Beschlussvorlage (Leistungsbeschreibung)

Anlage zur Vorlage 325.16 Stand: 08.06.2016 - Entwurf Leistungsbeschreibung zur Durchführung einer Organisations- und Effizienzuntersuchung in der Stadtverwaltung der Kolpingstadt Kerpen Die Stadtverwaltung der Kolpingstadt Kerpen beabsichtigt im Rahmen der Haushaltskonsolidierung eine Organisations- und Effizienzuntersuchung zu beauftragen, in der Optimierungspotentiale jeglicher Art aufgezeigt und der für die Aufgabenerledigung erforderliche Personalbedarf ermittelt werden soll. Das für die Beauftragung zur Verfügung stehende Budget ist in den Jahren 2016/ 2017 auf jeweils 100.000 € (Gesamtsumme: 200.000 €) begrenzt. 1. Ausgangssituation 1.1. Verwaltungsstruktur Die Stadtverwaltung gliedert sich in drei Dezernate. Die genaue Verwaltungsstruktur ist dem als Anlage 1 beigefügten Organigramm zu entnehmen. 1.2. Aufgaben Die von der Verwaltung zu erbringenden Leistungen können den einzelnen Produkten im Haushaltsplan entnommen werden. 1.3. Personal Der Stellenplan weist derzeit ________ Stellen aus (vollzeitverrechnet). Die Anzahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beträgt mit Stand vom ________ __________, davon ____________Beurlaubte/ ATZ-Ruhephase und ____________ Auszubildende. 1.4. Haushalt Der städtische Haushalt verfügt über ein Gesamtvolumen von rd. 190 Mio € im Ergebnisplan und von rd. 34 Mio € im Investitionshaushalt. Die Kolpingstadt Kerpen ist seit 2015 verpflichtet, ein Haushaltssicherungskonzept aufzustellen. 2. Zieldefinition Mit der Beauftragung der Organisations- und Effizienzuntersuchung wird das Ziel verfolgt, im Rahmen einer strategischen Haushaltskonsolidierung die Geschäftsprozesse der Gesamtverwaltung struktureller und effizienter zu gestalten und Einsparungspotenziale jeglicher Art aufzuzeigen. Als weiteres Ziel wird die Ermittlung eines nachvollziehbaren und nach Qualität und Quantität fortschreibungsfähigen Personalbedarfs festgelegt. 3. Übersicht der zu erbringenden Leistungen 3.1. Ist-Aufnahme Da die Ergebnisse der Organisations- und Effizienzuntersuchung maßgeblich von der Vollständigkeit der erhobenen Basisdaten abhängen, wird eine umfassende IstDatenerhebung erwartet. Dies betrifft insbesondere die • Aufgabenstruktur und - inhalte (mit den zugrunde liegenden Geschäftsprozessen), • organisatorischen Strukturen, • informationstechnischen Rahmenbedingungen, • organisatorischen Rahmenbedingungen (interne und externe Beziehungen, Schnittstellen, Kommunikationswege), • allgemeinen Rahmenbedingungen (z.B. Dienstanweisungen, Kompetenzverteilung, Zuständigkeiten, Befugnisse), • Arbeitsmengen, Zeitbedarf, eingesetzten Arbeitsmittel, • politischen Rahmenbedingungen. Die für die Gesamtverwaltung aufgewandten Vollzeitäquivalente für Projektarbeit sind separiert zu erheben. 3.2. Ist-Analyse Im Rahmen der Ist-Analyse sind Optimierungspotentiale aufzudecken und Vorschläge zur Optimierung der Geschäftsprozesse zu erarbeiten. Hierbei sind in Form einer Sollkonzeption insbesondere Aussagen zu treffen zur: 3.2.1 Aufbauorganisation Im Rahmen des Untersuchungsauftrages ist die vorhandene Verwaltungsstruktur zu bewerten und ggf. zu optimieren. In diesem Zusammenhang wird auch eine Aussage zur derzeitigen Leitungsspanne erwartet. 3.2.2 Ablauforganisation Die in der Ist-Aufnahme ermittelten Daten und Informationen sind hinsichtlich ihrer Effizienz und Effektivität auf Schwachstellen in den Prozessen zu untersuchen und entsprechend der in der Sollkonzeption erarbeiteten neuen Verfahrensweise darzustellen. In diesem Zusammenhang sind auch Synergien aufzuzeigen, die durch den Ausbau bzw. den Einsatz moderner Informationstechnologien zu erzielen sind. 3.2.3 Interkommunale Zusammenarbeit Möglichkeiten der interkommunalen Zusammenarbeit sind zu prüfen und zu bewerten. Eventuelle Kosteneinsparungseffekte sind nachzuweisen. 3.2.4 Dienstleistungsorientierung Im Rahmen der Geschäftsprozessoptimierung wird auf Dienstleistungsorientierung Wert gelegt. Sofern die Sollkonzeption Veränderungen in diesem Bereich vorsieht, sind Mehr- oder Minderaufwände mit Zahlen zu belegen. 3.2.5 Qualität der Aufgabenerfüllung (Standards) Im Rahmen der Geschäftsprozessoptimierung sind die derzeitigen Standards kritisch zu hinterfragen (Quantität, Qualität) und ggf. neu zu definieren. Kosteneinsparungspotenziale sind aufzuzeigen. 