Vorlage (Niederschrift der Verbandsversammlung des Zweckverbandes der KDVZ am 12.12.2014)

kdvz Rhein-Erft-Rur • Postfach 1566 • 50205 Frechen Kommunale Datenverarbeitungszentrale An die Mitglieder und stellvertretenden Mitglieder der Verbandsversammlung Auskunft erteilt: Herr Köß rkoess@kdvz-frechen.de Tel: 0 22 34 / 18 22 - 512 0 22 34 / 18 22 - 0 Fax: 0 22 34 / 18 22 - 155 Ihr Zeichen - Ihre Nachricht vom Mein Zeichen 00 - 14.2 - GF Datum 18.12.2014 69. Sitzung der Verbandsversammlung des Zweckverbandes Sehr geehrte Damen und Herren, als Anlage erhalten Sie eine Ausfertigung der Niederschrift über die vorbezeichnete Sitzung zu Ihrer Information. Mit freundlichen Grüßen Büttner Vorsitzender der Verbandsversammlung Anlagen Kommunal e Datenv erarbeit un gs ze ntr al e Rhein  Erf t  Rur  Bonnstraße 16-18  50226 Frechen Verbandsv orst e he r: Heinrich Stommel Geschäf tsf ührer: Karl Heinz Wergen Kreissparkasse Köln (BLZ 370 502 99) Kto.-Nr.: 000 000 31 75  BIC: COKSDE33  IBAN: DE19370502990000003175 USt.-ID: DE 123497162 www.kdv z-f rechen.de Seite 2/6 KDVZ Rhein-Erft-Rur Der Verbandsvorsteher 00 – 13 - 11 18.12.2014 NIEDERSCHRIFT über die 69. Sitzung der Verbandsversammlung des Zweckverbandes am 12.12.2014 im großen Sitzungssaal der Stadt Frechen, Rathaus, Johann-Schmitz-Platz 1-3, 50226 Frechen von: bis: Teilnehmer: Entschuldigt: 10:00 Uhr 11:20 Uhr siehe Anlage 1 siehe Anlage 2 Öffentlicher Teil TOP 69 \1 Begrüßung und Feststellung der Beschlussfähigkeit Herr Büttner begrüßt die Anwesenden und wünscht den Teilnehmern einen guten Verlauf der Veranstaltung. Anschließend stellt er die form- und fristgerechte Einladung zur Verbandsversammlung fest. Die Veröffentlichung erfolgte im Amtsblatt für den Regierungsbezirk Köln Nr. 47 vom 24.11.2014. Weiterhin stellt Herr Büttner die Beschlussfähigkeit fest. TOP 69 \2 Beschlussfassung über die Tagesordnung Änderungen zur Tagesordnung werden nicht gewünscht, die Verbandsversammlung beschließt einstimmig die Tagesordnung wie vorgelegt. TOP 69 \3 Genehmigung der Niederschrift über die 68. Sitzung der Verbandsversammlung vom 31.10.2014 - 00 - 13 - 1 - Einwände gegen die Niederschrift werden nicht erhoben und die Verbandsversammlung genehmigt einstimmig die Niederschrift über die 68. Sitzung. Seite 3/6 TOP 69 \4 Feststellung des Jahresabschlusses 2013 zum 31.12.2013 1. Bericht der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KONLUS GmbH über die Prüfung des Jahresabschlusses 2013 2. Bericht des Vorsitzenden des Rechnungsprüfungsausschusses über die Prüfung des Jahresabschlusses 2013 3. Feststellung des Jahresabschlusses 2013 Vorlagen-Nr.: 35/2014 Herr Büttner verweist auf die Vorlage. Im Anschluss stellt Herr Neu, Fa. KONLUS GmbH, anhand einer Folienpräsentation die Kernaussagen des Prüfberichtes zum Jahresabschluss 2013 vor (Anlage 3) und fasst diesen mit der Aussage zusammen, dass dem Verband ein uneingeschränktes