Beschlussvorlage (Änderung der Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse - Gemeinsamer Antrag der CDU-Fraktion, der SPD-Fraktion und der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen vom 13.10.2016)

Vorlagen-Nr. Der Bürgermeister Aktenzeichen Datum ------------------------- Michael Linzenich 29.11.2016 öffentlich Beratungsfolge Termin Rat 22.12.2016 TOP Ein Ja Nein 104/2016 2. Ergänzung Ent Bemerkungen Betrifft: Änderung der Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse - Gemeinsamer Antrag der CDU-Fraktion, der SPD-Fraktion und der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen vom 13.10.2016 Beschlussentwurf: Der Gemeinderat beschließt nachstehende Änderungen der Geschäftsordnung des Rates der Gemeinde vom 06.03.2008 einschließlich der Ergänzung vom 29.02.2012 gemäß des Antrags der Fraktionen CDU, Bündnis 90/Die Grünen und SPD und den Änderungen bzw. Ergänzungen der Verwaltung: 1. In § 10 wird ein neuer Absatz 3 mit folgendem Inhalt eingefügt: Die Dauer der Sitzungen des Gemeinderates soll drei Stunden nicht überschreiten. Auf Verlangen der Mehrheit der anwesenden Ratsmitglieder muss der Vorsitzende die Sitzung nach Ablauf von 3 Stunden beenden. Die Sitzung darf frühestens drei Tage später fortgesetzt werden. Der Termin für die neue Sitzung wird unmittelbar bekannt gegeben. 2. In § 12 Redeordnung wird der Absatz 6 durch Einfügung des Satzes 4 ergänzt: Die Beschränkung der Redezeit gilt nicht für Erklärungen der Fraktionen. 3. In § 12 Redeordnung wird ein neuer Absatz 7 eingefügt: Während und nach der Abstimmung kann das Wort zum erledigten Beratungspunkt nicht mehr erteilt werden. 4. § 17 Fragerecht der Ratsmitglieder wird wie folgt geändert: Nach § 17 Absatz 1 werden 3 neue Absätze eingefügt und der bisherige Absatz 2 wird neuer Absatz 5. Inhalt des neuen Absatzes 2: Schriftliche Anfragen werden am Schluss der öffentlichen Sitzung bzw. in den Fällen der nichtöffentlichen Sitzung am Schluss der nichtöffentlichen Sitzung beantwortet. Nach Beantwortung einer Anfrage können von den Ratsmitgliedern insgesamt bis zu drei kurze Zusatzfragen zu der vorliegenden Anfrage gestellt werden. Dabei hat der Fragesteller das Vorrecht, Zusatzfragen zu stellen. Die schriftlichen Anfragen und die schriftliche Beantwortung der Anfragen werden spätestens in der Sitzung allen Ratsmitgliedern zur Verfügung gestellt. Inhalt des neuen Absatzes 3: Der Bürgermeister entscheidet, ob eine schriftliche Anfrage im öffentlichen oder nichtöffentlichen Teil der Sitzung behandelt wird. Die Entscheidung wird dem Fragesteller vorher mitgeteilt. Inhalt des neuen Absatzes 4: Jedes Ratsmitglied ist darüber hinaus berechtigt, im nichtöffentlichen Teil unter dem Punkt Mitteilungen und Anfragen bis zu zwei mündliche Anfragen, die sich nicht auf andere in der Tagesordnung der Ratssitzung befindliche Tagesordnungspunkte beziehen dürfen, an den Bürgermeister zu richten. Die Anfragen müssen Angelegenheiten betreffen, die in den Aufgabenbereich der Gemeinde fallen. Sie müssen kurz gefasst sein und eine kurze Beantwortung ermöglichen. Der Fragesteller darf jeweils nur eine Zusatzfrage stellen. Ist eine sofortige Beantwortung nicht möglich, wird der Fragesteller auf eine schriftliche Beantwortung verwiesen werden. Die Anfragen sollen dem Bürgermeister per E-Mail im Vorfeld der Sitzung oder schriftlich in der Sitzung zur Verfügung gestellt werden. 