Beschlussvorlage (Änderung der Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse - Gemeinsamer Antrag der CDU-Fraktion, der SPD-Fraktion und der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen vom 13.10.2016)

Vorlagen-Nr. Der Bürgermeister Aktenzeichen Datum ------------------------- Michael Linzenich 24.10.2016 öffentlich Beratungsfolge Termin Rat 03.11.2016 TOP Ein Ja Nein 104/2016 1. Ergänzung Ent Bemerkungen Betrifft: Änderung der Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse - Gemeinsamer Antrag der CDU-Fraktion, der SPD-Fraktion und der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen vom 13.10.2016 Beschlussentwurf: Der Gemeinderat beschließt nachstehende Änderungen der Geschäftsordnung des Rates der Gemeinde vom 06.03.2008 einschließlich der Ergänzung vom 29.02.2012 gemäß des Antrags der Fraktionen CDU, Bündnis 90/Die Grünen und SPD und den Änderungen bzw. Ergänzungen der Verwaltung: 1. In § 10 wird ein neuer Absatz 3 mit folgendem Inhalt eingefügt: Die Dauer der Sitzungen des Gemeinderates soll drei Stunden nicht überschreiten. Auf Verlangen der Mehrheit der anwesenden Ratsmitglieder muss der Vorsitzende die Sitzung nach Ablauf von 3 Stunden beenden. Die Sitzung darf frühestens drei Tage später fortgesetzt werden. Der Termin für die neue Sitzung wird unmittelbar bekannt gegeben. 2. In § 12 Redeordnung wird der Absatz 6 durch Einfügung des Satzes 4 ergänzt: Die Beschränkung der Redezeit gilt nicht für Erklärungen der Fraktionen. 3. In § 12 Redeordnung wird ein neuer Absatz 7 eingefügt: Während und nach der Abstimmung kann das Wort zum erledigten Beratungspunkt nicht mehr erteilt werden. 4. § 17 Fragerecht der Ratsmitglieder wird wie folgt geändert: Nach § 17 Absatz 1 werden 3 neue Absätze eingefügt und der bisherige Absatz 2 wird neuer Absatz 5. Inhalt des neuen Absatzes 2: Schriftliche Anfragen werden am Schluss der öffentlichen Sitzung bzw. in den Fällen der nichtöffentlichen Sitzung am Schluss der nichtöffentlichen Sitzung beantwortet. Nach Beantwortung einer Anfrage können von den Ratsmitgliedern insgesamt bis zu drei kurze Zusatzfragen zu der vorliegenden Anfrage gestellt werden. Dabei hat der Fragesteller das Vorrecht, Zusatzfragen zu stellen. Die schriftlichen Anfragen und die schriftliche Beantwortung der Anfragen werden spätestens in der Sitzung allen Ratsmitgliedern zur Verfügung gestellt. Inhalt des neuen Absatzes 3: Der Bürgermeister entscheidet, ob eine schriftliche Anfrage im öffentlichen oder nichtöffentlichen Teil der Sitzung behandelt wird. Die Entscheidung wird dem Fragesteller vorher mitgeteilt. Inhalt des neuen Absatzes 4: Jedes Ratsmitglied ist darüber hinaus berechtigt, im nichtöffentlichen Teil unter dem Punkt Mitteilungen und Anfragen bis zu zwei mündliche Anfragen, die sich nicht auf andere in der Tagesordnung der Ratssitzung befindlichen Tagesordnungspunkte beziehen dürfen, an den Bürgermeister zu richten. Die Anfragen müssen Angelegenheiten betreffen, die in den Aufgabenbereich der Gemeinde fallen. Sie müssen kurz gefasst sein und eine kurze Beantwortung ermöglichen. Der Fragesteller darf jeweils nur eine Zusatzfrage stellen. Ist eine sofortige Beantwortung nicht möglich, wird der Fragesteller auf eine schriftliche Beantwortung verwiesen werden. Die Anfragen sollen dem Bürgermeister per E-Mail im Vorfeld der Sitzung oder schriftlich in der Sitzung zur Verfügung gestellt werden. 