Beschlussvorlage (Prüfbericht des Rechnungsprüfungsamtes zum Jahresabschluss Eigenbetrieb Straßen 2003)

STADT ERFTSTADT Der Bürgermeister öffentlich AZ.: V 1410-21 01'1 An den Amt: -14- Rat der Stadt Erftstadt zur Beschlussfassung Beschl.lAusf. überden Werksausschuss • 8/ :-14- 06.10.2004 Straßen und den Rechnungsprüfungsausschuss Betrifft: Prüfbericht des Rechnungsprüfungsamtes Eigenbetrieb Straßen 2003 Finanzielle zum Jahresabschluss Auswirkungen: Keine Beschlussentwurf: Der Prüfbericht wird zur Kenntnis genommen. • Begründung: Gem. § 8 (Stadtwerke: § 11) der jeweiligen Betriebssatzung der städtischen Eigenbetriebe unterliegen diese unbeschadet der Jahresabschlussprüfung durch den Wirtschaftsprüfer der Prüfung durch das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Erftstadt. Die Prüftätigkeiten umfassen hierbei insbesondere: • Zahlungsbewegungen im Rahmen der Visakontrolle • Vergaben im VOL-NaB-Bereich • Prüfung der Führung Sonderkasse des Eigenbetriebs • wechselnde Prüfthemen Rechnungsprüfungsamt Jahresabschluss Stadt Erftstadt 2003 des Eigenbetriebes Anlage zu V "3( a -I~2 "Straßen" 1. Gem. § 8 der Betriebssatzung Eigenbetrieb Straßen in der ab 01.07.1999 geltenden Fassung hat der Rat zur Rechnungsprüfung folgende Regelung getroffen: "Unbeschadet der Prüfung des Jahresabschlusses durch den Abschlussprüfer unterliegt der Eigenbetrieb Straßen der Prüfung durch das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Erftstadt." • Die Prüftätiqkeiten des Rechnungsprüfungsamtes umfassen insbesondere: • Die Visakontrolle im Bereich der Zahlungsbewegungen im Tagesgeschäft • Die Prüfung der Vergaben im Tagesgeschäft • Die Kassenbestandsprufungen der Sonderkasse • Die Kassenprüfungen einschI. Jahresabschluss der Sonderkasse • Die Prüfung der IRP-Buchführung in Abstimmung mit der Darstellung der Tagesabschlüsse I Kassenbestandsfortschreibungen sowie des Jahresabschlusses • Themenprüfung hier: Erschließungs-I Ablösebeiträge Zur Vermeidung von Doppelprüfungen (gesetzliche Prüfpflicht der Bezirksregierung bzw. Durchführung durch einen Wirtschaftsprüfer) wurden nach Durchsicht der Feststellungen des Wirtschaftsprüfers im Bereich der Jahresabschlussarbeiten keine weiteren eigenen Prüfungen durchgeführt. Insoweit schließt sich das RPA der Stadt Erftstadt diesen Ausführungen an. • H Das RPA hält eine Zentralisierung der Vergabeabwicklungen - zumindest was den Bereich VOS I Eigenbetriebe angeht durch eine "Vergabe" oder "Submissionsstelle" für sinnvoll. Grund: • die Trennung zwischen Vergabe und Bauabwicklung Möglichkeit neutraler, zusätzlicher Bieterauswahl fördert und wirkt präventiv gegen Korruption sowie die Wettbewerb 2. Seit 01.07.1999 unterliegen Ausschreibungen I Submissionen, Aufträge bzw. Vergaben über € 409,00 sowie Schlussrechnungen von Baumaßnahmen der Visakontrolle I Prüfung des Rechnungsprüfungsamtes. Dies entspricht den Regelungen der Rechnungsprüfung für die allgemeine Verwaltung. Durch diese Praxis im Rahmen des Tagesgeschäftes Vorfeld festgestellt und können korrigiert werden. können deshalb in vielen Fällen vermieden werden. p:\14UahresabschluSS 2002.WPD werden Fehler bereits im Spätere