Vorlage (Geschäftsordnung)

Geschäftsordnung für den Integrationsrat Stand: 01.09.2014 Inhaltsübersicht Präambel I. Vorbereitung der Sitzungen des Integrationsrates §1 §2 §3 §4 §5 II. Einberufung der Sitzungen des Integrationsrates Ladungsfrist Aufstellung der Tagesordnung Unterrichtung der Öffentlichkeit über die Sitzungstermine Anzeigepflicht bei Verhinderung Durchführung der Sitzungen des Integrationsrates 1. Allgemeines §6 §7 §8 §9 § 10 Öffentlichkeit der Sitzungen des Integrationsrates Vorsitz Beschlussfähigkeit Befangenheit Teilnahme 2. Gang der Beratungen § 11 § 12 § 13 § 14 § 15 § 16 § 17 Änderung und Erweiterung der Tagesordnung Redeordnung Anträge zur Geschäftsordnung Schluss der Aussprache, Schluss der Rednerliste Anträge zur Sache Abstimmung Fragerecht der Mitglieder des Integrationsrates 3. Ordnung in den Sitzungen § 18 Ordnungsgewalt und Hausrecht § 19 Ordnungsmaßnahmen § 20 Einspruch gegen Ordnungsmaßnahmen III. Niederschrift über die Sitzungen des Integrationsrates, Unterrichtung der Öffentlichkeit § 21 § 22 IV. Niederschrift Unterrichtung der Öffentlichkeit über die Beschlüsse Arbeitskreise § 23 Arbeitskreise V. Datenschutz § 24 Datenschutz § 25 Datenverarbeitung VI. Schlussbestimmungen, Inkrafttreten § 26 Schlussbestimmungen § 27 Inkrafttreten 2 Präambel Der Integrationsrat der Stadt Brühl hat am 01. September 2014 folgende Geschäftsordnung beschlossen: I. Vorbereitung der Sitzungen des Integrationsrates §1 Einberufung der Sitzungen des Integrationsrates (1) Die/ Der Vorsitzende1 beruft den Integrationsrat ein, so oft es die Geschäftslage erfordert. Der Integrationsrat ist unverzüglich einzuberufen, wenn mindestens ein Fünftel seiner Mitglieder unter Angabe der zur Beratung zu stellenden Gegenstände dies verlangen. (2) Die Einberufung erfolgt durch Übersendung einer schriftlichen Einladung an die Mitglieder des Integrationsrates sowie an die nach § 6 Teilnahmeberechtigten. Auf Antrag kann an Stelle einer schriftlichen Einladung diese auch auf elektronischem Wege erfolgen. In diesem Fall hat das jeweilige Mitglied sowie die/ der jeweilige Teilnahmeberechtigte nach § 6 eine entsprechende elektronische Adresse, an der die Einladungen übermittelt werden sollen, anzugeben. (3) In der Einladung sind Zeit, Ort und Tagesordnung anzugeben. §2 Ladungsfrist (1) Die Einladung muss mindestens sechs Tage vor dem Sitzungstag abgesendet werden. Der Tag der Absendung und der Sitzungstag sind hierbei einzurechnen. (2) In besonders dringenden Fällen kann die Ladungsfrist bis auf drei volle Tage abgekürzt werden. Die Dringlichkeit ist in der Einladung besonders zu begründen. §3 Aufstellung der Tagesordnung (1) Die/ Der Vorsitzende setzt die Tagesordnung fest. Sie/ Er hat dabei Vorschläge aufzunehmen, die ihr/ ihm in schriftlicher Form spätestens am vierzehnten Tag vor dem Sitzungstag von mindestens einem Fünftel der Mitglieder des Integrationsrates vorgelegt werden. (2) Die/ Der Vorsitzende legt Tagesordnungspunkte fest. 1 ferner die Reihenfolge der einzelnen Auf § 12 GO wird verwiesen. 