Beschlussvorlage (Neues Vergabeverfahren; hier. Anfrage der Fraktion B90/Die Grünen)

KOLPINGSTADT KERPEN DER BÜRGERMEISTER Amt/Abteilung: 20.4 / Beitragsangelegenheiten TOP und zentrale Vergabestelle Bearbeiterin: Ilse Schilling Drs.-Nr.: 455.16 Datum : Beratungsfolge Termin Haupt- und Finanzausschuss X 30.08.2016 Bemerkungen 06.09.2016 Öffentlicher Teil Nichtöffentlicher Teil Neues Vergabeverfahren; hier. Anfrage der Fraktion B90/Die Grünen X Durch die Vorlage entstehen keine haushaltsrelevanten Kosten Durch die zu beschließende Maßnahme entstehen Kosten von ___ € (s. Anlage) Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung; Haushaltsansatz im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: Mittel müssen über- außerplanmäßig bereitgestellt werden; Im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: Deckung: Mittel sollen im/in folgenden Haushaltsjahr/en veranschlagt werden: Durch die Vorlage entstehen stellenplanmäßige Auswirkungen (s. Begründung) Pflichtaufgabe Freiwillige Aufgabe Beschlussentwurf: Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zur Kenntnis. Beschlussausfertigung soll erhalten: Sachbearbeiter/in Abteilungsleiterin Amtsleiter Zuständiger Dezernent Schilling Schaaf Canzler Mitzeichnung Dez. / Amt Kämmerer Bürgermeister Abt. 10.1 Ratsbüro Schaaf Spürck Nimtz Begründung: Die zentrale Vergabestelle hat sich schon sehr früh, nämlich bereits 2010, mit der Einführung einer Vergabesoftware beschäftigt. Die bisherige Arbeitsweise unter Verwendung verschiedener Programme und Datenbanken war zeitaufwändig und umständlich. Hauptgrund für die Anschaffung des „Vergabemanagers“ im Jahr 2013 war aber die Möglichkeit, Vergaben elektronisch durchzuführen. Der Vergabemanager ist eine eVergabe-Lösung, welche den Vergabeprozess vollständig abbildet und den aufwändigen, stark arbeitsteiligen Prozess unterstützt. Die Software führt dabei nicht nur rechtskonform durch den gesamten internen Prozess der Vorbereitung, sondern unterstützt auch bei Veröffentlichung einer Ausschreibung sowie der Prüfung und Wertung der eingehenden Angebote bis zum Zuschlag. Der Vergabemanager arbeitet nach einem streng juristischen Workflow. Durch die vorgegebene Programmführung werden Fehler im Ablauf vermieden. Weiterhin sind die Vordrucke des Bundes, angepasst auf die landespezifischen Anforderungen in Nordrhein-Westfalen, hinterlegt. Rechtsänderungen werden über Updates eingepflegt und ersparen es der Zentralen Vergabestelle, hier selbst tätig werden zu müssen. Durch die inzwischen gewonnene Praxis mit der Software ist die Kolpingstadt Kerpen sehr gut gerüstet, den Vorgaben ab 2017 Rechnung zu tragen. Die bisher gesammelten Erfahrungen mit der Einführung einer Vergabesoftware und Umstellung auf elektronische Vergabe hat der bisherige Leiter der zentralen Vergabestelle der Kolpingstadt Kerpen, Herr Melchert, auf dem Symposium des Ministeriums für Inneres und Kommunales des Landes Nordrhein-Westfalen im vergangenen Jahr in Wuppertal vorgestellt. Das 16. ÖVSymposium in Wuppertal stand unter dem Motto „Auf dem Weg zur digitalen Verwaltung“. Dort trafen sich rund 600 Fach- und Führungskräfte aus verschiedenen Institutionen der nordrheinwestfälischen Landesverwaltung, der Kommunen und der Wirtschaft bei interessanten Vorträgen, Diskussionen und zum Networking. Seit Anfang 