Vorlage (Beteiligung der Stadt Brühl an der Vergabe der Ehrenamtskarte für Nordrhein-Westfalen)

Stadt Brühl öffentliche Vorlage Der Bürgermeister Dienststelle Aktenzeichen Datum Vorlagen-Nr. 32/3 32/3 Ra 22.04.2014 124/2014 Betreff Beteiligung der Stadt Brühl an der Vergabe der Ehrenamtskarte für Nordrhein-Westfalen Beratungsfolge Ausschuss für Soziales und Migration Hauptausschuss Finanzielle Auswirkungen X X Ja Nein Mittel stehen zur Verfügung bei SK / KST Mittel stehen nicht zur Verfügung Über-/außerplanmäßige Aufwendungen/Auszahlungen Sachkonto / Kostenstelle Beschlussentwurf: Der Hauptausschuss beauftragt den Bürgermeister, die organisatorischen Voraussetzungen zur Beteiligung der Stadt Brühl am Projekt „Ehrenamtskarte in Nordrhein – Westfalen“ zu schaffen. Erläuterungen: Am 8. Januar 2008 hat das Kabinett des Landes NRW die Einführung einer landesweit gültigen Ehrenamtskarte als einen Beitrag zur öffentlichen Anerkennung des bürgerschaftlichen Engagements beschlossen. Sie soll an Bürger ausgehändigt werden, die sich über das normale Maß hinaus engagieren und nicht bereits auf anderem Wege eine Würdigung ihrer Arbeit erhalten haben. Die Karte richtet sich insbesondere an die „stillen Helfer/innen“ in Vereinen und Institutionen, die keine Gegenleistung für ihre Tätigkeit erhalten. Sie soll allen Personen zugutekommen, die sich in besonderem Maße im sozialen, kulturellen oder sportlichen Bereich für die Gesellschaft einsetzen. Das Ministerium für Familie, Kinder, Jugend, Kultur und Sport des Landes Nordrhein-Westfalen (kurz MFKJKS) hat die Federführung für das Projekt. Bei der Umsetzung in einer Pilotgruppe von 15 Kreisen und Kommunen in NRW wurde das Verfahren nach dem Vorbild der E-Card in Hessen (siehe auch www.e-card-hessen.de) entwickelt. Zwischenzeitlich sind landesweit 192 Kommunen in das Projekt eingetreten. Den derzeit 23.086 Inhabern der Ehrenamtskarte werden 3.198 Vergünstigungen in Nordrhein-Westfalen angeboten. Das Konzept des Landes Das MFKJKS unterstützt die Kommunen bei der Umsetzung der Ehrenamtskarte vor Ort. Gleichzeitig werden von ihm auch die Mindestkriterien genannt, die zur Ausstellung der Ehrenamtskarte berechtigen sollen. Bgm. Zust. Dez. Fachbereich Dez II FB 14 Seite - 2 – Drucksache 124/2014 Das Land NRW beteiligt sich an den Kosten, die den Kommunen für die Einführung der Ehrenamtskarte entstehen. Dies geschieht einerseits über eine Anschubfinanzierung in Höhe von (für Brühl) 1.500 €. Daneben übernimmt das Land NRW die Einwerbung von überregionalen Vergünstigungen, den Druck der Karten für die erste Ausgaberunde sowie die Erstellung von InfoBroschüren, Plakaten und Flyer. Den Verantwortlichen in den Kommunen steht im MFKJKS ein zentraler Ansprechpartner für alle Umsetzungsfragen zur Verfügung und es werden analog zu den Schwerpunkten der lokalen Arbeit Workshops durchgeführt. Zur dauerhaften Begleitung des Projektes durch das Land gehört ferner die Bereitstellung eines zentralen Internetauftritts (www.ehrensache.nrw.de), auf dem über aktuelle Vergünstigungen, ehrenamtliche Tätigkeitsfelder und lokale Aktivitäten informiert wird. Die Ehrenamtskarten haben ein landesweit einheitliches Layout, sie werden individuell ergänzt um das Logo der Städte sowie den Namen des Inhabers / der Inhaberin. Ergänzend können bis zu drei Logos von Sponsoren aufgebracht werden, die vom Land NRW ( gültig für alle Karten, bislang nicht geschehen ) oder den Kommunen gesucht werden. Mittelfristig sollen sich