Beanstandungen 3. Im Rahmen dieser Prüftätigkeit und der Visakontrolle erfolgten u.a. Beratungen und ggfs. Mithilfen durch das RPA auch im Bereich der Auftragsvergaben (VOL / VOB); hier insbesondere bei der formellen Abwicklung beschränkter sowie öffentlicher Ausschreibungen. Bei den Angebotsprüfungen von öffentlichen und beschränkten Ausschreibungen wurde im Bereich des Eigenbetriebs Straßen z.B. auf aus Rechtssicherheitsgründen zwingend zu beachtende Verfahrensvorschriften gem. VOB hingewiesen und mit den Vergabeverantwortlichen abgeklärt : • • • Preisnachlässe nur an vorbestimmter Stelle des Angebotes, VOB/A §§ 21,25 • • • Erforderliche Eingangsvermerke auf den Briefumschlägen mit Zeitangabe, Datum und Unterschrift als Nachweis des rechtzeitigen Eingangs der Angebote vor Beginn des Eröffnungstermins Erforderliche Prüfvermerke auf den leistungsverzeichnissen als Nachweis der fachtechnischen und rechnerischen Prüfung bei: - Kanalarbeiten, ROB 14 E.-Erp, - Ersterschließung Neubaugebiet, In den Barbenden, E.- Kierdorf, - Malerarbeiten Geländer, Brücke 07 E.-Frauenthal, € 2.843,16 Vergabevermerk gem. § 30 VOB/A unvollständig, bzw. fehlende Unterschriften, Aufführung Nebenangebote, hier bei: Lieferung + Einbau einer Spielkombination, E.-Dirmerzheim, € 19.522,80 - Betonsanierung, Brücke 07 E.-Frauenthal, € 14.832,27 - Spundwandverbau, Brücke 07 E.-Frauenthal, € 14.14.823,81 - Straßenfertigstellung, Pfarrer P.-Huhnen-Str., E.-Ahrem, € 90.165,58 Submissionsprotokoll unvollständig, die geprüften und ggf. berichtigten Angebotssummen sind in das Angebotsprotokoll einzutragen, hier bei: Abräumung abgelaufener Gräber + Ausbau Feld 7, Friedhof Liblar, € 7.759,17 Etwaige geringfügige Mängel bei der Vorgangsbearbeitung ( wie oben aufgeführt sowie auch z.B. fehlende Aufmaße, Prüfvermerke auf Angeboten) wurden unmittelbar mit den Verantwortlichen abgeklärt und erledigt. Die Prüfungen bei öffentlichen und beschränkten Ausschreibungen und Vergaben beim Eigenbetrieb Straßen ergaben darüber hinaus folgende Feststellungen: 3.1 Rasenkleinspielfeld E.-Blessem, Vergabe landschaftsgärtnerische Arbeiten B Das Bauvorhaben wurde seitens des Eigenbetriebs lediglich beschränkt ausgeschrieben. Auf Grund der Vorkalkulation von € 45.068,44 hätte öffentlich ausgeschrieben werden müssen (ab 30.000 €) . Es wurden 7 Firmen zur Angebotsabgabe aufgefordert, 6 gaben ein Angebot ab. Das preisgünstigste Angebot betrug € 46.648,24 abzüglich 2 % Nachlass. P:\14Wahresabschluss 2002.WPD Von den Richtlinien zu Vergabe I Ausschreibungen darf im Interesse von Wirtschaftlichkeit und Wettbewerb nur in begründeten Ausnahmefällen abgewichen werden. Die Wahl der falschen Ausschreibungsart war ein Fehler des Auftraggebers. Dieser darf nicht den Bietern angelastet werden. Da das Angebot des günstigsten Bieters der Vorkalkulation entsprach, wäre eine Aufhebung der Ausschreibung jedoch nicht gerechtfertigt gewesen. Der Auftrag wurde an die mindestbietende Firma vergeben. 3.2 Dorferneuerung • E.