag ein Zuschuss in Höhe von 1.528 € gewährt. Streichung der Genesungsgeschenke Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mehr als 4 Wochen krank sind, erhalten ein Genesungsschreiben mit einer kleinen Aufmerksamkeit wie Pralinen,Gutschein vom Buchladen etc. Die Genesungsgeschenke können ersatzlos entfallen. Süßigkeiten tragen nicht zur Genesung bei. Verzicht auf jährliche Weihnachtsfeier, Durchführung im 2-jährigem Rhythmus Die Weihnachtsfeier des Bürgermeisters könnte im jährlichen Wechsel mit dem Betriebsfest des Personalrates erfolgen. Zudem kann aus Anlass der Weihnachtsfeier die Überreichung des üblichen kleinen Weihnachtsgeschenkes (Pralinen) entfallen. Dieses Geschenk könnte beibehalten werden für die Jahre, in denen keine Weihnachtsfeier stattfindet. Streichung Jahresabschlussessen mit dem Personalrat und Gleichstellungsbeauftragten keine Eingangsbestätigungen mehr per Post für Bewerber Eingangsbestätigungen können grundsätzlich per Email gegeben werden, soweit BewerberInnen ihre Email-Adresse angegeben haben.