3 (3) Betrifft ein Vorschlag einen Gegenstand, der keine Angelegenheit der Stadt ist, weist die/ der Vorsitzende in der Tagesordnung darauf hin, dass die Angelegenheit durch Geschäftsordnungsbeschluss von der Tagesordnung wieder abzusetzen ist. §4 Unterrichtung der Öffentlichkeit über die Sitzungstermine Über Zeit, Ort und Tagesordnung der Sitzungen des Integrationsrates unterrichtet die/ der Vorsitzende die Öffentlichkeit in geeigneter Weise, ohne dass es einer öffentlichen Bekanntmachung bedarf. §5 Anzeigepflicht bei Verhinderung (1) Mitglieder des Integrationsrates, die verhindert sind, an einer Sitzung teilzunehmen, haben dies unverzüglich, spätestens zu Beginn der Sitzung, der/ dem Vorsitzenden mitzuteilen. (2) Entsprechendes gilt für Mitglieder des Integrationsrates, die die Sitzung vorzeitig verlassen wollen. II. Durchführung der Sitzungen des Integrationsrates 1. Allgemeines §6 Öffentlichkeit der Sitzungen des Integrationsrates (1) Die Sitzungen des Integrationsrates sind öffentlich. Jedermann hat das Recht, als Zuhörer an öffentlichen Sitzungen des Integrationsrates teilzunehmen, soweit dies die räumlichen Verhältnisse gestatten. Die Zuhörer sind nicht berechtigt, das Wort zu ergreifen oder sich sonst an den Verhandlungen des Integrationsrates zu beteiligen. (2) Es wird für die Angelegenheiten die Öffentlichkeit ausgeschlossen, für die nach der Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse in der jeweils geltenden Fassung die Öffentlichkeit ausgeschlossen ist. Dies gilt nicht, wenn im Einzelfall weder Gründe des öffentlichen Wohls noch berechtigte Ansprüche oder Interessen Einzelner den Ausschluss der Öffentlichkeit gebieten. 4 (3) Darüber hinaus kann auf Antrag eines Mitglieds des Integrationsrates oder auf Vorschlag der/ des Bürgermeisterin/ Bürgermeisters für einzelne Angelegenheiten die Öffentlichkeit ausgeschlossen werden. Anträge und Vorschläge auf Ausschluss der Öffentlichkeit dürfen nur in nichtöffentlicher Sitzung begründet und beraten werden. Falls dem Antrag oder dem Vorschlag stattgegeben wird, ist die Öffentlichkeit in geeigneter Weise zu unterrichten, dass in nichtöffentlicher Sitzung weiter verhandelt wird. §7 Vorsitz (1) Der Integrationsrat wählt für die Dauer seiner Wahlzeit aus seiner Mitte in geheimer Abstimmung eine/ einen Vorsitzende/n und zwei Stellvertreter/innen. Für jede Funktion ist ein eigener Wahlgang durchzuführen. Gewählt ist die vorgeschlagene Person, die mehr als die Hälfte der gültigen Stimmen erhalten hat. Nein-Stimmen gelten als gültige Stimmen. Erreicht niemand mehr als die Hälfte der Stimmen, so findet zwischen den Personen, welche die beiden höchsten Stimmenzahlen erreicht haben, eine engere Wahl statt. Gewählt ist, wer in dieser engeren Wahl die meisten Stimmen auf sich vereinigt. Bei Stimmengleichheit entscheidet das Los. (2) Der Integrationsrat kann die/ den Vorsitzende/n abberufen. Der Antrag kann nur von der Mehrheit der in der Hauptsatzung bestimmten Zahl der Mitglieder gestellt werden. Zwischen dem Eingang des Antrags und der Sitzung des Integrationsrates muss eine Frist von mindestens zwei Tagen liegen. Über den Antrag ist ohne Aussprache abzustimmen. Der Beschluss über die Abberufung bedarf einer Mehrheit von zwei Dritteln der in der Hauptsatzung bestimmten Zahl der Mitglieder. Die/ Der Nachfolger/in ist innerhalb einer Frist von zwei Wochen ohne Aussprache in geheimer Abstimmung zu wählen. Die Vorschriften gelten für die Stellvertreter/innen entsprechend. (3) Die/ Der Vorsitzende führt den Vorsitz im Integrationsrat. Im Falle ihrer/ seiner Verhinderung übernimmt die/ der Stellvertreter/in den Vorsitz. Die Reihenfolge der Vertretung bestimmt sich nach der Reihenfolge der Wahl nach Abs. 1. Die Sitzung bei der Wahl der/ des Vorsitzenden sowie bei Entscheidungen, die vorher getroffen werden müssen, leitet die/ der Altersvorsitzende. (4) Die/ Der Vorsitzende hat die Sitzung sachlich und unparteiisch zu leiten. Sie/ Er handhabt die Ordnung in der Sitzung und übt das Hausrecht2 aus. 2 Die Ausübung des Hausrechts steht unter dem Vorbehalt der vorherigen Übertragung. 