-Ahrem, Schlussrechnung Garten- und Landschaftsbau Am 09.12.03 wurde die Schlussrechnung Garten- und Landschaftsarbeiten über € 17.488,83 zur Visakontrolle vorgelegt. Die Position 26, die Lieferung einer Buswartehalle, Bruttopreis € 5.144,60, war noch nicht erfolgt. Es sollte aber, laut Anordnung des Fachamtes, der Gesamtbetrag ./. Skonto von € 17.453,85 angewiesen werden. H Das RPA stimmt solchen Abwicklungen - auch wenn es sich um ein "Paket" handelt - hier und in Zukunft grundsätzlich nicht zu. Zahlungen, insbesondere Schlusszahlungen, dürfen nur für erbrachte, mängelfreie Leistungen vorgenommen werden. 3.3 H • Schlussrechnungen 31.03.2004 - Bestattungen Die Schlussrechnung betrug € 54.785,19 . 01.04.2002 - - Abrechnungszeitraum 31.03.2003 mit gesamt 01.04.2002 - 463 Beerdigungen Bei der Überprüfung der Gesamtrechnung wurden Differenzen festgestellt. Es handelt sich um einen Ubertragungsfehler bei "Grabaushub normal" plus 5 Stück, 1 Urnenbeisetzung wurde doppelt berechnet und 1 Samstagszuschlag wurde zuviel berechnet. Da an die Fa. monatliche Abschläge in Höhe von € 49.083,96 gezahlt wurden, konnten diese Differenzen nur bei der Schlussrechnung berücksichtigt werden. Der Betrag zu Gunsten des Auftragnehmers wurde gesondert mit € 652,35 brutto nachberechnet. Die Schlussrechnung 50.173,04. 01.04.2003 - 31.03.2004 mit 442 Beerdigungen betrug € Bei der Überprüfung der Gesamtrechnung wurden mehrere Abrechnungsdifferenzen festgestellt, die jedoch mit dem Fachamt ausgeräumt werden konnten. Lediglich der Zuschlag für eine Handschachtung in Höhe von € 96,26 wurde nachberechnet. P:\14\Jahresabschluss 2002.wPD Da durch monatliche Abschläge schon eine Summe von € 48.000,00 gezahlt wurden, blieb zur Schlussabrechnung nur der Differenzbetrag von € 2.173,04 zu zahlen. Ab dem 01.04.2004 werden diese Arbeiten jetzt von der Fa. R. durchgeführt, da der Jahresvertrag mit der bisherigen Firma ausgelaufen ist. 3.4 Baumpflege-, Sicherungsund Erhaltungsmaßnahmen Erftstadt, Auftrag Fa. B. vom 05.06.2001 • im Stadtgebiet Die Baumpflegearbeiten wurden als Jahresvertrag mit einer Laufzeit vom 04.05.2001 - 30.04.2004 öffentlich ausgeschrieben. Nach Submission und der Prüfung der 10 eingegangenen Angebote wurde die Fa. B. als preisgünstigster Bieter am 05.06.2001 mit einer Auftragssumme von DM 81.345,00 beauftragt. Die Auftragskopie wurde vom RPA im Rahmen der Visakontrolle mit dem Hinweis versehen, dass hier nur die Summe für 1 Jahr beauftragt wurde. !!.1 Die Vorlage V 7/1286 vom 11.05.2001 führt nur den Jahresangebotspreis von DM 81.345,00 der Fa. B. auf. Es wurde weder die 3-jährige Laufzeit des Vertrages, noch die Gesamtauftragsumme von DM 244.035,00 angegeben. Am 05.06.2001 wurde dem Wortlaut nach ein Auftrag für zunächst 1 Jahr über DM 81.345,00 erteilt. Weitere Vorlagen an den Werksausschuss bzw. schriftl. Jahresaufträge für die Jahre 2002/2003 und 2003/2004 über jeweils DM 81.345,00 bzw. € 41.591,04 erfolgten nicht. Aufgrund der zusätzl. Vertragsbedingungen in der Leistungsbeschreibung wurden die Arbeiten jedoch durchgeführt. • Die vorgesehene Vertragslaufzeit ist laut Vertragsbedingungen am 30.04.2004 abgelaufen. Da 6 Wochen vor Ablauf des Vertrages am 30.04.2004 keine Kündigung durch Einschreiben erfolgte, hat sich der Vertrag um 1 weiteres Jahr verlängert. Der Werksausschuss ist über den