3.2.6 Personalbedarf Der Personalbedarf für die Gesamtverwaltung ist auf die einzelne Stelle genau nach Qualität und Quantität zu ermitteln. Die Personalbemessung muss nachvollziehbar, transparent und fortschreibungsfähig sein. Separiert sind die für Projektarbeit aufgewandten Vollzeitäquivalente zu bemessen. Sofern Benchmarks verwendet werden, müssen diese sich auf vergleichbare Verwaltungen beziehen. Die entsprechenden Quellen sind anzugeben. 3.2.7 Projektarbeit Die in der Ist-Aufnahme erhobenen Vollzeitäquivalente sind im Rahmen der Geschäftsprozessoptimierung zu analysieren und zu bewerten. Schwachstellen sind aufzuzeigen. 3.3. Sollkonzeption Nach erfolgter Geschäftsprozessanalyse ist ein Konzept zur strategischen Haushaltskonsolidierung zu erarbeiten, welches die Nettokonsolidierungspotenziale ausweist. 4. Besondere Untersuchungsbereiche 4.1. ausgenommene Bereiche Von der Organisationsuntersuchung ausgenommen sind das Jugendamt (Amt 23) und das Amt für Feuerschutz und Rettungsdienst (Amt 13). 4.2. Schwerpunkte Im Rahmen der ansonsten grundsätzlich flächendeckenden Organisations- und Effizienzuntersuchung werden Schwerpunkte insbesondere in folgenden Bereichen gesetzt: • Detaillierte Analyse der Aufbau- und Ablauforganisation der Abteilung Hochbau (24.1) einschl. Erarbeitung von Optimierungsvorschlägen sowie Durchführung einer fortschreibungsfähigen Personalbemessung Optimierung der Hausmeisterdienste (als Bereich innerhalb der Abteilung 24.2Gebäudewirtschaft) mit einer (fortschreibungsfähigen) Personalbemessung je Objekt unter Einbeziehung alternativer Arbeitszeitmodelle, Auswirkungen des Personalbedarfs bei Schichtdienst, Winterdienst etc. und Prüfung der Wirtschaftlichkeit von (regionalen) Poolbildungen Durchführung einer fortschreibungsfähigen Personalbemessung in der Abteilung 16.1 (Stadtplanung) Prüfung der Notwendigkeit und Wirtschaftlichkeit der Intensivierung des Förderund Zuschusswesens innerhalb der Abteilung 18.1 (Zentrales Baumanagement) einschl. Aussagen zum Personalbedarf Innerhalb des Amtes 14 (Rechnungsprüfung) Prüfung der Notwendigkeit der Aufstockung des Personalbedarfs für die technische Prüfung 5. Dokumentation Nach Abschluss einer jeden Untersuchungsphase (Ist-Aufnahme, Ist-Analyse, Sollkonzept) ist ein Zwischenbericht zu erstellen, der mit der Auftraggeberin zu erörtern ist. Nach Abschluss der Untersuchung ist der Auftraggeberin zunächst der Entwurf einer Abschlussdokumentation einzureichen. Unter Berücksichtigung evtl. Einwände und Nachbesserungsforderungen seitens der Auftraggeberin ist ein Abschlussbericht zu erstellen. 6. Projektorganisation 6.1. Projektgrundlagen In einem detailliierten Projektplan ist der Projektumfang transparent darzustellen. Enthalten ist eine Zeit-, Kosten- und Ressourcenplanung. Es ist ein Projektstrukturplan zu erstellen, welcher der Verwaltung vorzulegen ist. 6.2. Projektteam Der Auftragnehmer hat vor Auftragsbeginn ein Projektteam namentlich zu benennen. Ein personeller Wechsel im Projektteam ist nur nach vorheriger Abstimmung mit der Verwaltung möglich. Die Qualifikationen und Referenzen der im Projektteam tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind anzugeben. 6.3. Kommunikationsgrundsätze Die Durchführung der Organisationsuntersuchung hat in enger Abstimmung mit der Verwaltung zu erfolgen. Sie wird in allen Phasen verwaltungsseitig begleitet. Ein zentraler verantwortlicher Ansprechpartner ist von beiden Seiten zu benennen. Monatliche schriftliche Statusberichte sind abzugeben. Um eine entsprechende Akzeptanz der Maßnahme innerhalb der Verwaltung zu schaffen, sind mindestens zwei (Projektstart und - ende) Veranstaltungen zur Mitarbeiterinformation durchzuführen. Auf Wunsch haben Präsentationen in politischen Gremien zu erfolgen. 7. Sonstige Anforderungen 7.1. Kosten Im Rahmen der Angebotsabgabe sind sowohl die Kosten, als auch die Anzahl der einzelnen Projekt- und Beratertage, separiert nach Projektphase, festzuschreiben. 7.2. Qualitätsanforderungen Referenzadressen von vergleichbaren Organisations- und Effizienzuntersuchungen im öffentlichen Bereich sind vorzulegen. 7.3. Datenschutz Die Bestimmungen des Datenschutzes sind einzuhalten. Die Leistungsbeschreibung dient als Grundlage der späteren Auftragserteilung. Kerpen, __________________ Dieter Spürck Bürgermeister