Testat erteilt werden konnte. Es gab keine Beanstandungen. Ausdrücklich lobt Herr Neu das Risikomanagementsystem des Zweckverbandes. Herr Grebe als stellv. Vorsitzender des Rechnungsprüfungsausschusses verweist daraufhin auf die Beschlussempfehlung des Gremiums an die Verbandsversammlung. Ohne weitere Aussprache fasst die Verbandsversammlung einstimmig folgenden Beschluss: Beschluss: Die Verbandsversammlung stellt gem. § 26 (3) EigVO den Jahresabschluss und den Lagebericht zum 31.12.2013 fest und erteilt dem Verwaltungsrat und dem Verbandsvorsteher vorbehaltlos Entlastung für das Wirtschaftsjahr 2013. TOP 69 \5 Verlängerung der Kreditierung von langfristigen Forderungen gegen Verbandsmitglieder (Ausgleich des nicht durch Eigenkapital gedeckten Fehlbetrages aus der Eröffnungsbilanz zum 01.01.2004) Vorlagen-Nr.: 37/2014 Herr Büttner verweist auf die Vorlage. Da keine Wortmeldungen vorliegen, fasst die Verbandsversammlung ohne weitere Aussprache einstimmig folgenden Beschluss: Beschluss: Die Fälligkeit der Zahlungen zum Ausgleich der Forderungen gegen Verbandsmitglieder, die sich aus der Übernahme des „nicht durch Eigenkapital gedeckten Fehlbetrages“ aus der Eröffnungsbilanz zum 01.01.2004 ergeben, wird auf den 31.12.2015 festgesetzt. Eine Verzinsung dieser langfristigen Forderungen soll nicht erfolgen. TOP 69 \6 Beratung und Verabschiedung des Wirtschaftsplanes 2015 Vorlagen-Nr.: 36/2014 Herr Büttner verweist auf die Vorlage und gibt anschließend dem Geschäftsführer der kdvz Rhein-Erft-Rur Herrn Wergen die Gelegenheit für eine Bilanz des laufenden Jahres sowie einen Ausblick auf die wesentlichen Handlungsfelder der kdvz in 2015 (Anlage 4). Auf eine Nachfrage von Herrn Fuchs informiert Herr Wergen, dass sich die Kooperationen der kdvz im Hinblick auf deren Rolle als Anbieter einerseits und Nachfrager andererseits wirtschaftlich in etwa die Waage halten. Herr Nitsche erkundigt sich nach der Bedeutung von Cloud-Computing im Zusammenhang mit der Re-Zentralisierung von IT-Infrastrukturen. Hierzu erläutert Herr Seite 4/6 Wergen, dass es sich dabei um eine Cloud-Lösung, genauer eine sog. „Private Cloud“ handele. Die zentralisierten Kommunen halten demnach keine nennenswerte Rechnerleistung mehr in ihren Rathäusern vor. Daten, Anwendungen, aber auch ganze Arbeitsoberflächen würden direkt durch die kdvz, gleichsam aus der Steckdose, zur Verfügung gestellt. Auf eine Nachfrage von Frau Adams zum Zusammenhang zwischen Zentralisierung und Anbindung an schnelles Internet legt Herr Wergen dar, dass die kdvz für den Datentransfer über ein geschlossenes Netz, das sog. Wide Area Network (WAN), im Verbandsgebiet verfüge. Weiterer Erörterungsbedarf besteht nicht und die Verbandsversammlung fasst einstimmig folgenden Beschluss: Beschluss: 1. Die Verbandsversammlung beschließt den Wirtschaftsplan 2015. 2. Die Verbandsversammlung beschließt den Stellenplan 2015. 