5. In § 23 Sitzungsniederschrift werden folgende Änderungen vorgenommen: Absatz 1 Satz 2 des § 23 wird wie folgt ergänzt: g) Erklärungen, die im Auftrage einer Fraktion abgegeben werden und deren Aufnahme in die Niederschrift ausdrücklich verlangt wird, h) die an den Bürgermeister gerichteten Anfragen und Antworten, i) persönliche Erklärungen, soweit dies verlangt wird. Neue Absätze 6 und 7 werden mit folgendem Inhalt eingefügt: Absatz 6 Die Niederschrift wird vom Bürgermeister und dem Schriftführer, den der Rat bestellt, unterzeichnet. Sie wird nach Unterzeichnung unverzüglich, spätestens 21 Kalendertage nach der Sitzung allen Ratsmitgliedern zugestellt. Niederschriften werden in der Form zugeleitet, wie die Einberufung des Rates erfolgt (schriftlich oder elektronisch). Absatz 7 Einwendungen gegen die Niederschrift sind bis zur nächsten Ratssitzung schriftlich beim Bürgermeister geltend zu machen. Über Einwendungen entscheidet der Rat in seiner nächsten Sitzung. Der Beschluss über die Einwendungen wird in der Niederschrift der Sitzung, in der über die Einwendungen beschlossen wird, protokolliert. 6. Es werden folgende neue Paragraphen zu Abschnitt I der Geschäftsordnung hinzugefügt: a. § 3 a Verwaltungsvorlagen (1) Verwaltungsvorlagen für die Ratssitzung sollen einen Beschlussentwurf enthalten. (2) Wichtige mündliche Mitteilungen des Bürgermeisters/der Verwaltung sind unter dem Tagesordnungspunkt Mitteilungen nur ausnahmsweise in sehr dringenden Fällen zulässig, ansonsten sind die Mitteilungsvorlagen zu jeder einzelnen Mitteilung schriftlich der Einladung beizufügen bzw. spätestens in der Sitzung zur Verfügung zu stellen. Beschlussvorlage 104/2016 1. Ergänzung Seite 2 Mitteilungsvorlagen werden in der Form zugeleitet, wie die Einberufung des Rates erfolgt (schriftlich oder elektronisch). b. § 3 b Tagesordnung (1) Die Tagesordnung einer Ratssitzung beginnt sowohl im öffentlichen Teil als auch im nichtöffentlichen Teil mit der Kenntnisnahme und Genehmigung der Niederschrift der letzten Sitzung. (2) Die Tagesordnung einer Ratssitzung enden im öffentlichen Teil als auch im nichtöffentlichen Teil mit den Tagesordnungspunkten Mitteilungen und Anfragen. Die Tagesordnungspunkte gliedern sich hier jeweils im öffentlichen Teil in a) schriftliche Mitteilungen / Anfragen und b) mündliche Mitteilungen. Im nichtöffentlichen Teil wird eine Gliederung in a) schriftliche Mitteilungen / Anfragen und in b) mündliche Mitteilungen / Anfragen. 7. Der Abschnitt II erhält die Bezeichnung Ausschüsse / Interfraktionelle Arbeitsgruppe. Des Weiteren wird der § 26 a – Interfraktionelle Gesprächsrunde eingefügt: § 26 a Interfraktionelle Arbeitsgruppe (1) Jede im Rat vertretene Fraktion ist in der interfraktionellen Arbeitsgruppe (iAG) mit dem/der Fraktionsvorsitzenden vertreten, die sich im Verhinderungsfall vertreten lassen können. Neben den vorgenannten Personen können die beiden ehrenamtlichen stellvertretenden Bürgermeister an der iAG teilnehmen. Vorsitzender der iAG ist der Bürgermeister. Bei Verhinderung des Bürgermeisters übernimmt der Allgemeine Vertreter den Vorsitz. Zu den iAG wird durch den Vorsitzenden bei Bedarf oder auf Verlangen von einer Fraktion unter Angabe der zu behandelnden Tagesordnungspunkte eingeladen. (2) Die iAG dient der Zusammenarbeit zwischen Verwaltung, Fraktionen und dem Gemeinderat. Er ist kein Beschlussgremium im Sinne der Gemeindeordnung. (3) Der Vorsitzende ist berechtigt, weitere Mitarbeiter der Verwaltung an den Beratungen der iAG teilnehmen zu lassen. (4) Über die Sitzungen ist durch einen Vertreter der Verwaltung eine Niederschrift anzufertigen, die innerhalb von einer Woche den Mitgliedern zur Verfügung gestellt werden soll. (5) Für die Teilnahme an der iAG besteht kein Anspruch auf Ersatz des Verdienstausfalls und auf Zahlung von Sitzungsgeld (§ 48 Abs. 4 GO). 