Beschlussvorlage (Öffentlich-rechtliche Vereinbarung Elsdorf/Kerpen Koop.Leitung öRP)

Öffentlich-rechtliche Vereinbarung über die interkommunale Zusammenarbeit in der örtlichen Rechnungsprüfung zwischen der Stadt Elsdorf, Gladbacher Straße 111, 50189 Elsdorf, vertreten durch den Bürgermeister, Herrn Andreas Heller, ebenda und der Kolpingstadt Kerpen, Jahnplatz 1, 50171 Kerpen, vertreten durch den Bürgermeister, Herrn Dieter Spürck, ebenda. Präambel Die Stadt Elsdorf und die Kolpingstadt Kerpen, nachfolgend Vertragspartner genannt, beabsichtigen durch interkommunale Zusammenarbeit im Bereich der örtlichen Rechnungsprüfung im Sinne der Vorschriften der Gemeindeordnung für das Land NordrheinWestfalen vom 14.07.1994 (GO NRW, SGV. NRW 2023), in der zurzeit gültigen Fassung, die folgenden gemeinsamen Ziele zu realisieren: Einsparung von Aufwand und Kosten bei gleichzeitiger Gewährleistung einer effektiven und effizienten örtlichen Rechnungsprüfung sowie die Prüfung einer stufenweisen Erweiterung dieser Kooperation bei erfolgreichem Verlauf. Als Grundstein für eine konstruktive, vertrauensvolle und einvernehmliche Zusammenarbeit, schließen die Vertragspartner gemäß den §§ 1 und 23ff. des Gesetzes über die kommunale Gemeinschaftsarbeit vom 01.10.1979 (GkG NRW, SGV. NRW 202), in der zurzeit gültigen Fassung, folgende mandatierende öffentlich-rechtliche Vereinbarung: §1 Übertragung und Umfang der Kooperationsleistung (1) Die Kolpingstadt Kerpen führt im Wege der mandatierenden Beauftragung gemäß § 23 Absatz 2 Satz 2 i. V. m. § 1 GkG NRW für die Stadt Elsdorf die Aufgabe der Leitung der örtlichen Rechnungsprüfung durch. Diese Aufgabe wird wahrgenommen durch den Leiter des Rechnungsprüfungsamtes der Kolpingstadt Kerpen, im Folgenden „gemeinsamer Leiter“ genannt. (2) Die Übertragung und Wahrnehmung der Aufgabe im Sinne von Absatz 1 erfolgt unter den Voraussetzungen des § 104 GO NRW. Der Leiter des Rechnungsprüfungsamtes der Kolpingstadt Kerpen ist nach der Bestellung durch den Rat der Stadt Elsdorf in seiner Funktion als Leiter des Rechnungsprüfungsamtes Elsdorf dem Rat der Stadt Elsdorf unmittelbar unterstellt und ihm gegenüber verantwortlich. (3) Die Prüfer/Prüferinnen der Stadt Elsdorf sind dem gemeinsamen Leiter weisungsbefugt unterstellt. -2- (4) Die Rechte und Pflichten der Vertragspartner als Träger der Aufgaben gemäß § 102 Gemeindeordnung NRW bleiben unberührt. (5) Der Umfang der Aufgabenwahrnehmung umfasst folgende Tätigkeitsbereiche: a) die Leitung und Führung des Personals der örtlichen Rechnungsprüfung der Stadt Elsdorf in allen dienst- und arbeitsrechtlichen sowie fachlichen Angelegenheiten, b) die strategische und operative Steuerungsunterstützung für die politische Vertretung, für den Bürgermeister sowie für die Fachbereichsleitungen, c) die Prüfungsleitungsfunktion bei der Durchführung schwieriger Prüfungen, Beratungen und Projektbeteiligungen sowie die Erledigung von Sonderprüfungen gemäß der Gemeindeordnung NRW und der Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Elsdorf sowie d) die Budgetverantwortung für die örtliche Rechnungsprüfung der Stadt Elsdorf, d. h. die Planung des Ressourcenverbrauchs, die Anmeldung des Bedarfes und die Überwachung der Einhaltung des Budgets. (6) Der gemeinsame Leiter hat an den Sitzungen des Rechnungsprüfungsausschusses der Stadt