Beschlussvorlage (Entwurf Geschäftsordnung)

Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse vom 06. März 2008 in der 1. Änderungsfassung vom 29. Februar 2012 Inhaltsübersicht Präambel I. Geschäftsführung des Rates 1. Vorbereitung der Ratssitzungen § 1 Einberufung der Ratssitzungen § 2 Ladungsfrist § 3 Aufstellung der Tagesordnung § 3a Verwaltungsvorlagen § 3b Tagesordnung § 4 Öffentliche Bekanntmachung § 5 Anzeigepflicht bei Verhinderung 2. Durchführung der Ratssitzungen a) Allgemeines § 6 Öffentlichkeit der Ratssitzung § 7 Vorsitz § 8 Beschlussfähigkeit § 9 Befangenheit von Ratsmitgliedern § 10 Teilnahme an Sitzungen b) Gang der Beratungen § 11 Änderung und Erweiterung der Tagesordnung § 12 Redeordnung § 13 Anträge zur Geschäftsordnung § 14 Schluss der Aussprache, Schluss der Rednerliste § 15 Anträge zur Sache § 16 Abstimmung § 17 Fragerecht der Ratsmitglieder § 17a Fragerecht von Einwohnern § 18 Wahlen c) Ordnung in den Sitzungen § 19 Ordnungsgewalt und Hausrecht § 20 Ordnungsruf und Wortentziehung § 21 Entzug der Sitzungsentschädigung, Ausschluss aus der Sitzung § 22 Einspruch gegen Ordnungsmaßnahmen 3. Niederschrift über die Ratssitzungen, Unterrichtung der Öffentlichkeit § 23 Niederschrift § 24 Unterrichtung der Öffentlichkeit II. Geschäftsführung der Ausschüsse/des Ältestenrates § 25 Grundregel § 26 Abweichung für das Verfahren der Ausschüsse § 26 a Ältestenrat § 27 Einspruch gegen Beschlüsse entscheidungsbefugter Ausschüsse III. Fraktionen § 28 Bildung von Fraktionen IV. Datenschutz § 30 Datenschutz § 31 Datenverarbeitung V. Schlussbestimmungen, Inkrafttreten § 32 Schlussbestimmungen § 33 Inkrafttreten Ergänzungen CDU, SPD, Grüne Ergänzungen/Anmerkungen Verwaltung Präambel Der Rat der Gemeinde Inden hat am xxxxxxxx folgende Geschäftsordnung beschlossen: I. Geschäftsführung des Rates 1. Vorbereitungen der Ratssitzungen §1 Einberufung der Ratssitzungen (1) Der Bürgermeister beruft den Rat ein, so oft es die Geschäftslage erfordert, jedoch soll er den Rat wenigstens alle zwei Monate einberufen. Der Rat ist unverzüglich einzuberufen, wenn mindestens ein Fünftel der Ratsmitglieder oder eine Fraktion unter Angabe der zur Beratung zu stellenden Gegenstände dies verlangen. (2) Die Einberufung erfolgt durch Übersendung einer schriftlichen Einladung an alle Ratsmitglieder sowie an die vom Bürgermeister bestimmten Bediensteten der Verwaltung. Die Einladung kann auch auf elektronischem Weg über das System SD-Net oder einem vergleichbaren Produkt erfolgen. (3) In der Einladung sind Zeit, Ort und Tagesordnung anzugeben. Ihr können schriftliche Erläuterungen zu den einzelnen Verhandlungsgegenständen (Vorlagen) beigegeben werden. Die Übersendung dieser Vorlagen richtet sich nach der jeweiligen Form der Übersendung i.S. des § 1 Abs. 2 dieser Geschäftsordnung. §2 Ladungsfrist (1) Die Einladung muss den Ratsmitgliedern mindestens 12 volle Tage vor dem Sitzungstag, den Tag der Absendung nicht eingerechnet, zugehen. (2) In besonders dringenden Fällen kann die Ladungsfrist bis auf 3 volle Tage abgekürzt werden. Die Dringlichkeit ist in der Einladung zu begründen. (3) Abs. 1 und 2 gelten sowohl für die schriftliche Übersendung als auch für die Übersendung in elektronischer Form. §3 Aufstellung der Tagesordnung (1) Der Bürgermeister setzt die Tagesordnung fest. Er hat dabei Vorschläge aufzunehmen, die ihm in schriftlicher Form spätestens am 15. Tage vor dem Sitzungstag von mindestens einem Fünftel der Ratsmitglieder oder einer Fraktion vorgelegt werden. (2) Der Bürgermeister legt die Reihenfolge der einzelnen Tagesordnungspunkte fest und bestimmt unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften, welche Tagesordnungspunkte in nichtöffentlicher Sitzung behandelt werden sollen. (3) Betrifft ein Vorschlag eine Angelegenheit, die nicht in die Aufgabenbereich der Gemeinde fällt, weist der Bürgermeister in der Tagesordnung darauf hin, dass die Angelegenheit durch Geschäftsordnungsbeschluss vom Rat von der Tagesordnung wieder abzusetzen ist. § 3a Verwaltungsvorlagen (1) Verwaltungsvorlagen für die Ratssitzung müssen einen Beschlussentwurf enthalten. (Gegenüber dem Antrag sollte das "müssen" durch "sollen" ersetzt. Hierdurch wird dem Punkt Rechnung getragen, dass eine Abwägung von Vor- und Nachteilen dem Gemeinderat obliegt und hier seitens der Verwaltung keine Tendenzen abgegeben werden sollten. Des Weiteren ist die Behandlung von Tagesordnungspunkten auch ohne das Vorliegen von Beschlussvorlagen und damit auch ohne Beschlussentwurf gesetzlich möglich; die Erstellung von Sitzungsvorlagen ist allerdings ein unverzichtbarer Bestandteil der politischen Beratung und ist eine der Kernaufgaben der Verwaltung. Die Beratung von Tagesordnungspunkten ohne vorherige schriftliche Information oder Vorlage eines Beschlussvorschlags soll die Ausnahme von der Regel sein.) (2) Wichtige mündliche Mitteilungen des Bürgermeisters/der Verwaltung sind unter dem Tagesordnungspunkt Mitteilungen nur ausnahmsweise in sehr dringenden Fällen zulässig, ansonsten sind die Mitteilungsvorlagen zu jeder einzelnen Mitteilung schriftlich der Einladung