5 §8 Beschlussfähigkeit (1) Vor Eintritt in die Tagesordnung stellt die/ der Vorsitzende die ordnungsgemäße Einberufung sowie die Beschlussfähigkeit der Versammlung fest und lässt dies in der Niederschrift vermerken. Der Integrationsrat ist beschlussfähig, wenn mehr als die Hälfte der in der Hauptsatzung bestimmten Zahl der Mitglieder anwesend ist. Er gilt als beschlussfähig, solange seine Beschlussunfähigkeit nicht festgestellt ist. (2) Ist eine Angelegenheit wegen Beschlussunfähigkeit zurückgestellt worden und wird der Integrationsrat zur Behandlung über denselben Gegenstand einberufen, so ist er ohne Rücksicht auf die Zahl der Erschienenen beschlussfähig, wenn bei der zweiten Einberufung auf diese Bestimmung ausdrücklich hingewiesen worden ist. §9 Befangenheit (1) Muss ein Mitglied des Integrationsrates annehmen, nach §§ 27 Abs. 7, 31 GO von der Mitwirkung an der Beratung und Entscheidung ausgeschlossen zu sein, so hat es den Ausschließungsgrund vor Eintritt in die Verhandlung unaufgefordert der/ dem Vorsitzenden anzuzeigen und den Sitzungsraum zu verlassen; bei einer öffentlichen Sitzung kann das Mitglied des Integrationsrates sich in dem für die Zuhörer bestimmten Teil des Sitzungsraumes aufhalten. (2) In Zweifelsfällen entscheidet Ausschließungsgrund besteht. der Integrationsrat darüber, ob ein (3) Verstößt ein Mitglied des Integrationsrates gegen die Offenbarungspflicht nach Abs. 1, so stellt der Integrationsrat dies durch Beschluss fest. Der Beschluss ist in die Niederschrift aufzunehmen. § 10 Teilnahme (1) Als Gäste mit beratender Stimme können an den Sitzungen des Integrationsrates die/ der Bürgermeisterin/ Bürgermeister oder ein/e von ihr/ ihm zu benennende/r Mitarbeiter/in sowie ein/e von jeder Ratsfraktion zu benennende/r Vertreter/in teilnehmen. (2) Der Integrationsrat kann beschließen, zur Beratung einzelner Punkte der Tagesordnung Sachverständige oder Vertreter/innen anderer Behörden und Organisationen hinzuzuziehen. 6 2. Gang der Beratungen § 11 Änderung und Erweiterung der Tagesordnung (1) Der Integrationsrat kann beschließen, a) die Reihenfolge der Tagesordnungspunkte zu ändern, b) Tagesordnungspunkte zu teilen oder miteinander zu verbinden, c) Tagesordnungspunkte abzusetzen. Die Verweisung eines zur Beratung in öffentlicher Sitzung vorgesehenen Tagesordnungspunktes in die nichtöffentliche Sitzung darf nur dann erfolgen, wenn es sich um eine geheimhaltungsbedürftige Angelegenheit handelt, die keinen Aufschub duldet oder die von äußerster Dringlichkeit ist. Der Beschluss des Integrationsrates ist in die Niederschrift aufzunehmen. (2) Die Tagesordnung kann in der Sitzung durch Beschluss des Integrationsrates erweitert werden, wenn es sich um Angelegenheiten handelt, die keinen Aufschub dulden oder die von äußerster Dringlichkeit sind. Der Beschluss des Integrationsrates ist in die Niederschrift