Beschlussvorlage (Einführung des "papierlosen Mandats" in Kerpen; hier: Antrag der Grünen-Fraktion)

KERPEN DER BÜRGERMEISTER Amt/Abteilung: 10.1 / Büro des Bürgermeisters, TOP Pressestelle, Datenschutz Bearbeiter: Erhard Nimtz Drs.-Nr.: 446.16 Datum : Beratungsfolge Termin Bemerkungen Haupt- und Finanzausschuss 06.09.2016 Stadtrat 13.09.2016 X 01.09.2016 Öffentlicher Teil Nichtöffentlicher Teil Einführung des "papierlosen Mandats" in Kerpen; hier: Antrag der Grünen-Fraktion Durch die Vorlage entstehen keine haushaltsrelevanten Kosten X Durch die zu beschließende Maßnahme entstehen Kosten (s. Begründung) Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung; Haushaltsansatz im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: Mittel müssen über- außerplanmäßig bereitgestellt werden; Im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: Deckung: Mittel sollen im/in folgenden Haushaltsjahr/en veranschlagt werden: Durch die Vorlage entstehen stellenplanmäßige Auswirkungen (s. Begründung) Pflichtaufgabe x Freiwillige Aufgabe Beschlussentwurf: Der Haupt- und Finanzausschuss/Der Stadtrat nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis. Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt/Der Rat der Kolpingstadt Kerpen beschließt, allen Ratsmitgliedern, die am papierlosen Sitzungsdienst teilnehmen wollen, geleaste Android Tablets zur Verfügung zu stellen. Für die private Nutzung der Geräte zahlen die Ratsmitglieder pro Jahr eine Entschädigung in Höhe der Hälfte der jährlichen Leasingrate, also 73,32 Euro. Die erforderlichen Haushaltsmittel werden bereitgestellt. Beschlussausfertigung soll erhalten: Sachbearbeiter/in Abteilungsleiter Nimtz Amtsleiter/in Zuständiger Dezernent Mitzeichnung Dez. / Amt Kämmerer Bürgermeister Abt. 10.1 Ratsbüro Schaaf Spürck Nimtz Begründung: Mit Schreiben vom 23.08.2016 beantragt die Grüne-Fraktion, die Einführung des „papierlosen Mandats“ in Kerpen zu prüfen und das Ergebnis dem Ausschuss mit Darstellung der Kosteneinsparungen zur Beratung vorzulegen. Seit 2006 wird der Sitzungsdienst für den Rat und die Ausschüsse über das Programm SD.Net abgewickelt. Über das auf der städtischen Homepage implementierte Ratsinformationssystem können sowohl die Rats- und Ausschussmitglieder (über ein eingerichtetes Login) als auch die Bürgerinnen und Bürger (nur öffentliche Dokumente) auf sämtliche Einladungen, Vorlagen, Niederschriften zu den Sitzungen der politischen Gremien zurückgreifen. Darüber hinaus ist seit 2013 in Kerpen das Zusatzmodul SD.Net RICH im Einsatz, über das die Ratsmitglieder ihre Sitzungsarbeit papierlos sowohl zuhause als auch in den Sitzungen im Rathaus abwickeln können. Das heißt, sämtliche Sitzungsunterlagen (Einladungen, Vorlagen, Niederschriften) können als digitale Dokumente abgerufen und gelesen werden. Möglich ist dabei auch das Hinzufügen persönlicher Kommentare zu Textpassagen in den digitalen Unterlagen. Das Programm läuft auf handelsüblichen Windows-Computern (normale PCs, Laptops oder Netbooks), Android Tablets und auf Apple iPads. Inzwischen nutzen von 46 Ratsmitgliedern 26 das Zusatzmodul SD.Net RICH auf ihren privaten Geräten. Damit alle Rats- und Ausschussmitglieder (sachkundige Bürger, sachkundige Einwohner, sonstige beratende Mitglieder) sowie Ortsvorsteher/innen, die nicht Ratsmitglieder sind, am papierlosen Sitzungsdienst teilnehmen können, ist die Anschaffung von 136 Geräten erforderlich. Die KDVZ empfiehlt vorrangig Apple iPads, da hierüber die Funktionen des Moduls SD.Net RICH am Besten genutzt werden können. Gleichwohl kommen (mit Abstrichen) aber auch Android Tablets und Notebooks infrage, wobei gegen Notebooks die wesentlich geringere Akkulaufzeit spricht. Hardwarekosten für den papierlosen Sitzungsdienst 46 Ratsmitglieder Kauf Apple iPad (EP 439,-€) Android Tablet (EP 250,-) Notebook (EP 240,-) 20.194,11.500,11.040,- Leasing 5922,50 p.a. 3372,72 p.a. 3237,81 p.a. 90 Ausschussmitglieder Kauf 39.510,22.500,21.600,- Leasing 11587,49 p.a. 6598,80 p.a. 6334,85 p.a. insgesamt 136 Kauf 59.704,34.000,32.640,- Leasing 17510,p.a. 9971,52 p.a. 9572,66 p.a. Die Gesamtkosten für die Papier-Unterlagen (Material-, Druck- und Kopier-Kosten, Porto) betragen rd. 13.500,- Euro jährlich. Anzumerken ist hier, dass für die Ratsmitglieder nur geringe Portokosten anfallen, da sämtliche Sitzungsunterlagen in die Postfächer im Rathaus eingelegt werden. Selbst bei Teilnahme aller Mandatsträger am papierlosen Sitzungsdienst müssen weiterhin PapierExemplare für die Bürgerinnen und Bürger, die Presse, sonstige Stellen und die Verwaltung bereitgestellt werden. Die Kosten hierfür werden auf ca. 2000,- bis 3.000,- € geschätzt. Beschlussvorlage 446.16 Seite 2 Eine Gegenüberstellung der Hardwarekosten und der möglichen Einsparungen ergibt als wirtschaftlichste Lösung das Leasing von Notebooks für alle Mandatsträger. Allerdings ist die Einsparung von ca. 1.000,- bis 2.000,- Euro sehr gering. Bei einem Leasing von Android Tablets würde sich die Einsparung gegen null bewegen. Darüber hinaus ist die Verwaltung der Auffassung, dass die Bereitstellung eines Gerätes für die Mandatsträger, die nicht Ratsmitglieder sind, unwirtschaftlich wäre. Zum weitaus größten Teil sind sie Mitglied nur in einem Ausschuss, der unter Umständen nur drei- bis viermal im Jahr tagt. Hierfür dann ein Gerät zur Verfügung zu stellen wäre unverhältnismäßig. Zusammengefasst schlägt die Verwaltung Folgendes vor: - Die Verwaltung wird den Verteiler für die Sitzungsunterlagen nochmals konsequent durchforsten und auf die unbedingt nötigen Personen und Stellen reduzieren. - Die Verwaltung wird bei der KDVZ zusätzliche RICH-Lizenzen beantragen, so dass eine so genannte „offene Lizenz“ erreicht wird, mit der beliebig viele User ausgestattet werden können. Dann kann den Mandatsträgern, die nicht Ratsmitglieder sind, das Zusatzmodul SD.Net RICH zur Nutzung auf ihren Privatgeräten zuhause und in den Sitzungen angeboten werden. - Allen Ratsmitgliedern, die am papierlosen Sitzungsdienst teilnehmen wollen, werden geleaste Android Tablets zur Verfügung gestellt. Für die private Nutzung der Geräte zahlen die Ratsmitglieder pro Jahr eine Entschädigung in Höhe der Hälfte der jährlichen Leasingrate, also 73,32 Euro. Beschlussvorlage 446.16 Seite 3