Vorlage (Niederschrift Verbandsversammlung am 06.12.13)

kdvz Rhein-Erft-Rur • Postfach 1566 • 50205 Frechen Kommunale Datenverarbeitungszentrale An die Mitglieder und stellvertretenden Mitglieder der Verbandsversammlung Auskunft erteilt: Herr Köß rkoess@kdvz-frechen.de Tel: 0 22 34 / 18 22 - 512 0 22 34 / 18 22 - 0 Fax: 0 22 34 / 18 22 - 155 Ihr Zeichen - Ihre Nachricht vom Mein Zeichen 00 - 14.2 - GF Datum 19.12.2013 67. Sitzung der Verbandsversammlung des Zweckverbandes Sehr geehrte Damen und Herren, als Anlage erhalten Sie eine Ausfertigung der Niederschrift über die vorbezeichnete Sitzung zu Ihrer Information. Mit freundlichen Grüßen Rhiem Vorsitzender der Verbandsversammlung Anlagen Kommunale Datenverarbeitungszentrale Rhein  Erft  Rur  Bonnstraße 16-18  50226 Frechen Verbandsvorsteher: Heinrich Stommel Geschäftsführer: Karl Heinz Wergen Kreissparkasse Köln (BLZ 370 502 99) Kto.-Nr.: 000 000 31 75  BIC: COKSDE33  IBAN: DE19370502990000003175 USt.-ID: DE 123497162 www.kdvz-frechen.de Seite 2/6 KDVZ Rhein-Erft-Rur Der Verbandsvorsteher 00 – 13 - 11 19.12.2013 NIEDERSCHRIFT über die 67. Sitzung der Verbandsversammlung des Zweckverbandes am 06.12.2013 im großen Sitzungssaal der Stadt Frechen, Rathaus, Johann-Schmitz-Platz 1-3, 50226 Frechen von: bis: Teilnehmer: Entschuldigt: 10:00 11:30 siehe Anlage 1 siehe Anlage 2 Öffentlicher Teil TOP 67 \1 Begrüßung und Feststellung der Beschlussfähigkeit Herr Rhiem begrüßt die Anwesenden und wünscht den Veranstaltung. Anschließend stellt er die formVerbandsversammlung fest. Die Veröffentlichung Regierungsbezirk Köln Nr. 47 vom 25.11.2013. Beschlussfähigkeit fest. TOP 67 \2 Teilnehmern einen guten Verlauf der und fristgerechte Einladung zur erfolgte im Amtsblatt für den Weiterhin stellt Herr Rhiem die Beschlussfassung über die Tagesordnung Änderungen zur Tagesordnung werden nicht gewünscht und die Verbandsversammlung beschließt einstimmig die Tagesordnung wie vorgelegt. TOP 67 \3 Genehmigung der Niederschrift über die 66. Sitzung der Verbandsversammlung vom 19.07.2013 - 00 - 13 - 1 - Einwände gegen die Niederschrift werden nicht erhoben und die Verbandsversammlung genehmigt einstimmig die Niederschrift über die 66. Sitzung. Seite 3/6 TOP 67 \4 Feststellung des Jahresabschlusses 2012 zum 31.12.2012 1. Bericht der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KONLUS GmbH über die Prüfung des Jahresabschlusses 2012 2. Bericht des Vorsitzenden des Rechnungsprüfungsausschusses über die Prüfung des Jahresabschlusses 2012 3. Feststellung des Jahresabschlusses 2012 Vorlagen-Nr.: 29/2013 Herr Rhiem verweist auf die Vorlage. Im Anschluss stellt Herr Neu, Fa. KONLUS GmbH, anhand einer Folienpräsentation die Kernaussagen des Prüfberichtes zum Jahresabschluss 2012 vor (Anlage 3). Herr Kranz als Vorsitzender des Rechnungsprüfungsausschusses verweist daraufhin auf die Beschlussempfehlung des Gremiums an die Verbandsversammlung. Ohne weitere Aussprache fasst die Verbandsversammlung einstimmig folgenden Beschluss: Beschluss: Die Verbandsversammlung stellt gem. § 26 (3) EigVO den Jahresabschluss und den Lagebericht zum 31.12.2012 