möglichst alle Kommunen in ganz NRW an dem Konzept beteiligen und dadurch landesweit Vergünstigungen für die Inhaber der Ehrenamtskarte ermöglichen. Vergabekriterien für die Ehrenamtskarte Das MFKJKS hat nachstehende landeseinheitliche Rahmenbedingungen vorgegeben, zu denen die Ehrenamtskarte ausgestellt werden soll: - Die teilnehmende Kommune muss die Voraussetzungen für die Einführung der Ehrenamtskarte schaffen. Zum einen drückt sich der politische Wille dazu durch einen entsprechenden Ratsbeschluss aus, zum anderen muss die Verwaltung in der Lage und bereit sein, die erforderlichen Arbeiten zu leisten. - Zwischen Kommune und Land NRW wird eine entsprechende Vereinbarung geschlossen. - Die Begünstigten müssen ein Engagement von mindestens fünf Stunden in der Woche ausüben. Dieses Engagement kann auch bei unterschiedlichen Trägern oder verteilt auf einzelne zeitintensive Einsätze mit insgesamt 250 Stunden pro Jahr erfolgen. In diesem Fall bestätigt jede Organisation die Zahl der bei ihr geleisteten Stunden für den freiwilligen Einsatz. - Ehrenamtliche, die eine pauschale Aufwandsentschädigung erhalten, sind von der Vergabe ausgeschlossen. Dies gilt jedoch nicht, wenn die Pauschale nicht mehr als die entstandenen Kosten deckt (z.B. Fahrtkosten). Auch Ferienhelfer, die gering vergütet werden, können die Ehrenamtskarte erhalten. Dies kann im Einzelnen vor Ort abgestimmt werden. Wer durch das Engagement ein regelrechtes Einkommen erzielt, gehört nicht zur Zielgruppe der Ehrenamtskarte. - Freiwillige, die in freien Initiativen ohne eigenen Rechtsstatus arbeiten und daher keine Bestätigung durch ihren Vorstand erhalten können, haben die Möglichkeit, sich ihren Einsatz durch andere Organisationen oder die Nutznießer ihrer Arbeit bestätigen lassen, beispielsweise durch Pfarrer oder Ärzte. - Zum geleisteten Zeitaufwand rechnet auch die Teilnahme an Schulungen und Supervisionen. Gemeinschaftsveranstaltungen, in denen der Geselligkeitsaspekt im Mittelpunkt steht, werden jedoch nicht als Engagement für das Gemeinwohl betrachtet. Ebenso gilt, dass Bereitschaftszeiten, etwa in der Freiwilligen Feuerwehr, nicht als anrechenbare Arbeitszeit gezählt werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, weitere örtlich gestaltbare Kriterien frei festzulegen. Das MFKJKS bittet darum, hiervon möglichst wenig Gebrauch zu machen, um die Voraussetzungen zum Erhalt der Ehrenamtskarte weitestgehend einheitlich zu belassen. Dennoch kann es im Einzelfall gute Gründe für die Aufnahme weiterer Kriterien geben. Die Kriterien beeinflussen auch den mit der Einführung der Karte verbundenen Zeitaufwand. Folgende Vorgaben können von den Kommunen selbst gewählt und den jeweiligen Erfordernissen vor Ort angepasst werden: Bgm. Zust. Dez. Fachbereich Dez II FB 14 Seite - 3 – Drucksache 124/2014 Sachliche Voraussetzungen - Die Gültigkeit der Karte wird auf 2 oder 3 Jahre begrenzt, danach muss die Karte neu beantragt werden. - Die Zahl gleichzeitig ausgegebener Karten wird begrenzt / nicht begrenzt. - Mindestdauer der ehrenamtlichen Arbeit zur Voraussetzung für die Bewerbung (bewährt hat sich die Regel, dass bei einer zweijährigen Kartenlaufzeit eine ebenfalls zweijährige Tätigkeit bzw. bei einer dreijährigen Laufzeit eine dreijährige Tätigkeit vorausgesetzt wird). - Der formelle Antrag muss vollständig ausgefüllt und von mindestens 2 Vorstandsmitgliedern des Vereins / der Institution unterzeichnet werden. - Die Bewerbung um die Ausstellung der