aufzunehmen. (3) Ist ein Gegenstand in die Tagesordnung aufgenommen worden, der keine Angelegenheit der Stadt ist, setzt der Integrationsrat durch Geschäftsordnungsbeschluss den Gegenstand von der Tagesordnung ab. (4) Wird nach Aufruf eines Tagesordnungspunktes, der eine Angelegenheit betrifft, die nicht in den Aufgabenbereich der Stadt fällt, ein Geschäftsordnungsantrag nach Abs. 3 aus der Mitte des Integrationsrates nicht gestellt, stellt die/ der Vorsitzende von Amts wegen den Antrag und lässt darüber abstimmen. § 12 Redeordnung (1) Die/ Der Vorsitzende ruft jeden Punkt der Tagesordnung nach der vorgesehenen oder beschlossenen Reihenfolge unter Bezeichnung des Verhandlungsgegenstandes auf und stellt die Angelegenheit zur Beratung. Wird eine Angelegenheit beraten, die auf Vorschlag von einem Fünftel der Mitglieder des Integrationsausschusses in die Tagesordnung aufgenommen worden ist (§ 3 Abs. 1 dieser Geschäftsordnung), so ist zunächst den Antragstellern/ innen Gelegenheit zu geben, ihren Vorschlag zu begründen. Ist eine Berichterstattung vorgesehen, so erhält zunächst die/ der Berichterstatter/in das Wort. Sitzungssprache ist deutsch. (2) Wer das Wort ergreifen will, hat sich durch Aufheben der Hand zu melden. Das Wort ist in der Reihenfolge der Meldung zu erteilen. Melden sich mehrere Sitzungsteilnehmer/innen gleichzeitig, so bestimmt die/ der Vorsitzende die Reihenfolge der Wortmeldungen. (3) Außerhalb der Reihenfolge wird das Wort erteilt, wenn ein Antrag zur Geschäftsordnung gestellt werden soll. (4) Die/ Der Bürgermeisterin/ Bürgermeister oder die/ der von ihm benannte Mitarbeiter/ in (§ 10 Abs. 1) ist berechtigt, auch außerhalb der Reihenfolge das Wort zu ergreifen. (5) Die Redezeit beträgt im Regelfalle höchstens zehn Minuten. Ein Mitglied des Integrationsrates sowie die nach § 10 Abs. 1 Teilnahmeberechtigten dürfen höchstens dreimal zum selben Punkt der Tagesordnung sprechen; Anträge zur Geschäftsordnung bleiben hiervon unberührt. Der Integrationsrat kann hiervon durch Beschluss Ausnahmen zulassen. § 13 Anträge zur Geschäftsordnung (1) Anträge zur Geschäftsordnung können jederzeit von jedem Mitglied des Integrationsrates gestellt werden. Dazu gehören insbesondere folgende Anträge: a) b) c) d) e) f) g) auf Schluss der Aussprache (§ 14), auf Schluss der Rednerliste (§ 14), auf Vertagung, auf Unterbrechung oder Aufhebung der Sitzung, auf Ausschluss oder Wiederherstellung der Öffentlichkeit, auf namentliche oder geheime Abstimmung, auf Absetzung einer Angelegenheit von der Tagesordnung. (2) Wird ein Antrag zur Geschäftsordnung gestellt, so darf noch je ein Mitglied des Integrationsrates für und gegen diesen Antrag sprechen. Danach ist über den Antrag abzustimmen. (3) Über Anträge zur Geschäftsordnung hat der Integrationsrat gesondert vorab zu entscheiden. Werden mehrere Anträge zur Geschäftsordnung gleichzeitig gestellt, so ist über den jeweils weitestgehenden Antrag zuerst abzustimmen. In Zweifelsfällen bestimmt die/ der Vorsitzende die Reihenfolge der Abstimmung. § 14 Schluss der Aussprache, Schluss der Rednerliste Jedes Mitglied des Integrationsrates, das sich nicht an der Beratung beteiligt hat, kann verlangen, dass die Beratung des Tagesordnungspunktes beendet oder die Rednerliste geschlossen wird. Wird ein solcher Antrag gestellt, so gibt die/ der Vorsitzende die bereits vorliegenden Wortmeldungen bekannt. 