Beschlussvorlage (Öffentlich-rechtliche Vereinbarung)

Neufassung vom 01.09.2016 nach redaktionellen Änderungen durch die Kommunalaufsicht Öffentlich-rechtliche Vereinbarung über die Interkommunale Zusammenarbeit in der Personalverwaltung zwischen der Kolpingstadt Kerpen, vertreten durch den Bürgermeister und der Gemeinde Merzenich, vertreten durch den Bürgermeister Präambel Aufgrund stetig steigender Anforderungen und nachvollziehbar gestiegener Ansprüche der Beschäftigten, der höheren Komplexität der Themen, des sich ständig ändernden Tarifrechts und der Berücksichtigung der aktuellen Rechtsprechung, sowie mit Blick auf den zukünftigen demographischen Wandel und optimalerer Ausnutzung von technischen Möglichkeiten verfolgen die Kolpingstadt Kerpen und die Gemeinde Merzenich gemeinsame Interessen und Ziele. Die Kommunen sind daher bzgl. der Wahrnehmung von Aufgaben einer Personalverwaltung in Interkommunaler Zusammenarbeit übereingekommen. Mit der folgenden mandatierenden öffentlich-rechtlichen Vereinbarung, gemäß § 1 und §§ 23ff des Gesetzes über die kommunale Gemeinschaftsarbeit (SGV.NRW 202) in der jeweils geltenden Fassung, soll der Grundstein für die Interkommunale Zusammenarbeit in der Personalverwaltung dieser beiden Kommunen gelegt und als ein Pilotprojekt angesehen werden. Diese soll zukünftig möglichst umfassend wahrgenommen und aus Sicht der Kolpingstadt Kerpen auf weitere Kommunen ausgeweitet werden, um Know-how zu bündeln und handlungsfähiger zu werden. §1 Allgemeines Im Hinblick auf eine angestrebte Erweiterung der Aufgaben in der Personalverwaltung, die in Interkommunaler Zusammenarbeit wahrgenommen werden sollen, soll mit dieser Vereinbarung ein erstes, bereits umfangreiches, Paket an Leistungen vereinbart werden, mit der Option dieses in Zukunft zu erweitern. Insbesondere die Einführung der elektronischen Personalakte und eines Workflow – Systems für den Bereich der Personalverwaltung sollen zukünftig verfolgt werden. §2 Beteiligte und Aufgaben Als Vertragskommune verpflichtet sich die Kolpingstadt Kerpen gegenüber der Gemeinde Merzenich, dass die Kolpingstadt Kerpen als vertragliche Erfüllungsgehilfin für die Gemeinde Merzenich tätig wird. Die Kolpingstadt Kerpen wird die in der Anlage 1 benannten Aufgaben für die Gemeinde Merzenich durchführen. Über den weiterhin bestehenden Zugriff auf das Fachverfahren kann und soll die Gemeinde Merzenich die ordnungsgemäße Aufgabenerledigung durch die Kolpingstadt Kerpen kontrollieren. Festgestellte Unregelmäßigkeiten sind der Kolpingstadt Kerpen unverzüglich mitzuteilen. Weiterhin sollen bisher nicht berücksichtigte Leistungen in den Katalog aufgenommen werden können. Diese sind durch Abstimmungen zwischen den Kommunen zu vereinbaren. Zusätzliche Leistungen, die über das bestehende Kostenvolumen hinausgehen, können vereinbart werden und sind gesondert zu erstatten. §3 Personal Die Zeiten für den Bedarf von Personal für die Leistungen nach Anlage 1 dieser Vereinbarung sind von der Kolpingstadt Kerpen in Abstimmung mit der Gemeinde Merzenich ermittelt worden. Die Kolpingstadt Kerpen ist selbstverantwortlich für die sach- und fachgemäße Durchführung der ihr übertragenen Aufgaben. Somit stellt sie zudem sicher, dass eine termingerechte Bearbeitung erfolgt. Hierzu benötigtes Personal wird von der Kolpingstadt Kerpen gestellt. Die Unterbringung des Personals, die Dienstaufsicht über das Personal und die Schaffung der technischen Infrastruktur obliegen zudem der Kolpingstadt Kerpen. §4 Kosten Die vereinbarten