3. Die Verbandsversammlung setzt die Vorauszahlungen auf die Umlage 2015 nach § 19 GkG fest. 4. Mehrauszahlungen für Einzelvorhaben im Vermögensplan bedürfen der Zustimmung der Verbandsversammlung, wenn sie 25.000 € überschreiten und keine Deckungsmöglichkeit im Vermögensplan besteht. TOP 69 \7 Mitteilungen des Verbandsvorstehers Herr Stommel weist nochmals auf den Informationsblock über die kdvz für die neuen Mitglieder der Verbandsversammlung nach Sitzungsende hin. TOP 69 \8 Anregungen und Anfragen Anregungen und Anfragen liegen nicht vor. Herr Büttner dankt den Anwesenden für die Diskussionsbeiträge und beschließt mit guten Wünschen für die Weihnachtszeit und den bevorstehenden Jahreswechsel die 69. Sitzung der Verbandsversammlung. Büttner Vorsitzender der Verbandsversammlung Anlagen Köß Schriftführer Seite 5/6 Anlage 1 Adams, Johannes (2. Stellv. Verbandsvorsteher) Adams, Katharina (Mitglied (Stadt Linnich)) Arenz, Benno (stellv. Mitglied (Stadt Erftstadt)) Berger, Wolfgang (stellv. Mitglied (Stadt Bergheim)) Bewernick, Ilsemarie (Mitglied (Gemeinde Nörvenich)) Buch, Axel (Mitglied (Gemeinde Hürtgenwald)) Büttner, Alexander (Mitglied (Stadt Bad Münstereifel)) Dresen, Willi (Mitglied (Stadt Frechen)) Etten, Helmut (Mitglied (Gemeinde Dahlem)) Fuchs, Carol (stellv. Mitglied (Stadt Hürth)) Grebe, Karl-Heinz (Mitglied (Rhein-Erft-Kreis)) Harzheim, Peter (Mitglied (Gemeinde Merzenich)) Heuser, Hermann (Mitglied (Gemeinde Niederzier)) Hummelsheim, Manfred (stellv. Mitglied (Stadt Wesseling)) Kranz, Josef (Mitglied (Gemeinde Vettweiß)) Dr. Lehmann, Patrick (1. Stellv. Verbandsvorsteher) Löfgen, Timo (Mitglied (Gemeinde Langerwehe)) Nitsche, Rudolf (Mitglied (Stadt Bedburg)) Piehler, Alfred (stellv. Mitglied (Gemeinde Nettersheim)) Radermacher, Herbert (Mitglied (Gemeinde Kall)) Reuter, Vanessa (stellv. Mitglied (Stadt Nideggen)) Ripp, Klaus (Mitglied (Stadt Kerpen)) Scharmach, Sascha (stellv. Mitglied (Stadt Zülpich)) Schenk, Tobias (Mitglied (Stadt Elsdorf)) Schmitz, Maria (Mitglied (Stadt Pulheim)) Dr. Schumacher, Helmut (Mitglied (Stadt Jülich)) Steg, Guido (stellv. Mitglied (Gemeinde Kreuzau)) Stickeler, Karsten (Mitglied (Kreis Euskirchen)) Stommel, Heinrich (Verbandsvorsteher) Wassenhoven, Horst (stellv. Mitglied (Gemeinde Aldenhoven)) kdvz: Wergen, Karl Heinz (Geschäftsführer (kdvz)) Köß, Roland (Schriftführer (kdvz)) Flohe, Anne-Marie (RPA (kdvz)) Franken, Klaus (Rechnungswesen (kdvz)) Gäste: Herr Neu, Fa. Konlus Seite 6/6 Anlage 2 Bobe, Udo (stellv. Mitglied (Stadt Brühl)) Boje, Peter (stellv. Mitglied (Stadt Heimbach)) Claßen, Ralf (Mitglied (Gemeinde Aldenhoven)) Cremer, Peter (Mitglied (Stadt Heimbach)) Erner, Volker (Mitglied (Stadt Erftstadt)) Eskes, Alexander (Mitglied (Gemeinde Weilerswist)) Esser, Erwin (Mitglied (Stadt Wesseling)) Frantzen, Jürgen (Mitglied (Gemeinde Titz)) Göckemeyer, Margit (Mitglied (Stadt Nideggen)) Grebarsche, Peter D. (Mitglied (Stadt