Ehrenamtskarte ist kontinuierlich möglich ( keine Bewerbungsfrist ) oder nur zu einem bestimmten Zeitpunkt im Jahr möglich. - InhaberInnen der Juleica, die die Voraussetzungen erfüllen, können die Ehrenamtskarte ebenfalls beantragen. Persönliche Voraussetzungen - Es gibt ein / kein Mindestalter für die Vergabe der Ehrenamtskarte. - Die / Der Begünstigte hat ihren / seinen Wohnsitz im Stadtgebiet oder ist ehrenamtlich tätig für eine gemeinwohlorientierte Einrichtung im Stadtgebiet. - Die Antragstellung kann durch die ehrenamtlich tätige Person selber oder auf Vorschlag der entsprechenden Organisation (vorherige Einwilligung der ehrenamtlich tätigen Person erforderlich) erfolgen. Hinsichtlich der persönlichen Voraussetzungen, insbesondere die Anzahl der Jahre der bereits geleisteten ehrenamtlichen Tätigkeit, empfiehlt es sich, diese mit angrenzenden Kommunen abzustimmen, um nicht das Gefühl von Benachteiligung einzelner Ehrenamtlicher bei differierenden Kriterien aufkommen zu lassen. Insbesondere jugendliche Ehrenamtliche sollten nicht ausgeschlossen werden, obwohl sie besondere Schwierigkeiten haben, ein mehrjähriges Engagement nachzuweisen. An manchen Standorten berechtigt die Juleica automatisch auch zum Bezug der Ehrenamtskarte. Vergünstigungen auf Landesebene Mit der Ehrenamtskarte sind in ganz NRW Vergünstigungen beim Eintritt zu kulturellen und sportlichen Veranstaltungen, Museen, Schwimmbädern und anderen Freizeit- oder Bildungseinrichtungen verbunden. Das MFKJKS hat zugesichert, auf überregionaler Ebene laufend weitere Sponsoren für sog. „Leuchtturm-Projekte“ zu gewinnen (z. B. Freikarten für Großveranstaltungen wie Erst- und Zweitliga-Fußballspiele o.ä.). Diese landesweit gültigen Angebote steigern die Attraktivität und die Akzeptanz der Karten ganz erheblich. Alle Angebote werden auf der Internetseite des Landes www.ehrensache.nrw.de veröffentlicht, zurzeit sind dies 40 Angebote. Die InhaberInnen der Ehrenamtskarte können sich wahlweise über Sonderaktionen auch schriftlich informieren lassen. Aus Brühl sind bislang folgende Landesvergünstigungen verfügbar: Brühler Schlosskonzerte Ermäßigung in Höhe von 50 % auf den regulären Eintrittspreis Max – Ernst – Museum 50 % Rabatt auf Einzeleintrittskarten für Dauer- und Sonderausstellungen (nicht für Veranstaltungen) Vergünstigungen auf kommunaler Ebene Alleine mit landesweiten Vergünstigungen ist die dem Ziel der Ehrenamtskarte geschuldete Aufmerksamkeit nicht zu erzielen. Parallel zu den vom Land erstellten Angeboten sollen auch die Kommunen Vergünstigungen in ihren Einrichtungen anbieten. Die Ehrenamtskarte soll für den Begünstigten einen spürbaren Wert besitzen. Es wird vorgeschlagen, für verschiedene städtische Einrichtungen pauschale Preisnachlässe zu gewähren: Bgm. Zust. Dez. Fachbereich Dez II FB 14 Seite - 4 – Drucksache 124/2014 • • • • • 50 % Ermäßigung auf den Eintritt von Veranstaltungen des städtischen Kulturmanagements (ggf. je nach Kontingent begrenzte Anzahl von Ermäßigungstickets) 50 % Ermäßigung für VHS-Kursangebote 50 % Ermäßigung für Kursangebote und Workshops der Kunst- und Musikschule 50 % Ermäßigung von den Mitgliedsgebühren der Stadtbücherei 50 % Ermäßigung auf den Eintritt des Schwimmbades inkl. der Sauna Entsprechende Änderungen der zu Grunde liegende Satzungen und Vereinbarungen (z. B. mit der Stadtwerke Brühl GmbH als Betreiber des Schwimmbades) müssen veranlasst werden. Daneben ist die Einwerbung hochwertiger Vergünstigungen aus dem privaten