Leistungen entsprechen nach der gemeinsamen Ermittlung aus § 3 dieser Vereinbarung einem Stellenanteil von 0,83 Vollzeitstellen der Entgeltgruppe 8 TVöD. Die Erstattung erfolgt auf der Basis des KGSt – Berichtes „Kosten eines Arbeitsplatzes“ (Verwaltung) in der jeweils aktuellen Fassung (z.Zt. KGSt – Bericht Nr. 16/2015). Der jährliche Kostenanteil wird neu vereinbart, wenn eine der Kommunen nachweist, dass der zu entrichtende Kostenanteil um mehr als 10 % von den tatsächlichen Kosten abweicht und/oder sich die Beschäftigtenzahl maßgeblich verändert. Der Abrechnungszeitraum ist jeweils ein Haushaltsjahr. Die Erstattung der Kosten durch die Gemeinde Merzenich erfolgt in monatlichen Abschlagsbeträgen. Die jährliche Aufwandentschädigung beträgt zurzeit 52.445 €. Der monatliche Abschlag beträgt zurzeit 4.370,42 € und soll jeweils zum 25. eines Monats auf das Konto der Kolpingstadt Kerpen Kreissparkasse Köln, IBAN: DE52 3705 0299 0149 0000 13, SWIFT BIC: COKSDE33 unter Angabe des Verwendungszweckes „Interkommunale Zusammenarbeit Personalwesen Merzenich“ in einem Betrag überwiesen werden. Die Kosten für die Nutzung des Mandanten „280 Merzenich“ im Fachverfahren „Loga“ werden direkt von der Gemeinde Merzenich an die kdvz Rhein-Erft-Rur erstattet. Die Auszahlung aller Entgeltbestandteile erfolgt auf Grundlage der Daten aus dem Fachverfahren „Loga“ direkt durch die Gemeinde Merzenich in deren Finanzverfahren. §5 Datenzugriff und Datenschutz Zum vereinbarungsgerechten Durchführen der in Anlage 1 genannten Leistungen ist es notwendig, dass die Kolpingstadt Kerpen Zugang zu den Daten der Beschäftigten der Gemeinde Merzenich erhält. Durch eine Mandatur über die kdvz wird ein gesicherter Zugriff gewährleistet. Demnach wird der Kolpingstadt Kerpen durch die Gemeinde Merzenich eine Berechtigung auf das Fachverfahren zur Bearbeitung der notwendigen Daten eingeräumt. Der generelle Zugriff auf diese Daten durch die Gemeinde Merzenich bleibt erhalten. Die Kolpingstadt Kerpen verpflichtet sich auf die vertrauliche Behandlung der Daten der Beschäftigten der Gemeinde Merzenich gemäß Datenschutzgesetz NRW. §6 Datenaustausch Die Gemeinde Merzenich unterstützt die Kolpingstadt Kerpen bei Erbringung der vertraglichen Leistungen in angemessenem Umfang. Sie verpflichtet sich, alle zur Verarbeitung notwendigen Daten und Unterlagen möglichst frühzeitig und vollständig zur schnellstmöglichen Bearbeitung an die Kolpingstadt Kerpen weiterzuleiten und die in ihrer Zuständigkeit verbleibenden Vor-/Zuarbeiten rechtzeitig zu erledigen. Spätester Termin für die Berücksichtigung von Änderungsdaten für die nächste Monatsabrechnung ist der 10. des jeweiligen Monats. Die Zurverfügungstellung kann auf dem Postweg, dem elektronischen Postweg, via E-Mail, durch digitalen Scan oder per Bote erfolgen. §7 Haftung Verursacht die Kolpingstadt Kerpen bei der ausgeübten Tätigkeit aufgrund dieser Vereinbarung für die Gemeinde Merzenich einen Schaden, so muss sich die Gemeinde Merzenich so stellen lassen, als ob ihr eigenes Personal gehandelt hätte. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Haftungsbestimmungen des BGB; insofern sind Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit nicht ausgeschlossen. Versicherungsrelevante Aspekte sind Eigenschadensversicherung abzustimmen. mit den jeweiligen Versicherungsträgern der Es entstehen zudem keinerlei nachteilige Rechtsfolgen für die Kolpingstadt Kerpen, sofern sie die vereinbarten Leistungen infolge von Arbeitskampf, höherer Gewalt oder anderer vergleichbarer Umstände (wie z.B.: Pandemie) nicht erbringen kann. Die Kolpingstadt Kerpen ist in diesem Fall jedoch verpflichtet der Gemeinde Merzenich unverzüglich schriftlich Mitteilung über den entsprechenden Sachstand zu geben. Die Gemeinde Merzenich ist in diesem Falle für die unterbrochene Zeit von der Zahlungspflicht nach § 4 dieser Vereinbarung befreit. §8 Informationsaustausch Die Kommunen arbeiten vertrauensvoll zusammen. Sie verpflichten sich, einen ständigen Informationsaustausch über den vollen Umfang des Entwicklungsprozesses der Durchführung der Vereinbarung zu wahren. Dieser soll in einem vierteljährlichen Turnus erfolgen. Auftretende Probleme sollen unverzüglich und einvernehmlich einer Lösung zugeführt werden. Die Gemeinde Merzenich und die Kolpingstadt Kerpen benennen jeweils eine Ansprechpartnerin/einen Ansprechpartner, welche/r als koordinierende Stelle in der Kommune fungiert. für die Gemeinde MERZENICH: für die Kolpingstadt Kerpen: Michael Höhn Thomas Klütsch Tel.: 02421/399-150 Tel.: 02237/58-347 eMail: mhoehn@gemeinde-merzenich.de thomas.kluetsch@stadt-kerpen.de Ein Wechsel der Ansprechpartnerin/des Ansprechpartners ist dem Vertragspartner unverzüglich und unaufgefordert mitzuteilen. §9 Dauer, Anpassung und Kündigung Die vorliegende Vereinbarung wird ab dem 01.09.2016 zunächst befristet auf drei Jahre geschlossen. Zum Ende der Laufzeit soll ein Evaluierungsgespräch zwischen der Kolpingstadt Kerpen und der Gemeinde Merzenich geführt werden und einvernehmlich über die Fortführung der Vereinbarung entschieden werden. Die Vereinbarung verlängert sich immer automatisch um zwei Jahre, wenn sie nicht sechs Monate vor Vertragsablauf gekündigt wird. Die Kündigung bedarf der Schriftform. Im Falle einer Kündigung sind von der Kolpingstadt Kerpen alle vorhandenen Dokumente (z.B. Kindergeldakten) an die Gemeinde Merzenich zu übergeben und eventuell vorhandene Kopien (auch elektronischer Art) zu vernichten. Des Weiteren ist der Zugang zum Fachverfahren für die Kolpingstadt Kerpen von der Gemeinde Merzenich zu deaktivieren. Änderungen, Erweiterungen der Vereinbarungen und Nebenabreden bedürfen der Schriftform. § 10 Salvatorische Klausel Die Kolpingstadt Kerpen und die Gemeinde Merzenich verpflichten sich, die Inhalte dieser Vereinbarung auch vor Ablauf der Gültigkeitsdauer erneut zu verhandeln, wenn wesentliche Änderungen der in Anlage 1 beschriebenen Leistungen in qualitativer oder quantitativer Hinsicht absehbar oder eingetreten sind und das Festhalten an der ursprünglichen Regelung für eine Vertragspartei nicht zuzumuten ist. Jede Vertragspartei kann somit eine Anpassung jedes Vereinbarungsinhaltes an die geänderten Verhältnisse verlangen. Die Änderungen müssen in beiderseitigem Einverständnis erfolgen. Falls Regelungen oder Absprachen ungültig werden oder rechtswidrig sein sollten, ist eine Anpassung der Vereinbarung vorzunehmen. Im Falle von Streitigkeiten über die Anpassung durch die beiden Kommunen ist stets im Sinne einer gedeihlichen Zusammenarbeit, die wirtschaftlich sinnvollste Lösung zu wählen. Die Vereinbarung wird durch Teilunwirksamkeit nicht im Gesamten unwirksam. § 11 Inkrafttreten Die Vereinbarung tritt am Tage nach ihrer Bekanntmachung in Kraft, frühestens jedoch am 01.09.2016. Kolpingstadt Kerpen, den ________________________________ ________________________________ Kolpingstadt Kerpen Gemeinde Merzenich Bürgermeister Herr Dieter Spürck Bürgermeister Herr Georg Gelhausen Anlage 1 Zu erledigende Aufgaben: In allen Beteiligungsangelegenheiten, sowie bei Verträgen, Urkunden und den Aufgaben als Familienkasse (Kindergeldangelegenheiten) erfolgt die unterschriftsreife Vorbereitung durch die Kolpingstadt Kerpen. 