Beschlussvorlage (Interkommunale Zusammenarbeit hier: Abschluss einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung mit der Gemeinde Merzenich zur Übernahme von Personalverwaltungsaufgaben durch die Kolpingstadt Kerpen sowie Erweiterung der Stellenplanes 2016)

KOLPINGSTADT KERPEN DER BÜRGERMEISTER Amt/Abteilung: 11.1 / Organisation Sachbearbeiter: Herr Stingl TOP Drs.-Nr.: 374.16 Datum : Beratungsfolge Termin Bemerkungen Haupt- und Finanzausschuss 06.09.2016 Stadtrat 13.09.2016 X 21.06.2016 Öffentlicher Teil Nichtöffentlicher Teil Interkommunale Zusammenarbeit hier: Abschluss einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung mit der Gemeinde Merzenich zur Übernahme von Personalverwaltungsaufgaben durch die Kolpingstadt Kerpen sowie Erweiterung der Stellenplanes 2016 Durch die Vorlage entstehen keine haushaltsrelevanten Kosten X Durch die zu beschließende Maßnahme entstehen Kosten von ca.17.450 € (s. Anlage) Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung; Haushaltsansatz im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: X Mittel müssen über- außerplanmäßig bereitgestellt werden; Im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: Deckung: Mittel sollen im/in folgenden Haushaltsjahr/en veranschlagt werden: X Durch die Vorlage entstehen stellenplanmäßige Auswirkungen (s. Begründung) Pflichtaufgabe X Freiwillige Aufgabe Beschlussentwurf: Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt/Der Stadtrat beschließt: 1. die interkommunale Zusammenarbeit mit der Gemeinde Merzenich, 2. den Abschluss einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zur Übernahme der Personalverwaltungsaufgaben der Gemeinde Merzenich durch die Personalabteilung der Kolpingstadt Kerpen und Beschlussausfertigung soll erhalten: Sachbearbeiter Abteilungsleiter Amtsleiter Stingl Stein Jung Zuständiger Dezernent Mitzeichnung Dez. / Amt Kämmerer Bürgermeister Abt. 10.1 Ratsbüro i.V. Soentgen Spürck Seidenpfennig 3. die Erweiterung des Stellenplans 2016 um eine zusätzliche Stelle im Umfang von 0,83 Stellen (+0,83 Stellen) mit dem Stellenwert EG 8 TVöD, zunächst befristet für die Dauer der Vertragslaufzeit von 3 Jahren. Sollte sich im Rahmen der Organisations- und Effizienzuntersuchung für die Personalabteilung ein geringerer Personalbedarf ergeben, könnte ein möglicher Überhang durch natürliche Fluktuation ausgeglichen werden. Beschlussvorlage 374.16 Seite 2 MAßNAHME: Abschluss einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung mit der Gemeinde Merzenich zur Übernahme von Personalverwaltungsaufgaben durch die Kolpingstadt Kerpen sowie Erweiterung der Stellenplanes. ÜBERSICHT lfd. Jahr Ausgaben / Einnahmen Aufwendungen / Erträge 1. Folgejahr 2. Folgejahr 3. Folgejahr 4. Folgejahr Ab 09/2016 3.200 9.700 9.700 9.700 9.700 14.250 42.745 43.600 44.400 45.300 17.450 52.445 53.300 54.100 55.000 17.450 52.445 53.300 54.100 55.000 Einmalkosten Ausgaben / Aufwendungen Anschaffungskosten (z.B. Baukosten) Einrichtungskosten Personalkosten Honorare Architekten/Ingenieure o.ä. gesamt: Einnahmen / Erträge Zuschüsse Beiträge gesamt: Aufwand netto: Folgekosten: Aufwendungen Sachkosten (z.B. Unterhaltung) Schuldendienste/Zinsen Abschreibung Personalkosten gesamt Erträge Erstattung Gebühren gesamt Beschlussvorlage 374.16 Seite 3 Begründung: Im Rahmen seines Antrittsbesuches bei den Nachbarkommunen hat der Bürgermeister der Gemeinde Merzenich sein Interesse an interkommunaler Zusammenarbeit signalisiert. Da innerhalb der Gemeinde Merzenich eine Personalfluktuation im Bereich der Personalverwaltung ansteht, wurde seitens der Gemeinde Merzenich ein konkretes Interesse an einer interkommunalen Zusammenarbeit in diesem Bereich bekundet. Die Gemeinde Merzenich grenzt unmittelbar an die Kolpingstadt Kerpen an und ist ebenfalls