fest und erteilt dem Verwaltungsrat und dem Verbandsvorsteher vorbehaltlos Entlastung für das Wirtschaftsjahr 2012. TOP 67 \5 Beratung und Verabschiedung des Wirtschaftsplanes 2014 Vorlagen-Nr.: 30/2013 Herr Rhiem verweist auf die Vorlage. Im Anschluss nutzt Herr Wergen die Gelegenheit für eine Bilanz des laufenden Jahres sowie einen Ausblick auf die wesentlichen Handlungsfelder der kdvz in 2014 (Anlage 4). Herr Reuter bittet den Geschäftsführer im Zusammenhang mit dessen Bericht darum, sich beim Softwarehersteller für den kommunalen Sitzungsdienst nachdrücklich dafür einzusetzen, dass alsbald eine Lösung geschaffen wird, die es auch Geräten mit dem Android-Betriebssystem erlaubt, das iRich-Modul nutzen zu können. Ferner verweist er im Zuge der Thematik „WLAN in den Verwaltungen“ auf die Initiative ‚Education Roaming‘ (eduroam), die Mitarbeitern und Studierenden von partizipierenden Universitäten und Organisationen ihren Teilnehmern einen Internetzugang an den Standorten aller teilnehmenden Organisationen unter Verwendung ihres eigenen Benutzernamens und Passwortes über WLAN oder LAN ermöglichen möchte, und plädiert dafür, diese Konzeption auch für den Zweckverband bedenken. Herr Wergen dankt Herrn Reuter für diesen Hinweis und sagt zu, die technischen wie organisatorischen Möglichkeiten zu prüfen. Herr Laufs erkundigt sich, weshalb die Aufwendungen für Datenschutz / IT-Sicherheit einerseits als Sachkosten ausgewiesen, andererseits entsprechende Stellen im Stellenplan hinterlegt seien. Herr Wergen erläutert, dass es sich hierbei um eine interne Leistungsverrechnung handele; die Personalkosten seien für die interne IT-Sicherheit bzw. den internen Datenschutz ausgewiesen, daher Gemeinkosten; die Dienstleistung für Kunden werde insofern lediglich als Sachaufwand dargestellt. Herr Fuchs fragt nach den Perspektiven interkommunaler Zusammenarbeit in Bezug auf das Projekt „Prozessaufnahme und –optimierung“. Herr Wergen erläutert, dass sowohl die kdvz wie auch die bislang beteiligten Kommunen höchst interessiert daran seien, die Thematik im Verband insgesamt voranzubringen. Die ersten Projektergebnisse zu E-Bürgerservices wurden bislang sowohl den Hauptverwaltungsbeamten auf deren jährlicher Konferenz wie auch den Leiterinnen und Leitern der Hauptämter in den Kreisen Düren und Rhein-Erft-Kreis vorgestellt. In der kommenden Sitzung des Koordinierungskreises werde ebenfalls über dieses Thema gesprochen, so dass die Mitgliedsverwaltungen ausreichend informiert und sensibilisiert sein sollten. Der Grad der Auseinandersetzung mit Prozessen bestimme natürlich letztlich jede Kommune für sich selbst. Seite 4/6 Im Zuge der Beschlussfassung versäumt es Herr Rhiem nicht, sich bei beim Geschäftsführer und den Beschäftigten der kdvz Rhein-Erft-Rur für die geleistete Arbeit im zu Ende gehenden Jahr zu bedanken. Weiterer Erörterungsbedarf besteht nicht und die Verbandsversammlung fasst einstimmig folgenden Beschluss: Beschluss: 1. Die Verbandsversammlung beschließt den Wirtschaftsplan 2014. 2. Die Verbandsversammlung beschließt den Stellenplan 2014. 