1. Personalbeschaffung Fertigung der Stellenausschreibungen nach Vorgabe Bearbeitung eingehender Bewerbungen Fertigung von Bewerbungsübersichten auf der Basis der Anforderungsprofile Abwicklung der Bewerbungen nach Auswahlentscheidung durch die Gemeinde Merzenich 2. Personalverwaltung o Führen der Personalakten (anlegen/verwalten/pflegen, inkl. Ablage des allgemeinen Schriftverkehrs). o Abwicklung z.B. Einstellung, Versetzung, Beförderung, Veränderung und Austritte. o Erstellen von Ausbildungs- / Arbeitsverträgen, Zeugnissen, Abmahnungen und Aufhebungsverträgen in Verbindung mit dem Arbeitsverhältnis nach Absprache und Vorgabe. o Überwachung und Anpassung der Gehälter entsprechend den vorgegebenen Arbeitsverträgen, Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen, jeweils nach Absprache. o Reisekostenabrechnung o Führen des Schriftverkehrs mit Behörden, Ämtern, Krankenkassen, Berufsgenossenschaften, Abrechnungsstellen, Versorgungskassen, Versicherungen sowie Vertragspartnern in Verbindung mit der Personalverwaltung. o Erstellen von Bescheinigungen in Verbindung mit dem Arbeitsverhältnis. o Ansprechpartner für alle Mitarbeiter, Behörden, Ämter, Krankenkassen, Berufsgenossenschaften, Abrechnungsstellen, Versicherungen sowie Vertragspartnern in Verbindung mit der Personalverwaltung. o Zeitmanagement/ Überwachung, z.B. von Fehlzeiten, Überstunden, Urlaubsinanspruchnahme. 3. Personalabrechnung o Führung der Abrechnungs-Personalakte o Mitarbeiterbetreuung hinsichtlich der Entgeltabrechnung o Termingerechte Erstellung der monatlichen Abrechnungen o Erfassung von Ein- und Austritten o Pflege von Personalstammdaten o Erfassung variabler Lohndaten o Prüfung KV-Pflicht/ KV-Freistellung zu Jahresbeginn o Pfändungsbearbeitung o Lohnsteueranmeldung o Ausstellung von Bescheinigungen o Begleitung von externen Prüfungen o o o o o Jahresmeldungen (bspw. Unfallkasse, Schwerbehinderte) o Meldung, z.B. Arbeitsamtsmeldungen, Lohnsteueranmeldungen, Entgeltnachweise an die Sozialversicherungen. 4. Haushaltsangelegenheiten o Erstellen des Stellenplanes o Führen einer Stellenbesetzungsliste o Kostenstellenreport mit Aufteilung der Kosten nach Kostenstellen und Lohnarten o Personalkostenhochrechnung o Vierteljährlicher Bericht über die Personalkostenentwicklung 5. Aufgaben der Familienkasse 6. Allgemeines Sofern eine durch die Kolpingstadt Kerpen zu erbringende Leistung beteiligungspflichtig ist, ist die Kolpingstadt Kerpen auch für die Durchführung eines ordnungsgemäßen und zeitgerechten Beteiligungsverfahrens zuständig. Die Erledigung der o.g. Aufgaben erfolgt auf in dem in der Kolpingstadt Kerpen üblichen Bearbeitungsstandard. Sofern sich die Tätigkeiten auf Eingaben im Fachverfahren beschränken ist die Kolpingstadt Kerpen zur Erbringung der vertraglichen Leistungen darauf angewiesen, dass die Gemeinde Merzenich alle zur Verarbeitung notwendigen Daten und Unterlagen möglichst früh und vollständig zur Verfügung stellt und die in ihrer Zuständigkeit verbleibenden Vor-/Zuarbeiten rechtzeitig erledigt. Spätester Termin für die Berücksichtigung von Änderungsdaten für die Monatsabrechnung ist der 10. des jeweiligen Monats. (vgl. § 6 der Vereinbarung). Eine Möglichkeit der „Kontrolle“ durch die Gemeinde Merzenich besteht auf Grund des nach wie vor bestehenden Zugriffs auf die Fachanwendung.