Bereich anzustreben. Die auf der Internetseite des Landes einzusehende Liste der Kooperationspartner in den teilnehmenden Städten zeigt die mögliche Bandbreite hierfür auf. Die Vergünstigungen reichen vom Angebot der kostenlosen Führung eines Girokontos und Freifahrten im öffentlichen Personennahverkehr über umfangreiche Ermäßigungen, Sonderkonditionen und Vergünstigungen im lokalen Handel und der örtlichen Gastronomie / Hotels bis hin zu Angeboten von örtlichen Vereinen, Schulen und sonstigen Institutionen, die beispielsweise ihre Kurse kostenlos oder ermäßigt anbieten. Bislang gewährt die VR-Bank Rhein-Erft eG den Inhabern der Ehrenamtskarte NRW bereits ein kostenfreies Girokonto mit Kreditkarte oder eine kostenfreie VISA-Kreditkarte. Für die Stadt Brühl erscheint die Einwerbung von Vergünstigungen u. a. aus folgenden Bereichen möglich: öffentliche Einrichtungen, Bildung, Dienstleistungen, Einzelhandel, Freizeit, Kultur, Mobilität, Sport und Wellness, Tourismus. Vorteile für die Kommune und die Partner der Ehrenamtskarte auf kommunaler Ebene Mit der Ausgabe der Ehrenamtskarte wird das Engagement der ehrenamtlich tätigen Personen gewürdigt. Die Erfahrung zeigt, dass viele Ehrenamtliche die materiellen Vorteile der Ehrenamtskarte kaum nutzen, nach einer Erhebung in Hessen nutzt der durchschnittliche Karteninhaber die Karte ein Mal monatlich. Als positiver Effekt wird überall angesehen, dass die mit der Einführung der Ehrenamtskarte ausgelöste positive Kommunikation über das Ehrenamt innerhalb der Kommune die Nachfrage nach Möglichkeiten, sich ehrenamtlich zu betätigen, steigert. Die Ehrenamtskarte NRW kann gezielt als ein städtisches Marketinginstrument eingesetzt werden, wenn es gelingt, ansprechende Angebote aus dem touristischen Bereich (Hotels und Pensionen, Gaststätten, evtl. Phantasialand Brühl) einzuwerben. So bietet die Stadt Arnsberg den Nutzern der Ehrenamtskarte gezielt eine Reihe von Vergünstigungen aus dem Bereich des Tourismus an und möchte damit ganz bewusst auch Ehrenamtler und Ehrenamtlerinnen aus anderen Kommunen ansprechen. Nach den bisherigen Erfahrungen der teilnehmenden Kommunen des Landes NRW ist nicht mit erheblichen Einnahmeausfällen bei den Kooperationspartnern und in den städtischen Einrichtungen durch die gewährten Vergünstigungen zu rechnen. Es kann vielmehr davon ausgegangen werden, dass durch die überregionalen Marketing- und Werbemöglichkeiten insgesamt mit einem Anstieg der Besucherzahlen zu rechnen sein wird. Zudem kann einkalkuliert werden, dass berechtigte Personen die Einrichtungen und Angebote in der Regel mit weiteren (voll zahlenden) Angehörigen nutzen. Bgm. Zust. Dez. Fachbereich Dez II FB 14 Seite - 5 – Drucksache 124/2014 Für die Kooperationspartner ist die Beteiligung an der Ehrenamtskarte risikolos. Die Beteiligung ist über die angebotene Vergünstigung hinaus mit keinen weiteren Kosten verbunden, der Ausstieg ist jederzeit möglich. Mit der Teilnahme am Projekt Ehrenamtskarte darf geworben werden, das Land stellt Kassenaufkleber mit dem Logo der Ehrenamtskarte zur Verfügung. Jeder Anbieter wird in das Partnerverzeichnis aufgenommen, welches auf den Internetseiten des Landes NRW und der Stadt Brühl zur Verfügung stehen wird, gleichzeitig wird es zusammen mit der Ehrenamtskarte ausgegeben. Da die Ehrenamtskarte landesweit gültig ist, werden sich auswärtige Besitzer der Ehrenamtskarten über Anbieter in Brühl informieren und deren Angebote gezielt und damit zusätzlich