Vorgang ausführlich zu informieren. Der Vertrag mit der Fa. B. ist spätestens Anfang März 2005 per Einschreiben zu kündigen. Die Leistungen der Baumpflege sind neu öffentlich auszuschreiben, da die Laufzeit des Vertrages dann schon 48 Monate beträgt. Bei der Erstellung beteiligen. P:\14\Jahresabschluss der Unterlagen 2002.WPD für die Neuausschreibung ist das RPA zu 4. Erschließungs-I Ablösebeiträge Geprüft wurde die fristgerechte Abrechnung der Erschließungsbeiträge anhand der durch das Fachamt -65- überlassenen Unterlagen, und zwar im Grundsatz. Einzelprüfungen wurden in diesem Rahmen auf 2 Straßen beschränkt. Bei der Heranziehung sind hauptsächlich maßgebend: • Grundstücksfläche • Geschosse I Art der Nutzung • der Multiplikator, der sich aus dem gesamten Beitragspflichtigen im Verhältnis zur Gesamtverteilungsfläche Insbesondere ist auch dafür Sorge zu tragen, Festsetzungsverjährung nicht überschritten werden. • dass die Anteil der ergibt. Fristen der Rechtslage: In den weitaus meisten Fällen werden im Vorfeld mit den Anliegern sogenannte Ablöseverträge gemäß § 133 Baugesetzbuch (BauGB) geschlossen. Damit erübrigt sich grundsätzlich eine nachträgliche Abrechnung nach den Vorschriften des BauGB. Für die in den Vorverfahren jedoch nicht "abgelösten" Erschließungsbeiträge gilt: Maßgebend für die Entstehung der Beitragspflicht ist die sog. technische Fertigstellung (Beendigung Baumaßnahme) sowie die rechtliche Fertigstellung der Erschließung (Widmung für den öffentlichen Verkehr). Mit der Widmung sind dann endgültig alle Voraussetzungen für die öffentlichrechtliche Beitragsheranziehung geschaffen, da mit diesem Akt eine beitragsfähige Erschließungsanlage im Sinne des § 127 BauGB vorliegt. • Nach der Widmung beginnt (am 01.01. des Folgejahres) der Lauf der Verjährungsfrist für die Heranziehung. Gem. § 12 Abs. 1 Nr. 4 KAG gilt für Kommunalabgaben dieser Art hinsichtlich der Festsetzungsverjährung § 169 Abs.2 Satz 1 der Abgabenordnung, d.h. die Festsetzungsverjährung beträgt einheitlich 4 Jahre. Wenn auch die Verjährungsfrist nach einhelliger Rechtsauffassung erst nach der Widmung beginnt und dabei auch die Dauer des Zeitraumes zwischen technischer Fertigstellung und - nachträglicher - Widmung der Straße grundsätzlich nicht von Bedeutung ist, so ist dennoch • im Interesse einer wirtschaftlichen Haushaltsführung sowie • im Interesse einer kalkulierbaren Abwicklung für die Anlieger und • einer gewissen Gleichbehandlung innerhalb der Anliegerschaft die Widmung I BauGB-Heranziehung durchzuführen. P:\14IJahresabschiuSS 2002.WPD nach der Fertigstellung möglichst zügig Prüfunterlagen • • Nachweis des Fachamtes -65- zu allen fertiggestellten Maßnahmen, die noch nicht oder nicht vollständiq abgerechnet sind. Ablösevereinbarungen sind entsprechend vermerkt. Stichprobenweise von -14- angeforderte Unterlagen betreffend: Jägerweg komplett Marienweg komplett Hinweis: Die Festsetzungsbeträge im einzelnen wurden in 2003 bereits im Rahmen der VISA-Kontrolle vorab geprüft. Evt. Hinweise oder Beanstandungen wurden daher bereits unmittelbar erledigt und sind hier nicht mehr aufgeführt. Nicht geprüft wurde in diesem Prüfdurchgang die