Beschlussvorlage (Organisations-, Effizienz- und Aufgabenuntersuchung)

KOLPINGSTADT KERPEN DER BÜRGERMEISTER Amt/Abteilung: 11.1 / Organisation Sachbearbeiter: R. Jung TOP Drs.-Nr.: 325.16 Datum : Beratungsfolge Termin Haupt- und Finanzausschuss X 03.06.2016 Bemerkungen 28.06.2016 Öffentlicher Teil Nichtöffentlicher Teil Organisations-, Effizienz- und Aufgabenuntersuchung Durch die Vorlage entstehen keine haushaltsrelevanten Kosten X Durch die zu beschließende Maßnahme entstehen Kosten von ca. 200.000 € (s. Anlage) X Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung; Haushaltsansatz im Haushaltsjahr :2016/ 2017 Produktsachkonto:11.111.10 5431600 Mittel müssen über- außerplanmäßig bereitgestellt werden; Im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: Deckung: Mittel sollen im/in folgenden Haushaltsjahr/en veranschlagt werden: Durch die Vorlage entstehen stellenplanmäßige Auswirkungen (s. Begründung) Pflichtaufgabe X Freiwillige Aufgabe Beschlussentwurf: Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt die Ausführungen über den Stand der Vorbereitungen der Organisations- und Effizienzuntersuchung zur Kenntnis und stimmt insbesondere der für die spätere Auftragserteilung als Grundlage dienenden Leistungsbeschreibung zu. Die Verwaltung wird beauftragt wie vorgeschlagen zu verfahren und den Haupt- und Finanzausschuss in allen wesentlichen Schritten zu beteiligen. Beschlussausfertigung soll erhalten: Sachbearbeiter Abteilungsleiter Amtsleiter Mitzeichnung Mitzeichnung Dez II Dez III Kämmerer Bürgermeister Abt. 10.1 Ratsbüro Schaaf Spürck Nimtz i.V. Jung Jung Stein Canzler Canzler MAßNAHME: Organisations-, Effizienz- und Aufgabenuntersuchung ÜBERSICHT lfd. Jahr Ausgaben / Einnahmen Aufwendungen / Erträge 1. Folgejahr 2. Folgejahr 3. Folgejahr 4. Folgejahr Einmalkosten Ausgaben / Aufwendungen Anschaffungskosten (z.B. Baukosten) Einrichtungskosten Personalkosten Honorare Beratungsfirma 100.000 100.000 gesamt: Einnahmen / Erträge Zuschüsse Beiträge gesamt: Aufwand netto: Folgekosten: Aufwendungen Sachkosten (z.B. Unterhaltung) Schuldendienste/Zinsen Abschreibung Personalkosten gesamt Erträge Zuschüsse Gebühren gesamt Beschlussvorlage 325.16 Seite 2 Begründung: Ausgangs-/ Beschlusslage: Der Haupt- und Finanzausschuss hat in seiner Sitzung am 26.04.2016 beschlossen, in der Stadtverwaltung Kerpen eine umfassende externe Organisations-, Effizienz- und Aufgabenuntersuchung durchzuführen. Hierfür wurden insgesamt 200.000 € (jeweils 100.000 in 2016 und 2017) bereitgestellt. Die Verwaltung wurde beauftragt, die entsprechenden Vorbereitungen zu treffen und den Hauptund Finanzausschuss bei allen wesentlichen Entscheidungen zu beteiligen. Der dem Beschluss zu Grunde liegende Antrag der FDP-Fraktion vom 04.04.2016 bezieht sich auf vergleichbare Untersuchungen der Stadt Brühl (vor ca. 10 Jahren) und des Rhein-Erft-Kreises im Jahr 2014/ 2015. Vor diesem Hintergrund wurde mit den verantwortlichen Stellen im Rhein-Erft-Kreis Kontakt aufgenommen. Der Kreis hat freundlicherweise der Kolpingstadt Kerpen die seinerzeitige Leistungsbeschreibung zur Durchführung einer Organisations- und Effizienzuntersuchung zur Verfügung gestellt. Leistungsbeschreibung/ Untersuchungsbereiche: Auf der Basis der Leistungsbeschreibung des Kreises hat die Verwaltung daraufhin als Diskussionsgrundlage eine Leistungsbeschreibung im Entwurf erarbeitet, die die spezifischen und örtlichen Rahmenbedingungen der Stadtverwaltung Kerpen berücksichtigt (siehe Anlage). Neben den notwendigen Anpassungen in redaktioneller, organisatorischer, personeller und finanzieller Hinsicht sind unter Punkt 4 die Bereiche aufgeführt, die entweder nicht analysiert werden müssen (siehe 4.1) oder aber mit besonderen Schwerpunkten zu betrachten sind (siehe 4.2). Von der Untersuchung ausgeklammert werden sollte beispielsweise das Jugendamt. So wurden erst kürzlich insbesondere im Allgemeinen Sozialen Dienst von einer Fachfirma Aufgabenstandards definiert und auf dieser Basis eine Personalbemessung durchgeführt. Aufgrund der überregional anerkannten Untersuchungsmethode und der positiven Erfahrungen mit der Firma sollen in einem Folgeauftrag auch die übrigen Aufgabenbereiche des Jugendamtes einheitlich nach dieser Methode analysiert werden. Entsprechende Mittel sind im Haushaltsplan 2016 vorgesehen. Die Bereiche, auf die im Rahmen der Untersuchung besonderer Wert gelegt wird, resultieren insbesondere aus den politischen Beratungen zum diesjährigen Stellenplan. Vergabeverfahren: Der Rhein-Erft-Kreis hat seinerzeit den Auftrag bei vergleichbarem Auftragsvolumen nach eingehender vergaberechtlicher Prüfung im Rahmen einer freihändigen Vergabe erteilt. Wegen der Besonderheit derartiger Aufträge (freiberufliche Leistung, kein klassisches Leistungsverzeichnis, lediglich Zielvorgaben, Schwierigkeit der Vergleichbarkeit von Angeboten etc.) wird zurzeit verwaltungsintern ebenfalls die Möglichkeit einer freihändigen Vergabe geprüft. Weiterer Ablauf: Nach Zustimmung des Haupt- und Finanzausschusses über die weitere Verfahrensweise wird die Verwaltung recherchieren, welche Firmen für eine derartige Organisations- und Effizienzuntersuchung in Frage kommen. Sollte – wie sich abzeichnet – eine freihändige Vergabe möglich sein, werden diese Firmen dann angeschrieben mit dem Angebot, bei Interesse einen auf der Basis der Leistungsbeschreibung konzipierten Untersuchungsansatz im Rahmen einer 15-30minütigen Präsentation vorzustellen. Die Bewertung der Präsentationen bzw. der Angebote erfolgt anhand einer noch zu erstellenden Wichtungsmatrix. Beschlussvorlage 325.16 Seite 3