nutzen, womit die Erschließung neuer Kundenkreise möglich wird. Wie viel Vorbereitungszeit ist nötig, bis die ersten Karten vergeben werden können? (Fundstelle: Fragen und Antworten zur Einführung der Ehrenamtskarte Nordrhein-Westfalen, Landesregierung NRW, Stand November 2013) Von Beginn der Planungen bis hin zur Vergabe der ersten Karten sind sechs bis 18 Monate anzusetzen. Der Zeitbedarf hängt auch von externen Faktoren wie Sitzungs- und Veranstaltungsterminen ab (Termine für die Ausschuss- und/oder Ratssitzungen, in denen über die Beteiligung am Projekt entschieden wird und geeignete Anlässe für die Vergabe wie etwa der Internationale Tag des Ehrenamts im Dezember). Wenn städtische Vergünstigungen angeboten werden sollen, muss zunächst meist die kommunale Gebührensatzung geändert werden. Zudem sollten alle relevanten Akteure in die Planung eingebunden werden, um den Prozess nachhaltig zu gestalten. Das Projekt zu Beginn im Konsens auf eine breite Basis zu stellen, erfordert zunächst einen größeren Aufwand, der sich jedoch später durch reibungslosen Ablauf und hohe Akzeptanz der Karte auszahlt. Wie hoch ist der Verwaltungsaufwand bei der Einführung der Ehrenamtskarte? (Fundstelle: Fragen und Antworten zur Einführung der Ehrenamtskarte Nordrhein-Westfalen, Landesregierung NRW, Stand November 2013) In der Einführungsphase ist der Aufwand relativ hoch. Er entsteht durch die Vorbereitung der politischen Beschlüsse in den Ausschüssen und im Rat, durch die Gewinnung von Vergünstigungsanbietern und anderen Akteuren sowie die Information der Öffentlichkeit, der Vereine, Verbände und Initiativen. Außerdem ist die Bearbeitung einer größeren Zahl an Bewerbungen zur Erstausgabe der Karten mit Aufwand verbunden. Der Arbeitsumfang ist größer, wenn eine Bewerbungsfrist gesetzt wird. Bei einem gesetzten Stichtag konzentriert sich der Aufwand in einem kleinen Zeitfenster, bei einer kontinuierlichen Vergabe verteilt sich die Arbeit hingegen gleichmäßiger. Auch eine groß angelegte Veranstaltung zur feierlichen Erstausgabe ist mit entsprechendem Organisationsaufwand verbunden. Für die Einführungsphase (ca. drei bis sechs Monate) sollten etwa zehn Stunden pro Woche eingeplant werden. Nachdem die Karte eingeführt wurde und bei kontinuierlicher Bewerbungsmöglichkeit wird der Aufwand von erfahrenen Kommunen aber als vernachlässigbar bzw. als laufendes Geschäft der Verwaltung bezeichnet (ein bis zwei Stunden pro Woche oder "etwa 10 Minuten pro Karte“). Eine kreisweite Einführung führt zu einer Arbeitsteilung und verringert den administrativen Aufwand für die einzelnen Kommunen. Die folgenden Beispiele aus den Kommunen können bei der Planung hilfreich sein: Bonn: In der Startphase von etwa einem halben Jahr waren verschiedene Beschäftigte der Kommunalverwaltung mit unterschiedlichem Zeitaufwand an der Einführung der Ehrenamtskarte beteiligt. Im laufenden Prozess mit kontinuierlicher Antragstellung wird der Aufwand für die Antragsbearbeitung, die Akquise weiterer Vergünstigungsgeber und die Organisation von Veranstaltungen als eine von mehreren Aufgaben von einer halbtags beschäftigten Mitarbeiterin abgedeckt. Leverkusen: Nach einer intensiven Arbeitsphase von einem halben Jahr zu Beginn werden die Anträge nun gesammelt und die Karten en bloc ausgegeben. Saerbeck und der Kreis Siegen-Wittgenstein berichteten von einer dreimonatigen Startphase mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von etwa zehn Stunden. Bei nahezu komplettem