Beschlussvorlage (Weiterentwicklung der ADV-Nutzung in der Verwaltung hier: Schrittweiser Ausbau und notwendige Unterstützung am Arbeitsplatz)

Vorlagen-Nr. Der Bürgermeister Aktenzeichen Datum Heinrich Unterberger 22.11.2012 öffentlich Hauptamt Beratungsfolge Termin Hauptausschuss 05.12.2012 TOP Ein Ja Nein 105/2012 Ent Bemerkungen Betrifft: Weiterentwicklung der ADV-Nutzung in der Verwaltung hier: Schrittweiser Ausbau und notwendige Unterstützung am Arbeitsplatz Beschlussentwurf: Der Hauptausschuss nimmt die Ausführungen zur Kenntnis. Begründung: a) Hard- und Software- Anpassung und Datenspeicherung im Rechenzentrum Während der Haushaltsplanberatungen für das Jahr 2012 wurden die notwendigen, finanziellen Eckpunkte aufgezeigt, die bei einer Verlagerung von adv-gestützten Dienstleistungen zu unserem Gebietsrechenzentrum (KDVZ) erforderlich sind. Dabei wurde festgestellt, dass gerade bei Kommunen unserer Größenordnung das Können und Wissen im Bereich Server- und Arbeitsplatzvirtualisierung nicht ausreicht, hierfür zusätzliche Fremdleistung eingekauft werden müßte und zusätzlich bei Berücksichtigung aller Sicherheitsaspekte (Datenschutz und Datensicherheit) kostenintensive bauliche Veränderungen vorgenommen werden müssten (Errichtung einer Sicherheitszelle als zentraler Standort für eigene Server). Zudem wurde dargestellt, dass die in der Verwaltung eingesetzten PC´s nach mehr als 6 Jahren Nutzungszeit (mehr als 80 % der Geräte) einer Erneuerung bedürfen, um den heutigen Anforderung bei der Verarbeitungsgeschwindigkeit zu entsprechen. Aktuelle Arbeitsplatz-PC´s verfügen neben einem leistungsstarken Prozessor über zumindest 4 GB-Arbeitsspeicher (derzeit vorhanden 1 oder 2 GB Arbeitsspeicher). Bei der Software (Betriebssystem, Office-Anwendungen) verhält es sich ähnlich. Die eingesetzte Bürosoftware ist wegen der allgemeinen Weiterentwicklung nicht mehr homogen sondern gliedert sich in 3 unterschiedliche Versionsstände. Derzeit macht sich dies negativ bemerkbar, weil Textanhänge an Mails von Externen (noch neuerer Versionsstand) nicht immer zeitnah geöffnet bzw. beantwortet werden können. Hier sind in der Vergangenheit Einsparungen dahingehend erfolgt, dass nicht immer alle Arbeitsplätze auf den neuesten, einheitlichen Versionsstand angepasst wurden. Mit Hilfe von Anpassprogrammen wurde bisher die weitere Funktionalität ermöglicht. Zwischenzeitlich wurden, in Abstimmung mit unserem Gebietsrechenzentrum, die organisatorischen Voraussetzungen geschaffen, in einem ersten Schritt den Mailverkehr über einen Server beim Rechenzentrum abzuwickeln. Die Datenhaltung und -sicherung erfolgt ab dem 17.12.2012 ausschließlich dort. Verbunden mit der Verlagerung des Mailverkehrs , ist der Umstieg auf das im Office-Paket enthaltene Mail-Programm Outlook verbunden. Die vorhandenen Mail-Konten (ca. 50 GB Datenvolumen) werden archiviert und in das neue Format konvertiert, so dass eine lückenlose Weiternutzung gewährleistet ist. Im Frühjahr des Jahres 2013 sollen dann, mit dem Austausch der Hard- und Software hier im Hause die Datenbestände des hier im Rathaus stehenden Fileservers ebenfalls an das Rechenzentrum übertragen werden. Damit ist das Rechenzentrum für Datenhaltung und Sicherung umfassend verantwortlich. Die hierfür notwendigen Haushaltsmittel sind im HH 2012 ff. vorgesehen. Der Kostenausgleich findet durch absehbare Reduzierung von Stellenanteilen in diesem Bereich statt. b) Einführung und Nutzung des Liegenschafts- und Gebäudemanagements unter der NKF-Software New-Systems /Infoma _ Neben diesen organisatorischen Maßnahmen sind mit der erforderlichen und sinnvollen Nutzung eines weiteren Moduls zur Finanzsoftware Kostensteigerungen, die sich in der Höhe der Umlage auswirken werden, notwendig. Hier wird mit der Einführung des Liegenschafts- und Gebäudemanagement der Verwaltung ein Erfassungs - und Auswertewerkzeug an die Hand gegeben, welches Verfahrensabläufe vereinfacht und Kostenzuordnungen transparent macht. Diese Software wurde hier im Haus im laufenden Jahr umfassend getestet und als effektiv bewertet. Mit dem Echtbetrieb soll zum 01.01.2013 gestartet werden. Aus der Nutzung dieser Software werden sich Einsparungen ergeben, die zum derzeitigen Zeitpunkt nicht genau spezifiziert werden