Beschlussvorlage (Stellenplan 2017 hier: Entwurf Stellenplan 2017)

KOLPINGSTADT KERPEN DER BÜRGERMEISTER Amt/Abteilung: 11.1 / Organisation Bearbeiter/in: Herr Stingl TOP Drs.-Nr.: 690.16 Datum : Beratungsfolge Termin Bemerkungen Arbeitskreis Personal 12.01.2017 Haupt- und Finanzausschuss 14.02.2017 X 19.12.2016 Öffentlicher Teil Nichtöffentlicher Teil Stellenplan 2017 hier: Entwurf Stellenplan 2017 Durch die Vorlage entstehen keine haushaltsrelevanten Kosten X Durch die zu beschließende Maßnahme entstehen Kosten von ___ € (s. Anlage) Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung; Haushaltsansatz im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: Mittel müssen über- außerplanmäßig bereitgestellt werden; Im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: Deckung: Mittel sollen im/in folgenden Haushaltsjahr/en veranschlagt werden: X Durch die Vorlage entstehen stellenplanmäßige Auswirkungen (s. Begründung) Pflichtaufgabe Freiwillige Aufgabe Beschlussentwurf: Der Arbeitskreis Personal / Der Haupt-und Finanzausschuss empfiehlt dem Rat der Kolpingstadt Kerpen 1. den als Anlage beigefügten Entwurf des Stellenplans 2017 unter Einbeziehung der Erläuterungen der Verwaltung als Stellenplan 2017 zu beschließen und Beschlussausfertigung soll erhalten: Sachbearbeiter Abteilungsleiter Amtsleiter Stingl Stein Jung Zuständiger Dezernent Mitzeichnung Dez. / Amt Kämmerer Bürgermeister Abt. 10.1 Ratsbüro Spürck Seidenpfennig 2. für 2018 folgende Ausbildungsplätze zur Verfügung zu stellen:  4 Stadtinspektoranwärter/innen  3 Verwaltungsfachangestellte  2 Landschaftsgärtner/innen Beschlussvorlage 690.16 Seite 2 Begründung: Die Vorlage für den Stellenplan 2017 ist wie folgt gegliedert: I. Grundsätzliches II. Im Stellenplanentwurf 2017 enthaltene, zahlenmäßige Veränderungen III. Bereitstellung von Ausbildungsplätzen für den Einstellungsjahrgang 2018 I. Grundsätzliches Organisationsuntersuchung Die Organisationsuntersuchung der Verwaltung hat inzwischen begonnen. Erste Ergebnisse werden für das erste Halbjahr 2017 erwartet. Im vorliegenden Entwurf des Stellenplanes 2017 hat die Verwaltung nicht alle bestehenden Stellenbedarfe eingearbeitet. Hier sollen die Ergebnisse der Organisationsuntersuchung abgewartet werden, um dann ggf. zunächst Stellenverlagerungen vornehmen zu können. Sollten keine, oder nicht ausreichende, Stellenkapazitäten aufgezeigt werden, müsste über eine Erweiterung des Stellenplanes im Jahr 2017 nachgedacht werden. Neue Entgeltordnung zum TVöD Die Auswirkungen der neuen Entgeltordnung zum TVöD können im Stellenplan 2017 nur bedingt dargestellt werden. Einzig die Überleitung der bisherigen Entgeltgruppe 9 in die Entgeltgruppen 9a und 9b ist automatisch vorzunehmen und kann bereits dargestellt werden. Alle weiteren möglichen Veränderungen der Eingruppierungen sind von den Beschäftigten zu beantragen. Diese Anträge können bis zum 