3. Die Verbandsversammlung setzt die Vorauszahlungen auf die Umlage 2014 nach § 19 GkG fest. 4. Mehrauszahlungen für Einzelvorhaben im Vermögensplan bedürfen der Zustimmung der Verbandsversammlung, wenn sie 25.000 € überschreiten und keine Deckungsmöglichkeit im Vermögensplan besteht. TOP 67 \6 Mitteilungen des Verbandsvorstehers Herr Stommel gibt bekannt, dass die Verbandsversammlung am 13. Juni sowie am 12. Dezember 2014 stattfinden wird. Die Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses ist für den 17. Oktober 2014 terminiert. TOP 67 \7 Anregungen und Anfragen Anregungen und Anfragen liegen nicht vor. Rhiem Vorsitzender der Verbandsversammlung Anlagen Köß Schriftführer Seite 5/6 Anlage 1 Adams, Johannes (2. Stellv. Verbandsvorsteher) Arenz, Benno (stellv. Mitglied (Stadt Erftstadt)) Berger, Wolfgang (stellv. Mitglied (Stadt Bergheim)) Boje, Peter (stellv. Mitglied (Stadt Heimbach)) Buch, Axel (Mitglied (Gemeinde Hürtgenwald)) Canzler, Christian (stellv. Mitglied (Gemeinde Titz)) Eskes, Alexander (Mitglied (Gemeinde Weilerswist)) Etten, Helmut (Mitglied (Gemeinde Dahlem)) Flohe, Anne-Marie (RPA (kdvz)) Franken, Klaus (Rechnungswesen (kdvz)) Fuchs, Carol (Mitglied (Stadt Hürth)) Grebe, Karl-Heinz (Mitglied (Rhein-Erft-Kreis)) Hummelsheim, Manfred (stellv. Mitglied (Stadt Wesseling)) Köß, Roland (Schriftführer (kdvz)) Kranz, Josef (Mitglied (Gemeinde Vettweiß)) Laufs, Jürgen (Mitglied (Stadt Jülich)) Dr. Lehmann, Patrick (1. Stellv. Verbandsvorsteher) Löfgen, Timo (Mitglied (Gemeinde Langerwehe)) Rataj, Andreas (Mitglied (Gemeinde Nörvenich)) Reuter, Harald (stellv. Mitglied (Stadt Bedburg)) Rhiem, Josef Carl (Mitglied (Kreis Euskirchen)) Ripp, Klaus (Mitglied (Stadt Kerpen)) Schmitz, Maria (Mitglied (Stadt Pulheim)) Schuster, Ulrich (Mitglied (Gemeinde Inden)) Stommel, Heinrich (Verbandsvorsteher) Tertel, Lothar (Mitglied (Gemeinde Aldenhoven)) Weingartz, Hans-Willi (stellv. Mitglied (Gemeinde Merzenich)) Wergen, Karl Heinz (Geschäftsführer (kdvz)) Wolter, Leo (Mitglied (Stadt Zülpich)) Gast: Neu, Alexander (Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KONLUS) Seite 6/6 Anlage 2 Blanke, Wilfried –Stadt Brühl Büttner, Alexander – Stadt Bad Münstereifel Erner, Volker – Stadt Erftstadt Frantzen, Jürgen – Gemeinde Titz Göckemeyer, Margit – Stadt Niedeggen Harzheim, Peter – Gemeinde Merzenich Haupt, Hans-Peter – Stadt Wesseling Kirf, Peter – Stadt Brühl Ludes, Peter-Hans – Stadt Bergheim Orth, Hans – Stadt Bad Münstereifel Reuter, Vanessa - Stadt Nideggen Zöphel, Michael – Stadt Bedburg Züll, Bert – Stadt Heimbach Verbandsversammlung 6. Dezember 2013 Kommunale Datenverarbeitungszentrale Rhein-Erft-Rur Inhalt 1. Auftrag und Prüfung 2. Vermögens- und Finanzlage 3. Pensionsrückstellungen 4. Ertragslage der Gesellschaft 5. Wesentliche Prüfungsaussagen 6. IKS-Prüfung 7. Risikomanagement © KONLUS ‹Nr.› Auftrag und Prüfung Wir haben eine Prüfung zum 31.12.2012 unter Beachtung deutscher Prüfungsstandards durchgeführt. Die Prüfung wurde unter Anwendung des risikoorientierten Prüfungsansatzes vorgenommen. Folgende Prüfungsschwerpunkte wurden festgelegt: Sach- und Finanzanlagen Forderungen gegen Verbandsmitglieder Rückstellungen Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten © KONLUS ‹Nr.