Beschlussvorlage (Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes und Änderung der Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse)

Vorlagen-Nr. Der Bürgermeister Aktenzeichen Hauptamt Beratungsfolge Rat Heinrich Unterberger Termin TOP Ein Ja 23/2012 Datum 13.02.2012 öffentlich Nein Ent Bemerkungen 29.02.2012 Betrifft: Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes und Änderung der Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse Beschlussentwurf: Der Rat beschließt die Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes wie folgt: a) Die Ratsmitglieder, die am papierlosen Sitzungsdienst teilnehmen, erhalten auf Wunsch ausschließlich für diesen Zweck ein gemeindeeigenes Notebook, welches nach Beendigung der Gremienzugehörigkeit an die Gemeinde zurückzugeben ist. Über die Haftung für das Notebook ist eine noch aufzustellende Vereinbarung zu treffen. b) Sachkundige Bürger/innen, die am papierlosen Sitzungsdienst teilnehmen, können dies ausschließlich mit ihrem privaten Laptop o.ä. Datenendgerät. c) Die Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse wird wie in Anlage 4 dargestellt geändert. Begründung: Seit Ende Dezember 2011 testen 10 Ratsmitglieder bzw. Sachkundige Bürger/innen den Funktionsumfang des kommunalen Sitzungsdienstes SD-Net der Fa. Sternberg auf ihren privateigenen Laptops. Über Erfahrungen mit der Anwendung wird in der Sitzung sicher von den Teilnehmern berichtet. Technisch ist für die Arbeit der Ratsmitglieder und der Sachkundigen Bürger/innen, durch eine systemgesteuerte Rechtevergabe für den nichtöffentlichen Teil der Sitzungsunterlagen, der Zugriff auf alle Sitzungen (Ratsmitglieder) bzw. nur den der jeweiligen Fachausschüsse für die Sachkundigen Bürger/innen sichergestellt. Eine Umfrage von Anfang Januar bei den Ratsmitgliedern wurde positiv aufgenommen und bisher von 19 Ratsmitgliedern beantwortet. Die Auswertung des Befragungsergebnisses ist als Anlage 1 beigefügt. Die Berechnungen zu den Hard- und Softwarekosten sind aus der Anlage 2 ersichtlich. Ebenso sind Einsparpotentiale bei Personal- und Sachkosten aus der Anlage 3 ersichtlich. Je nach Teilnehmerzahl ist bei der Realisierung des papierlosen Sitzungsdienstes von Kostenneutralität bzw. Einsparmöglichkeiten auszugehen. Die notwendigen Änderungen in der Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse sind in der Anlage 4 dargestellt. Bei positiver Entscheidung durch den Rat könnte spätestens nach der Sommerpause der Echtbetrieb für alle Ratsmitglieder, ob mit privatem oder gemeindeeigenem Laptop, beginnen. Hierzu wird noch eine gesonderte Abfrage erfolgen, mit der das Ratsmitglied seine verbindliche Teilnahme am papierlosen Sitzungsdienst erklärt. Eine Richtlinie, die Regelungen über die Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes enthält,ist als Anlage 5 beigefügt. Beschlussvorlage 23/2012 Seite 2