31.12.2017 gestellt werden. Bei Beurlaubungen gilt eine Frist von 12 Monaten nach Wiederaufnahme der Tätigkeit. Durch die neue Entgeltordnung ausgelöste Änderungen der Eingruppierung können daher auch in den Folgejahren noch stellenplanmäßige Auswirkungen haben. Stellenentwicklung 2016-2017 Gegenüber dem Stellenplan 2016 steigt die Zahl der Stellen nach vorliegendem Entwurf um 27,55 Stellen (davon 27,23 Feuerwehr und Kitas). Es wurde 1 zusätzlicher ku-Vermerk ausgebracht. 2,5 kw-Vermerke sowie 1 ku-Vermerk fallen weg. Bei 17 Stellen verändert sich der Stellenwert. 1 Beschäftigter beginnt die Freizeitphase der Altersteilzeit (ATZ). Beschlussvorlage 690.16 Seite 3 II. Im Stellenplanentwurf 2017 enthaltene, zahlenmäßige Veränderungen Im Stellenplanentwurf wurden folgende bekannte oder zu erwartende, zahlenmäßige Änderungen eingearbeitet: 1. Abt. 11.1, Rathausbistro Nach Personalfluktuation kann eine Stelle im Rathausbistro wegfallen und der bestehende KW-Vermerk umgesetzt werden, (-1,0 Stellen), 2. Abt. 11.3, Personal Die zur Umsetzung der interkommunalen Zusammenarbeit mit der Gemeinde Merzenich erforderlichen Stellenkapazitäten (+0,83 Stellen) in der Personalabteilung sind berücksichtigt (Vorlage 374.16), 3. Amt 13, Feuerwehr Zusätzliche Stellen für die Umsetzung der neuen Arbeitszeitverordnung Feuerwehr (+21 Stellen), 4. Abt. 13.2 Verwaltung Feuerwehr Zusätzliche Reinigungsflächen (+0,2 Stellen) im neuen Gebäude der freiwilligen Feuerwehr Kerpen, 5. Abt. 13.02 Brandmeisteranwärter/innen AZVO Nach Beendigung der Ausbildung zum 31.12.2016 und gleichzeitigem Ausscheiden des Ausbilders kann dessen Stelle wegfallen (-1,0 Stelle), 6. Abt. 15.2, Stadtentwässerung Der Erftverband wird die Regenüberlaufbecken der Kolpingstadt Kerpen übernehmen, im Zuge dessen können 2 Stellen in diesem Bereich eingespart werden (-2,0 Stellen), 7. Abt. 22.2, Schulen Die ermittelten Zusatzbedarfe (+0,49 Stellen) in den Schulsekretariaten sind berücksichtigt (Vorlage 403.16), 8. Abt. 23.4, Kitabetreuung Der Stellenbedarf des Kindergartenjahres 2016/2017 (+ 6,26 Stellen) ist berücksichtigt, 9. Abt. 23.4, Kitabetreuung Der Einsatz von Therapeuten in den Kitas Spielkiste, Tausendfüßler u. Sonnenschein endete nach Ablauf des Förderzeitraumes Ende Juli 2016 (-1,5 Stellen), 10. Abt. 23.4, Kitabetreuung Die refinanzierte Sprachförderung in Kindertageseinrichtungen im Rahmen der Maßnahme „Delfin 4“ endete zum 31.07.2016 (- 1,23 Stellen). Ab Anfang 2017 startet ein neues Programm des Bundes „Sprach-Kitas“ (+3,5 Stellen) für die Dauer von 3 Jahren. Durch eine Zusammenarbeit mit der Stadt Hürth wird eine Refinanzierung von über 90% erreicht. Bei der Kolpingstadt Kerpen könnte dieses Sprachförderprogramm zum 01.03.2017 oder 01.04.2017 starten, 11. Abt. 25.2, Abfallwirtschaft, Grün Eine zusätzliche Stelle (+1,0 Stelle) für die Sicherstellung der Verkehrssicherungspflicht von Bäumen ist