› Inhalt 1. Auftrag und Prüfung 2. Vermögens- und Finanzlage 3. Pensionsrückstellungen 4. Ertragslage der Gesellschaft 5. Wesentliche Prüfungsaussagen 6. IKS-Prüfung 7. Risikomanagement © KONLUS ‹Nr.› Vermögenslage Aktivposten (TEUR) 2012 2011 Veränderung in % Immaterielles Anlagevermögen 1.822,3 2.780,9 - 34,5 % Sachanlagen 3.529,5 3.487,3 + 1,2 % Finanzanlagen 8.364,6 7.499,4 + 11,5 % 17,4 28,1 - 38,1 % 4.799,5 4.001,8 + 19,9 % 6,0 7,1 - 15,5 % 24,9 20,3 + 22,7 % 182,2 225,1 - 19,1 % 18.746,4 18.050,0 + 3,9 % Lieferforderungen Forderungen gegen Verbandsmitglieder davon aus E rö TEUR ffnungsbil anz 3.978 ,0 Sonstige Vermögensgegenstände Liquide Mittel Rechnungsabgrenzungsposten Bilanzsumme © KONLUS ‹Nr.› Vermögenslage © KONLUS ‹Nr.› Vermögenslage Aktivposten (TEUR) 2012 2011 2010 2009 Immaterielles Anlagevermögen 1.822,3 2.780,9 2.474,4 2.364,3 Sachanlagen 3.529,5 3.487,3 3.559,7 3.804,9 Finanzanlagen 8.364,6 7.499,4 6.968,7 4.670,7 17,4 28,1 55,7 30,3 4.799,5 4.001,8 4.186,4 4.183,5 6,0 7,1 30,7 25,5 24,9 20,3 38,1 1.083,7 182,2 225,1 282,6 313,3 18.746,4 18.050,0 17.596,3 16.476,1 Lieferforderungen Forderungen gegen Verbandsmitglieder Sonstige Vermögensgegenstände Liquide Mittel Rechnungsabgrenzungsposten Bilanzsumme © KONLUS ‹Nr.› Vermögenslage © KONLUS ‹Nr.› Wesentliche Einflüsse auf die Vermögenslage Erhöhung des Finanzanlagevermögens (+79% in 4 Jahren) => Wertpapiere zur Sicherung der Beamtenpensionen Rückgang des immateriellen Anlagevermögens in 2012 => Sonderabschreibungen auf Lizenzen aufgrund der Einstellung der Leistungsabnahme Forderungen gegen Verbandsmitglieder bislang im Zeitverlauf im Verhältnis zur Bilanzsumme leicht rückläufig => Anstieg in 2012 aufgrund Jahresabrechnung (unsaldierter Ausweis) Bilanzsumme leicht ansteigend (+14% in 4 Jahren) © KONLUS ‹Nr.› Finanzlage Passivposten (TEUR) 2012 2011 Veränderung in % 0,0 0,0 0,0 Pensionsrückstellungen 13.636,5 13.102,5 + 4,1 % Übrige Rückstellungen 2.061,2 1.577,5 + 30,7 % 2.076,2 2.513,1 - 17,4 % 386,9 663,3 - 41,7 % 485,7 67,6 + 618,5 % 99,9 126,0 - 20,7 % 18.746,4 18.050,0 + 3,9 % Eigenkapital Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten Lieferverbindlichkeiten Verbindlichkeiten gegenüber Verbandsmitgliedern Sonstige Verbindlichkeiten Bilanzsumme © KONLUS ‹Nr.› Finanzlage Passivposten (TEUR) 2012 2011 2010 2009 0,0 0,0 0,0 0,0 Pensionsrückstellungen 13.636,5 13.102,5 11.383,0 10.446,8 Übrige Rückstellungen 2.061,2 1.577,5 1.453,0 928,3 2.076,2 2.513,1 3.200,9 3.812,0 386,9 663,3 707,6 622,4 485,7 67,6 808,2 609,4 99,9 126,0 43,6 57,2 18.746,4 18.050,0 17.596,3 16.476,1 Eigenkapital Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten Lieferverbindlichkeiten Verbindlichkeiten gegenüber Verbandsmitgliedern Sonstige Verbindlichkeiten Bilanzsumme © KONLUS ‹Nr.› Finanzlage © KONLUS ‹Nr.› Finanzlage © KONLUS ‹Nr.