Elsdorf teilzunehmen. An den Sitzungen des Rates der Stadt Elsdorf und seiner sonstigen Ausschüsse nimmt der gemeinsame Leiter nach Bedarf teil. Satz 2 gilt sinngemäß für Dienstbesprechungen u. ä. (7) Für die Aufgabenwahrnehmung im Sinne der Absätze 5 und 6 hat der gemeinsame Leiter 25 % seiner Arbeitszeit aufzuwenden. (8) Zum Zeitpunkt des Abschlusses dieser Vereinbarung erfolgen in beiden Kommunen die Prüfungen der Entwürfe der Jahresabschlüsse und gegebenenfalls Gesamtabschlüsse unter Beteiligung eines Wirtschaftsprüfers/einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. (9) Die bestehende öffentlich-rechtliche Vereinbarung über die Durchführung von technischen Prüfungsaufgaben nach § 103 GO NRW zwischen der Stadt Bedburg und der Stadt Elsdorf wird durch die Regelungen dieses Vertrages nicht berührt. §2 Arbeitsplatz, Anwesenheit (1) Die Stadt Elsdorf stellt dem gemeinsamen Leiter einen für die Aufgabenerfüllung geeigneten Arbeitsplatz mit der erforderlichen Arbeitsplatzausstattung einschließlich Datentechnik (Hard- und Software) zur Verfügung. Notwendige Zugriffberechtigungen auf EDV-Programme sind einzurichten. Im Sinne einer zweckmäßigen und wirtschaftlichen Rechnungsprüfung sind vorhandene technische Möglichkeiten auszuschöpfen. Die Kosten der Bereitstellung und Unterhaltung trägt die Stadt Elsdorf. (2) Die Präsenzzeiten des gemeinsamen Leiters in der Stadtverwaltung Elsdorf orientieren sich an den aktuellen dienstlichen Notwendigkeiten. §3 Verschwiegenheit, Datenschutz, Erfahrungs- und Informationsaustausch Die im Rahmen dieses Vertrages vereinbarte Zusammenarbeit unterliegt der gegenseitigen Verschwiegenheit. Gleichwohl streben die Vertragspartner den Austausch von Erfahrungen und Informationen unter Beachtung aller rechtlich geschützten Interessen und Belange (Datenschutz, Abgabengeheimnis usw.) an. -3- §4 Kostenersatz Die Stadt Elsdorf erstattet der Kolpingstadt Kerpen die für die Aufgabenwahrnehmung entstehenden Personal- und Sachkosten. Der Umfang der übernommenen Aufgabenwahrnehmung entspricht einem Anteil von 0,25 einer Vollzeitstelle. Die Stelle der Leitung der örtlichen Rechnungsprüfung der Kolpingstadt Kerpen ist mit A 14 bewertet. Die Erstattung erfolgt auf der Basis des KGSt – Berichtes „Kosten eines Arbeitsplatzes“ in der jeweils aktuellen Fassung (z.Zt. KGSt-Bericht Nr. 16/2015, Bereich 7/Verwaltung). Der jährliche Kostenanteil wird neu vereinbart, wenn eine der Kommunen nachweist, dass der zu entrichtende Kostenanteil um mehr als 10 % von den tatsächlichen Kosten abweicht. Der Abrechnungszeitraum ist jeweils ein Haushaltsjahr. Die Erstattung der Kosten durch die Stadt Elsdorf erfolgt in vierteljährlichen Raten. Die Entschädigung an die Kolpingstadt Kerpen beträgt pro Haushaltsjahr zurzeit 35.515,00 €; die vierteljährlichen Ratenbeträge über 8.878,75 € sind jeweils zum 15.02., 15.05., 15.08. sowie 15.11. auf das Konto der Kolpingstadt Kerpen bei der Kreissparkasse Köln, IBAN: DE52 3705 0299 0149 0000 13, SWIFT BIC: COKSDE33 unter Angabe des Verwendungszweckes „Interkommunale Zusammenarbeit Rechnungsprüfung Stadt Elsdorf“ zu überweisen. §5 Versicherungsschutz (1) Der gemeinsame Leiter wird bei der Durchführung der Aufgaben nach § 1 im Auftrag der Stadt Elsdorf tätig. Er wird im Rahmen der Vermögenseigenschadenversicherung als Vertrauensperson mitversichert