berücksichtigt (Vorlage 607.19) und 12. Abt. 25.2.6 Grünflächenunterhaltung Zunächst eine zusätzliche Stelle im Bereich der Grünflächenpflege (+1,0 Stelle) zur Erbringung der erwarteten Grabpflege bei vorzeitiger Rückgabe von Grabstätten (Vorlage 632.16). Beschlussvorlage 690.16 Seite 4 III. Bereitstellung von Ausbildungsplätzen für den Einstellungsjahrgang 2018 Der Stadtrat hat in seiner Sitzung am 28.10.14 beschlossen, zukünftig im Zuge der Stellenplanvorlage über die Bereitstellung von Ausbildungsplätzen zu beraten und zu beschließen (V417.14). Dementsprechend ist der Bedarf an Ausbildungsplätzen für den Einstellungsjahrgang 2018 im Stellenplan 2017 darzustellen. 1. Rückblick auf die vergangenen Jahre: In einem Betrachtungszeitraum von fünf Jahren wurden in der Stadt Kerpen insgesamt 45 Auszubildende in unterschiedlichen Berufen eingestellt. Die o. g. Auszubildenden verteilten sich wie folgt auf die verschiedenen Ausbildungsberufe bzw Einstellungsjahrgänge (EJ): Ausbildungsberuf Stadtinspektoranwärter/in Verwaltungsfachangestellte/r Fachinformatiker Landschaftsgärtner/in Elektroniker/in Gesamt EJ 2013 2 3 0 1 0 6 EJ 2014 4 4 1 2 0 11 EJ 2015 2 4 0 2 1 9 EJ 2016 4 3 0 3 0 10 EJ 2017 4 3 0 2 0 9 Gesamt 17 17 1 10 1 45 Die Ausbildungsdauer beträgt drei Jahre, im Ausbildungsberuf Elektroniker/in 3 ½ Jahre. Nach Bestehen der Ausbildung wurden Beschäftigungsverhältnis übernommen: die Auszubildenden wie folgt in ein DAV = Dauerarbeitsverhältnis ZAV = Zeitarbeitsverhältnis W = Wechsel zu einem anderen Arbeitgeber bzw. Dienstherrn Prüfung 2017 Stadtinspektoranwärter/in EJ 2013 2 Verwaltungsfachangestellte/r 3 2 DAV 1W Ausbildungsberuf Beschlussvorlage 690.16 1 DAV 1 W (trotz Übernahmezusage für DAV) Seite 5 2. Derzeitige Ausbildungssituation Derzeit werden 26 Auszubildende (ohne Brandmeisteranwärter) in fünf unterschiedlichen Ausbildungsberufen ausgebildet: Ausbildungsberuf insgesamt Stadtinspektoranwärter/in Verwaltungsfachangestellte/r Landschaftsgärtner/in Fachinformatiker/in Elektroniker/in 12 14 8 1 1 Ende der Ausb. 2017 3 4 2 1 Ende der Ausb. 2018 1 4 1 Ende der Ausb. 2019 4 3 3 Ende der Ausb. 2020 4 3 2 1 3. Bedarfsermittlung: Bei den prognostizierten Bedarfszahlen ist zu beachten, dass sich diese ausschließlich auf die Altersabgänge beziehen. Insbesondere im Verwaltungsbereich kommen hierzu noch Personalbedarfe, die aus  Mutterschutz,  Elternzeit,  Beurlaubung sowie  Arbeitszeitreduzierungen resultieren. Daneben häufen sich die Anfragen auf Beurlaubung bzw. Teilzeitbeschäftigung aufgrund familiärer Pflegeverpflichtungen. Gehobener Dienst Jahrgang 1952 1955 1955 1955 1955 1956 1956 1956 1956 1957 1957 1957 1957 1957 Anzahl MA 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Beschlussvorlage 690.16 frühester Renten/Pensionsbeginn 07/2015 05/2018 08/2018 10/2018 02/2019 10/2019 05/2021 04/2020 09/2021 02/2020 05/2020 06/2020 12/2020 12/2020 spätester