› Wesentliche Einflüsse auf die Finanzlage Deutlicher Anstieg der Pensionsrückstellungen (+31% in 4 Jahren) Unterdeckung der Pensionsrückstellungen von z.Zt. TEUR 5.271,9 (Pensionsverbindlichkeiten > Wertpapiere) Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten stark rückläufig ( -46% in 4 Jahren) Verbindlichkeiten gegenüber Verbandsmitgliedern bislang stark rückläufig (-91% in den Jahren 2008 bis 2011) => Anstieg in 2012 aufgrund Jahresabrechnung (unsaldierter Ausweis) Bilanzsumme leicht ansteigend (+14% in 4 Jahren) © KONLUS ‹Nr.› Inhalt 1. Auftrag und Prüfung 2. Vermögens- und Finanzlage 3. Pensionsrückstellungen 4. Ertragslage der Gesellschaft 5. Wesentliche Prüfungsaussagen 6. IKS-Prüfung 7. Risikomanagement © KONLUS ‹Nr.› Pensionsrückstellungen / Finanzanlagevermögen © KONLUS ‹Nr.› Pensionsrückstellungen / Finanzanlagevermögen 2012 2011 2010 2009 20 6 25 0 26 0 28 0 Invalide Rentner(in) Waisen 6 6 1 4 4 1 5 3 1 3 3 1 Witwe(r) 2 2 2 2 gesamt 41 36 37 37 13.636,5 13.102,5 11.383,0 10.446,8 Finanzanlagen (TEUR) 8.364,6 7.499,4 6.968,7 4.670,7 „Deckungslücke“ (TEUR) 5.271,9 5.603,1 4.414,3 5.776,1 Kompensation durch Forderungen gegenüber Verbandsmitgliedern 4.799,5 4.001,8 4.186,4 4.183,5 Aktive Beamte Ehemalige Aktive* Pensionsrückstellung (TEUR) * Ehemalige Beamte, welche zu einem anderen Dienstherrn gewechselt haben © KONLUS ‹Nr.› Pensionsrückstellungen / Finanzanlagevermögen Sachverhalt HGB GemHVO NRW Abzinsung von (Pensions-) § 253 Abs. 2 S. 1 HGB § 36 Abs. 1, 2 GemHVO Rückstellungen • Abzinsungsgebot • Abzinsungsgebot • Zinssatz (bei Pensions • Zinssatz: 5% RSt): durchschnittlicher Marktzinssatz bei Restlaufzeit 15 Jahre • 12/2012: 5,04% • 09/2013: 4,91% Veränderung des Zinssatzes um 1%punkt führt zu einer ca. 20% höheren Rückstellung © KONLUS ‹Nr.› Pensionsrückstellungen / Finanzanlagevermögen Sachverhalt HGB GemHVO NRW Berücksichtigung von Gebot der Berücksichtigung Verbot der Berücksichtigung künftigen Preis- und von z.B. zukünftige Gehalts- von Preis- und Kostenänderungen bei der und Rentensteigerungen Kostenänderungen Rückstellungsbewertung Ein Gehaltstrend von 2% führt zu einer ca. 40%-60% höheren Rückstellung Saldierung von § 246 Abs. 2 S. 2 HGB Pensionsrückstellung und • (Finanzanlage-) Vermögen © KONLUS Gebot, bei bestimmten § 41 Abs. 2 GemHVO • Saldierungsverbot Voraussetzungen ‹Nr.› Inhalt 1. Auftrag und Prüfung 2. Vermögens- und Finanzlage 3. Pensionsrückstellungen 4. Ertragslage der Gesellschaft 5. Wesentliche Prüfungsaussagen 6. IKS-Prüfung 7. Risikomanagement © KONLUS ‹Nr.› Ertragslage Kennzahl (TEUR) 2012 2011 Veränderung in % 14.197,6 15.395,4 - 7,8 % 169,1 394,2 - 57,1 % Materialaufwand 1.211,1 1.690,3 - 28,3 % Personalaufwand 6.226,1 7.372,9 - 15,6 % Abschreibungen 1.645,2 1.363,3 + 20,7 % Sonstige betriebliche Aufwendungen 5.190,3 5.251,9 - 1,2 % -92,5 - 109,9 - 15,9 % 0,0 0,0 0,0 Umsatzerlöse Sonstige betriebliche Erträge Finanzergebnis Jahresüberschuss © KONLUS ‹Nr.› Ertragslage Kennzahl (TEUR) 2012 2011 2010 2009 14.197,6 15.395,4 14.949,9 15.781,5 169,1 394,2 74,1 322,9 Materialaufwand 1.211,1 1.690,3 1.306,4 1.550,7 Personalaufwand 6.226,1 7.372,9 6.530,3 7.622,5 Abschreibungen 1.645,2 1.363,3 1.388,0 1.241,6 5.190,3 5.251,9 5.685,8 5.526,8 -92,5 - 109,9 - 112,0 - 161,5 0,0 0,0 0,0 0,0 Umsatzerlöse Sonstige betriebliche Erträge Sonstige betriebliche Aufwendungen Finanzergebnis Jahresüberschuss © KONLUS ‹Nr.