8 § 15 Anträge zur Sache (1) Jedes Mitglied des Integrationsrates ist berechtigt, zu jedem Punkt der Tagesordnung Anträge zu stellen, um eine Entscheidung des Integrationsrates in der Sache herbeizuführen (Anträge zur Sache). Die Anträge müssen einen abstimmungsfähigen Beschlussentwurf enthalten. (2) Jedes Mitglied des Integrationsrates ist berechtigt, Zusatz- und Änderungsanträge zu dem nach Abs. 1 gestellten Antrag zu stellen. Abs. 1 Satz 2 gilt entsprechend. § 16 Abstimmung (1) Nach Schluss der Aussprache stellt die/ der Vorsitzende die zu dem Tagesordnungspunkt gestellten Sachanträge zur Abstimmung. Der weitestgehende Antrag hat Vorrang. In Zweifelsfällen bestimmt die/ der Vorsitzende die Reihenfolge der Abstimmung. (2) Die Abstimmung erfolgt im Regelfall durch Handzeichen. (3) Auf Antrag von mindestens einem Fünftel der Mitglieder des Integrationsrates erfolgt namentliche Abstimmung. Bei namentlicher Abstimmung ist die Stimmabgabe jedes Mitglieds des Integrationsrates in der Niederschrift zu vermerken. (4) Auf Antrag von mindestens einem Fünftel der Mitglieder des Integrationsrates wird geheim abgestimmt. Die geheime Abstimmung erfolgt durch Abgabe von Stimmzetteln. (5) Wird zum selben Tagesordnungspunkt sowohl ein Antrag auf namentliche als auch auf geheime Abstimmung gestellt, so hat der Antrag auf geheime Abstimmung Vorrang. (6) Das Abstimmungsergebnis wird von der/ dem Vorsitzenden bekannt gegeben und in der Niederschrift festgehalten. § 17 Fragerecht der Mitglieder des Integrationsrates (1) Anfragen von Mitgliedern des Integrationsrates an die Verwaltung in Angelegenheiten der Stadt, die in unmittelbar bevorstehenden Sitzungen des Integrationsrates beantwortet werden sollen, sind grundsätzlich möglich. Ist eine sofortige Beantwortung nicht möglich, kann auf eine schriftliche Beantwortung verwiesen werden. Die Beantwortung ist der Sitzungsniederschrift oder der Sitzungseinladung beizufügen. 9 (2) Die Anfragen dürfen sich nur auf einen bestimmten Sachverhalt beziehen, müssen kurz gefasst sein und eine kurze Beantwortung ermöglichen. Sie dürfen keine unsachlichen Feststellungen oder Wertungen enthalten. Das Fragerecht dient nicht zur Klärung abstrakter Rechtsfragen. (3) Eine Aussprache findet nicht statt. 3. Ordnung in den Sitzungen § 18 Ordnungsgewalt und Hausrecht3 (1) In den Sitzungen des Integrationsrates handhabt die/ der Vorsitzende die Ordnung und übt das Hausrecht aus. Seiner Ordnungsgewalt und seinem Hausrecht unterliegen - vorbehaltlich der §§ 18 und 19 dieser Geschäftsordnungalle Personen, die sich während einer Sitzung des Integrationsrates im Sitzungssaal aufhalten. Wer sich ungebührlich benimmt oder sonst die Würde der Versammlung verletzt, kann von der/ dem Vorsitzenden zur Ordnung gerufen und notfalls aus dem Sitzungssaal gewiesen werden. (2) Entsteht während einer Sitzung des Integrationsrates unter den Zuhörern störende Unruhe, so kann die/ der Vorsitzende nach vorheriger Abmahnung den für die Zuhörer bestimmten Teil des Sitzungssaales räumen lassen, wenn die störende Unruhe auf andere Weise nicht zu beseitigen ist. § 19 Ordnungsmaßnahmen (1) Redner, die vom Thema abschweifen, kann die/ der Vorsitzende zur Sache rufen. (2) Redner, die ohne Worterteilung das Wort an sich reißen oder die