Vergünstigungsangebot und fast gesättigter Kartennachfrage reduzierte sich der Aufwand in Saerbeck deutlich. Bgm. Zust. Dez. Fachbereich Dez II FB 14 Seite - 6 – Drucksache 124/2014 Da im Kreis Siegen-Wittgenstein die kreisangehörigen Kommunen die Ausgabe der Karten übernehmen, ist der administrative Aufwand dort nach den ersten Monaten gering. Kosten und Aufwendungen Die Ehrenamtskarten für die Erstausgabe werden zentral vom Land NRW gedruckt und ebenso wie die Werbematerialien kostenlos bereitgestellt. Sachkosten fallen an für Porto und Telefon aus Anlass der Bewerbung der Ehrenamtskarte und des Antragsverfahrens. Es wird vorgeschlagen, die Erstausgabe der Ehrenamtskarte im Rahmen einer Feierstunde vorzunehmen, wofür ebenfalls Kosten anfallen werden. Personalkosten sind zu berücksichtigen für Zeitanteile von MitarbeiterInnen in der • Abteilung Soziales für die Entgegennahme und Prüfung der Anträge sowie die Ausstellung der Ehrenamtskarte. • FB 01/1 – Wirtschaftsförderung – für die Werbung der Vergünstigungsgeber und Sponsoren. • FB I/1 – IT und Öffentlichkeitsarbeit – für den Aufbau des Internetauftritts zum Ehrenamt. Der Personalaufwand wird in der Einführungsphase mit dem angedeuteten Umfang von 10 Wochenstunden deutlich erhöht sein und wird durch eine entsprechende Stundenanpassung in der Abteilung Soziales bereitgestellt. Durch die angedachte Möglichkeit, die Ehrenamtskarte bei Vorliegen der Voraussetzungen kontinuierlich beantragen zu können, wird sich der laufende Personalaufwand für die Entgegennahme und Prüfung der Anträge sowie die Ausgabe der Ehrenamtskarten später deutlich reduzieren. Aufgrund der Anschubfinanzierung des Landes NRW in Höhe von 1.500 € ist zumindest ein Teil der anfallenden Kosten zur Einführung der Ehrenamtskarte gedeckt. Zudem besteht für die Kommunen die Möglichkeit, zur Refinanzierung der Kosten bis zu drei örtliche Sponsoren zu werben, die mit ihrem Logo auf fest vorgesehenen Plätzen der Ehrenamtskarte werben dürfen. Bei dauerhafter Fortführung des Projektes ist zusätzlich mit Kosten für den Druck der Karten zu rechnen, soweit das Land NRW die Karten den Kommunen nicht weiterhin kostenlos zur Verfügung stellt (derzeit nicht vorgesehen). Daneben sind die Einnahmeausfälle der am Projekt beteiligten städtischen Einrichtungen zu beachten, deren Höhe jedoch nicht vorherzusagen ist. Weiteres Vorgehen bis zur ersten Kartenausgabe - Ratsbeschluss über die Teilnahme der Stadt Brühl am Projekt herbeiführen - Soweit erforderlich durch Satzungsänderungen die Voraussetzungen für die Gewährung kommunaler Vergünstigungen schaffen - Information der Akteure vor Ort im Rahmen von Informationsveranstaltungen: - Vereine, Verbände, Initiativen usw. als Vorschlagende für die Ehrenamtskarte - Unternehmen, WEPAG usw. als Vergünstigungspartner - Kommunale Kriterien für die Vergabe der Karte festlegen - Abschluss der Vereinbarung zur Einführung der Ehrenamtskarte mit dem Land NRW, ggf. im Rahmen einer öffentlichkeitswirksamen Veranstaltung - Bewerbung der Ehrenamtskarte - Vereinbarungen mit den Vergünstigungspartnern schließen - Termin für die erste Kartenvergabe festlegen, ggf. unter Beteiligung eines Vertreters des Ministeriums Soweit im Haushaltsjahr 2014 Kosten anfallen, können diese durch Einsparungen im TEP 3101 gedeckt werden. Für die Zukunft sind die benötigten Haushaltsmittel bereitzustellen. Bgm. Zust. Dez. Fachbereich Dez II FB 14 Seite - 7 – Drucksache 124/2014 Bgm. Zust. Dez. Fachbereich Dez II FB 14