› Wesentliche Einflüsse auf die Ertragslage Umsatzerlöse leicht rückläufig (-10% in 4 Jahren) Materialaufwand / Fremdleistungen überproportional stark rückläufig (-36% in 4 Jahren) => Materialquote / Fremdleistungsquote relativ konstant (ca. 9-10 % der Umsatzerlöse) Personalaufwand stark gesunken (-18% in 4 Jahren) => Personalaufwandsquote von ca. 48% auf ca. 44% gesunken Abschreibungen in 2012 gestiegen wg. Sonderabschreibung auf Lizenzen sonstige betriebliche Aufwendungen relativ konstant © KONLUS ‹Nr.› Ertragslage Kennzahl (TEUR) Cash-Flow aus laufender Geschäftstätigkeit Cash-Flow aus der Investitionstätigkeit Cash-Flow aus der Finanzierungstätigkeit 2012 2011 Veränderung in % 2.072,2 2.800,3 - 26,0 % - 1,630,8 - 2.130,3 + 23,5 % - 436,8 - 687,8 + 36,5 % 4,6 - 17,8 + 125,8 % Zahlungswirksame Veränderung des Finanzmittelbestands © KONLUS ‹Nr.› Ertragslage Kennzahl (TEUR) 2012 2011 2010 2009 2.072,2 2.800,3 3.118,7 2.679,2 - 1.630,8 - 2.130,3 - 3.553,1 - 2.280,1 davon Finanzanlagevermögen - 865,1 - 530,8 - 2.298,0 - 1.132,2 davon Sachanlagevermögen - 765,7 - 1.599,5 -1 255,1 - 1.487,9 Abschreibungen 1.645,2 1.363,3 1.388,0 1.241,6 - 436,8 - 687,8 - 611,2 - 870,3 4,6 - 17,8 - 1.045,6 - 471,2 Cash-Flow aus laufender Geschäftstätigkeit Cash-Flow aus der Investitionstätigkeit Cash-Flow aus der Finanzierungstätigkeit Zahlungswirksame Veränderung des Finanzmittelbestands © KONLUS ‹Nr.› Wesentliche Aussagen der Cash-Flow Analyse Neuinvestitionen i.d.R. deutlich höher als Abschreibungen (in 2012 Sonderabschreibung von TEUR 308) Cash-Flow aus lfd. Geschäftstätigkeit rückläufig Cash-Flow aus der Finanzierungstätigkeit rückläufig Zahlungsmittelwirksame Veränderung in 2012 wieder positiv (2009 bis 2011 negativ) © KONLUS ‹Nr.› Inhalt 1. Auftrag und Prüfung 2. Vermögens- und Finanzlage 3. Pensionsrückstellungen 4. Ertragslage der Gesellschaft 5. Wesentliche Prüfungsaussagen 6. IKS-Prüfung 7. Risikomanagement © KONLUS ‹Nr.› Wesentliche Prüfungsaussagen Rechnungslegung § Der Jahresabschluss zum 31.12.2012 vermittelt unter Beachtung der GoB ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanzund Ertragslage der Gesellschaft § Es wurde ein uneingeschränktes Testat erteilt. Internes Kontrollsystem § Unsere Prüfung des rechnungslegungsbezogenen internen Kontrollsystems hat zu keinen Beanstandungen geführt. Unregelmäßigkeiten § Wir haben keine Unrichtigkeiten oder Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften sowie Tatsachen, die den Bestand der Gesellschaft gefährden oder ihre Entwicklung wesentlich beeinträchtigen können oder schwerwiegende Verstöße der Geschäftsführung oder von Arbeitnehmern festgestellt. © KONLUS ‹Nr.› Inhalt 1. Auftrag und Prüfung 2. Vermögens- und Finanzlage 3. Pensionsrückstellungen 4. Ertragslage der Gesellschaft 5. Wesentliche Prüfungsaussagen 6. IKS-Prüfung 7. Risikomanagement © KONLUS ‹Nr.