Berechnuna der bereits vereinbarten Ablösebeträqe. • H in einigen Straßenbereichen ist noch ein von der Stadt für die öffentliche Straße getätigter Grunderwerb auf die jeweilige Anliegerschaft umzulegen bzw . Grunderwerb noch durchzuführen (unabhängig von der i.d.R. bereits durchgeführten Ablöse für die Erschließung I Beleuchtung) . Die diesbezügliche Kostenumlegung verzögert sich in vielen Fällen aufgrund einzelner Durchführungsstreitigkeiten im Bereich der betroffenen Anlieger. Die endgültigen Abwicklungen sollten im Interesse der Stadt I des Eigenbetriebes forciert werden. - s. beiliegende Liste - B • Vereinzelt sind Straßen, die im Zeitraum weit vor 2000 (ab 1992) bereits fertiggestellt wurden, noch nicht vollständig abgerechnet. Bei den diesbezüglichen Straßen(abschnitten) wurden mit den weitaus meisten Anliegern zwar vorab Ablöseverträge geschlossen, jedoch sind noch einzelne BauGBAbrechnungen erforderlich - nämlich bei denjenigen, die sich an den seinerzeitigen Ablösevereinbarungen nicht beteiligt hatten. Gem. Stellungnahme des Eigenbetriebes, der die Unterlagen aufbereitet hat, sind jahrelange personelle Engpässe für die Verzögerungen verantwortlich. Letztlich wurden die betreffenden Straßen zur Vermeidung der Festsetzungsverjährung der KAG-Beiträge auch noch nicht gewidmet. Durch Vorlage V I 0364 vom 09.03.2000 wurde sowohl dem Werksausschuss Straßen als auch dem Finanz- und Personalausschuss ein diesbezüglicher Sachstandsbericht zur Kenntnis gegeben. Eine nunmehr forcierte Abarbeitung im Interesse der Vermeidung weiterer Zinsverluste sowie Ungleichbehandlung der Anlieger wurde seitens des techno Werkleiters bei der Schlussbesprechung zugesichert. Mit den Arbeiten wurde begonnen. - s. beiliegende Liste - Einzeimaßnahmen Abrechnung P:\ 14IJahresabschiuss : Marienstraße 2002.wPD (Ausbau-/Sanierungsmaßnahme, Abrechnung KAG): Kosten :1 IBeitragsfähige • • : 188.272,24 € 11.194,38€ Baukosten Straßenbeleuchtung --------------------1199.466,62 €l lQ!!iliiOg!!!!Qsfaktor :1 Gem. § 3 Abs. 3 Nr. 1e der Straßenbeitragssatzung der Stadt Erftstadt beträgt der Anteil der Beitragspflichtigen 50 v.H. desQbeitragsfähigen Herstellungsaufwandes. Voraussetzung: • Anliegerstraße • niveaugleich befestigte und befahrbare Wohnstraße 199.466,62 • IM!iliPlikator X 50 v.H. = 99.733,31 € :1 Der Multiplikator errechnet sich aus dem Verhältnis der Größe und Ausnutzbarkeit des Grundstücks zu dem errechneten Erschließungskostenbeitrag pro qm Verteilungsfläche innerhalb des Abrechnungsgebietes. Die Gesamtverteilungsfläche --;.• bei der Marienstraße betrug: 27.849,40 qm 99.733,31 € Anliegerbeitrag = Multiplikator : Faktor 27.849,40 3,5811654 Festgesetzt wurde im Ausbaugebiet bei 38 Beitragspflichtigen i.H.v. 199.733,29 €.I (2 Cent = Umrechnungsdifferenzen) • Die Heranziehungsbescheide • Flächenberechnung • Anteilsberechnung • Multiplikator geprüft. ein Gesamtbetrag wurden hinsichtlich Bis auf einen Rechenfehler, der bereits im Rahmen der Visa-Kontrolle wurde, ergaben sich keine Beanstandungen. !Verjährungsfrist berichtigt :1 Die Bauarbeiten wurden im Zeitraum vom 26.11.2001 bis 06.06.2002 durchgeführt. Die Beitragspflicht war mit