5. In § 23 Sitzungsniederschrift werden folgende Änderungen vorgenommen: Absatz 1 Satz 2 des § 23 wird wie folgt ergänzt: g) Erklärungen, die im Auftrage einer Fraktion abgegeben werden und deren Aufnahme in die Niederschrift ausdrücklich verlangt wird, h) die an den Bürgermeister gerichteten Anfragen und Antworten, i) persönliche Erklärungen, soweit dies verlangt wird. Die Tagesordnung und alle dazugehörigen Vorlagen, Anträge und Anfragen sind dem Original der Niederschrift als Anlage und Bestandteil bei zu heften. Neue Absätze 6 und 7 werden mit folgendem Inhalt eingefügt: Absatz 6 Die Niederschrift wird vom Bürgermeister und dem Schriftführer, den der Rat bestellt, unterzeichnet. Sie wird nach Unterzeichnung unverzüglich, spätestens 21 Kalendertage nach der Sitzung allen Ratsmitgliedern zugestellt. Niederschriften werden in der Form zugeleitet, wie die Einberufung des Rates erfolgt (schriftlich oder elektronisch). Absatz 7 Einwendungen gegen die Niederschrift sind bis zur nächsten Ratssitzung schriftlich beim Bürgermeister geltend zu machen. Über Einwendungen entscheidet der Rat in seiner nächsten Sitzung. Der Beschluss über die Einwendungen wird in der Niederschrift der Sitzung, in der über die Einwendungen beschlossen wird, protokolliert. 6. Es werden folgende neue Paragraphen zu Abschnitt I der Geschäftsordnung hinzugefügt: a. § 3 a Verwaltungsvorlagen (1) Verwaltungsvorlagen für die Ratssitzung sollen einen Beschlussentwurf enthalten. Beschlussvorlage 104/2016 2. Ergänzung Seite 2 (2) Wichtige mündliche Mitteilungen des Bürgermeisters/der Verwaltung sind unter dem Tagesordnungspunkt Mitteilungen nur ausnahmsweise in sehr dringenden Fällen zulässig, ansonsten sind die Mitteilungsvorlagen zu jeder einzelnen Mitteilung schriftlich der Einladung beizufügen bzw. spätestens in der Sitzung zur Verfügung zu stellen. Mitteilungsvorlagen werden in der Form zugeleitet, wie die Einberufung des Rates erfolgt (schriftlich oder elektronisch). b. § 3 b Tagesordnung (1) Die Tagesordnung einer Ratssitzung beginnt sowohl im öffentlichen Teil als auch im nichtöffentlichen Teil mit der Kenntnisnahme und Genehmigung der Niederschrift der letzten Sitzung. (2) Die Tagesordnung einer Ratssitzung enden im öffentlichen Teil als auch im nichtöffentlichen Teil mit den Tagesordnungspunkten Mitteilungen und Anfragen. Die Tagesordnungspunkte gliedern sich hier jeweils im öffentlichen Teil in a) schriftliche Mitteilungen / Anfragen und b) mündliche Mitteilungen. Im nichtöffentlichen Teil wird eine Gliederung in a) schriftliche Mitteilungen / Anfragen und in b) mündliche Mitteilungen / Anfragen vorgenommen. 