Renten/Pensionsbeginn 01/2018 02/2021 08/2021 07/2021 05/2021 07/2021 03/2022 06/2022 07/2022 01/2023 04/2023 05/2023 11/2023 11/2023 konkret genannter Ausscheidezeitpunkt 07/2017 05/2020 03/2019 10/2018 02/2019 10/2019 keine Angabe keine Angabe keine Angabe keine Angabe 04/2023 keine Angabe keine Angabe 12/2020 Seite 6 Aus der Tabelle ergibt sich im o.g. Betrachtungszeitraum folgender Personalbedarf: Jahr Minimalbedarf Maximalbedarf 2017 2018 2019 2020 2021 1 2 0 0 0 1 4 5 11 13 Bedarf nach Befragung 1 2 2 2 0 Anzahl Ausbildungsende 3 1 4 4 4 Da weiterhin die überwiegende Anzahl der o.g. Kolleginnen und Kollegen bereits konkrete Vorstellungen über den Zeitpunkt des Ausscheidens aus dem Erwerbsleben hat, sind die genannten Maximalbedarf – Zahlen unrealistisch. Sofern sich an den persönlichen Situationen nichts ändert, werden die konkret genannten Ausscheidezeitpunkte wohl eingehalten. Neben den Altersabgängen entstehen wie dargestellt noch weitere Personalbedarfe. Weiterhin ist zu berücksichtigen, dass seit der Umstellung der Ausbildung auf den Bachelor – Abschluss, und den damit einhergehenden restriktiveren Bedingungen in den letzten 6 Ausbildungsjahrgängen (2011 – 2016) insgesamt 6 Nachwuchskräfte wegen nicht bestandenen Klausuren vorzeitig aus dem Beamtenverhältnis entlassen werden mussten. Daher schlägt die Verwaltung vor, 4 Ausbildungsstellen im gehobenen Dienst zur Verfügung zu stellen. Weiterhin ist zu berücksichtigen, dass die nunmehr für den Rentenbeginn in Frage kommenden Geburtsjahrgänge 1957 ff. zahlenmäßig wesentlich stärker vertreten sind als die Jahrgänge davor. Dies macht jedwede Prognose noch unsicherer, da die Spanne zwischen Minimal- und Maximalbedarf entsprechend größer ist. Mittlerer Dienst Jahrgang 1953 1953 1954 1955 1955 1955 1956 1957 Anzahl MA 2 1 1 1 1 1 1 1 frühester Renten/Pensionsbeginn 08/2016 12/2016 11/2017 05/2018 10/2018 11/2018 07/2017 07/2020 spätester Renten/Pensionsbeginn 03/2019 07/2019 07/2020 02/2021 07/2021 08/2021 11/2019 06/2023 konkret genannter Ausscheidezeitpunkt keine Angabe keine Angabe 11/2018 keine Angabe 10/2018 08/2021 11/2017 keine Angabe Aus der Tabelle ergibt sich im o.g. Betrachtungszeitraum folgender Personalbedarf: Jahr Minimalbedarf Maximalbedarf 2017 2018 2019 2020 2021 0 0 3 1 3 4 7 7 5 4 Beschlussvorlage 690.16 Bedarf nach Befragung 1 2 0 0 1 Anzahl Ausbildungsende 4 4 3 3 Seite 7 Im Gegensatz zum Bereich des gehobenen Dienstes haben weniger der befragten Kolleginnen und Kollegen einen konkreten Ausscheidezeitpunkt genannt. Insofern ist eine Vorhersage zum Personalbedarf schwieriger. Gleichwohl schlägt die Verwaltung vor, auch in 2018 wieder 3 Ausbildungsplätze für Verwaltungsfachangestellte zur Verfügung zu stellen. Es sind vor allem diese Nachwuchskräfte, die (im Rahmen der Ausbildungsanforderungen) flexibel einsetzbar sind, und demnach immer wieder auch zur Bewältigung akuter