vorgeschriebene Redezeit trotz entsprechender Abmahnung überschreiten, kann die/ der Vorsitzende zur Ordnung rufen. (3) Hat ein/e Redner/in bereits zweimal einen Ruf zur Sache (Abs. 1) oder einen Ordnungsruf (Abs. 2) erhalten, so kann die/ der Vorsitzende ihr/ ihm das Wort entziehen, wenn die/ der Redner/in Anlass zu einer weiteren Ordnungsmaßnahme gibt. Einer/ Einem Redner/in, der/ dem das Wort entzogen ist, darf es in derselben Sitzung des Integrationsrates zu dem betreffenden Tagesordnungspunkt nicht wieder erteilt werden. 3 Die Ausübung des Hausrechts steht unter dem Vorbehalt der vorherigen Übertragung. 10 (4) Einer/ Einem Sitzungsteilnehmer/in, die/ der grob gegen die Sitzungsordnung verstoßen hat und die/ der dreimal erfolglos zur Ordnung gerufen worden ist oder der/ dem dreimal das Wort entzogen worden ist, kann die/ der Vorsitzende aus der Sitzung verweisen. Die/ Der Betroffene hat den Sitzungssaal unverzüglich zu verlassen. § 20 Einspruch gegen Ordnungsmaßnahmen (1) Gegen Ordnungsmaßnahmen nach § 18 Abs. 4 dieser Geschäftsordnung steht der/ dem Betroffenen der Einspruch zu. (2) Über die Berechtigung der Ordnungsmaßnahme befindet der Integrationsrat in der nächsten Sitzung ohne die Stimme der/ des Betroffenen. Dieser/ Diesem ist Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben. Die Entscheidung des Integrationsrates ist der/ dem Betroffenen zuzustellen. III. Niederschrift über die Sitzungen des Integrationsrates, Unterrichtung der Öffentlichkeit § 21 Niederschrift (1) Über die im Integrationsrat gefassten Beschlüsse ist durch die/ den Schriftführer/in eine Niederschrift aufzunehmen. Die Niederschrift muss enthalten: a) b) c) d) e) f) die Namen der anwesenden und der fehlenden Mitglieder des Integrationsrates, die Namen der sonstigen an den Beratungen teilnehmenden Personen, Ort und Tag sowie Zeitpunkt des Beginns, einer etwaigen Unterbrechung und der Beendigung der Sitzung, die behandelten Beratungsgegenstände, die gestellten Anträge, die gefassten Beschlüsse und die Ergebnisse von Wahlen. (2) Die/ Der Schriftführer/in wird vom Integrationsrat bestellt. Soll ein/e Bedienstete/r der Stadtverwaltung bestellt werden, so erfolgt die Bestellung im Einvernehmen mit der/ dem Bürgermeisterin/ Bürgermeister. (3) Die Niederschrift wird von der/ dem Vorsitzenden und der/ dem Schriftführer/in unterzeichnet. Verweigert einer der Genannten die Unterschrift, so ist dies in der Niederschrift zu vermerken: Die Niederschrift ist allen Mitgliedern des Integrationsrates sowie den nach § 10 Abs. 1 Teilnahmeberechtigten zuzuleiten. 11 § 22 Unterrichtung der Öffentlichkeit über die Beschlüsse (1) Über den wesentlichen Inhalt der vom Integrationsrat gefassten Beschlüsse ist die Öffentlichkeit in geeigneter Weise zu unterrichten. Dies kann dadurch geschehen, dass die/ der Vorsitzende den Wortlaut eines vom Integrationsrat gefassten Beschlusses im unmittelbaren Anschluss an die Sitzung der örtlichen Presse zugänglich macht. (2) Die Unterrichtung gilt grundsätzlich auch für Beschlüsse des Integrationsrates, die in nichtöffentlicher Sitzung gefasst werden, es sei denn, dass der Integrationsrat im Einzelfall ausdrücklich etwas anderes beschlossen hat. IV. Arbeitskreise § 23 Arbeitskreise (1) Der Integrationsrat kann für die Beratung bestimmter Themen Arbeitskreise einrichten. Die Größe der