beizufügen bzw. spätestens drei Kalendertage vor der Sitzung zur Verfügung zu stellen. Mitteilungsvorlagen werden in der Form zugeleitet, wie die Einberufung des Rates erfolgt (schriftlich oder elektronisch). Formulierung der Verwaltung: (2) Wichtige mündliche Mitteilungen des Bürgermeisters/der Verwaltung sind unter dem Tagesordnungspunkt Mitteilungen nur ausnahmsweise in sehr dringenden Fällen zulässig, ansonsten sind die Mitteilungsvorlagen zu jeder einzelnen Mitteilung schriftlich der Einladung beizufügen bzw. spätestens in der Sitzung zur Verfügung zu stellen. Mitteilungsvorlagen werden in der Form zugeleitet, wie die Einberufung des Rates erfolgt (schriftlich oder elektronisch). (In Bezug auf die Mitteilungen wird auf die Vorgehensweise bei den mündlichen Anfragen verwiesen, die eine Bekanntgabe in der Sitzung ermöglichen. Hier sollte das Recht der Ratsmitglieder auch für die Verwaltung gelten.) § 3b Tagesordnung (1) Die Tagesordnung einer Ratssitzung beginnt sowohl im öffentlichen Teil als auch im nichtöffentlichen Teil mit der Kenntnisnahme und Genehmigung der Niederschrift der letzten Sitzung. (2) Die Tagesordnung einer Ratssitzung enden im öffentlichen Teil als auch im nichtöffentlichen Teil mit den Tagesordnungspunkten Mitteilungen und Anfragen. Die Tagesordnungspunkte gliedern sich hier jeweils im öffentlichen und im nichtöffentlichen Teil in a) schriftliche Mitteilungen/Anfragen und b) mündliche Mitteilungen/Anfragen. (Formulierung der Verwaltung: (2) Die Tagesordnung einer Ratssitzung enden im öffentlichen Teil als auch im nichtöffentlichen Teil mit den Tagesordnungspunkten Mitteilungen und Anfragen. Die Tagesordnungspunkte gliedern sich hier jeweils im öffentlichen Teil in a) schriftliche Mitteilungen / Anfragen und b) mündliche Mitteilungen. Im nichtöffentlichen Teil wird eine Gliederung in a) schriftliche Mitteilungen / Anfragen und in b) mündliche Mitteilungen / Anfragen vorgenommen. (Hier erfolgte ausschließlich eine Konkretisierung des Antrags, um eine klarere Sitzungsstruktur auf zu zeigen. Weiterhin wird auf die Ausführungen zu Punkt 4 verwiesen, die öffentliche Anfragen ausschließen.) §4 Öffentliche Bekanntmachung Zeit, Ort und Tagesordnung der Ratssitzung sind vom Bürgermeister rechtzeitig öffentlich bekanntzumachen. Die Bekanntmachung erfolgt in der Form, die die Hauptsatzung hierfür vorschreibt. §5 Anzeigepflicht bei Verhinderung Ratsmitglieder, die verhindert sind, an einer Sitzung teilzunehmen, haben dies unverzüglich, spätestens zu Beginn der Sitzung, dem Bürgermeister mitzuteilen. 2. Durchführung von Ratssitzungen a) Allgemeines §6 Öffentlichkeit der Ratssitzungen (1) Die Sitzungen des Rates sind öffentlich. Jedermann hat das Recht, als Zuhörer an öffentlichen Ratssitzungen teilzunehmen, so weit ist dies die räumlichen Verhältnisse gestatten. Die Zuhörer sind – außer im Falle des § 17a (Einwohnerfragestunde) – nicht berechtig, das Wort zu ergreifen oder sich sonst an den Verhandlungen des Rates zu beteiligen. Sie haben sich in dem für Zuhörer bestimmten Teil des Sitzungsraumes aufzuhalten. (2) Für folgende Angelegenheiten wird die Öffentlichkeit ausgeschlossen: a) Personalangelegenheiten, b) Erwerb bzw. Veräußerung von Grundstücken durch die Gemeinde; dies gilt auch für Pacht, Miete oder ähnliche Rechtsgeschäfte, durch die der Gemeinde Rechte an einer Liegenschaft verschafft werden bzw. die Gemeinde solche Rechte Dritten verschafft. c) Auftragsvergaben, d) Angelegenheiten der zivilen Verteidigung, e) Einzelfälle in Abgabenangelegenheiten, f) Angelegenheiten der Rechnungsprüfung mit Ausnahme der Beratung des im allgemeinen Berichtsband (§ 101 Abs. 3 GO) enthaltenen Prüfungsergebnisses (§ 94 Abs. 1 GO) Dies gilt nicht, wenn im Einzelfall weder Gründe des öffentlichen Wohls noch berechtigte Ansprüche oder Interessen Einzelner den Ausschluss der Öffentlichkeit gebieten. (3) Darüber hinaus kann auf Antrag des Bürgermeisters oder eines Ratsmitgliedes für einzelne Angelegenheiten die Öffentlichkeit ausgeschlossen werden. Anträge und Vorschläge auf Ausschluss der Öffentlichkeit dürfen nur in nichtöffentlicher Sitzung begründet und beraten werden. Falls dem Antrag oder dem Vorschlag stattgegeben wird, ist die Öffentlichkeit in geeigneter Weise zu unterrichten, dass in nichtöffentlicher Sitzung weiter verhandelt wird (§ 48 Abs. 2 Sätze 3 bis 5 GO). (4) Personenbezogene Daten dürfen offenbart werden, so weit nicht schützenswerte Interessen Einzelner oder Belange des öffentlichen Wohls überwiegen; erforderlichenfalls ist die Öffentlichkeit auszuschließen. (5) Die Aufzeichnung der Sitzung oder von Teilen von ihr mit technischen Mitteln ist untersagt. Der Vorsitzende kann Ausnahme nach Zustimmung aller Sitzungsteilnehmer zulassen. §7 Vorsitz (1) Der Bürgermeister führt den Vorsitz im Rat. Im Falle seiner Verhinderung übernimmt sein Stellvertreter den Vorsitz. Die Reihenfolge der Stellenvertretung bestimmt sich aufgrund des Wahlergebnisses nach § 67 Abs. 2 GO. (2) Der Bürgermeister hat die Sitzung sachlich und unparteiisch zu leiten. Er handhabt die Ordnung in der Sitzung und übt das Hausrecht ( § 