8. Querverweise zu den Regelungen für Ausschüsse bzw. Änderungen der Paragraphen sind nach Beschlussfassung des Gemeinderates vorzunehmen und eine komplette Neufassung zu erstellen. 9. Die vorstehend formulierten Änderungen zur derzeit gültigen Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse treten mit dem Tage nach der Beschlussfassung durch den Rat in Kraft. Beschlussvorlage 104/2016 1. Ergänzung Seite 3 Begründung: Die Fraktionen CDU, Bündnis 90/Die Grünen und SPD haben am 13.10.2016 einen insgesamt elf Punkte umfassenden Antrag (sh. Anlage) zur Änderung der derzeit gültigen Geschäftsordnung des Rates der Gemeinde Inden gestellt. Der seitens der Verwaltung formulierte Beschlussvorschlag weicht vom Antrag der Fraktionen in einigen Punkten ab, die nachstehend näher erläutert werden: Zu Punkt 1: Der letzte Satz wurde ergänzt, um eine unmittelbare Information an alle Ratsmitglieder und auch an die Öffentlichkeit geben zu können, wann die Beratungen fortgeführt bzw. nachgeholt werden. Zu Punkt 2 und 3: Aus Sicht der Verwaltung sind die Einfügungen und Ergänzungen sachgerecht und werden daher auch unverändert übernommen. Zu Punkt 4: Zu Absatz 2: Hier erfolgte zunächst eine Konkretisierung des Fragerechts, da es sich um einen offiziellen Punkt der Tagesordnung handelt. Weiterhin wurde der letzte Satz ergänzt, da hierdurch eine gesicherte Aufnahme der Frage für die Niederschrift erfolgen soll. Ferner sollte die Regelung aus Sicht der Verwaltung ähnlich behandelt werden, wie dringende Mitteilungen der Verwaltung (sh. Punkt 6). Zu Absatz 3: Da Absatz 2 die schriftlichen Anfragen behandelt, wird dieser Absatz an dieser Stelle eingefügt. Zu Absatz 4: Zu den mündlichen Anfragen wird darauf hingewiesen, dass die Zuordnung auf den nichtöffentlichen Teil beschränkt wurde. Für die Verwaltung ist es andernfalls nicht möglich, die korrekte Zuordnung für den öffentlichen oder den nichtöffentlichen Teil zu treffen. Ohne diese vorherige Entscheidung besteht die Gefahr, dass eine rechtswidrige Handlung vollzogen wird, die seitens der Verwaltung nicht wirksam verhindert werden kann und ist daher nicht zulässig. In Bezug auf die mündlichen Mitteilungen. Zu Punkt 5: 1. Der von den Fraktionen beantragte Zusatz zu § 23 Abs. 1 ist aus Sicht der Verwaltung entbehrlich, da sowohl für die öffentlichen als auch für die nichtöffentlichen Punkte alle erforderlichen Unterlagen bekannt und dauerhaft elektronisch verfügbar sind. Auch vor dem Hintergrund des sparsamen mit Ressourcen ist dieser Punkt nicht umsetzbar. 