Arbeitskreise und ihre Leitung legt der Integrationsrat fest. (2) Die Arbeitskreise sind berechtigt, zu einzelnen Punkten der Tagesordnung Berater/innen ohne Stimmrecht hinzuzuziehen. Deren Zahl darf die Zahl der Mitglieder nicht übersteigen. (3) Die Arbeitsergebnisse der Arbeitskreise sind dem Integrationsrat schriftlich vorzulegen. V. Datenschutz § 24 Datenschutz (1) Die Mitglieder des Integrationsrates, die im Rahmen der Ausübung ihrer Tätigkeit Zugang zu vertraulichen Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten, haben bzw. von ihnen Kenntnis erlangen, dürfen solche Daten nur zu dem jeweiligen, der rechtsmäßigen Aufgabenerfüllung dienenden Zweck verarbeiten oder offenbaren. (2) Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. (3) Vertrauliche Unterlagen sind alle Schriftstücke, automatisierte Dateien und sonstige Datenträger, die als solche gekennzeichnet sind oder 12 personenbezogene Daten enthalten. Hierzu zählen auch mit vertraulichen Unterlagen in Zusammenhang stehende handschriftliche oder andere Notizen. § 25 Datenverarbeitung (1) Die Mitglieder des Integrationsrates sind verpflichtet, vertrauliche Unterlagen so aufzubewahren, dass sie ständig vor Kenntnisnahme und Zugriff Dritter (z.B. Familienangehörige, Besucher, Parteifreunde, Nachbarn etc.) gesichert sind. Dieses gilt auch für den Transport der Unterlagen. In begründeten Einzelfällen ist dem Bürgermeister auf Verlangen Auskunft über die getroffenen Datensicherheitsmaßnahmen zu geben. (2) Eine Weitergabe von vertraulichen Unterlagen oder Mitteilung über den Inhalt an Dritte ist nicht zulässig. Dies gilt auch für die Zeit nach Ausscheiden aus dem Integrationsrat. (3) Die Mitglieder des Integrationsrates sind bei einem Auskunftsersuchen einer/ eines Betroffenen nach dem Landesdatenschutzgesetz verpflichtet, der/ dem Bürgermeisterin/ Bürgermeister auf Anfrage schriftlich Auskunft über die bei ihnen aufgrund dieser Tätigkeit zu einer bestimmten Person gespeicherten Daten zu erteilen (vgl. § 18 Abs. 1 Nr. 1 DSG NRW). (4) Vertrauliche Unterlagen sind unverzüglich und dauerhaft zu vernichten bzw. zu löschen, wenn diese für die Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden. Bei vertraulichen Beschlussunterlagen einschließlich aller damit in Zusammenhang stehenden Unterlagen ist dieses regelmäßig anzunehmen, wenn die Niederschrift über die Sitzung in der der jeweilige Tagesordnungspunkt abschließend behandelt wurde, genehmigt ist. (5) Bei einem Ausscheiden aus dem Integrationsrat sind alle vertraulichen Unterlagen sofort dauerhaft zu vernichten bzw. zu löschen. Die Unterlagen können auch der Stadtverwaltung zur Vernichtung bzw. Löschung übergeben werden. Die ausgeschiedenen Mitglieder haben die Vernichtung bzw. die Löschung aller vertraulichen Unterlagen gegenüber dem Bürgermeister schriftlich zu bestätigen. 13 VI. Schlussbestimmungen, Inkrafttreten § 26 Schlussbestimmungen Jedem Mitglied des Integrationsrates ist eine Ausfertigung dieser Geschäftsordnung auszuhändigen. Wird die Geschäftsordnung während der Wahlzeit geändert, so ist auch die geänderte Fassung auszuhändigen. § 27 Inkrafttreten Diese Geschäftsordnung tritt mit dem Tage nach der Beschlussfassung durch den Integrationsrat in Kraft. Gleichzeitig tritt die frühere Geschäftsordnung in der Fassung vom 04. Juli 2011 außer Kraft. 14