51 GO) aus. §8 Beschlussfähigkeit (1) Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt der Bürgermeister die ordnungsgemäße Einberufung sowie die Beschlussfähigkeit der Versammlung fest und lässt dies in der Niederschrift vermerken. Der Rat ist schlussfähig, wenn mehr als die Hälfte der gesetzlichen Mitgliederzahl anwesend ist. Er gilt als beschlussfähig, solange seine Beschlussunfähigkeit nicht festgestellt ist (§ 49 Abs. 1 GO). (2) Ist eine Angelegenheit wegen Beschlussunfähigkeit zurückgestellt worden und wird der Rat zur Behandlung über denselben Gegenstand einberufen, so ist er ohne Rücksicht auf die Zahl der Erschienenen beschlussfähig, wenn bei der zweiten Einberufung auf diese Bestimmung ausdrücklich hingewiesen worden ist (§ 49 Abs. 2 GO). §9 Befangenheit von Ratsmitgliedern (1) Muss ein Ratsmitglied annehmen, nach §§ 43 Abs. 2, 31 GO von der Mitwirkung an der Beratung und Entscheidung ausgeschlossen zu sein, so hat es den Ausschließungsgrund vor Eintritt in die Verhandlung unaufgefordert dem Bürgermeister anzuzeigen und den Sitzungsraum zu verlassen; bei einer öffentlichen Sitzung kann das Ratsmitglied sich in dem für die Zuhörer bestimmten Teil des Sitzungsraumes aufhalten. (2) In Zweifelsfällen entscheidet der Rat darüber, ob ein Ausschließungsgrund besteht. (3) Verstößt ein Ratsmitglied gegen die Offenbarungspflicht nach Abs. 1, so stellt der Rat dies durch Beschluss fest. Der Ratsbeschluss ist in die Niederschrift aufzunehmen. § 10 Teilnahme an Sitzungen (1) Der Bürgermeister und die von ihm bestimmten Bediensteten der Verwaltung nehmen an den Sitzungen des Rates teil. Der Bürgermeister ist berechtigt und auf Verlangen mindestens eines Fünftels der Ratsmitglieder oder einer Fraktion verpflichtet, zu einem Punkt der Tagesordnung vor dem Rat Stellung zu nehmen. (2) Mitglieder der Ausschüsse können an den nichtöffentlichen Sitzungen des Rates als Zuhörer teilnehmen, so weit deren Aufgabenbereich durch den Beratungsgegenstand berührt wird. Sie haben sich in dem für Zuhörer bestimmten Teil des Sitzungsraumes auszuhalten. Die Teilnahme als Zuhörer begründet keinen Anspruch auf Ersatz des Verdienstausfalls und auf Zahlung von Sitzungsgeld (§ 48 Abs. 4 GO). (3) Die Dauer der Sitzungen des Gemeinderates soll drei Stunden nicht überschreiten. Auf Verlangen der Mehrheit der anwesenden Ratsmitglieder muss der Vorsitzende die Sitzung nach Ablauf von 3 Stunden beenden. Die Sitzung darf frühestens drei Tage später fortgesetzt werden. Der Termin für die neue Sitzung wird unmittelbar bekanntgegeben. b) Gang der Beratungen § 11 Änderung und Erweiterung der Tagesordnung (1) Der Rat kann vor Eintritt in die Tagesordnung beschließen, a) die Reihenfolge der Tagesordnungspunkte zu ändern b) Tagesordnungspunkte zu teilen oder miteinander zu verbinden, c) Tagesordnungspunkte abzusetzen. Die Verweisung eines zur Beratung in öffentlicher Sitzung vorgesehenen Tagesordnungspunktes in die nichtöffentliche Sitzung darf nur dann erfolgen, wenn es sich um eine geheimhaltungsbedürftige Angelegenheit im Sinne von § 6 Abs. 2 bis 4 GeschO handelt. (2) Die Tagesordnung kann in der Sitzung durch Beschluss des Rates erweitert werden, wenn es sich um Angelegenheiten handelt, die keinen Aufschub dulden oder die von äußerster Dringlichkeit sind (§ 48 Abs. 1 GO). Der Ratsbeschluss ist in die Niederschrift aufzunehmen. (3) Ist Aufgrund des Vorschlages einer Fraktion oder eines Fünftels der Ratsmitglieder eine Angelegenheit in die Tagesordnung aufgenommen worden, die nicht in den Aufgabenbereich der Gemeinde fällt, setzt der Rat durch Geschäftsordnungsbeschluss die Angelegenheit von der Tagordnung ab. (4) Wird nach Aufruf eines Tagesordnungspunktes, der eine Angelegenheit betrifft, die nicht in den Aufgabenbereich der Gemeinde fällt, ein Geschäftsordnungsantrag nach Abs. 3 aus der Mitte des Ratest nicht gestellt, stellt der Bürgermeister vom Amts wegen den Antrag und lässt darüber abstimmen. § 12 Redeordnung (1) Der Bürgermeister ruft jeden Punkt der Tagesordnung nach der vorgesehenen oder beschlossenen Reihenfolge unter Bezeichnung des Verhandlungsgegenstandes auf und stellt die Angelegenheit zur Beratung. Wird eine Angelegenheit beraten, die auf Vorschlag von einem Fünftel der Ratsmitglieder oder einer Fraktion in die Tagesordnung aufgenommen worden ist (§ 3 Abs. 1 dieser Geschäftsordnung), so ist zunächst den Antragstellern Gelegenheit zu geben, ihren Vorschlag zu begründen. Ist eine Berichterstattung vorgesehen, so erhält zunächst der Berichterstatter das Wort. (2) Hinsichtlich der Angelegenheiten, die nicht den Aufgabenbereich der Gemeinde fallen, gelten § 11 Absätze 3 und 4. (3) Ein Ratsmitglied, das das Wort ergreifen will, hat sich durch Aufhebung der Hand zu melden. Melden sich mehrere Ratsmitglieder gleichzeitig, so bestimmt der Bürgermeister die Reihenfolge der Wortmeldungen. (4) Außerhalb der Reihenfolge erhält ein Ratsmitglied das Wort, wenn es Anträge zur Geschäftsordnung stellen will. (5) Der Bürgermeister ist berechtigt, auch außerhalb der Reihenfolge das Wort zu ergreifen. (6) Die Redezeit beträgt im Regelfalle höchstens 