und ist insoweit versicherungstechnisch den Beschäftigten der Stadt Elsdorf gleichgestellt. Etwaige Selbstbeteiligungsanteile trägt die Stadt Elsdorf. (2) Die Stadt Elsdorf stellt sicher, dass Schäden, die der gemeinsame Leiter in Ausübung seiner Tätigkeit einem Dritten zufügt, im Rahmen ihrer Haftpflichtversicherung abgedeckt werden. Absatz 1 Satz 3 gilt entsprechend. (3) Verursacht der gemeinsame Leiter bei der ausgeübten Tätigkeit aufgrund dieser Vereinbarung zu Lasten der Stadt Elsdorf einen Schaden, ist die Stadt Elsdorf so zu stellen, als ob ihr eigenes Personal gehandelt hätte. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Haftungsbestimmungen des BGB; insofern sind Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit nicht ausgeschlossen. Versicherungsrelevante Aspekte sind mit den jeweiligen Versicherungsträgern der Eigenschadensversicherung abzustimmen. Es entstehen zudem keinerlei nachteilige Rechtsfolgen für die Kolpingstadt Kerpen, sofern sie die vereinbarten Leistungen infolge von Arbeitskampf, höherer Gewalt oder anderer vergleichbarer Umstände (wie z.B.: Pandemie) nicht erbringen kann. Die Kolpingstadt Kerpen ist in diesem Fall jedoch verpflichtet der Stadt Elsdorf unverzüglich schriftlich Mitteilung über den entsprechenden Sachstand zu geben. Die Stadt Elsdorf ist in diesem Falle für die unterbrochene Zeit von der Zahlungspflicht nach § 4 dieser Vereinbarung befreit. -4- §6 Inkrafttreten, Vertragsdauer, Kündigung, Evaluierung (1) Diese Vereinbarung tritt am Tage nach ihrer Bekanntmachung in Kraft, frühestens jedoch am 01.04.2017, und gilt zunächst bis zum 31.12.2018. (2) Die Laufzeit der Vereinbarung verlängert sich automatisch jeweils um ein weiteres Jahr, falls dieser Vertrag nicht mit einer Frist von drei Monaten vor Ablauf gekündigt wird. Die Vereinbarung ist unter Außerachtlassung der vorgenannten Fristen jederzeit in gegenseitigem Einvernehmen kündbar. Eine außerordentliche Kündigung bleibt hiervon unberührt. Die Kündigung muss in jedem Fall schriftlich nach entsprechendem Beschluss der Vertretungskörperschaft der jeweiligen Stadt erfolgen. (3) Bei Streitigkeiten über Rechte und Verbindlichkeiten der Beteiligten aus dieser Vereinbarung, verpflichten sich die Beteiligten zunächst die Aufsichtsbehörde anzurufen. (4) Rechtzeitig vor Ablauf der ursprünglichen Laufzeit (31.12.2018) soll ein Evaluierungsgespräch zwischen der Stadt Elsdorf und der Kolpingstadt Kerpen geführt werden und einvernehmlich über die Fortführung der Vereinbarung, gegebenenfalls über die Änderung bzw. den Ausbau dieser Kooperation, entschieden werden. §7 Salvatorische Klauseln (1) Von dieser Vereinbarung erhält jeder Vertragspartner eine Ausfertigung. (2) Änderungen oder Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für die Abänderung des Schriftformerfordernisses. (3) Sollten einzelne Bestimmungen des Vertrages ganz oder teilweise rechtsunwirksam sein oder werden, berührt dies nicht die Wirksamkeit der übrigen Vertragsbestimmungen. Die Vertragspartner verpflichten sich, rechtsunwirksame Regelungen durch solche zu ersetzen, die den unwirksamen wirtschaftlich und rechtlich am nächsten kommen. Elsdorf/Kerpen, den ________________________________ Stadt Elsdorf Bürgermeister Andreas Heller ________________________________ Kolpingstadt Kerpen Bürgermeister Dieter Spürck