› IKS-Prüfung Wir haben eine Prüfung des dienstleistungsbezogenen internen Kontrollsystems innerhalb des Rechenzentrumsbetriebs für den Zeitraum 01.01.2012 bis 31.12.2012 durchgeführt. Die Prüfung wurde unter Beachtung des IDW Prüfungsstandards „ Die Prüfung des internen Kontrollsystems beim Dienstleistungsunternehmen für auf das Dienstleistungsunternehmen ausgelagerte Funktion (IDW PS 951)“ vorgenommen. Die Untersuchungen beschränkten sich auf die Rechenzentrumsdienstleistungen der kdvz, welche Kundenorganisationen zur Verfügung gestellt werden. © KONLUS ‹Nr.› IKS-Prüfung Folgende Kontrollen wurden geprüft: Generelle IT-Kontrollen Rechenzentrumskontrollen Änderungsverfahren Betriebssystemsoftware und Hardware Systemüberwachung/ Monitoring Änderungsverfahren Anwendungssysteme Datensicherung Physischer und logischer Zugriffsschutz Notfallvorsorge, Wiederanlauf Um die Wirksamkeit der eingerichteten Kontrollverfahren zu untersuchen und beurteilen wurden Test auf den einzelnen Kontrollgebieten durchgeführt. © KONLUS ‹Nr.› IKS-Prüfung Ergebnis der Prüfung: § Die Prüfung hat zu keinen Feststellungen geführt. § Die in der Beschreibung der kdvz angegebenen Kontrollen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen wurden zutreffen dargestellt und waren angemessen, um mit hinreichender Sicherheit zu gewährleisten, dass die dort genannten Kontrollziele erreicht werden. § Die entsprechenden Kontrollen waren zum 31.12.2012 eingerichtet. © KONLUS ‹Nr.› Inhalt 1. Auftrag und Prüfung 2. Vermögens- und Finanzlage 3. Pensionsrückstellungen 4. Ertragslage der Gesellschaft 5. Wesentliche Prüfungsaussagen 6. IKS-Prüfung 7. Risikomanagement © KONLUS ‹Nr.› Risikomanagement Was ist Risikomanagement? Risikomanagement umfasst sämtliche Maßnahmen zur systematischen Erkennung, Analyse, Bewertung, Überwachung und Kontrolle von Risiken. Risikomanagement wird als ein fortlaufender Prozess verstanden, in dem Planung, Umsetzung, Überwachung und Verbesserung kontinuierlich stattfinden. © KONLUS ‹Nr.› Risikomanagement TÜV Rheinland-Risikostudie (Oktober 2013) in mittelständischen Unternehmen fehlt eine ganzheitliche Risikobetrachtung. Lediglich 48% der Unternehmen messen und bewerten ihre Maßnahmen zur Risikominimierung. Befragt wurden 605 Unternehmen 20 % der Befragten konnten keine Angaben zu den Risiken im Hinblick auf die Zukunftsfähigkeit ihres Unternehmens machen.“ © KONLUS ‹Nr.› Risikomanagement © KONLUS ‹Nr.› Risikomanagement © KONLUS ‹Nr.› Risikomanagement Risikomanagement bei der kdvz 2010 wurde die Einführung des Risikomanagements bei der kdvz erfolgreich abgeschlossen Fester Bestandteil innerhalb der kdvz und eine hohe Sensibilisierung der Risikoinhaber und –verantwortlichen Die Grundlage bildet die Richtlinie zum Risikomanagement (Stand: März 2013) © KONLUS ‹Nr.› Risikomanagement Risikomanagementprozess Quelle: Richtlinie zum Risikomanagement bei der kdvz © KONLUS ‹Nr.› Risikomanagement Fazit: kdvz verfügt über ein angemessenes und funktionsfähiges Risikomanagementsystem Die Beschäftigung mit Unternehmensrisiken verbessert das Risikobewußtsein, hilft Prozessabläufe zu verbessern, verbessert das Kontrollbewußtsein Das Risikomanagementsystem der kdvz kann als Dienstleistung (z.B. ggü. Verbandsmitgliedern) vermarktet werden © KONLUS ‹Nr.