3 Minuten. Sie kann durch Beschluss des Rates verlängert oder verkürzt werden. Ein Ratsmitglied darf höchstens dreimal zum selben Punkt der Tagesordnung sprechen; Anträge zur Geschäftsordnung bleiben hiervon unberührt. Die Beschränkung der Redezeit gilt nicht für Erklärungen der Fraktionen. (7) Während und nach der Abstimmung kann das Wort zum erledigten Beratungspunkt nicht mehr erteilt werden. § 13 Anträge zur Geschäftsordnung (1) Anträge zur Geschäftsordnung können jederzeit von jedem Ratsmitglied gestellt werden. Dazu gehören insbesondere folgende Anträge: a) b) c) d) e) f) g) h) auf Schluss der Aussprache (§ 14), auf Schluss der Rednerliste (§ 14), auf Verweisung an einen Ausschuss oder an den Bürgermeister, auf Vertagung, auf Unterbrechung oder Aufhebung der Sitzung, auf Ausschluss oder Wiederherstellung der Öffentlichkeit, auf namentliche oder geheime Abstimmung, auf Absetzung einer Angelegenheit von der Tagesordnung. (2) Wird ein Antrag zur Geschäftsordnung gestellt, so darf noch je ein Ratsmitglied für und gegen diesen Antrag sprechen. Alsdann ist über den Antrag abzustimmen. In den Fällen des § 16 Abs. 3 und Abs. 4 bedarf es keiner Abstimmung. Über Anträge zur Geschäftsordnung hat der Rat gesondert vorab zu entscheiden. Werden mehrere Anträge zur Geschäftsordnung gleichzeitig gestellt, so ist über den jeweils weitest gehenden Antrag zuerst abzustimmen. In Zweifelsfällen bestimmt der Bürgermeister die Reihenfolge der Abstimmung. § 14 Schluss der Ausspreche, Schluss der Rednerliste Jedes Ratsmitglied, das sich nicht an der Beratung beteiligt hat, kann verlangen, dass die Beratung des Tagesordnungspunktes beendet oder die Rednerliste geschlossen wird. Wird ein solcher Antrag gestellt, so gibt der Vorsitzende die bereits vorliegenden Wortmeldungen bekannt. § 15 Anträge zur Sache (1) Jedes Ratsmitglied und jede Fraktion sind berechtigt, zu jedem Punkt der Tagesordnung Anträge zu stellen um eine Entscheidung des Rates in der Sache herbeizuführen (Anträge zur Sache). Hat eine Vorberatung in Ausschüssen des Rates stattgefunden, so steht ein gleiches Recht auch den beteiligten Ausschüssen zu. Die Anträge müssen einen abstimmungsfähigen Beschlussentwurf enthalten. (2) Für Zusatz- und Änderungsanträge zu den nach Abs. 1 gestellten Anträgen gilt Abs. 1 Satz 3 entsprechend. (3) Anträge nach den Absätzen 1 und 2, die Mehrausgaben oder Mindereinnahmen gegenüber den Ansätzen des Haushaltsplanes zur Folge haben, müssen mit einem Deckungsvorschlag verbunden werden. § 16 Abstimmung (1) Nach Schluss der Aussprache stellt der Bürgermeister die zu dem Tagesordnungspunkt gestellten Sachanträge zur Abstimmung. Der weitest gehende Antrag hat Vorrang. In Zweifelsfällen bestimmt der Bürgermeister die Reihenfolge der Abstimmung. (2) Die Abstimmung erfolgt im Regelfall durch Handzeichen. (3) Auf Antrag von mindestens einem Fünftel der Ratsmitglieder erfolgt namentliche Abstimmung. Bei namentlicher Abstimmung ist die Stimmabgabe jedes Stimmberechtigten in der Niederschrift zu vermerken. (4) Auf Antrag von mindestens einem Fünftel der Ratsmitglieder wird geheim abgestimmt. Die geheime Abstimmung erfolgt durch Abgabe von Stimmzetteln. (5) Wird zum selben Tagesordnungspunkt sowohl ein Antrag auf namentliche als auch auf geheime Abstimmung gestellt, so hat der Antrag auf geheime Abstimmung Vorrang. Das Abstimmungsergebnis wird vom Bürgermeister bekanntgegeben und in der Niederschrift festgehalten. § 17 Fragerecht der Ratsmitglieder (1) Jedes Ratsmitglied ist berechtig, schriftliche Anfragen, die sich auf Angelegenheiten der Gemeinde beziehen, an den Bürgermeister zu richten. Anfragen sind mindestens fünf Kalendertage vor Beginn der Ratssitzung dem Bürgermeister zuzuleiten. Die Beantwortung hat schriftlich zu erfolgen, wenn der Fragesteller es verlangt. (2) Schriftliche Anfragen werden am Schluss der öffentlichen Sitzung bzw. in den Fällen der nichtöffentlichen Sitzung am Schluss der nichtöffentlichen Sitzung beantwortet. Nach Beantwortung einer Anfrage können von den Ratsmitgliedern insgesamt bis zu drei kurze Zusatzfragen zu der vorliegenden Anfrage gestellt werden. Dabei hat der Fragesteller das Vorrecht, Zusatzfragen zu stellen. Die schriftlichen Fragen und die schriftliche Beantwortung der Anfragen werden spätestens in der Sitzung allen Ratsmitgliedern zur Verfügung gestellt. (3) Der Bürgermeister entscheidet, ob die Antwort im öffentlichen oder nichtöffentlichen Teil der Sitzung gegeben wird. Die Entscheidung wird dem Fragesteller vorher mitgeteilt. Formulierung der Verwaltung: Der Bürgermeister entscheidet, ob eine schriftliche Anfrage im öffentlichen oder nichtöffentlichen Teil der Sitzung behandelt wird. Die Entscheidung wird dem Fragesteller vorher mitgeteilt. (Anmerkung: Aus Sicht der Verwaltung wurde hier nur die Formulierung konkretisiert.) (4) Jedes Ratsmitglied ist darüber hinaus berechtigt, nach Erledigung der Tagesordnung einer Ratssitzung unter dem Punkt Anfragen und Mitteilungen bis zu zwei mündliche Anfragen, die sich nicht auf die Tagesordnung der Ratssitzung beziehen dürfen, an den Bürgermeister zu richten. Die