können. Voraussichtlich zur Sitzung lässt sich hier Näheres ausführen. c) „Papierloser Sitzungsdienst“ Seit März des Jahres nehmen 14 Ratsmitglieder am Projekt “Papierloser Sitzungsdienst" teil. Aufgrund von Einzelgesprächen kann ich sagen, dass diese Anwendung funktional ist und eine Arbeitserleichterung bei der Ratsarbeit bedeutet. Durch die Übermittlung der Sitzungsunterlagen in elektronischer Form ist eine: - hohe Verfügbarkeit , - Recherchemöglichkeit weit über den aktuellen Sitzungstermin hinaus, - Übersichtlichkeit der Unterlagen , - einfache Handhabung, - geringer Suchaufwand, - geringes Gewicht der Sitzungsunterlagen, - dauerhafte Archivierung und - Kostenreduzierung gegeben. Durch die Bereitstellung eines W-LANs im parlamentarischen Bereich des Rathauses können auch Tischvorlagen vor der Sitzung noch über das System bereitgestellt werden. Es ist davon auszugehen, dass nach der kommenden Kommunalwahl die Teilnehmerzahl noch weiter steigen wird. Ab dem 01.01.2013 sollte der Echtbetrieb aufgenommen werden. Archivierungssoftware D.3 / Elektronische Steuerakte und mehr…. Seit Jahren gibt es Bestrebungen der Verwaltungen des Verbandsgebietes, eine geeignete Archivierungssoftware einzusetzen. In der Vergangenheit blieb es bei Absichtserklärungen und scheiterte an einem für alle tragfähigen System. Einige Verbandsmitglieder haben den Einstieg gewagt. Mit der Archivierungssoftware D.3 von D.VELOP setzen sie dieses Produkt mit Erfolg ein und zwar für die „elektronische Steuerakte“ und für „spätes Scannen“ von Kassenanweisungen nebst Anlage. Der Nutzen ist, dass alle Belege, also die Kassenanordnung und die zahlungsbegründende Unterlage (z.B. Rechnung ) über Volltextrecherche auffindbar sind und eine Aufbewahrung statt in Beschlussvorlage 105/2012 Seite 2 langen Ordnerreihen und Regalen und Schränken und später im Aktenkeller (Archiv) entfallen kann und stattdessen eine elektronische Aufbewahrung kostengünstig möglich ist. Komplettiert würde dieser Arbeitsvorgang durch einen vorgeschalteten Rechnungseingangsworkflow. In diesem elektronischen Prozess würde die Rechnung gescannt, gleichzeitig die Anschrift, die Bankverbindung, Rechnungsnummer usw. , also alle zur weiteren Bearbeitung benötigten Angaben der Originalrechnung erfasst und ständen für die anschließende Verbuchung schon zur Verfügung. Wegen der Komplexität des Vorganges gibt es hier noch Entwicklungsbedarf, der im kommenden Jahr und entsprechender Nachfrage technisch zu lösen wäre. Bei der elektronischen Steuerakte werden die Jahresheranziehungsbescheide der Grundbesitzabgaben, Veränderungsbescheide und der dazugehörige Schriftverkehr mit dem Bürger integriert. Bei Aufruf am Bildschirm steht die komplette Akte in Teildokumenten zur Verfügung. Langes Suchen, im Zweifel Akte im Keller, entfällt. Aufbewahrung und Lagerung von Akten wird durch dieses elektronische Archivsystem mit Volltextrecherche auf ein Minimum reduziert. Neben den Gemeinden Kall, Vettweiß, Hellenthal, der Städte Linnich , Jülich und Zülpich hat sich auch die Gemeinde Inden um eine Testlizenz bemüht. Der Fachbereich ist von den Möglichkeiten und der Funktionalität überzeugt. Die Kostenfrage wird derzeit geklärt. Die Archivierungssoftware ist ebenso in der Lage, über einen elektronisch aufgebauten Aktenplan die Gesamtverwaltung zu strukturieren und jeglichen Schriftverkehr ob Steuerakte, Bauakte, Personalakte, Wohngeldakte sowie sachgebietsspezifischen Schriftverkehr dauerhaft zu speichern und nach Ablauf von Aufbewahrungsfristen auch wieder zu löschen. Für diese zukunftsfähige Softwarebasis stehen aber auch am Anfang Investitionen die sich nicht unmittelbar und auf Heller und Pfennig/Cent durch konkrete Einsparungen gegenrechnen lassen. Am Beispiel der Recherchemöglichkeiten bei der Software „Sitzungsdienst“ erkennt aber jeder den damit verbundenen Nutzen durch eine Volltextsuche. Die Umsetzung des Archivierungsvorganges sollte so früh wie möglich ( 01.01.2013) angegangen werden, da dadurch auch in Kombination mit virtualisierten Arbeitsplätzen relativ von jedem internetfähigen Arbeitsgerät (Laptop), welches irgendwo eine Einwahlmöglichkeit hat, eine Vorgangsbearbeitung möglich wäre. Die technischen Möglichkeiten sind vorhanden. Beschlussvorlage 105/2012 Seite 3