› Kontaktdaten KONLUS GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Im MediaPark 5a D-50670 Köln Tel. +49 221 952681 170 info@konlus.de www.konlus.de © KONLUS | Bilder: www.photocase.com kdvz Rhein-Erft-Rur Bilanz 2013 Ausblick 2014 06.12.2013 - 67. Sitzung der Verbandsversammlung Bilanz 2013 • Zentralisierung von IT-Infrastrukturen − − − − − 4 1 2 2 3 Verwaltungen vollständig Verwaltung in Teilschritten Verwaltungen stellen in den nächsten drei Monaten um Verwaltungen stehen in Ratsentscheidung Verwaltungen in Voruntersuchungen • Einführung Dokumentenmanagementsystem (DMS) d3 − − − − Elektronische Steuerakte - 7 Verwaltungen (+ 1 Verwaltung in Vorbereitung) Elektronische Bauakten - 2 Verwaltungen in Vorbereitung Elektronische Personalakte - 3 Verwaltungen in Vorbereitung Elektronische Rettungsbelegakte - 1 Verwaltung • Rechnungsworkflow in Vorbereitung − Einsatz bei der kdvz • Papierloser Sitzungsdienst − in 10 Verwaltungen, 4 externe Kunden 06.12.2013 - 67. Sitzung der Verbandsversammlung 2 Bilanz 2013 • IT-Unterstützung bei Wahlen − Bundestagwahl erstmals für über 90 Verwaltungen • Finanzwesen Infoma bei 21 Kunden in der Betreuung − − − Hohe Akzeptanz bei der Begleitung der Jahresabschlüsse 19 Verwaltungen haben vollständige Jahressollstellung beauftragt Zusätzlich: 7 Kunden für Liegenschafts- und Gebäude-Management • Einwohnerwesen − Verlagerung Produktion von Lemgo zur regio iT 06.12.2013 - 67. Sitzung der Verbandsversammlung 3 Bilanz 2013 • Verbandsnetz als Kommunikationsinfrastruktur − Ergebnis der Ausschreibung ca. 200.000 €/Jahr Einsparung Zusätzlich nutzen inzwischen − 15 Verwaltungen das zentrale Authentisierungs-/Autorisierungssystem für WLAN in den Verwaltungen − 8 Verwaltungen Voice over IP über die kdvz − 18 Verwaltungen Zentraler Exchange-Server bei der kdvz mit über 2.500 Postfächern • IT-Sicherheit und Datenschutz − 10 Verwaltungen kdvz als externer IT-Sicherheitsbeauftragter − 3 Verwaltungen kdvz als externer Datenschutzbeauftragter 06.12.2013 - 67. Sitzung der Verbandsversammlung 4 Ausblick 2014 Auswahl eines Bürgerportals Funktionalitäten: Elektronischer Zugang zur Verwaltung Elektronische Signatur eID über Personalausweis (nPA) Elektronische Bezahlfunktion 06.12.2013 - 67. Sitzung der Verbandsversammlung 5 Ausblick 2014 Auswahl eines Bürgerportals Erste Anwendungen: Meldebereich/Bürgerbüro Standesamt Gewerberegister Formular-Service 06.12.2013 - 67. Sitzung der Verbandsversammlung 6 Ausblick 2014 Finanzwesen Infoma Umstellung auf Microsoft Navision 2013 Weitere Virtualisierungsprojekte Dokumentenmanagement Kommunalwahl 25.05.2014 06.12.2013 - 67. Sitzung der Verbandsversammlung 7 Ausblick Die kdvz Rhein-Erft-Rur möchte > Leistungsportfolio (Kernkompetenzen) stärken > Standardisierung voranbringen > Innovationen mitgestalten > Kooperationen ausbauen und ist Ihr Ansprechpartner in allen IT-Fragen 06.12.2013 - 67. Sitzung der Verbandsversammlung 8 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit 06.12.2013 - 67. Sitzung der Verbandsversammlung 9