Anfragen müssen Angelegenheiten betreffen, die in den Aufgabenbereich der Gemeinde fallen. Sie müssen kurz gefasst sein und eine kurze Beantwortung ermöglichen. Der Fragesteller darf jeweils nur eine Zusatzfrage stellen. Ist eine sofortige Beantwortung nicht möglich, wird der Fragesteller auf eine schriftliche Beantwortung verwiesen werden. (Zu den mündlichen Anfragen wird darauf hingewiesen, dass die Zuordnung auf den nichtöffentlichen Teil beschränkt werden sollte. Für die Verwaltung ist es andernfalls nicht möglich, die korrekte Zuordnung für den öffentlichen oder den nichtöffentlichen Teil zu treffen. Ohne diese vorherige Entscheidung besteht die Gefahr, dass eine rechtswidrige Handlung vollzogen wird, die seitens der Verwaltung nicht wirksam verhindert werden kann und ist daher nicht zulässig.) Formulierung der Verwaltung zu (4): Jedes Ratsmitglied ist darüber hinaus berechtigt, im nichtöffentlichen Teil unter dem Punkt Mitteilungen und Anfragen bis zu zwei mündliche Anfragen, die sich nicht auf andere in der Tagesordnung der Ratssitzung befindliche Tagesordnungspunkte beziehen dürfen, an den Bürgermeister zu richten. Die Anfragen müssen Angelegenheiten betreffen, die in den Aufgabenbereich der Gemeinde fallen. Sie müssen kurz gefasst sein und eine kurze Beantwortung ermöglichen. Der Fragesteller darf jeweils nur eine Zusatzfrage stellen. Ist eine sofortige Beantwortung nicht möglich, wird der Fragesteller auf eine schriftliche Beantwortung verwiesen werden. Die Anfragen sollen dem Bürgermeister per E-Mail im Vorfeld der Sitzung oder schriftlich in der Sitzung zur Verfügung gestellt werden. (5) – bisher (2) Eine Aussprache findet nicht statt. § 17a Fragerecht von Einwohnern (1) Der Rat kann beschließen, dass eine Fragestunde für Einwohner in die Tagesordnung der nächstfolgenden Ratssitzung aufgenommen wird. In diesem Fall ist jeder Einwohner der Gemeinde berechtig, nach Aufruf des Tagesordnungspunktes mündliche Anfragen an den Bürgermeister zu richten. Die Anfragen müssen sich auf Angelegenheiten der Gemeinde beziehen. (2) Melden sich mehrere Einwohner gleichzeitig, so bestimmt der Bürgermeister die Reihenfolge der Wortmeldungen. Jeder Fragesteller ist berechtig, höchstens zwei Zusatzfragen zu stellen. (3) Die Beantwortung der Anfrage erfolgt im Regelfall mündlich durch den Bürgermeister. Ist eine sofortige Beantwortung nicht möglich, so kann der Fragensteller auf schriftliche Beantwortung verwiesen werden. Eine Aussprache findet nicht statt. § 18 Wahlen (1) Wahlen werden durch offene Abstimmung vollzogen. Die Abstimmung erfolgt im Regelfall durch Handzeichen. (2) Wenn das Gesetz es bestimmt oder wenn ein Ratsmitglied oder der Bürgermeister der offenen Abstimmung widerspricht, erfolgt die Wahl geheim durch Abgabe von Stimmzetteln. Auf dem Stimmzettel ist der Name des zu Wählenden anzugeben oder anzukreuzen. Unbeschriftete Stimmzettel gelten als Stimmenthaltung. (3) Gewählt ist die vorgeschlagene Person, die mehr als die Hälfte der gültigen Stimmen erhalten hat. Nein-Stimmen gelten als gültige Stimmen. Erreicht niemand mehr als die Hälfte der Stimmen, so findet zwischen den Personen, welche die beiden höchsten Stimmenzahlen erreicht haben, eine engere Wahl statt. Gewählt ist, wer in dieser engeren Wahl die meisten Stimmen auf sich vereinigt. Bei Stimmengleichheit entscheidet das Los (§ 50 Abs. 2 GO). (4) Für die Besetzung von Ausschüssen des Rates gilt § 50 Abs. 3 GO. c) Ordnung in den Sitzungen § 19 Ordnungsgewalt und Hausrecht (1) In den Sitzungen des Rates handhabt der Bürgermeister die Ordnung und übt das Hausrecht aus. Seiner Ordnungsgewalt und seinem Hausrecht unterliegen – vorbehaltlich der § 20 – 22 dieser Geschäftsordnung – alle Personen, die sich während einer Ratssitzung im Sitzungssaal aufhalten. Wer sich ungebührlich benimmt oder sonst die Würde der Versammlung verletzt, kann vom Bürgermeister zur Ordnung gerufen und notfalls aus dem Sitzungssaal gewiesen werden. (2) Entsteht während der Sitzung des Rates unter den Zuhörern störende Unruhe, so kann der Bürgermeister nach vorheriger Abmahnung den für die Zuhörer bestimmten Teil des Sitzungssaales räumen lassen, wenn die störende Unruhe auf andere Weise nicht zu beseitigen ist. § 20 Ordnungsruf und Wortentziehung (1) Redner, die vom Thema abschweifen, kann der Bürgermeister zur Sache rufen. (2) Redner, die ohne Worterteilung das Wort an sich reißen oder die vorgeschriebene Redezeit trotz entsprechender Abmahnung überschreiten, kann der Bürgermeister zur Ordnung rufen. (3) Hat ein Redner bereits zweimal einen Ruf zur Sache (Abs. 1) oder einen Ordnungsruf (Abs. 2) erhalten, so kann der Bürgermeister ihm das Wort entziehen, wenn der Redner Anlass zu einer weiteren Ordnungsmaßnahme gibt. Einem Redner, dem das Wort entzogen ist, darf es in derselben Ratssitzung zu dem betreffenden Tagesordnungspunkt nicht wieder erteilt werden. § 21 Entzug der Sitzungsentschädigung, Ausschluss aus der Sitzung Einem Ratsmitglied, das sich ungebührlich benimmt oder die Würde der Versammlung verletzt, können durch Beschluss des Rates die auf den Sitzungstag entfallenden Entschädigungen (§ 45 GO) entzogen werden. Setzt das Ratsmitglied sein ordnungswidriges Verhalten fort, so kann es für einen im Beschluss festzulegenden Zeitraum von dieser und weiteren Ratssitzungen ausgeschlossen werden. Der Ausschluss bewirkt, dass das Ratsmitglied für den festgelegten Zeitraum auch an den Sitzungen der Ausschüsse nicht teilnehmen darf. § 22 Einspruch gegen Ordnungsmaßnahmen (1) Gegen Ordnungsmaßnahmen nach § 21 dieser Geschäftsordnung steht dem Betroffenen der Einspruch zu. (2) Über die Berechtigung der Ordnungsmaßnahme befindet alsdann der Rat in der Nächsten Sitzung ohne die Stimme des Betroffenen. Diesem ist Gelegenheit zur Stellungnahme zu gebe. Die Entscheidung des Rates ist dem Betroffenen zuzustellen. 