2014 werden im Zuständigkeitsbereich der Zentralen Vergabestelle, d.h. bei allen Vergaben über 10.000 € netto, die Angebotsunterlagen über die Vergabeplattform elektronisch veröffentlicht. Interessierte Bieter können sich die Angebote in Papierform oder elektronisch anfordern. Hierzu müssen sie sich beim Deutschen Ausschreibungsblatt registrieren lassen. Die Basisversion der Registrierung ist kostenlos. Angebote können seitdem elektronisch abgegeben werden. Für eine Übergangszeit wurden Ausschreibungen vom Deutschen Ausschreibungsblatt zusätzlich auch in Papierform den Unternehmen zugesandt. Eine Ausnahme bildete auch das Projekt Umsiedlung Manheim, für das alle Ausschreibungen in Papierform versandt wurden. Seit 2014 sind allerdings bisher nur vier elektronische Angebote abgegeben worden. Daran ist zu erkennen, dass die Bieter die elektronische Vergabe noch nicht als vorteilhafte Möglichkeit der Angebotsabgabe erkannt haben. Hier wird das eigentliche Problem bei der Umstellung auf elektronische Vergabe gesehen. Auf manche Ausschreibungen wurde kein einziges Angebot abgegeben, als Ursache wird u.a. auch die elektronische Ausschreibung in Betracht gezogen. Die zentrale Vergabestelle hat auf die Beobachtung reagiert und mit einer Veröffentlichung auf der Homepage der Kolpingstadt Kerpen unter der Rubrik Bekanntmachungen im Januar 2016 eine allgemeine Information für die Bieter veröffentlicht. Außerdem wurden im April 2016 alle bisher nicht registrierten Bieter aus der Unternehmerdatei persönlich über den Postweg angeschrieben. Es wurde dafür geworben, sich registrieren zu lassen. Aus den Rückläufen ergaben sich neben nachgeholten Registrierungen zwei hauptsächliche Reaktionen, nämlich dass die Bieter Beschlussvorlage 455.16 Seite 2 misstrauisch bezüglich der kostenlosen Registrierung waren oder sich über die „neumodischen“ Abläufe beschwerten. Die Bearbeitung hier im Hause verläuft unproblematisch. Zugriff auf die Vergabesoftware hat bislang außer der Zentralen Vergabestelle nur das RPA. Für eine durchgängige elektronische Bearbeitung, z.B. Prüfung der Angebote durch die Fachämter usw., müssten weitere Lizenzen angeschafft werden. Durch den Einsatz der Software wird grundsätzlich Arbeitszeit eingespart. Allerdings führen die fehlenden Rückläufe zu zeitlichem Mehraufwand. Zur Vermeidung fehlender Angebote werden noch immer regelmäßig die potentiellen Bieter bei beschränkten oder freihändigen Verfahren individuell per Mail über eine bevorstehende Ausschreibung informiert und gebeten, an der Ausschreibung teilzunehmen. Die Wiederholung von Ausschreibungen belastet neben der zentralen Vergabestelle auch die Fachämter. Dort müssen die Ausschreibungsunterlagen bezüglich der Ausführungsfristen überarbeitet werden. An laufenden Kosten fallen pro Jahr die Lizenzgebühren in Höhe von 2.570,40 € für insgesamt 6 Lizenzen an. Die Bereitstellung einer unbegrenzten Anzahl von Ausschreibungen auf der Vergabeplattform kostet jährlich 1.188 €. Hinzu kommen Druck- und Versandkosten für im Einzelnen angeforderte Ausschreibungsunterlagen in Papierform nach Umfang der Unterlagen. Für die Zukunft wird mittelfristig geprüft, ob es denkbar und wirtschaftlich wäre, einen kompletten digitalen Vergabeworkflow unter Einbindung der Finanzbuchhaltung einzuführen. Beschlussvorlage 455.16 Seite 3