Brühl)) Ludes, Peter-Hans (Mitglied (Stadt Bergheim)) Pracht, Wilfried (Mitglied (Gemeinde Nettersheim)) Schuster, Ulrich (Mitglied (Gemeinde Inden)) Prof. Dr. Steffens, Karl-Georg (Mitglied (Gemeinde Kreuzau)) Strotkötter, René (stellv. Mitglied (Gemeinde Weilerswist)) Unterberger, Heinrich (stellv. Mitglied (Gemeinde Inden)) Westphal, Raimund (Mitglied (Stadt Hürth)) Wolter, Leo (Mitglied (Stadt Zülpich)) Bilanz 2014 Ausblick 2015 Karl Heinz Wergen Geschäftsführer Bilanz 2014 • Einführung Dokumentenmanagementsystem (DMS) d.3 • • • • • • • • • Elektronische Steuerakte Elektronische Bauakte Elektronische Personalakte Elektronische Rettungsbelegakte Rechnungseingangsworkflow Vollstreckungsakte Aktenplan Hundeakte Friedhofsakte 10 Verwaltungen (+ 2 in Vorbereitung) 2 Verwaltungen (+ 1 in Vorbereitung) 1 Verwaltung (+ 5 in Vorbereitung) 1 Verwaltung 1 Verwaltung 1 Verwaltung in Vorbereitung 4 Verwaltungen (+ 1 in Vorbereitung) 1 Verwaltung in Vorbereitung 1 Verwaltung in Vorbereitung Alle in Vorbereitung befindlichen Projekte sollen bis Ende Februar 2015 abgeschlossen sein. 18.12.2014 kdvz Rhein-Erft-Rur – Bilanz 2014 2 Bilanz 2014 • Papierloser Sitzungsdienst SD.NET • In 31 Verwaltungen mit über 800 Benutzer-Lizenzen für das RICH-Modul im Einsatz • Kooperation mit der GKD Paderborn: 4 Kunden nutzen den Sitzungsdienst der kdvz Rhein-Erft-Rur • Wahlen 94 Wahlkunden aus dem Verbandsgebiet der kdvz, civitec und KDZ Siegen führten die • Europawahl • Kreiswahl • Ratswahl durch; 41 Verwaltungen wählten zusätzlich das Bürgermeisteramt 18.12.2014 kdvz Rhein-Erft-Rur – Bilanz 2014 3 Bilanz 2014 • Umstellung der Finanzsoftware Infoma newsystem®kommunal • Umstieg auf Version 7, damit verbunden Wechsel der Basistechnologie • Gde. Hellenthal als einer von 4 Testkunden bundesweit • drei Kommunen in 2014 Umstieg realisiert • Umstieg der weiteren Infoma-Kunden in 2015 • Sozialwesen • Umstieg auf OPEN/PROSOZ • Re-Zentralisierung durch Hosting bei der kdvz mit der ersten Verwaltung begonnen • Geschäftsprozesse • Entwicklung von Blaupausen von Geschäftsprozessen für E-Bürgerservice gemeinsam mit zwei Pilotkommunen • Produktauswahl einer Prozessmodellierungs-Software 18.12.2014 kdvz Rhein-Erft-Rur – Bilanz 2014 4 Bilanz 2014 • Auswahl eines Bürgerservice-Portals • Produktentscheidung: Bürgerservice-Portal der AKDB • elektronischer Zugang zur Verwaltung • elektronische Signatur • Authentifizierung über die eID der neuen Personalausweise • elektronische Bezahlfunktion • Programm für die Terminreservierung bei den örtlichen Dienststellen • 18.12.2014 Technische Produktinstallation kdvz Rhein-Erft-Rur – Bilanz 2014 5 Bilanz 2014 • Zentralisierung von IT-Infrastrukturen • in 2014 neu: Inden Nörvenich Nideggen Hellenthal • nunmehr 8 Verwaltungen vollständig • 1 Verwaltung in Teilschritten 18.12.2014 kdvz Rhein-Erft-Rur – Bilanz 2014 6 Bilanz 2014 • Verbandsnetz als Kommunikationsinfrastruktur • 22 Verwaltungen mit 115 Access Points nutzen das zentrale Authentisierungs-/ Autorisierungssystem für WLAN in den Verwaltungen • • 9 Verwaltungen nutzen Voice Over IP über die kdvz 21 Verwaltungen nutzen den zentralen Exchange-Server bei der kdvz mit über 2.700 Postfächern • 1 Verwaltungnutzt Richtfunk mit einer Übertragungsrate von 100 Mb/s • IT-Sicherheit und Datenschutz • • 10 Verwaltungen: 3 Verwaltungen: 18.12.2014 kdvz als externer IT-Sicherheitsbeauftragter kdvz als externer Datenschutzbeauftragter kdvz Rhein-Erft-Rur – Bilanz 2014 7 Ausblick 2015 • Weitere Virtualisierungsprojekte • • 3 Verwaltungen geplant 2 weitere Verwaltungen in Voruntersuchungen • Verfahrensumstellung der INFOMA-Module auf Navision 2013 • Ausbau Dokumentenmanagement • • weitere Kunden weitere Aktenarten 18.12.2014 kdvz Rhein-Erft-Rur – Bilanz 2014 8 Ausblick 2015 • Realisierung Bürgerportal • Basis-Services im Einwohnerbereich und Personenstandswesen • Realisierung einer ePayment-Lösung für Verbandsmitglieder • Projektumsetzung ‚eVergabe‘ • OpenData 18.12.2014 kdvz Rhein-Erft-Rur – Bilanz 2014 9 Kooperationen der kdvz 18.12.2014 kdvz Rhein-Erft-Rur Kooperationspartner Einwohnerwesen (Hosting) regioIT (Aachen) kompl. Verband Ausländerwesen KDZ Westfalen-Süd (Siegen) 4 Verw. Wahlen civitec (Siegburg) KDZ Westfalen-Süd (Siegen) über 90 Komm. Sitzungsdienst (Support) GKD Paderborn 4 Verw. Personalwesen (Support) civitec (Siegburg) regioIT (Aachen) kompl. Verband Personenstandsregister ePR-Server Drittkunde Stadt Geilenkirchen 1 Verw. DOI-Zugang div. Drittkunden kdvz Rhein-Erft-Rur – Bilanz 2014 10 Kooperationen in Vorbereitung kdvz Rhein-Erft-Rur Kooperationspartner Finanzwesen Infoma civitec (Siegburg) zunächst 5 Verw. Gewerberegister civitec (Siegburg) kompl. Verband Ordnungswidrigkeiten (Buß- und Verwarngeld) civitec (Siegburg) kompl. Verband Anmeldeverfahren Kindergärten ITK Rheinland (Neuss) zunächst 1 Verw. 18.12.2014 kdvz Rhein-Erft-Rur – Bilanz 2014 11 Ausblick 2015 • Szenario künftiger Kooperationsbeziehungen der kdvz Rhein-Erft-Rur • Ziel: Entwicklung und Installierung weiterer Felder der Zusammenarbeit • Einrichtung einer Arbeitsgruppe • • • • 18.12.2014 Bewertung der Wirtschaftlichkeit der kdvz Unterstützung der strategischen Ausrichtung des Zweckverbandes Besetzung: max. 4 Personen aus jedem Kreisgebiet plus kdvz Ergebnistransfer an den Verwaltungsrat bis 30.06.2015 kdvz Rhein-Erft-Rur – Bilanz 2014 12 Die kdvz Rhein-Erft-Rur möchte Leistungsportfolio (Kernkompetenzen) stärken Standardisierung voranbringen Innovation mitgestalten Kooperation ausbauen und ist Ihr Ansprechpartner in allen IT-Fragen! 18.12.2014 kdvz Rhein-Erft-Rur – Bilanz 2014 13 IT-Lösungen. Integriert. Aus einer Hand. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Karl Heinz Wergen Geschäftsführer Kommunale Datenverarbeitungszentrale Rhein-Erft-Rur Internet: http//:www.kdvz-frechen.de