3. Niederschrift über die Ratssitzungen, Unterrichtung der Öffentlichkeit § 23 Niederschrift (1) Über die im Rat gefassten Beschlüsse ist durch den Schriftführer eine Niederschrift aufzunehmen. Die Niederschrift muss enthalten: a) b) c) d) e) f) g) h) i) die Namen der anwesenden und der fehlenden Ratsmitglieder, die Namen der sonstigen an den Beratungen teilnehmenden Personen, Ort und Tag sowie Zeitpunkt des Beginns, einer etwaigen Unterbrechung und die Beendigung der Sitzung, die behandelten Beratungsgegenstände, die gestellten Anträge, die gefassten Beschlüsse und die Ergebnisse von Wahlen Erklärungen, die im Auftrage einer Fraktion abgegeben werden und deren Aufnahme in die Niederschrift ausdrücklich verlangt wird, die an den Bürgermeister gerichteten Anfragen und Antworten, persönliche Erklärungen, soweit dies verlangt wird. Die Tagesordnung und alle dazugehörigen Vorlagen, Anträge und Anfragen sind dem Original der Niederschrift als Anlage und Bestandteil bei zuheften. (2) Die Niederschrift soll eine gedrängte Wiedergabe des Verhandlungsverlaufs enthalten. (3) Der Schriftführer wird vom Rat bestellt. Soll ein Bediensteter der Gemeindeverwaltung bestellt werden, so erfolgt die Bestellung im Benehmen mit dem Bürgermeister. (4) Die Niederschrift wird von dem Bürgermeister und dem vom Rat bestellten Schriftführer unterzeichnet. Verweigert einer der Genannten die Unterschrift, so ist dies unter Angabe der Gründe in der Niederschrift zu vermerken. Die Niederschrift ist allen Ratsmitgliedern in der Form der Übersendung i.S. v. § 1 Abs. 2 dieser Geschäftsordnung zuzuleiten. (5) Um die Erstellung der Niederschrift zu erleichtern, dürfen Tonbandmitschnitte von Sitzungen erfolgen. Sie dürfen ausschließlich von den in Abs. 4 Satz 1 genannten Personen zur Erstellung der Niederschrift genutzt werden. Ist bis spätestens in der auf die Zuleitung der Niederschrift gem. Abs. 4 Satz 2 folgenden Ratssitzung kein Wunsch zur Änderung der Niederschrift geäußert worden, so ist der Tonbandmitschnitt unverzüglich zu löschen. Wird ein Änderungswunsch geäußert, so kann zur Klärung der Berechtigung dieses Wunsches bis zur nächstfolgenden Ratssitzung der Tonbandmitschnitt abweichend von Satz 2 von dem Ratsmitglied, das den Änderungswunsch vorträgt, vom Schriftführer und ggf. auch von den in Abs. 4 Satz 1 genannten Personen gemeinsam abgehört werden, um eine gütliche Einigung über die Niederschrift zu erreichen. Das Ergebnis dieser Einigungsbemühungen ist dem Rat vorzutragen. Anschließend ist der Tonbandmitschnitt unverzüglich zu löschen. (6) Die Niederschrift wird vom Bürgermeister und dem Schriftführer, den der Rat bestellt, unterzeichnet. Sie wird nach Unterzeichnung unverzüglich, spätestens 21 Kalendertage nach der Sitzung allen Ratsmitgliedern zugestellt. Niederschriften werden in der Form zugeleitet, wie die Einberufung des Rates erfolgt (schriftlich oder elektronisch). (7) Einwendungen gegen die Niederschrift sind bis zur nächsten Ratssitzung schriftlich beim Bürgermeister geltend zu machen. Über Einwendungen entscheidet der Rat in seiner nächsten Sitzung. Der Beschluss über die Einwendungen wird in der Niederschrift der Sitzung, in der über die Einwendungen beschlossen wird, protokolliert. § 24 Unterrichtung der Öffentlichkeit (1) Zur Unterrichtung der Öffentlichkeit während der Ratssitzung werden einige Abdrucke des öffentlichen Sitzungsteils zur Selbstbedienung ausgelegt. (2) Über den wesentlichen Inhalt der vom Rat gefassten Beschlüsse ist die Öffentlichkeit in geeigneter Weise zu unterrichten. Dies kann dadurch geschehen, dass der Bürgermeister den Wortlaut eines vom Rat gefassten Beschlusses in öffentlicher Sitzung verliest und die Niederschriften des Rates im Mittelungsblatt für die Gemeinde Inden und Langerweher und im Internetauftritt der Gemeinde (www.gemeinde-inden.de) veröffentlicht. (3) Die Unterrichtung gilt grundsätzlich auch für Beschlüsse des Rates, die in nichtöffentlicher Sitzung gefasst werden, es sei denn, dass der Rat im Einzelfall ausdrücklich etwas anderes beschlossen hat. II. § 25 Geschäftsordnung der Ausschüsse/Ältestenrat Grundregel Auf das Verfahren in den Ausschüssen finden grundsätzlich die für den Rat geltenden Vorschriften entsprechend Anwendung, so weit nicht § 26 dieser Geschäftsordnung abweichende Regelungen enthält. § 26 Abweichungen für das Verfahren der Ausschüsse (1) Der