von Umsiedlungsmaßnahmen durch die Ausbreitung des Tagebaus Hambach betroffen. Hier gibt es gemeinsame Interessen und Möglichkeiten für abgestimmtes, gemeinsames Handeln. Eine Interkommunale Zusammenarbeit mit einer Kommune des Kreises Düren eröffnet Möglichkeiten für weitere Zusammenarbeit mit anderen Kommunen des Kreises Düren und könnte im Falle eines Erfolges als Türöffner dienen. Auch in der Zusammenarbeit mit der Gemeinde Merzenich könnten sich weitere Projekte auf anderen Ebenen für Kooperationen eignen. Im Personalbereich kann die Kolpingstadt Kerpen von den Erfahrungen der Gemeinde Merzenich im Umgang mit der elektronischen Personalakte profitieren und ggf. an Hand von praktischen Erfahrungen den Einstieg in die eigene Anwendung der elektronischen Personalakte vornehmen. Auch in den Bereichen der Personalentwicklung und Ausbildung sind positive Effekte für die Kolpingstadt Kerpen denkbar. Die Gemeinde Merzenich ist ebenfalls an das Rechenzentrum der KDVZ angebunden und nutzt dort die gleichen Anwendungen im Personalverwaltungsbereich wie die Kolpingstadt Kerpen. Da die Grundvoraussetzungen geeignet sind, wurden mehrere Abstimmungsgespräche auf unterschiedlichen Ebenen geführt und festgestellt, dass eine interkommunale Zusammenarbeit möglich und für beide Seiten nützlich sein kann. Die Personalverwaltung der Kolpingstadt Kerpen würde, neben den derzeit ca. 950 eigenen Personalabrechnungsfällen, nach derzeitigem Stand zusätzlich 121 Personalfälle der Gemeinde Merzenich betreuen. Die Zusammenarbeit soll auf Basis einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung begründet werden (abgestimmter Entwurf ist als Anlage beigefügt). Die Vereinbarung soll zum nächst möglichen Zeitpunkt zunächst befristet auf drei Jahre geschlossen werden. Zum Ende der Laufzeit soll ein Evaluierungsgespräch stattfinden und einvernehmlich über die Fortführung der Vereinbarung entschieden werden. Dann verlängert sich die Vereinbarung immer automatisch um zwei Jahre, wenn sie nicht sechs Monate vor Vertragsablauf gekündigt wird. Die Gemeinde Merzenich erstattet der Kolpingstadt Kerpen die Kosten einer Stelle der Entgeltgruppe 8 TVÖD im Umfang von 0,83 Stellen, sowie die Kosten eines Arbeitsplatzes. Die Werte werden aus dem Bericht „Kosten eines Arbeitsplatzes“ in der jeweils aktuellen Fassung (z.Zt. 16/2015) ermittelt. Die Erstattung der Gemeinde Merzenich beträgt: Personalkosten für 0,83 Stellen : Kosten eines Arbeitsplatzes : Insgesamt: 42.745 € 9.700 € 52.445 € Der Rat der Gemeinde Merzenich hat in seiner Sitzung am 07.07.2016 der interkommunalen Zusammenarbeit mit der Kolpingstadt Kerpen und dem Abschluss einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung in der vorliegenden Form zugestimmt. Bei Übernahme der Personalverwaltungsaufgaben der Gemeinde Merzenich durch die Personalabteilung der Kolpingstadt Kerpen ist eine personelle Verstärkung notwendig. Der Beschlussvorlage 374.16 Seite 4 Stellenplan 2016 sollte im Umfang von 0,83 Stellen der Entgeltgruppe 8 TVöD erweitert und die Stellenbesetzung im notwendigen Umfang in diesem Bereich erfolgen. Die Verwaltung schlägt vor, eine interkommunale Zusammenarbeit mit der Gemeinde Merzenich und den Abschluss einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zu beschließen. Außerdem wird vorgeschlagen, den Stellenplan 2016 zu erweitern und die Einrichtung einer zusätzlichen Stelle im Umfang von 0,83 Stellen (+0,83 Stellen) mit dem Stellenwert EG 8 TVöD, zunächst befristet für die Dauer der Vertragslaufzeit von 3 Jahren, zu beschließen. Sollte sich im Rahmen der Organisations- und Effizienzuntersuchung für die Personalabteilung ein geringerer Personalbedarf ergeben, könnte ein möglicher Überhang durch natürliche Fluktuation ausgeglichen werden. Beschlussvorlage 374.16 Seite 5