Beschlussvorlage (Stellenplanerweiterung 2016 und Aufhebung der Wiederbesetzungssperre hier: Abteilung 22.2 Schulen, Schulsekretariate)

KOLPINGSTADT KERPEN DER BÜRGERMEISTER Amt/Abteilung: 11.1 / Organisation Sachbearbeiter/in: Frau Keune TOP Drs.-Nr.: 403.16 Datum : Beratungsfolge Termin Bemerkungen Haupt- und Finanzausschuss 06.09.2016 Stadtrat 13.09.2016 X 26.07.2016 Öffentlicher Teil Nichtöffentlicher Teil Stellenplanerweiterung 2016 und Aufhebung der Wiederbesetzungssperre hier: Abteilung 22.2 Schulen, Schulsekretariate Durch die Vorlage entstehen keine haushaltsrelevanten Kosten X Durch die zu beschließende Maßnahme entstehen Kosten von 8.000,- € (s. Anlage) Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung; Haushaltsansatz im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: X Mittel müssen über- außerplanmäßig bereitgestellt werden; Im Haushaltsjahr 2016: Produktsachkonto: Deckung: X Mittel sollen im/in folgenden Haushaltsjahr/en veranschlagt werden: 2017 ff X Durch die Vorlage entstehen stellenplanmäßige Auswirkungen (s. Begründung) X Pflichtaufgabe Freiwillige Aufgabe Beschlussentwurf: Der Haupt- und Finanzausschuss beschließt, die Wiederbesetzungssperre für den Bereich der Schulsekretariate aufzuheben; der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt, der Stadtrat beschließt, die Erweiterung des Stellenplans um 0,49 Stellen mit dem Stellenwert EG 6 TVöD in der Abteilung 22.2, Schulsekretariate. Sollte sich im Rahmen der Organisations- und Effizienzuntersuchung für die Schulsekretariate ein geringerer Personalbedarf ergeben, könnte ein möglicher Überhang durch natürliche Fluktuation ausgeglichen werden. Beschlussausfertigung soll erhalten: Sachbearbeiter/in Abteilungsleiter Amtsleiter Zuständiger Dezernent Mitzeichnung Amt 22 Kämmerer Bürgermeister Abt. 10.1 Ratsbüro i.V. Keune Jung Stein Canzler Maus Schaaf Canzler Nimtz MAßNAHME: ______________________________________________ ÜBERSICHT lfd. Jahr Ausgaben / Einnahmen Aufwendungen / Erträge 1. Folgejahr 2. Folgejahr 3. Folgejahr 4. Folgejahr Einmalkosten Ausgaben / Aufwendungen Anschaffungskosten (z.B. Baukosten) Einrichtungskosten Personalkosten Honorare Architekten/Ingenieure o.ä. gesamt: Einnahmen / Erträge Zuschüsse Beiträge gesamt: Aufwand netto: Folgekosten: Aufwendungen Sachkosten (z.B. Unterhaltung) Schuldendienste/Zinsen Abschreibung Personalkosten gesamt 8.000,- 24.000,- 24.500,- 25.000,- 25.500,- 8.000,- 24.000,- 24.500,- 25.000,- 25.500,- Erträge Zuschüsse Gebühren gesamt Beschlussvorlage 403.16 Seite 2 Begründung: Bekanntlich wurde in den Schulsekretariaten der Kolpingstadt Kerpen eine Überprüfung des Stellenbedarfes durchgeführt. Dieser wurde auf Basis des überarbeiteten Aufgabenkataloges der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGST) aus dem Jahre 2014 vorgenommen. Die hierin beschriebenen Aufgaben sowie die jeweils angegebenen Bearbeitungszeiten sind laut KGSt als Orientierungswerte gedacht und nicht durch methodisches Vorgehen ermittelt worden. Es war somit erforderlich den Aufgabenkatalog auf die hiesigen Gegebenheiten anzupassen und die Arbeitszeiten zu ermitteln. In der Vorlage 106.16 wurde ein Mehrbedarf von 10% des Stellenplanvolumens beantragt, der den erhöhten Bedarf aufgrund des sich abzeichnenden Arbeitsvolumens sowie der zusätzlichen Belastung während der Phase der Organisationsuntersuchung bis zum Vorliegen eines konkreten Abschlussergebnisses auffangen sollte. Dieser Stellenbedarf wurde nicht gewährt, sondern zunächst eine weitere Beobachtung der Arbeitsvorgänge in den Schulsekretariaten angeregt. Daraufhin wurden intensive Gespräche vor Ort sowie Beobachtungen des Arbeitsumfeldes und der Arbeitsabläufe in den Schulsekretariaten vorgenommen. Zur Beobachtung wurden Schulsekretariate jeder Schulform und Grundschulen mit unterschiedlichen Größen und sozialen Strukturen ausgewählt. Im Anschluss daran wurden Gespräche mit jedem Schulsekretariat geführt, um die individuellen Belastungen und Besonderheiten zu berücksichtigen. Hierbei konnten Arbeitsabläufe optimiert sowie Verbesserungen in der Arbeitsorganisation erzielt werden. Es wurde deutlich, dass die Aufgaben in den Schulsekretariaten, neben den originären Aufgaben, durch stetig ändernde Vorschriften und neue Projekte geprägt sind. Außerdem wird in den Schulsekretariaten zwischenzeitlich ein großer Anteil an Sachbearbeitung durchgeführt, der unabhängig von schwankenden Schülerzahlen durchgeführt werden muss. Beispielsweise ist durch die Einführung der Schulbudgets ein großer Anteil an Haushaltssachbearbeitung, Bestellwesen sowie Kontoführung wiederzufinden, der ein fester