Beschlussvorlage (Prioritätenliste Hochbaumaßnahmen)

KOLPINGSTADT KERPEN DER BÜRGERMEISTER Amt/Abteilung: 24.2 / Gebäude- und Energie- TOP wirtschaft, Klimaschutzmaßnahmen, Bäder Sachbearbeiter/in: Frau Leung/ Herr Floryszak Drs.-Nr.: 461.16 Datum : Beratungsfolge Termin Stadtrat X 06.09.2016 Bemerkungen 13.09.2016 Öffentlicher Teil Nichtöffentlicher Teil Prioritätenliste Hochbaumaßnahmen X Durch die Vorlage entstehen keine haushaltsrelevanten Kosten Durch die zu beschließende Maßnahme entstehen Kosten von ___ € (s. Anlage) Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung; Haushaltsansatz im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: Mittel müssen über- außerplanmäßig bereitgestellt werden; Im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: Deckung: Mittel sollen im/in folgenden Haushaltsjahr/en veranschlagt werden: Durch die Vorlage entstehen stellenplanmäßige Auswirkungen (s. Begründung) Pflichtaufgabe Freiwillige Aufgabe Beschlussentwurf: Der Stadtrat nimmt die beigefügte Prioritätenliste Hochbaumaßnahmen zur Kenntnis. Beschlussausfertigung soll erhalten: Sachbearbeiter/in Abteilungsleiter/in stv. Amtsleiter/in Zuständiger Dezernent Mitzeichnung Dez. / Amt 18 Leung Floryszak Schwister Vaaßen Kämmerer Bürgermeister Abt. 10.1 Ratsbüro Spürck Nimtz Begründung: In der Sitzung des Stadtrates am 05.07.2016 erklärte die Verwaltung auf Anfrage, dass zur Vorlage für die politischen Gremien eine Prioritätenliste erarbeitet werde. Weiterhin wurde in der Sitzung des Bau- und Feuerschutzausschusses am 25.08.2016 die Erwartung geäußert, eine solche Prioritätenliste aktualisiert dem Bau- und Feuerschutzausschuss in jeder Sitzung vorzulegen. Die als Anlage beigefügte Übersicht stellt nunmehr die Projekte aus der Sicht der Abteilung Hochbau dar. Sie enthält die laufenden Projekte sowie Projekte, die zukünftig erwartet werden und zum Teil als Ideenkonzept ohne konkrete Beschlussfassung aufgeführt sind. Die Übersicht soll zudem dem Stadtrat als Grundlage für die entsprechenden Festlegungen der jeweiligen Prioritäten einzelner - insbesondere zukünftiger – Projekte dienen, sowie die Möglichkeit geben, hierauf mit entsprechendem Personal bzw. Planungs- oder Dienstleistungsaufträgen zu reagieren. Erläuterung der Übersicht: Die Übersicht enthält im ersten Teil eine Zuordnung der einzelnen Projekte zu den jeweiligen Sachbearbeiter/innen des Hochbauamtes (ausschließlich Architektenleistungen) einschl. der Darstellung einer Zeitschiene, die die Auslastung der jeweiligen Sachbearbeiter/innen für ein Zeitfenster bis Mitte des Jahres 2019 visualisiert. Projekte, bei denen ggf. Fördermöglichkeiten bestehen, wurden „lila“ gekennzeichnet. Innerhalb der jeweiligen Projektliste pro Sachbearbeiter/in wurde die jeweilige aktuelle Priorität in einer Ampeldarstellung abgebildet. (A/B/C). A (Rot) = B (Gelb)= C (Grün)= Hohe Priorität. Dringend erforderliche Bearbeitung notwendig auf Grund des aktuellen Baufortschrittes. Mittlere Priorität. Nachlauf aus bereits abgeschlossenen Projekten (u.a. Rechnungsabwicklung, Überwachung Gewährleistung), kontinuierliche Maßnahmen wie Brandschutz – bedingt flexibel in der Bearbeitung aber nicht gänzlich disponibel Niedrige Priorität. Projekt kann bis auf weiteres zurück gestellt oder verschoben werden und zum späteren Zeitpunkt realisiert werden – keine rechtliche Verpflichtung oder Gründe der Gefahrenabwehr Mit den A- und B-Maßnahmen sind die Architekten/innen der Hochbauabteilung zurzeit in vollem Umfang - wie in der Zeitschiene dargestellt –ausgelastet. Ebenso wird ersichtlich, dass ab Frühjahr/ Sommer 2017 hier wieder Kapazitäten frei werden. Am Ende der Übersicht („Offene Projekte“) sind die aktuell offenen Projekte aufgelistet, für die momentan keine zeitlichen und zum Teil auch fachlichen Personalkapazitäten für eine sofortige Bearbeitung in der Hochbauabteilung vorhanden sind. D.h., dass hier durch die Politik Entscheidungen hinsichtlich der Priorität zu treffen sind, welche Projekte als nächstes von der Hochbauabteilung – ggf. verbunden mit Personalaufstockung oder der Beauftragung von externen Dienstleistern bzw. Planern - bearbeitet werden sollen. Laufende Maßnahmen mit A-Priorität können hierbei nicht zurück gestellt werden, da diese sich zurzeit sich im Bau befinden. Zusätzlich stellt sich auch die Frage, ob tatsächlich alle offenen