7. Der Abschnitt II erhält die Bezeichnung Ausschüsse / Ältestenrat. Des Weiteren wird der § 26 a – Interfraktionelle Gesprächsrunde eingefügt: § 26 a Ältestenrat (1) Jede im Rat vertretene Fraktion ist im Ältestenrat mit dem/der Fraktionsvorsitzenden vertreten, die sich im Verhinderungsfall vertreten lassen können. Weiter nehmen die beiden ehrenamtlichen stellvertretenden Bürgermeister an den Sitzungen des Ältestenrates teil. Vorsitzender des Ältestenrates ist der Bürgermeister. Bei Verhinderung des Bürgermeisters übernimmt der Allgemeine Vertreter den Vorsitz. Der Vorsitzende beruft den Ältestenrat bei Bedarf oder auf Verlangen von einer Fraktion unter Angabe der zu behandelnden Tagesordnungspunkte ein. (2) Der Ältestenrat dient der Zusammenarbeit zwischen Verwaltung, Fraktionen und dem Gemeinderat. Er ist kein Beschlussgremium im Sinne der Gemeindeordnung. (3) Der Vorsitzende ist berechtigt, weitere Mitarbeiter der Verwaltung an den Beratungen des Ältestenrates teilnehmen zu lassen. (4) Über die Sitzungen ist durch einen Vertreter der Verwaltung eine Niederschrift anzufertigen, die innerhalb von einer Woche den Mitgliedern zur Verfügung gestellt wird. 8. § 26 Abs. 4 der Geschäftsordnung wird gestrichen. 9. Querverweise zu den Regelungen für Ausschüsse bzw. Änderungen der Paragraphen sind nach Beschlussfassung des Gemeinderates vorzunehmen und eine komplette Neufassung zu erstellen. Beschlussvorlage 104/2016 2. Ergänzung Seite 3 10. Die vorstehend formulierten Änderungen zur derzeit gültigen Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse treten mit dem Tage nach der Beschlussfassung durch den Rat in Kraft. 11. Neben den vorgenannten Änderungen zur Geschäftsordnung beschließt der Gemeinderat: 1. Der Bürgermeister soll nach Möglichkeit persönlich an Ausschusssitzungen teilnehmen, um zu Punkten der Tagesordnung auf Verlangen der Ausschussmitglieder in der Sitzung des Ausschusses Stellung beziehen zu können. 2. Der Gemeinderat nimmt zur Kenntnis, dass für die Sitzungen des Ältestenrates – wie bisher bei Sitzungen im Rahmen von interfraktionellen Gesprächen – und von bestehenden Arbeitskreisen bzw. neu zu bildenden Arbeitskreisen kein Anspruch auf Zahlung von Sitzungsgeld besteht. Begründung: Die Fraktionen CDU, Bündnis 90/Die Grünen und SPD haben am 13.10.2016 einen insgesamt elf Punkte umfassenden Antrag (sh. Anlage) zur Änderung der derzeit gültigen Geschäftsordnung des Rates der Gemeinde Inden gestellt. Dieser Antrag wurde bereits in der Sitzung des Gemeinderates am 03.11.2016 näher beraten und aufgrund von weiterem Beratungsbedarf zurückgestellt. Aufgrund der Beratung am 03.11.2016 wurde der Antrag der Fraktionen teilweise um die Vorschläge der Verwaltung bereits ergänzt und nunmehr erneut zur Beschlussfassung vorgelegt. Da die seitens der Verwaltung formulierten Änderungen, Ergänzungen nicht vollständig in den Antrag zur Änderung der Geschäftsordnung übernommen wurden, werden nachfolgend die Abweichungen näher erläutert: Zu Punkt 1, 2 und 3: Aus Sicht der Verwaltung sind die Einfügungen und Ergänzungen sachgerecht und werden daher auch unverändert übernommen. Zu Punkt 4: Zu Absatz 2: Hier erfolgte eine inhaltsgleiche Übernahme. Zu Absatz 3: Aus Sicht der Verwaltung wurde hier nur die Formulierung konkretisiert. Zu Absatz 4: Zu den mündlichen Anfragen wird darauf hingewiesen, dass die Zuordnung auf den nichtöffentlichen Teil beschränkt werden sollte. Für die Verwaltung ist es andernfalls nicht möglich, die korrekte Zuordnung für den öffentlichen oder den