Ausschussvorsitzende setzt die Tagesordnung im Benehmen mit dem Bürgermeister fest (§ 58 Abs. 2 Satz 2 OG). Der Ausschussvorsitzende ist auf Verlangen des Bürgermeisters bzw. auf Antrag einer Fraktion verpflichtet, einen Gegenstand in die Tagesordnung aufzunehmen. (2) Über Zeit, Ort und Tagesordnung der Ausschusssitzungen unterrichtet der Bürgermeister die Öffentlichkeit in geeigneter Weise, ohne dass es einer öffentlichen Bekanntmachung nach § 4 dieser Geschäftsordnung bedarf. (3) Die Beschlussfähigkeit von Ausschüssen ist über § 8 Abs. 1 Satz 2 dieser Geschäftsordnung hinaus nur dann gegeben, wenn die Zahl der anwesenden Ratsmitglieder die Zahl der anwesenden sachkundigen Bürger (stimmberechtigte Ausschussmitglieder nach § 58 Abs. 3 GO) übersteigt; Ausschüsse gelten auch insoweit als beschlussfähig, solange ihre Beschlussunfähigkeit nicht festgehalten wird. (4) Der Bürgermeister ist berechtigt und auf Verlangen eines Ausschusses verpflichtet, an dessen Sitzungen teilzunehmen. Der Bürgermeister ist berechtigt und auf Verlangen mindestens eines Fünftels der Ausschussmitglieder oder einer Fraktion verpflichtet, zu einem Punkt der Tagesordnung vor dem Ausschuss Stellung zu nehmen. Den Passus hier weglassen und dann einen entsprechenden Beschluss des Gemeinderates im Rahmen der Diskussion zur GO fassen. Die Begründung zum untenstehenden Beschlußvorschlag in grüner Farbe lautet wie folgt: Zur Verhinderung von zeitlichen Verzögerungen bei Beratungen ist ein Beschluss zu fassen, weil nach § 69 GO NRW der Bürgermeister auf Verlangen eines Ausschusses verpflichtet ist, an dessen Sitzungen teilzunehmen. Damit nicht erst ein Ausschuss in einer Sitzung beschließen muss, dass der Bürgermeister zu einem Tagesordnungspunkt Stellung nimmt und damit eine weitere Sitzung notwendig wird, sollte der Gemeinderat aus Zweckmäßigkeitsgründen folgenden Beschluss fassen, der dann einzelne Beschlüsse der Ausschüsse zumindest überflüssig machen könnte falls der Bürgermeister diesen Beschluss im Rahmen der Möglichkeiten umsetzt: „Der Bürgermeister soll nach Möglichkeit persönlich an Ausschusssitzungen teilnehmen, um zu Punkten der Tagesordnung auf Verlangen der Ausschussmitglieder in der Sitzung des Ausschusses Stellung beziehen zu können.“ (5) Der Bürgermeister ist zu allen Ausschusssitzungen einzuladen. Er hat das Recht, mit beratender Stimme an den Sitzungen teilzunehmen; ihm ist auf Verlangen jederzeit das Wort zu erteilen. (6) Ratsmitglieder können an nichtöffentlichen Sitzungen auch solcher Ausschüsse teilnehmen, denen sie nicht angehören. Sachkundige Bürger und Sachkundige Einwohner, die zu stellvertretenden Ausschussmitgliedern gewählt worden sind, können an den nichtöffentlichen Sitzungen dieses Ausschusses als Zuhörer teilnehmen. (7) In den Ausschüssen ist eine Niederschrift über die Beschlüsse aufzunehmen. Die Niederschrift ist neben den Ausschussmitgliedern, allen Ratsmitgliedern und dem Bürgermeister zuzuleiten. (8) § 17 dieser Geschäftsordnung findet auf Ausschüsse entsprechende Anwendung. § 26a Ältestenrat (1) Jede im Rat vertretene Fraktion ist im Ältestenrat mit dem/der Fraktionsvorsitzenden vertreten, die sich im Verhinderungsfall vertreten lassen können. Weiter nehmen die beiden ehrenamtlichen stellvertretenden Bürgermeister an den Sitzungen des Ältestenrates teil. Vorsitzender des Ältestenrates ist der Bürgermeister. Bei Verhinderung des Bürgermeisters übernimmt der Allgemeine Vertreter den Vorsitz. Der Vorsitzende beruft den Ältestenrat bei Bedarf oder auf Verlangen von einer Fraktion unter Angabe der zu behandelnden Tagesordnungspunkte ein. (2) Der Ältestenrat dient der interfraktionellen Zusammenarbeit. Beschlussgremium im Sinne der Gemeindeordnung. Er ist kein (3) Der Vorsitzende ist berechtigt weitere Vertreter der Verwaltung an den Beratungen des Ältestenrates teilnehmen zu lassen. (4)Über die Sitzungen des Ältestenrates ist durch einen Vertreter der Verwaltung eine Niederschrift anzufertigen, die innerhalb von einer Woche den Mitgliedern zur Verfügung gestellt wird. In § 10 Abs. 1 der Hauptsatzung ist geregelt, dass die Ratsmitglieder eine Aufwandsentschädigung in Form eines monatlichen Pauschalbetrages und ein Sitzungsgeld nach Maßgabe der EntschVO für die Teilnahme an Rats-, Ausschussund Fraktionssitzungen erhalten. Weil die Hauptsatzung nicht geändert wird, erhalten die Teilnehmer der Sitzungen des Ältestenrates genauso wie z.B. die Mitglieder des Arbeitskreises Feuerwehr auch kein Sitzungsgeld. Auf die Idee ist aber auch bisher niemand gekommen. Um die Kenntnis der Auffassung der Verwaltung zu dokumentieren, könnte nach der Verabschiedung der GO ein Beschluss mit folgendem Inhalt gefasst werden: Der Gemeinderat Inden nimmt zur Kenntnis, dass für Sitzungen des Ältestenrates - wie bisher bei Sitzungen im Rahmen von interfraktionellen Gesprächen - und von bestehenden Arbeitskreisen bzw. neu zu bildenden Arbeitskreisen kein Anspruch auf Zahlung von Sitzungsgeld besteht. § 27 Einspruch gegen Beschlüsse entscheidungsbefugter Ausschüsse (1) Beschlüsse von Ausschüssen mit Entscheidungsbefugnis können erst durchgeführt