Beendigung der Maßnahme entstanden. Die Festsetzungsfrist für die im Rahmen der Erschließung / Sanierungsmaßnahme zu erhebenden Anliegerbeiträge beträgt gem. § 169 Abs. 2 Satz 1 der Abgabenordnung (anzuwenden gem. § 12 Abs. 1 Nr.4 Kommunalabgabengesetz) 4 Jahre, beginnend mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Beitragspflicht entstanden ist. Die Frist ist beachtet. P:\14\Jahresabschluss 2QQ2,WPD Abrechnung Jägerweg Der Jägerweg wurde im Jahr 2000 fertiggestellt. erfolgt. Eine Widmung ist bisher nicht Bereits im Vorfeld wurden Ablöseverträge geschlossen (11 von Beitragspflichtigen). Die Maßnahme ist damit bis auf einen Fall abgerechnet. 12 Sonstiges: Da die kompletten Unterlagen bezügl. der Ablösebeträge vorlagen, wurde gleichzeitig die Realisierung der Einnahme (Jägerweg) auf der Ist-Seite geprüft. • HHST. 1.631.3501.9 HUL 4 4 4 001 320106 10048 dito HUL 11 ? HUL 5 Betraq € erl. I offen 12.47616 15.598,92 17.279,29 7.887,20 13.070,99 5.84528 5.726,29 15.613,79 erl. erl. erl. erl. erl. erl. erl. erl. Reste Keine Beanstandung. 5. Prüfung der Sonderkasse • Eigenbetrieb Straßen Bei der Kassenbestandsaufnahme sowie der Kassenprüfung werden die Geldbewegungen des Eigenbetriebes miterfasst. Die unvermutete Kassenprüfung erfolgte vom 12.05. bis 27.05.2003, die Kassenbestandsaufnahme wurde in der Zeit vom 22.123.08.2003 durchgeführt. Weiterhin wurden vom 30.06. - 08.07.2003 unvermutet die Buchungen des Monats Mai 2003 nach den Auszügen der Geschäftskonten in der kfm. Buchführung und den Büchern der Stadtkasse (Tagesabschlüsse mit Kassenbestandsfortschreibung, Summenfortschreibung und Schwebepostenaufstellung zur Sonderkasse 494) überprüft. Art der Prüfuna Prüfzeitraum Unvermutete Prüfunq Kasse I Sonderkasse Dito Kassenbestandsaufnahme Kasse I Sonderkasse Prüfung Buchführunq IRP - EB Straßen Dito 12.05. bis 27.05.2003 22.08. bis 23.08.2003 30.06. bis 08.07.2003 Die Prüfung erfolgt unter der Vorgabe, dass die Aufgaben der Sonderkasse Eigenbetriebes an die Stadtkasse übertragen wurden. Im Bereich Eigenbetriebes "Straßen" wurde die kaufm. Buchhaltung eingeführt ("IRP"). einzelnen Einnahmen und Ausgaben werden kassenmäßig nicht mehr zum P:\14IJahresabschluss 2002.WPD des des Die Soll gestellt und auch ist-seitig nicht mehr als Einzelposten dargestellt. Als Kassenbuchung (Ist) werden die in den Kto. Auszügen ausgewiesenen Gesamtsummen in den Verwahr- und Vorschusskonten der Stadtkasse gebucht. Darauf basieren die Tagesabschlüsse und der Jahresabschluss. Evt. Restanten werden aufgrund der Buchführung in IRP beim Eigenbetrieb ermittelt ; der Stadtkasse werden dann zwecks Einleitung der Mahn- und VolIstreckungsverfahren entsprechende Aufträge erteilt. Die Prüfung Stadtkasse. der Forderungsbearbeitung erfolgt im Rahmen der Prüfung der Die Verpflichtung zur Prüfung ergibt sich aus § 103 Abs. 1 GO. Abstimmung Buchführung Eigenbetrieb I Konto I Stadtkasse • Konto 1200031 Kreissparkasse Köln Kto. 191002810 Abstimmung nach Bewegungen Mai 2003 Neuer Saldo Auszug 95 30.05.03 29.206,42 Alter Saldo Auszug 76 29.04.03 5.636,84 23.569,58 Bewegung It. Kontenauszüge Bewegungen It. Prüfung Sachkonto 23.569,60 Anlage Differenz von 0,02 € Abstimmung nach Kontostand Kontoauszug Nr. 95 • 29.206,42 Stand 30.05.2003 Bewegungen Sachkonto Mai 2003 29.206,42 Schwebepostenaufst. 