nichtöffentlichen Teil zu treffen. Ohne diese vorherige Entscheidung besteht die Gefahr, dass eine rechtswidrige Handlung vollzogen wird, die seitens der Verwaltung nicht wirksam verhindert werden kann und ist daher nicht zulässig. Zur Gewährleistung, dass eine Anfrage ordnungsgemäß beantwortet, protokolliert und abgelegt werden kann (siehe auch Beschlussvorschlag zu Nr. 5), ist eine vorherige schriftliche oder elektronische Mitteilung des Fragestellers erforderlich. Zu Punkt 5: Die beantragten Änderungen bzw. Zusätze werden unverändert übernommen. Beschlussvorlage 104/2016 2. Ergänzung Seite 4 Zu Punkt 6: a) Gegenüber dem Antrag wurde das "müssen" durch "sollen" ersetzt. Hierdurch wird dem Punkt Rechnung getragen, dass eine Abwägung von Vor- und Nachteilen dem Gemeinderat obliegt und hier seitens der Verwaltung keine Tendenzen abgegeben werden sollten. Des Weiteren ist die Behandlung von Tagesordnungspunkten auch ohne das Vorliegen von Beschlussvorlagen und damit auch ohne Beschlussentwurf gesetzlich möglich; die Erstellung von Sitzungsvorlagen ist allerdings ein unverzichtbarer Bestandteil der politischen Beratung und ist eine der Kernaufgaben der Verwaltung. Die Beratung von Tagesordnungspunkten ohne vorherige schriftliche Information oder Vorlage eines Beschlussvorschlags soll die Ausnahme von der Regel darstellen. In Bezug auf die Mitteilungen wird auf die Vorgehensweise bei den mündlichen Anfragen verwiesen, die eine Bekanntgabe in der Sitzung ermöglichen. Hier sollte das Recht der Ratsmitglieder auch für die Verwaltung gelten. b) Hier erfolgte ausschließlich eine Konkretisierung des Antrags, um eine klarere Sitzungsstruktur auf zu zeigen. Weiterhin wird auf die Ausführungen zu Punkt 4 verwiesen, die öffentliche Anfragen ausschließen. Zu Punkt 7: Die beantragte Form und der Inhalt wurde vollständig übernommen. Zu Punkt 8: Die Streichung des § 26 Abs. 4 der Geschäftsordnung wird unter Verweis auf den Beschluss zu Punkt 11.1 vorgenommen. Die Punkte 9 und 10 wurden (im zu Grunde liegenden Antrag 8 und 9) wie beantragt in den Beschlussvorschlag übernommen. Der Beschluss zu Punkt 11 ist als Ergänzung des Antrags unverändert übernommen worden. Beiliegend erhalten Sie ebenfalls eine mit allen markierten Änderungen und die verschiedenen Anträge bzw. Beschlussvorschläge enthaltenden Entwurf der neuen Geschäftsordnung. Aus Sicht der Verwaltung sind die o.g. Änderungen der Geschäftsordnung ein wirksames Instrument zur Verbesserung der Zusammenarbeit und werden ausdrücklich begrüßt. Haushaltswirtschaftliche Auswirkungen: Der Beschluss hat haushaltswirtschaftliche Auswirkungen: wenn ja: Finanzierungsbedarf gesamt: davon: im Haushalt des laufenden Jahres in den Haushalten der folgenden Jahre erstes Folgejahr zweites Folgejahr drittes Folgejahr Die Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung: wenn ja: Produkt: Beschlussvorlage 104/2016 2. Ergänzung ☐ ja € € € € € ☐ ja ☒ nein ☐ nein Seite 5 wenn nein: Sachkonto: Finanzierungsvorschlag: _______________________ Aufgestellt _______________________ _______________________ ___________________________ Bürgermeister Fachbereichsleiter Kämmerer Beschlussvorlage 104/2016 2. Ergänzung Seite 6