Beschlussvorlage (Organisations-, Effizienz- und Aufgabenuntersuchung Produkt 11.111.10 - Organisationsangelegenheiten)

KOLPINGSTADT KERPEN DER BÜRGERMEISTER Amt/Abteilung: 11.1 / Organisation Sachbearbeiter/in: Harald Stingl TOP Drs.-Nr.: 235.16 Datum : Beratungsfolge Termin Haupt- und Finanzausschuss X 06.04.2016 Bemerkungen 26.04.2016 Öffentlicher Teil Nichtöffentlicher Teil Organisations-, Effizienz- und Aufgabenuntersuchung Produkt 11.111.10 - Organisationsangelegenheiten Durch die Vorlage entstehen keine haushaltsrelevanten Kosten X Durch die zu beschließende Maßnahme entstehen Kosten von ca. 200.000 € (s. Anlage) Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung; Haushaltsansatz im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: Mittel müssen über- außerplanmäßig bereitgestellt werden; Im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: Deckung: X Mittel sollen im/in folgenden Haushaltsjahr/en veranschlagt werden: 2016/ 2017 11.111.10 5431600 (Sachverständigen-, Anwalts- und Gerichtskosten) Durch die Vorlage entstehen stellenplanmäßige Auswirkungen (s. Begründung) Pflichtaufgabe X Freiwillige Aufgabe Beschlussentwurf: Der Haupt- und Finanzausschuss beschließt, eine umfassende externe Organisations-, Effizienzund Aufgabenuntersuchung durchzuführen und hierfür Haushaltsmittel von insgesamt 200.000 € bereitzustellen (100.000 € in 2016 und 100.000 € in 2017). Die Verwaltung wird beauftragt, geeignete Anbieter zu suchen, die konkreten Kosten zu ermitteln und einen Untersuchungsauftrag zu formulieren. Der Haupt- und Finanzausschuss soll über alle wesentlichen Vergabe- und Verfahrensschritte unterrichtet werden. Beschlussausfertigung soll erhalten: Sachbearbeiter Abteilungsleiter Amtsleiter Stingl Jung Stein Zuständiger Dezernent Mitzeichnung Dez. / Amt Kämmerer Bürgermeister Abt. 10.1 Ratsbüro Schaaf Spürck Seidenpfennig MAßNAHME: Flächendeckende Organisations-, Effiezienz- und Aufgabenuntersuchung der Verwaltung der Kolpingstadt Kerpen ÜBERSICHT lfd. Jahr Ausgaben / Einnahmen Aufwendungen / Erträge 1. Folgejahr 2016 2017 100.000 100.000 2. Folgejahr 3. Folgejahr 4. Folgejahr Einmalkosten Ausgaben / Aufwendungen Anschaffungskosten (z.B. Baukosten) Einrichtungskosten Personalkosten Honorare Beratungsfirma . gesamt: Einnahmen / Erträge Zuschüsse Beiträge gesamt: Aufwand netto: Folgekosten: Aufwendungen Sachkosten (z.B. Unterhaltung) Schuldendienste/Zinsen Abschreibung Personalkosten gesamt Erträge Zuschüsse Gebühren gesamt Beschlussvorlage 235.16 Seite 2 Begründung: Mit Schreiben vom 04.04.2016 hat die FDP Fraktion die Durchführung einer externen Organisations-, Effizienz- und Aufgabenuntersuchung für die gesamte Verwaltung sowie ggf. auch die stadteigenen Gesellschaften der Kolpingstadt Kerpen mit dem Ziel einer Aufgaben- und Standardüberprüfung und daraus folgend einer Einsparung von Kosten beantragt. Vergleichbare Untersuchungen wurden 2006 von der Stadt Brühl und 2014 vom Rhein-Erft-Kreis in Auftrag gegeben und durchgeführt. Die Kosten dafür beliefen sich bei beiden Untersuchungen auf rund 200.000 €. Beginnend 2013 wurden bereits einzelne Bereiche des Amtes 23 extern durch die Fa. INSO untersucht. Die dort ermittelten Ergebnisse wurden berücksichtigt und durch die Definition von Qualitätsstandards sowie die Einrichtung zusätzlicher Stellen umgesetzt. Die übrigen Bereiche des Amtes 23 sollen in Kürze nach der bewährten Untersuchungsmethode betrachtet werden. Das Amt 23 ist dann umfänglich untersucht, so dass eine weitere Untersuchung hier derzeit nicht erforderlich ist. Insofern sollte dieser Bereich von einer flächendeckenden Untersuchung ausgenommen werden. Die Verwaltung hat für 2016 bereits Mittel für eine externe Organisationsuntersuchung im Bereich der Hausmeisterdienste in Höhe von 10.000 € beantragt. Darüber hinaus beabsichtigt die Verwaltung, die Abteilung 24.1, Hochbau, extern untersuchen zu lassen. Dabei soll auch die Frage der Vorteilhaftigkeit der Einrichtung einer Stelle für eine/n Immobilienkauffrau/-mann im Bodenmanagement des Amtes 18 betrachtet und bewertet werden. Diese Einzeluntersuchungsaufträge sind bei einer flächendeckenden Organisationsuntersuchung nicht mehr erforderlich bzw. sollten als besondere Untersuchungsbereiche gekennzeichnet bzw. einbezogen werden. Die Verwaltung schlägt daher vor, eine, mit Ausnahme des Amtes 23, flächendeckende Organisationsuntersuchung der Verwaltung der Kolpingstadt Kerpen durch einen externen Dienstleister in Auftrag zu geben und darin die Untersuchungen der Hausmeisterdienste, der Abteilung 24.1 und des Bodenmanagements im Amt 18 einzubeziehen. Die Verwaltung wird beauftragt, geeignete Anbieter zu suchen, die notwendigen konkreten Kosten zu ermitteln und einen Untersuchungsauftrag zu formulieren. Die Entscheidung über Art und Umfang der angestrebten Untersuchung erfolgt durch den Haupt- und Finanzausschuss im Rahmen einer weiteren Vorlage. Vor dem Hintergrund der obigen Ausführungen sollten hierfür Haushaltsmittel von insgesamt 200.000 € bereitgestellt werden (jeweils 100.000 € in 2016 und 2017). Beschlussvorlage 235.16 Seite 3