Beschlussvorlage (Haushalt 2016: Home Office, Zentrales Controlling)

KOLPINGSTADT KERPEN DER BÜRGERMEISTER Amt/Abteilung: 11.1 / Organisation Sachbearbeiter/in: U. Giesen TOP Drs.-Nr.: 230.16 Datum : Beratungsfolge Termin Haupt- und Finanzausschuss X 05.04.2016 Bemerkungen 26.04.2016 Öffentlicher Teil Nichtöffentlicher Teil Haushalt 2016: Home Office, Zentrales Controlling X Durch die Vorlage entstehen keine haushaltsrelevanten Kosten Durch die zu beschließende Maßnahme entstehen Kosten von ___ € (s. Anlage) Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung; Haushaltsansatz im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: Mittel müssen über- außerplanmäßig bereitgestellt werden; Im Haushaltsjahr : Produktsachkonto: Deckung: Mittel sollen im/in folgenden Haushaltsjahr/en veranschlagt werden: Durch die Vorlage entstehen stellenplanmäßige Auswirkungen (s. Begründung) Pflichtaufgabe Freiwillige Aufgabe Beschlussentwurf: Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt die Ausführungen der Verwaltung zu den Themen HomeOffice und Controlling zur Kenntnis. Beschlussausfertigung soll erhalten: Sachbearbeiter/in Abteilungsleiter/in Amtsleiter/in U. Giesen Jung Stein Zuständiger Dezernent Mitzeichnung Dez. / Amt Kämmerer Bürgermeister Abt. 10.1 Ratsbüro Schaaf Spürck Seidenpfennig Begründung: Zu Ziffer 1. HomeOffice: Die Voraussetzungen und Rahmenbedingungen zur Genehmigung eines Heimarbeitsplatzes sind in einer Dienstvereinbarung geregelt. Heimarbeit wird im Einzelfall auf Antrag genehmigt, sofern sich die Tätigkeit dazu eignet und der Dienstbetrieb nicht beeinträchtigt wird. Ein Rechtsanspruch auf Heimarbeit besteht nicht. Die Arbeit ist grundsätzlich in dem Zeitrahmen zu leisten, der in der Dienstvereinbarung Arbeitszeit festgelegt wurde. Über die geleisteten Tätigkeiten ist ein Nachweis zu erbringen. Aktuell wird die Möglichkeit eines Heimarbeitsplatzes von 37 Beschäftigten genutzt bei einer durchschnittlichen Arbeitszeit von 7,5 Stunden, meist geleistet an einem Wochentag. Aufgrund des Umfangs bleibt es weiterhin erforderlich, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einen persönlichen Arbeitsplatz vorzuhalten. Durch den Einsatz in unterschiedlichen Bereichen besteht auch keine Möglichkeit, Arbeitsplätze zusammenzulegen. Zu Ziffer 2. Controlling Die Beschäftigten der ehemaligen Abteilung 10.4 sind seit 01.12.2015 in Amt 23 bzw. der Abteilung 23.3 Kinder- und Jugendförderung/Vormundschaften ihrer beruflichen Qualifikation entsprechend eingesetzt. Die Aufgaben Statistik/Demographie werden weiterhin vom ehemaligen Abteilungsleiter im Rahmen seiner Aufgabenstellung im Amt 23 wahrgenommen. Aufgrund der neuen Finanzsoftware, die erweiterte Möglichkeiten zur Auswertung der Daten bietet, ist es dem Amt 20 grundsätzlich im Sinne von Vorarbeiten für ein Finanzcontrolling leichter möglich, reine Zahleninformationen wie z.B. für den Quartalsbericht oder für die Haushaltsplanberatungen den Fraktionen zur Verfügung zu stellen. Finanzcontrolling bedeutet aber vor allem auch, bei festgestellten Abweichungen vom Soll die Ursachen zu analysieren und Maßnahmen zur Gegensteuerung vorzunehmen. Hierfür sind derzeit keine personellen Kapazitäten bei 20 vorgesehen, es ist ferner bei der Analyse auch die fachliche Unterstützung der Fachabteilungen und ggf. bei der Umsetzung von Maßnahmen zur Gegensteuerung die organisatorische Unterstützung durch 11 erforderlich. Darüber hinaus ist aufgrund der personellen Kapazitäten derzeit eine Fortführung des zentralen Controllings insbesondere die Pflege und Auswertung der Daten im Rahmen der Mitgliedschaft im IKVS-Vergleichsring nicht möglich. Der weitere Einsatz von IKVS insbesondere im Hinblick auf die angestrebte Zusammenarbeit zwischen IKVS und KDVZ wird derzeit von Amt 20 geprüft. Bei einer Fortführung des Vertrages und der dann erforderlichen Pflege und Nutzung der Datenbank wäre entsprechendes Personal bereit zustellen. Zu Ziffer 3. Bessere Einnahmen durch Vermarktung von Werbeflächen Hierzu erfolgt eine Stellungnahme der Verwaltung unter DRS.Nr. 229.16. Beschlussvorlage 230.16 Seite 2