Projekte zur Ausführung kommen sollen, da diese sich teilweise auch in einem Konzeptstadium befinden und sowohl eine politische Beschlussfassung als auch eine Finanzierung nicht vorliegen. Bei der Festlegung der Priorität für die „offenen Projekte“ sind folgende Varianten denkbar: Beschlussvorlage 461.16 Seite 2 1. Kolpingstadt tritt nicht als Bauherrin auf a) Investorenmodell Ein Investor errichtet und betreibt ein städtisches Objekt (Beispiel: KITA). Die Kolpingstadt tritt lediglich als Nutzer auf. Im Zweifel kann die Einrichtung aber auch von einem anderen Träger betrieben werden (s. aktuelle Überlegungen bzgl. der KITA’s Horrem und Sindorf). b) Treuhandmodell Die entsprechenden Projekte werden im Auftrag der Kolpingstadt treuhänderisch von Dritten abgewickelt (Beispiel DSK). Die Kolpingstadt übernimmt nach Fertigstellung den Betrieb. Vorteil der Varianten 1a) und 1b): es wird kein städtisches Personal aus dem Bereich Hochbau in der Errichtungsphase eingesetzt (im Zweifel auch nicht während der Betriebsphase; s. Ziffer 1a)). Die bei den einzelnen Mitarbeiter/innen in der beigefügten Übersicht dargestellte Priorität muss nicht geändert werden. Ggf. müsste eine Stabsstelle im Dezernat III zur Leitung dieser „Sonderprojekte“ gebildet werden. 2. Kolpingstadt tritt als Bauherrin auf a) Einbindung eines externen Projektsteuerers Dieses Modell entlastet die Hochbauabteilung insbesondere im Rahmen der Baubegleitung. Je nach Größe des Projektes ist auch die Einrichtung einer Stabsstelle „Großvorhaben“ hausintern sinnvoll, um alle erforderlichen Aufgaben der hausinternen Baubegleitung (u.a. Kostenverfolgung, Erarbeitung von Sitzungsvorlagen, Information der Öffentlichkeit) zu koordinieren. Somit könnte sich die Hochbauabteilung auf ihre eigentlichen Architektenaufgaben konzentrieren. Dies wurde in der Vergangenheit bereits bei einigen größeren Bauvorhaben praktiziert. Allerdings sind hierfür ebenfalls Personalkapazitäten erforderlich (außerhalb des Architektenbereiches). b) Beauftragung eines GU Da der GU sämtliche Architekten- und Bauleistungen übernimmt und den Bau schlüsselfertig anbietet, führt dies ebenso zu einer Arbeitsentlastung für die Hochbauabteilung. Diese übernimmt bei dieser Konstellation die Bauherrenfunktion und Aufgaben der verwaltungsinternen Bearbeitung. c) Beauftragung von externen Architekten/Ingenieuren Auch die Beauftragung von Architekten/Ingenieuren führt zu einer Entlastung der Hochbauabteilung. Erfahrungen zeigen allerdings, dass eine Betreuung dieser Architekten/Ingenieure im Umfang von ca. 30% eines normalen, selbst betreuten Projektes erforderlich ist. Fazit Ziffern 2a) bis 2c): Diese Maßnahmen würden auch zu einer Entlastung der Hochbauabteilung führen, so dass der jeweilige Sachbearbeiter/in hier auch mehrere Hochbauprojekte in Abhängigkeit von Größe, Komplexität und Umfang parallel betreuen kann. d) Einstellung von weiterem Personal Beschlussvorlage 461.16 Seite 3 Eine Einbindung der offenen Projekte in die aktuelle Prioritätenliste kann auch über die Einstellung von weiterem Personal im Bereich Architekten/Ingenieure erfolgen. Dies könnte ggf. in einem begrenzten Zeitrahmen erfolgen durch einen befristeten Arbeitsvertrag. Der jeweilige Bedarf wäre pro Projekt je nach Ausrichtung der Konzeption festzulegen. Hier ist zu bedenken, dass zur Einstellung von neuem Personal ein gewisser zeitlicher Rahmen erforderlich ist (Stichwort: Auswahlverfahren) und auch entsprechende Einarbeitungszeiten zu berücksichtigen sind. Des Weiteren ist die derzeitige Arbeitsmarktsituation für Architekten/Ingenieure als sehr gut einzuordnen, so dass bei einer Stellenausschreibung nicht garantiert werden kann, ob sich hier ausreichend geeignete Kandidaten bewerben und neues Personal nicht fest eingeplant werden kann. Zusammenfassung: Bei der notwendigen Priorisierung der offenen Bauprojekte seitens der Politik, die als nächstes zur Ausführung kommen sollen, sind hierbei aus Sicht der Hochbauverwaltung die aufgeführten Punkte 1a) bis 2d) zu berücksichtigen und als Entscheidungsgrundlage heranzuziehen.. Vorrangiges Ziel der o.a. dargestellten Vorgehensweise ist es, mit einer Beschlussfassung zur endgültigen Festlegung der Prioritäten eine organisatorische und personelle Planungssicherheit für die Bürger/innen, Politik und Verwaltung zu schaffen. Beschlussvorlage 461.16 Seite 4