Personalprobleme herangezogen werden können. Landschaftsgärtner/in Jahrgang 1953 1953 1954 1955 1956 1956 1957 1957 Anzahl MA 1 1 1 1 1 1 1 1 frühester Renten/Pensionsbeginn sofort 06/2017 06/2017 07/2015 04/2019 08/2019 02/2020 01/2020 spätester Renten/Pensionsbeginn 01/2019 10/2019 10/2019 10/2021 06/2022 10/2022 12/2022 11/2022 konkret genannter Ausscheidezeitpunkt keine Angabe keine Angabe keine Angabe keine Angabe keine Angabe keine Angabe keine Angabe keine Angabe Aus der Tabelle ergibt sich im o.g. Betrachtungszeitraum folgender Personalbedarf: Jahr Minimalbedarf Maximalbedarf 0 0 3 0 4 4 5 5 3 2017 2018 2019 2020 2021 Bedarf nach Befragung 0 0 0 0 0 Anzahl Ausbildungsende 2 1 3 2 Wie bereits dargestellt, soll der Anteil an ausgebildeten Gärtnerinnen und Gärtnern im Bereich der Grünflächenunterhaltung gesteigert werden. Bis einschließlich Februar 2019 werden mindestens 5 Stellen im Baubetriebshof frei. Bis 2018 werden 3 Auszubildende im Ausbildungsberuf Landschaftsgärtner/in ihre Ausbildung abschließen. Insofern schlägt die Verwaltung vor, auch in 2018 weitere 2 Ausbildungsplätze zur Verfügung zu stellen. Elektroniker/in: In diesem Ausbildungsberuf kann wieder ausgebildet werden, da seit Anfang 2015 ein Meister für die Ausbildung zur Verfügung steht. Für 2015 ist bereits ein Ausbildungsplatz beschlossen worden. Weiterer Bedarf als Nachfolge für altersbedingte Vakanzen besteht zurzeit nicht. Beschlussvorlage 690.16 Seite 8 4. Vorzeitige Beendigung der Ausbildung Wie bereits bei den Ausführungen zur Ausbildung im gehobenen Dienst dargestellt, ist zu berücksichtigen, dass seit der Umstellung der Ausbildung auf den Bachelor – Abschluss, und den damit einhergehenden restriktiveren Bedingungen in den letzten 5 Ausbildungsjahrgängen (2011 – 2016) insgesamt 6 Nachwuchskräfte wegen nicht bestandenen Klausuren vorzeitig aus dem Beamtenverhältnis entlassen werden mussten. Im Ausbildungsberuf Landschaftsgärtner bzw. Landschaftsgärtnerin haben in den letzten zwei Jahren zwei Auszubildende aus unterschiedlichen Gründen die Ausbildung vorzeitig beendet. Seit der verstärkten Fokussierung auf den tatsächlichen Bedarf bei der Bereitstellung von Ausbildungsplätzen stellt die vorzeitige Beendigung der Ausbildung hier eine besondere Problematik dar. Eine Berücksichtigung dessen kann dann frühestens in der nächsten Stellenplanvorlage mit konkreten Auswirkungen auf das Folgejahr erfolgen. Hierdurch wird mindestens ein Jahr verloren. Die Verwaltung schlägt daher vor, dass bei vorzeitigem Ausbildungsabbruch der dann freigewordene Ausbildungsplatz zum nächsten Ausbildungsbeginn nachbesetzt werden kann. 5. Fazit: Zusammenfassend schlägt die Verwaltung vor für 2018 folgende Ausbildungsplätze zur Verfügung zu stellen: Ausbildungsberuf Stadtinspektoranwärter/in Verwaltungsfachangestellte/r Landschaftsgärtner/in Beschlussvorlage 690.16 Anzahl Plätze 2018 4 3 2 Seite 9