Aufgabenbestandteil in jeder Arbeitswoche darstellt. Gleichzeitig ist das Schulsekretariat Anlaufstelle für Schüler, Eltern und Lehrer, so dass eine hohe Frequentierung mit unterschiedlichsten Belangen zu verschiedenen Zeiten im Sekretariat aufkommt. Die Anliegen jedes Besuchers werden aufgenommen, bearbeitet oder an die zuständigen Stellen weitergeleitet. Zudem laufen auch immer häufiger Beschwerden oder Belange Dritter im Schulsekretariat auf, die zuständigkeitshalber nicht durch die Schulen bearbeitet oder gelöst werden können, z.B. Beschwerden über Lärm auf dem Schulhof nach Schulschluss insbesondere in den Abendstunden. Diese Anliegen können durch die Schule nicht gelöst werden, müssen jedoch an die zuständigen Stellen weitergeleitet oder/und beantwortet werden, welches ebenfalls Arbeitszeit bindet. Darüber hinaus spiegelt sich auch der Wandel der Gesellschaftsstruktur hinsichtlich sozialer Aspekte sowie dem immer weiter auseinander gehenden Bildungsstand der Bevölkerung wieder. Insbesondere Schulen im Einzugsgebiet sozialer Brennpunkte sowie Haupt- und Förderschulen, werden mit den Folgen der zunehmenden Schülerzahl aus bildungsfernen Familien konfrontiert. Diese zeigen oftmals wenig Verständnis für Belange der Schule, reagieren nicht auf Schreiben oder anderweitige Kontaktaufnahme. Darüber hinaus ist eine Gesprächsführung mit Eltern und ggfs. auch Schülern mit Migrationshintergrund aufgrund sprachlicher Barrieren teilweise sehr schwierig und ohne entsprechenden Übersetzer manchmal nicht möglich. Im drastischen Gegensatz hierzu stehen beispielsweise Grundschulen in sozial stabilen Wohngebieten, deren Arbeitszeiten in den einzelnen Aufgabenbereichen deutlich niedriger liegen. Vor diesem Hintergrund macht eine Arbeitszeitbemessung nach Schulformen aufgeteilt keinen Sinn, sondern würde im Mittelwert der einzelnen Arbeitszeiten verfälschte Ergebnisse erzeugen. In den o.a. Schulbesuchen wurden demnach einige Aufgabenbereiche ausgewählt, die aufgrund der äußeren Umstände stark variieren und mit individuellen Arbeitszeiten hinterlegt, so dass die Bemessung des Arbeitsaufkommens jedem Schulsekretariat gerecht wird. Der Verwaltung liegen Überstundennachweise aus den Schulsekretariaten für das erste Halbjahr 2016 vor, die sich auf ca. 400 Stunden belaufen. Dies ist ebenfalls ein Resultat des festgestellten Stellenmehrbedarfs. Beschlussvorlage 403.16 Seite 3 Das Ergebnis der Arbeitszeitbemessung zeigt, dass einige Schulsekretariate mit der bisherigen Arbeitszeit gut auskommen, wohingegen andere deutlich höhere Arbeitszeiten benötigen um das Arbeitsaufkommen bewältigen zu können, dies ist auch in folgender Tabelle zu erkennen: Schule Adolph-Kolping-Schule Kerpen Albertus-Magnus-Schule Mödrath Clemensschule Horrem St. Elisabeth-Schule Blatzheim Europaschule/ Gymnasium Kerpen Evangelische Grundschule Kerpen Martinusschule Kerpen Grundschule im Park Buir Albert-Schweitzer-Schule Brüggen Gemeinschaftsgrundschule Türnich Hauptschule Horrem Mühlenfeldschule Sindorf Rathausschule Horrem Realschule Theodor-Heuss-Schule Kerpen Ulrichschule Sindorf Willy-Brandt-Gesamtschule Summe Ergebnis Abschluss Stellenplan 1 0,62 0,72 0,4 4,35 0,52 0,77 0,4 0,58 0,44 1,12 0,6 0,56 1,37 0,57 0,84 2,33 1,10 0,58 0,79 0,39 4,34 0,56 0,90 0,37 0,57 0,46 1,42 0,74 0,58 1,18 0,59 1,05 2,06 17,19 17,68 Aus der o.a. Tabelle ist ersichtlich, dass zur Erfüllung der Aufgaben in den Schulsekretariaten ein Mehrbedarf an insgesamt 0,49 Stellen mit der Wertigkeit EG 6 TVöD notwendig ist. Die Verwaltung schlägt daher vor, den Stellenbedarf nach angepasstem Modell der KGST zu übernehmen und den Stellenplan rückwirkend zum 01.08.2016 um die vorgenannten Stellen zu erweitern. Aufgrund des nachvollzogenen Stellenmehrbedarfes ist erkennbar, dass auch eine Besetzung der Stellen im Schulsekretariat dringend notwendig ist. Zudem wird von Schulleitungen die Notwendigkeit einer zeitnahen Vertretung der Schulsekretärinnen, vor allem in Schulsekretariaten, in denen nur eine Sekretärin tätig ist, gesehen und angeregt. Mit Schreiben vom 21.10.2015 wurde daher von den Schulleitungen die Einrichtung eines Vertreterpools erbeten. Aufgrund der aktuell bestehenden, teilweise längerfristigen krankheitsbedingten Personalausfälle in den Schulsekretariaten, würde eine Wiederbesetzungssperre eine zusätzliche Einschränkung bedeuten. Hierzu liegt auch ein entsprechender Antrag der CDU-Fraktion vor, dieser ist als Anlage beigefügt. Die Verwaltung schlägt daher vor, die Schulsekretariate der Abteilung 22.2 von der Wiederbesetzungssperre auszunehmen und frei werdende Stellen schnellstmöglich zu besetzen. Beschlussvorlage 403.16 Seite 4