werden, wenn innerhalb von drei Tagen, den Tag der Beschlussfassung nicht eingerechnet, weder vom Bürgermeister noch von mindestens einem Fünftel der Ausschussmitglieder schriftlich Einspruch eingelegt worden ist. (2) Über den Einspruch entscheidet der Rat. III § 28 Fraktionen Bildung von Fraktionen (1) Fraktionen sind freiwillige Vereinigungen von Mitgliedern des Rates. Eine Fraktion muss aus mindestens 2 Ratsmitgliedern bestehen. Jedes Ratsmitglied kann nur einer Fraktion angehören. (2) Die Bildung einer Fraktion ist dem Bürgermeister vom Fraktionsvorsitzenden schriftlich anzuzeigen. Die Mitteilung muss die genaue Bezeichnung der Fraktion, die Namen des Fraktionsvorsitzenden und seines Stellvertreters sowie aller der Fraktion angehörenden Ratsmitglieder enthalten. Ferner ist anzugeben, wer berechtig ist, für die Fraktion Anträge zu stellen oder sonstige Erklärungen abzugeben. Unterhält die Fraktion eine Geschäftsstelle, so hat die Mitteilung auch die Anschrift der Geschäftsstelle zu enthalten. (3) Ratsmitglieder, die keiner Fraktion angehören, können von einer Fraktion als Hospitanten aufgenommen werden. Bei der Feststellung der Mindeststärke einer Fraktion zählen Hospitanten nicht mit. (4) Die Auflösung einer Fraktion, der Wechsel im Fraktionsvorsitz (stellvertretenden Fraktionsvorsitz) sowie die Aufnahme und Ausscheiden von Mitgliedern sind dem Bürgermeister vom Fraktionsvorsitzenden ebenfalls schriftlich anzuzeigen. (5) Die Fraktionen haben hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten (i.S.d. § 3 Abs. 1 und 2 Datenschutzgesetz Nordrhein-Westfalen) die erforderlichen technischen und Organisatorischen Maßnahmen zu treffen, um eine den Vorschriften den Datenschutzgesetzes Nordrhein-Westfalen entsprechende Datenverarbeitung sicherzustellen. Sie sind verpflichtet, bei der Auflösung der Fraktion die aus der Fraktionsarbeit erlangten personenbezogenen Daten zu löschen (§ 19 Abs. 3 Satz 1 lit. b Datenschutzgesetz Nordrhein-Westfalen). IV § 29 Datenschutz Datenschutz Die Mitglieder des Rates und der Ausschüsse, die im Rahmen der Ausübung ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit Zugang zu vertraulichen Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten, haben bzw. von ihnen Kenntnis erlangen, dürfen solche Daten nur zu dem jeweiligen, der rechtmäßigen Aufgabenerfüllung dienenden Zweck verarbeiten oder offenbaren. Personenbezogenen Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Vertrauliche Unterlagen sind alle Schriftstücke, automatisierte Dateien und sonstige Datenträger, die als solche gekennzeichnet sind oder personenbezogene Daten enthalten. Hierzu zählen auch mit vertraulichen Unterlagen im Zusammenhang stehende handschriftliche oder andere Notizen. § 30 Datenverarbeitung Die Mitglieder der Rates und Ausschüsse sind verpflichtet, vertrauliche Unterlagen so aufzubewahren, dass sie ständig vor Kenntnisnahme und Zugriff Dritter (z.B. Familienangehörige, Besucher, Parteifreunde, Nachbarn, etc.) gesichert sind. Dieses gilt auch für den Transport der Unterlagen. In begründeten Einzelfällen ist dem Bürgermeister auf Verlangen Auskunft über die getroffenen Datensicherheitsmaßnahmen zu geben. Eine Weitergabe von vertraulichen Unterlagen oder Mitteilung über den Inhalt an Dritte, ausgenommen im erforderlichen Umfang bei Verhinderung an den Stellvertreter, ist nicht zulässig. Dies gilt auch für die Zeit nach ausscheiden aus dem Rat. Die Mitglieder der Gemeindevertretung und Ausschüsse sind bei einem Auskunftsersuchen eines Betroffenen nach dem Landesdatenschutzgesetz verpflichtet, dem Bürgermeister auf Anfrage schriftlich Auskunft über die bei ihnen aufgrund dieser Tätigkeit zu einer bestimmten Person gespeicherten Daten zu erteilen (vgl. § 18 Abs. 1 Nr. 1 DSG NRW). Vertrauliche Unterlagen sind unverzüglich und dauerhaft zu vernichten bzw. zu löschen, wenn dies für die Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden. Bei einem Ausscheiden aus der Gemeindevertretung oder einem Ausschuss sind alle vertraulichen Unterlagen sofort dauerhaft zu vernichten bzw. zu löschen. Die Unterlagen können auch der Gemeindeverwaltung zur Vernichtung bzw. Löschung übergeben werden. Die ausgeschiedenen Mitglieder haben die Vernichtung bzw. die Löschung aller vertraulichen Unterlagen gegenüber dem Bürgermeister schriftlich zu bestätigen. V § 31 Schlussbestimmungen, Inkrafttreten Schlussbestimmungen Jedem Mitglied des Rates und Ausschüsse ist eine Ausfertigung dieser Geschäftsordnung auszuhändigen. Wird die Geschäftsordnung während der Wahlzeit geändert, so ist auch die geänderte Fassung auszuhändigen. Querverweise zu den Regelungen für Ausschüsse bzw. Änderungen der Paragraphen sind nach Beschlussfassung des Gemeinderates vorzunehmen und eine komplette Neufassung zu erstellen. § 32 Inkrafttreten Diese Geschäftsordnung, in der 2. Änderungsfassung, tritt Beschlussfassung durch den Rat in Kraft. mit dem Tage nach der Die vorstehend formulierten Änderungen zur derzeit gültigen Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse treten mit dem Tage nach der Beschlussfassung durch den Rat in Kraft.