29.206,42 GKZ 494 TA 03.06.2003 Konto 1205033 VR-Bank Brühl-Erftstadt Kto. 1000011017 Abstimmung nach Bewegungen Mai 2003 Neuer Saldo Auszug 93 30.05.03 24.859,50 Alter Saldo Auszug 75 30.04.03 18.814,80 Bewegung It. Kontenauszüge Bewegung It. Prüfung Sachkonto 6.044,70 Anlage 6.044,70 Abstimmung nach Kontenstand Kontoauszug Nr. 160 P:\14WahresabschlusS 2002.wPO Stand 30.05.03 24.859,50 I Bewegungen Sachkonto Mai 2003 Schwebepostenaufst. Ergebnis Prüfung 5.1 GKZ 493/494 TA 03.06.03 Sonderkasse 24.859,50 : Die Fortschreibungen der Debitoren-I Kreditorenbestände des IRP-Buchungssystems des Eigenbetriebs Straßen - Mandant 300 - stimmen hinsichtlich • • • • 24.859,50 Saldo Bankkontostände ausgewiesener Schwebeposten Tagesabschlüssen Buchungsbestand in den zu Grunde gelegten mit der Buchführung der bei der Stadtkasse geführten Sonderkasse GKZ 494 in Kassenbestand und Summenfortschreibung sowie den betreffenden Verwahr- und Vorschusskonten - überein . Die Buchungen auf den IRP-Konten des Eigenbetriebs Straßen sind nach Abgleich mit den Bankkonten für die Betriebszweige im Prüfzeitraum vollständig erfasst. 5.2 6, Sonstiges B • Tm Rahmen der Prüfung wurde auch eine stichprobenmäßige Belegprüfung durchge führt. Hierbei wurde festgestellt, dass einige Rechnungen nicht dem RPA zur Prüfung vorlagen. In den Belegordnern sind im übrigen lediglich die Rechnungen abgeheftet. Um eine vollständige Prüfung durchzuführen, sind in den nachstehend aufgeführten Fällen die kompletten Vorgänge, also . - Preisanfrage -Vergleiche -Auftragsvergabe -Anordnung 1 Buchungsbeleg vorzulegen. Bitte künftig darauf achten, dass die Akten entsprechend geführt 1 komplett sind. Belegordner • "Garten" Rechnung der Fa. C. vom 19.02.2003 über 883,20 €. Belegordner "Friedhof" • Rechnung der Fa. H. vom 07.04.2003 über 1.998,33 €. • Rechnung der Fa. Z. vom 08.04.2003 über 552,19 €. p:\14\Jahresabscl1luss 2002.WPD Belegordner • "Straßen" B. vom 16.04.2003 über 2.204,00 € • Rechnung des Forstbetriebes • Rechnungen der Fa. B. vom 06.02.2003 über 1.441,40 €, vom 14.04.2003 über 533,79 € und vom 14.04.2003 über 1.702,25 €. • Rechnungen der Fa. C. vom 15.01.2003 über 1.139,44 €, vom 10.02.2003 über 4.281,44 €, vom 19.02.2003 über 2.724,98 €, vom 20.02.2003 über 6.072,67 €, vom 25.03.2003 über 845,64 €, vom 25.03.2003 über 1.238,88 €, vom 09.04.2003 über 1.948,49 €, vom 17.04.2003 über 2.984,62 €, vom 07.05.2003 über 824,76 €, vom 19.05.2003 über 4.193,21 € und vom 05.06.2003 über 3.036,90 €. • Rechnung der Fa. R. vom 20.02.2003 über 1.653,77 €. • Rechnung der Fa. P.vom 25.02.2003 über 1.493,53 €. • Rechnung der S. vom 16.04.03 über 824,90 € . H Seit Ende 2002 wurden die Einnahmereste in der Buchhaltung nicht mehr ermittelt. Hier liegt ein krankheitsbedingter Ausfall zu Grunde. Mit der Aufarbeitung kann jedoch kurzfristig begonnen werden. Mit dem techno Werkleiter wurde dies abgesprochen. 