Beschlussvorlage (Einbau einer Schließanlage in das gemeindliche Rathaus)

Vorlagen-Nr. Der Bürgermeister Aktenzeichen 63/2012 1. Ergänzung Datum Bauamt 06.11.2012 öffentlich Beratungsfolge Termin Bauausschuss 22.11.2012 Bauausschuss 28.11.2012 TOP Ein Ja Nein Ent Bemerkungen Betrifft: Einbau einer Schließanlage in das gemeindliche Rathaus Beschlussentwurf: Der Bauausschuss beschließt, das Rathaus mit der Schließanlage der Firma BKS auszurüsten. Begründung: In den letzten Jahren hat sich gezeigt, dass das Handling mit dem im Rathaus vorhandenen Schließsystem nicht mehr zeitgemäß ist. Durch Änderungen im Schließsystem ist es mittlerweile notwendig, mehrere Schlüssel für den Zugang zu den diversen Büros mitzutragen. In dem Fall, dass neue Schlüssel bereitgestellt werden müssen, ist der finanzielle Aufwand pro Schlüssel erheblich. Weiterhin besteht auch bei Verlust des Schlüssels die Gefahr, dass die gesamte Schließanlage ausgetauscht werden muss. Aus diesen und auch anderen Gründen hat sich die Verwaltung nach neuen Techniken orientiert, um ein vereinfachtes und sicheres Handling zu erreichen. Diese wird heute durch den Einsatz einer elektronischen bzw. mechatronischen Schließanlage gewährleistet. Vorteile des elektronischen/mechatronischen Schließsystems sind zum Beispiel: - - - Bei Verlust eines Schlüssels wird dieser über das System für „tot“ erklärt. Er ist somit nutzlos und hat keine Funktion mehr. Allen Zutrittsberechtigten des Rathauses werden individuelle Zugänge gewährleistet. Die Zugangsrechte können in Sekunden auf den Schlüssel übertragen werden und somit entfällt eine mittlerweile zweiwöchige Wartezeit auf den mechanischen Schlüssel. Das System ist jederzeit erweiterbar. So können, wenn einmal die Grundausstattung vorhanden ist, auch weitere Liegenschaften ausgerüstet werden. So ist beabsichtigt, in den kommenden Jahren alle relevanten Liegenschaften mit diesem System auszurüsten. Die Kosten für den Transponder sind wesentlich günstiger als für den herkömmlichen Schlüssel. Die Verwaltung hat sich Systeme der Firmen DOM, Winkhaus, Simons & Voss, sowie BKS vorführen lassen. Nach Abwägung des Preis-Leistungsverhältnisses haben wir uns für die Schließung der Firma BKS entschieden. Diese wird auch seit Jahren bei der Gemeinde Langerwehe zur vollsten Zufriedenheit eingesetzt. In der Anlage ist eine Beschreibung zur Erläuterung beigefügt. Die Unterlagen der anderen Schließsysteme können bei Bedarf eingesehen werden. Die Kosten für die Erstausstattung des Rathauses belaufen sich auf ca. 30.000,- €. Diese beinhalten das Lesesystem und die notwendige Software, die für alle weiteren Liegenschaften genutzt werden, sowie notwendigen Zylinder und Transponderschlüssel. In der Beratung über das System bat die CDU-Fraktion um Klärung, welche Liegenschaften sinnvoller Weise auch mit dem Schließsystem auszustatten sind und wie damit die Gesamtkosten betitelt werden können. Wir haben darauf hin alle gemeindlichen Liegenschaften überprüft und kommen dabei zu dem Ergebnis, dass, wenn alle relevanten Liegenschaften ausgestattet werden, ein Gesamtvolumen von ca. 91.000,- € benötigt wird. Die Aufstellung ist als Anlage beigefügt. Nach Aussage der Firma BKS kann diese bei einer Gesamtbeauftragung einen Nachlass von 4,85 % sowie die programmierbaren Transponder anbieten, was in Summe eine Ersparnis gegenüber der Einzelbeauftragung von 7.226,14 € bedeutet. In der Vergangenheit sind zwei Gruppenschlüssel und vereinzelt Zimmerschlüssel abhanden gekommen; hierfür wurden Zylinder ausgetauscht. Kosten in Höhe von rd. 2.800 € sind für die jeweilige Gruppe entstanden (pro Schlüssel 40 €). Sollte ein Generalschlüssel verloren gehen, rechnen wir mit Kosten bis zu 20.000 €. Dann wären rd. 64 Zylinder (ohne Keller) auszutauschen und die entsprechende Anzahl Schlüssel für Ratsmitglieder und Bedienstete anzuschaffen. Eine Übersicht über verloren gegangene Schlüssel wird nicht geführt. Bislang wurden die Kosten von der Gemeinde getragen. Eine Bezuschussung der Schließanlage durch die zuständige Versicherung erfolgt nicht. Eine direkte Beauftragung an die Firma BKS erfolgt nicht. Die Beauftragung an einen Fachhändler erfolgt im zuständigen Vergabeausschuss. Beschlussvorlage 63/2012 1. Ergänzung Seite 2