2. Die Aufnahme des Absatzes 7 ist in der beantragen Form rechtlich nicht zulässig. In der im Antrag formulierten Fassung des dritten Satzes wird impliziert, dass eine Änderung der Niederschrift per Beschluss möglich sei. Dies widerspricht den § 52 GO NRW i.V.m. §§ 415, 417 und 418 ZPO. Die Niederschrift wird durch den Schriftführer gefertigt und durch den Bürgermeister unterzeichnet. Weder der Bürgermeister noch der Rat können konkrete Weisungen über den Inhalt der Niederschriften erteilen. Der Rat bzw. einzelne Beschlussvorlage 104/2016 1. Ergänzung Seite 4 Ratsmitglieder können jedoch Ihre Einwendungen vorbringen und diese werden dann in der Sitzung, in der diese vorgebracht werden, auch entsprechend protokolliert. Eine Änderung einer Niederschrift ohne Zustimmung des Bürgermeisters und des Schriftführers ist jedenfalls ausgeschlossen. Zu Punkt 6: a) Gegenüber dem Antrag wurde das "müssen" durch "sollen" ersetzt. Hierdurch wird dem Punkt Rechnung getragen, dass eine Abwägung von Vor- und Nachteilen dem Gemeinderat obliegt und hier seitens der Verwaltung keine Tendenzen abgegeben werden sollten. Des Weiteren ist die Behandlung von Tagesordnungspunkten auch ohne das Vorliegen von Beschlussvorlagen und damit auch ohne Beschlussentwurf gesetzlich möglich; die ordnungsgemäße Erstellung von Vorlagen ist allerdings ein unverzichtbarer Bestandteil der politischen Beratung und wird daher grundsätzlich auch durch die Verwaltung angestrebt. In Bezug auf die Mitteilungen wird auf die Vorgehensweise bei den mündlichen Anfragen verwiesen, die eine Bekanntgabe in der Sitzung ermöglichen. Hier sollte das Recht der Ratsmitglieder auch für die Verwaltung gelten. b) Hier erfolgte ausschließlich eine Konkretisierung des Antrags, um eine klarere Sitzungsstruktur auf zu zeigen. Seitens der Fraktionen wurde eine Ergänzung des § 26 Abs. 4 der Geschäftsordnung beantragt. Die bestehende Regelung deckt aus Sicht der Verwaltung - bis auf die persönliche Teilnahme – den Antrag vollständig ab. Darüber hinausgehende Regelungen sind weder gesetzlich fundiert, noch einer gedeihlich Zusammenarbeit zuträglich. Der Bürgermeister wie auch alle Mitarbeiter der Verwaltung haben ein eigenes Interesse daran, an Sitzungen teil zu nehmen und entsprechende Stellungnahmen ab zu geben. Sollte im Einzelfall aufgrund terminlicher Kollisionen eine persönliche Teilnahme nicht möglich sein, wird selbstverständlich eine Vertretung und/oder eine Mitteilung an den jeweiligen Ausschussvorsitzenden erfolgen. Zu Punkt 7: Die Bezeichnung "Ältestenrat" / "Interfraktionelle Gesprächsrunde" wurde durch den Terminus "Interfraktionelle Arbeitsgruppe" ersetzt. Des Weiteren wurde als Vertreter des Vorsitzenden der Allgemeine Vertreter festgelegt, um auch den Vertretungsfall zu regeln. Der Punkt 3 wurde konkretisiert. Ferner wurde eine Festlegung für die finanzielle Folge eines weiteren Gremiums getroffen. Die Punkte 8 und 9 wurden wie beantragt in den Beschlussvorschlag übernommen. Aus Sicht der Verwaltung sind die O.g. Änderungen der Geschäftsordnung ein wirksames Instrument zur Verbesserung der Zusammenarbeit und werden ausdrücklich begrüßt. Haushaltswirtschaftliche Auswirkungen: Der Beschluss hat haushaltswirtschaftliche Auswirkungen: wenn ja: Finanzierungsbedarf gesamt: davon: im Haushalt des laufenden Jahres in den Haushalten der folgenden Jahre erstes Folgejahr zweites Folgejahr drittes Folgejahr Die Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung: wenn ja: Produkt: Beschlussvorlage 104/2016 1. Ergänzung ☐ ja € € € € € ☐ ja ☒ nein ☐ nein Seite 5 wenn nein: Sachkonto: Finanzierungsvorschlag: _______________________ Aufgestellt _______________________ _______________________ ___________________________ Bürgermeister Fachbereichsleiter Kämmerer Beschlussvorlage 104/2016 1. Ergänzung Seite 6