7. Bei den Prüfungen wurden keine schwerwiegenden Verstöße festgestellt; die o.g. Hinweise / Beanstandungen sind ausgeräumt bzw. werden künftig beachtet. • 8. Das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Erftstadt schließt sich den Beschlussempfehlungen zu den Jahresabschlüssen der einzelnen Betriebszweige des Eigenbetriebes Straßen an . P:\14Uahresabschluss 2002.WPD • • Straße Fertigstellung Widmung Ablöse Bemerkungen Jägerweg 2000 nein 11 von 12 erledigl resll Einzelfallabrechnung Wolfskaul nein erledigt Ruhländer Str erlolgl, komplett abaerechnet dita nein erledigt Charweg 1992 nein 7 van 15 erledigl entfälll, Widmung Abrechnung 100 % abgelösl, vorqenornmen Widmung Abrechnung entfällt, 100 % abgelöst, voraenommen Restabwicklung erlolgt It. -65- kurzfristig siehe B Wehrstr. 1992 nein 9 von 11 erledigt dito Platanenweg 1995 nein 23 von 25 erledigt dito Mathias Grell Str nein ja Maarweg dito nein erledigt, kostensoaltend erledigt per Abrechnuna erledigt Grunderwerb Am Fußfall erolgt und a baerech net dito Ardennenstr. 1995 nein erlolgt und abaerechnet dito Lilienweg Teichweg Friederichs Engels Str. Berlolt Brecht Str. I Tannenwea Gewerbegebiet Köttinqen Franz Marc Str., Paul Klee Str, etc Kocherbachweg erlolgtlt. -65- kurzfristig wird in Kürze wird in Kürze in Kürze ert, Per Ablöse I wird entfällt, Widmung Abrechnung 100 % abgelöst, voroenornrnen es ist noch Grunderwerb durch -82-zu tätigen I umzulegen nein Abrechnunn dito es ist noch Grunderwerb durch -82-zu tätigen I umzulegen nein dito es ist noch Grunderwerb durch -82-zu tätigen I umzulegen dito nein dito es ist noch Grunderwerb durch -82-zu tätigen I umzulegen 1992 nein 59 von 63 siehe B 1998 nein ca. 75 % abgelöst Rechtsstreitigkeiten, 2000 nein ca. 95 % abgelöst 1999 nein 42 von 48 erledigt - ist noch abzurechnen, Restabwicklung - (Grunderwerb) Restabwicklung vorgesehen für 2004 soeben in 2004 erlolgt erlolgt It. -65- kurzfristig sobald möglich, kurzfristige Abrechnung • • Straße Fertigstellung Widmung Ablöse Siemensstraße nicht vollständig nein 30 von 38 erledigt Borrer Str. 1997 nein 22 von 39 erledigt Josef Nix Str 2001 nein 8 von 12 erledigt Fuchswegl 2000 nein 14 von 21 erledigt nein Marienstr. erfolgt und abosrechnet 2001 ja erl. Per Ablöse I Abrechnuno KAG-Abrechnung Reinoldweg 2002 Im Längsbusch Notweg Broichweg Bemerkungen siehe B - Restabwicklung es ist noch Grunderwerb erfolgt It. -65- kurzfristig durch -sz-zu tätigen I umzulegen Abrechnung in 2004 erfolgt - Einzelfallprüfung nein Abrechnung erfolgt ab 2004 2000 nein Abrechnung ist in Arbeit und erfolgt 2004 Im Gratessengarten nicht vollständig nein 6 von 9 erledigt Gustav Heinemann Str. EKZ Klarastr. 1995 nein 4 von 7 erledigt siehe B erfolgt und aboerechnet 2002 nein erl. Per Ablöse I Abrechnuno 48 von 54 erledigt kostenspaltend komplett abgerechnet, 82-zu tätiaen I umzuleaen nein nein erl. Per Ablöse I Abrechnuno 13 von 15 erledigt kostenspaltend komplett abgerechnet, Urnfanq (-600 €) abzurechnen Sonnenweg erfolgt und aboerechnet 2003 Ottostr 2003 nein 5 von 8 erledigt nein erlediot Am Lindengarten Hoechster Weg nein Restabwicklung RPA - erfolgt It. -65- kurzfristig es ist noch Grunderwerb Grunderwerb 100 % abgelöst, Widmung erfolgt in Kürze 2002 Im Wieschen - durch durch - ist noch im geringem